El control administrativo en las

organizaciones
Preámbulo
En este núcleo estudiaremos el interesante contenido del Control Administrativo, el cual
integra un elemento fundamental en el Proceso Administrativo de una organización. Por
otra parte debemos tomar en cuenta que en toda organización debe existir un control de los
recursos y demás elementos para así obtener mejores resultados.

Control administrativo

Es un elemento el cual incluye todas las actividades que se realizan en

una empresa para garantizar el cumplimiento de los objetivos
planificados. A su vez es un elemento del proceso administrativo que
incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que
las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de
controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los
resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración. Para Robbins (1996) el control puede definirse como
“el proceso de regular actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa. Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff
(1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios
administrativos, tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a
fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.

Tipos de control

Control previo

Es tener un control preventivo sobre todas las actividades de la

organización, que se encuentran planificados para ser ejecutados.
También llamados controles preliminares, se realizan antes de que se
realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean
claros que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo
recursos apropiados Se encuentran en lo que sucede durante el
proceso de trabajo llamados a veces controles de dirección,
monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que
las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado. Es de
responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante
de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo
siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son
responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado
dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado
por el personal interno responsable de realizar dicha labor.

Control de vigilancia

Este tipo de control se ejecuta en la fase de operaciones, y permite

que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de
control previo.

Control sobre resultados

Es importante realizar un análisis valorativo sobre los resultados

obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con
anterioridad. El control es fundamental dentro del proceso
administrativo este nos permite conocer el grado de satisfacción del
proceso administrativo y encontrar mejoras. .

Herramientas en el control administrativo

Control financiero

En toda organización se debe llevar un control  financiero. Las razones

de liquidez miden la habilidad de una organización para cubrir sus
obligaciones. La razón de apalancamiento examina el uso de la deuda
de una compañía para financiar sus activos y si una organización es
capaz de cubrir los pagos de intereses sobre la deuda. Las razones de
actividad evalúan qué tan eficientemente utiliza sus activos una
compañía. Por último, las razones de rentabilidad miden qué tan
eficiente y eficazmente está utilizando sus activos la compañía para
generar ganancias.

Presupuestos

Son las proyecciones en términos numéricos  para un periodo futuro

dado. Los presupuestos son herramientas de planeación y control.

Presupuesto de base cero

Se maneja  bajo el supuesto de que los gastos de la mayoría de los

programas de áreas como comercialización, investigación y desarrollo,
personal, planeación y finanzas existe cierto margen de
discrecionalidad.

Control de pérdidas y ganancias

Este control sirve en  una empresa en su totalidad, principalmente a su

utilidad para determinar los factores de ingresos y costos inmediatos
que explican el éxito o el fracaso. Ofrece al administrador la
oportunidad de influir en los ingresos y egresos y, por lo tanto, en las
utilidades, antes de tener que enfrentarse a hechos consumados.

La estadística

Son los distintos métodos que ayudan en la toma de decisiones en

situaciones de incertidumbre.

Auditoría administrativa

En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta

de sus distintas funciones, para comprobar si efectivamente se está
cumpliendo con el programa previsto y los principios en que se basa la
organización, corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.

Mediante la auditoria administrativa se establecen métodos de control

que permiten evaluar el cumplimiento de las reglamentaciones y
normas adoptadas con el fin de alcanzar una mayor eficiencia en las
áreas involucradas.

La auditora administrativa comprende las siguientes etapas:

Recolección de la información: Consisten en verificar en la entidad

auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y
documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones
físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, accionar de
sus directivos, trabajadores, etc., permitiendo tener una visión de la
organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas está
la Observación, Comparación y Revisión Selectiva.

La información se puede recabar con una combinación de las

siguientes técnicas:

 Investigación documental: Consiste en localizar y seleccionar

documentos

que puedan  aportar  elementos  de  juicio  a  los  auditores.  Las 

fuentes documentales   pueden   ser   igualmente   internas   o  
externas.   Entre   la primera  están  por  ejemplo: políticas  y 
reglamentos,  convenios,  oficios  o circulares,   descripciones   de  
puesto,   inventarios,   estados   financieros, auditorias anteriores o
investigaciones propias. Entre las externas pueden ser de utilidad los
datos estadísticos del Instituto  Nacional  de  Estadística  y  Geografía
(INEGI),  los  decretos  y normas nacionales e internacionales,
estudios de mercado de publicación gratuita,   reportes   sobre   las  
tenencias   del mercado   que   publican organismos u organizaciones
nacionales o internacionales, las tendencias económicas, entre otras
más.

 Observación directa: Consiste en advertir directamente como y

donde se desarrolla  el  trabajo,  en  este  caso  para  guardar 
evidencia  se pueden video-grabar los hechos.
  Acceso a redes de información: Consiste en la revisión de la
redes, para detectar   información   de   clientes,   socios,  
proveedores,   empleados, organizaciones  del  ramo  e 
intercambiar  datos  y  mantener  una  relación interactiva  con el 
entorno.  Algunas  de  estas  redes  son  gratuitas  y  otras
implican una inversión.
 Entrevista:   Consiste   en   reunirse   con   una   o   varias  
personas   y cuestionarlas  para  obtener  información.  Este 
medio  es  de  los  más utilizado  ya  que  se  tiene  contacto 
directo  con  el entrevistado,  del  que además de obtener
respuestas se pueden percibir sus actitudes. Para  que  una 
entrevista  funcione hay  que  cuidar  varios  aspectos, como:
tener claro el propósito, elaborar una agenda de trabajo y
concretar la cita con anticipación.
 Cuestionarios: Consiste en recopilar información por medio de
preguntas escritas.  La  calidad  de  la  información  que  se 
obtenga  dependerá  de  su estructura  y  forma  de 
presentación.  Se  deben  hacer  cuestionamientos claros y
concisos, presentar un orden lógico, con redacción comprensible
y facilidad de respuesta.
 Análisis: La ejecución de la auditoria administrativa requiere
obtener evidencias que responde la información, así las técnicas
son utilizadas para obtener evidencias suficientes que respalden
la información proporcionada en el informe de la auditoria
administrativa. Una  vez  que  se  ha  recopilado  la  información, 
ésta  debe  ser  analizada  para determinar su naturaleza, sus
características y el origen de su comportamiento, así como su
interdependencia e interacción con las partes entre sí y con el
todo, Consiste en determinar primero el hecho que analiza,
describirlo, descomponerlo en  todas  sus  partes,  revisar  de 
manera crítica cada  parte,  ordenar  cada elemento para
encontrar similitudes entre ellos, definir las relaciones que
existen y tratar de explicar su comportamiento.

Técnicas administrativas

En  la  Auditoría  para  analizar  y  evaluar  la  información  se  pueden 
utilizar  dos
Técnicas administrativas:

Las  técnicas  cualitativas,  son  los  modelos,  teorías  o  técnicas 

como:  el análisis foda, benchmarking,  cadena   de   valor,   círculos  
de   calidad, diagrama   de   Pareto,   Empowerment,   diagramas   de  
causa-efecto,   e-business.

Las técnicas cuantitativas, son modelos numéricos como la

programación lineal, muestreo, simulación, teoría de colas. Una  vez 
analizada  y  evaluada  la  información,  con  la  utilización  de una  o
varias de las técnicas anteriores se elabora un diagnóstico.

 Diagnóstico: Un  diagnostico  consiste  en  traducir  los  hechos

y  circunstancias  en  información concreta y susceptible de ser
evaluada. Un  diagnostico  se  elabora  al  ubicar  a  la 
organización  en  su  realidad,  es  decir, destacar  los  factores 
más  relevantes  de  su  funcionamiento,  establecer  la
magnitud  de sus  necesidades  y determinar  los  recursos 
disponibles  para resolver sus problemas. Es  importante 
relacionar  las  causas  de  su comportamiento,  el  impacto  con
los resultados obtenidos y sobre todo guiarlos hacia las acciones
necesarias que le permitan atender sus necesidades. Un 
diagnostico  se  elabora  al  ubicar  a  la  organización  en  su 
realidad,  es  decir, destacar  los  factores  más  relevantes  de 
su  funcionamiento,  establecer  la magnitud  de sus 
necesidades  y determinar  los  recursos  disponibles  para
resolver sus problemas.

 Informe : Una  vez  que  se  ha  terminado  la  Auditoría 

Administrativa  y  ya  se  tiene  una  visión  completa   de   lo  
que   se   ha   examinado,   llegamos   a   la   etapa   de  
formular   y presentar nuestro  informe,  el  cual  se  convierte 
así,  en  una  guía  para  mejorar  la  administración  de una  
empresa.   El   informe   estará   informando   la   actual  
situación   administrativa   de   un negocio   y   las  
posibilidades   de   lograr   superaría,   ya   que   presentará  
todos    aquellos hechos relevantes que tienen efectos en las
prácticas administrativas. Por   otra   parte,   el   propio   informe  
de   la   Auditoría   Administrativa   mostrará   a quienes  o  lean, 
la  calidad,  el  alcance  y  el  desarrollo  del  trabajo  de  quienes 
ejecutaron dicha   auditoría. Esto   mismo   exige   que   el  
 informe   revista,   presentación,   un   claro   y competo
contenido   de  lo  que  se  informa  y  oportuna   presentación,  
para   que   la administración   de   la   empresa   tome   las  
medidas   inmediatas   que   en   el   mismo   se sugieran, claro
está que bajo  la supervisión de os propios auditores.

 Importancia del informe

 Para  comprender  mejor  la  importancia  del  informe  de  la 
Auditoría   Administrativa, sobre  todo  a  nivel  de  empresas, 
hay  que  hacer  una  comparación  con  os  tradicionales
informes  de  la  auditoría  contable.  Estos  muestran 
principalmente  la  situación  financiera a   una   fecha  
determinada   y   os   resultados   financieros   alcanzados   en  
determinado período,   mientras   que   el   informe   de   la  
Auditoría   Administrativa   presenta,   como   ya hemos 
asentado  anteriormente,  la  situación  administrativa  que  se 
tenga  también  a  una fecha   determinada,   pero   esta  
situación   es   desde   luego   mucho   más   amplia   que   la
primera,   ya   que   nos   está   informando   del  
comportamiento   de   la   empresa   en   forma integral.  Esto 
queda  mejor  explicado  si  consideramos  que  la  información 
proporcionada por   la   Auditoría   Administrativa   está  
basada   precisamente   en   el   proceso   administrativo    -
planeación,   organización,   dirección   y   control

Acciones correctivas en el control administrativo

En esta etapa de la administración se debe  medir la ejecución y los

resultados mediante la aplicación de unidades de medida las cuales
deben ser definidas de acuerdo con los estándares. La medición de 
desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente 
de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que
ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas. El administrador
que este alerta y tiene visión de futuro puede, en ocasiones, predecir
posibles desviaciones de los estándares; sin embargo, en ausencia 
de tal capacidad estas deben descubrirse tan pronto como sea posible
esto según Harold Koontz.  Una vez efectuada la medición  y obtenida
esta información, será necesario comparar los resultados  medidos en
relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las
desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Correcciones de desviaciones
En este caso se deben reflejar los diversos cargos en la estructura de
una organización, ya que si el desempeño  se mide apropiadamente,
es más fácil corregir las desviaciones, La corrección de desviaciones
es el punto  en que el control puede verse como una parte de todo el
sistema de administración  y relacionarse con las otras  funciones
gerenciales. La utilidad concreta y tangible  del control en la acción
correctiva para integrar las desviaciones  en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo;  no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia  reconocer si la desviación  es un síntoma o una causa.

El establecimiento de medidas  correctivas de lugar a la

retroalimentación; es aquí en donde  se encuentra la relación  más
estrecha entre la planeación y el control.

Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer

si la desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las
medidas establecidas resuelvan el problema.

Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño

real y el estándar. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede
cuando existe una disminución en las ventas que indica que no se han
logrado los objetivos. Antes de implantar una medida correctiva es
conveniente analizar si esta disminución se debe a la escasa calidad
en el producto o a deficientes procesos mercadológicos.

Retroalimentación
Es básica en el proceso de control,  ya que a través del proceso de la
retroalimentación, la  información  obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información,
dependerá el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.
Según Much Galindo.
El control gerencial es, en esencia, el mismo proceso de control básico
que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales.
Muchos sistemas se auto controlan mediante la realimentación  de
información que muestra las desviaciones de los estándares e inicia
los cambios; en otras palabras, los sistemas utilizan  parte de su
energía  para realimentar información que compara el desempeño  con
un estándar e inicia una acción  correctiva.

El control administrativo se considera como un sistema de

realimentación similar al que opera en el termostato  de los hogares.
Este sistema coloca la función de control e una perspectiva  más
compleja y realista que si se le considera solo como cuestión de
establecer estándares, medir el desempeño y corregir las
desviaciones. Para hacer las correcciones  necesarias, deben
desarrollar un programa de acción correctiva e instrumentarlo  para
llegar al desempeño deseado. Proporciona elementos para efectuar
mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia
de fallas y errores. A través de la retroalimentación se informa de los
resultados y las medidas correctivas que se aplicaron. De la calidad de
la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente
el sistema.

La retroalimentación puede ser tanto positiva como negativa, según

sean las consecuencias dentro del funcionamiento de este sistema.
Cuando es positiva está relacionada a procesos de evolución o
cambio, en el sistema que se inclina hacia un nuevo equilibrio, por el
contrario, la retroalimentación negativa facilita el mantenimiento del
equilibrio en el sistema.