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ADMINISTRATIVA I
1.- UBICACIÓN, NECESIDAD,
ANTECEDENTES Y CONCEPTOS DE
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1 Ubicación de la Auditoria Administrativa dentro del
Proceso Administrativo en una Organización Social
Desventajas:
- Los ejecutores de la revisión podrían utilizarla como medio de poder.
- Los ejecutores no tienen independencia profesional.
- Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos.
- Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de
mejores posiciones en la empresa.
Ventajas de la Auditoría Externa:
Desventajas:
· Actitud positiva.
· Estabilidad emocional.
· Objetividad.
· Sentido institucional.
· Saber escuchar.
· Creatividad.
· Respeto a las ideas de los demás.
· Mente analítica.
· Conciencia de los valores propios y de su entorno.
· Capacidad de negociación.
· Imaginación.
· Claridad de expresión verbal y escrita.
· Capacidad de observación.
· Iniciativa.
· Discreción.
· Facilidad para trabajar en grupo.
· Comportamiento ético.
Experiencia
Una de las características fundamentales que se deben considerar en el
Auditor, es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida
el cuidado y diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que
emitirá sus observaciones. Por la naturaleza de la función a desempeñar,
existen varios campos que tiene que dominar:
· Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización
· Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización
· Conocimiento por esfuerzos anteriores
· Conocimiento de casos prácticos
· Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza
· Conocimiento personal basado en elementos diversos
Ética Profesional
Tenemos que entender que uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, es el relativo a la ética.
La ética profesional del Auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para con el público, hacia los clientes y
colegas y los niveles de conducta máximos y mínimos que debe poseer. La ética desde un punto de vista
organizacional, puede ser definida como los principios morales y las normas que orientan el comportamiento en el
mundo de los negocios. Estos forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones
preparan, a los cuales se tiene acceso durante el periodo de formación académica y, posteriormente, en el transcurso
de la vida productiva. Finalmente, podemos entender a la ética como un elemento primordial para la Auditoría
Administrativa, ya que todas las acciones de un Auditor, deben de sustentarse en ella. Si bien el impacto y la
credibilidad de su trabajo dependen de la precisión y calidad de sus resultados, invariablemente tendrá que avalarlo
con una conducta ética.
Responsabilidad de su Ejercicio
El Auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance,
estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una Auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
2. Programa de auditoría
3. Investigación
8. Revisión sistemática
Herramientas y técnicas de la auditoría administrativa.
Alcances de Este Enfoque
Puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde especialización, hasta
expansión, contratación o integración. Puede incluir los factores de la producción, los elementos que
requieren una constante vigilancia, análisis y evaluación son:
a) Planes y objetivos.: Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno
cumplimiento a los principios de organización.
b) Organización: En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la
estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Al revisar un organigrama de
una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las
funciones organizacionales. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama
precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.
c) Políticas y prácticas: Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. Las
políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y
constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para
alcanzar sus objetivos. Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para
uniformar y coordinar a toda la organización
d) Reglamentos: Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.
e) Sistemas y procedimientos: Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o
irregularidades e idear métodos para mejorarlos. Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor
debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la
empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.
f) Métodos de Control: Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición
continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones,
costos, métodos, productos, sueldos y salarios. El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los
registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para
que se efectúen revisiones.
f) Formas de Operación: Se debe precisar quea specto de las operaciones requiere un mejor control,
organización ó comunicación para lograr mejores resultados. Es igualmente importante un constante
examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que
determinar la fuerza de trabajo básico.
g) Personal: Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área evaluada. Leonard
dedica todo un capítulo de su obra a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación
de personal directivo, lo que muestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.
h) Equipo Físico y su Disposición: Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para
su mayor aprovechamiento.
i) Informe: Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más
convenientes.
3.3 Citica de este Enfoque
La auditoria consiste en la aplicación de un método sistemático y dinámico,
y debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a
considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para
lograr eficiencia. Debido a esta laboriosidad, y en ocasiones por sus altos
costos, resulta difícil para algunas empresas aplicar este tipo de métodos de
control.
4.- El Análisis Factorial y
el Diagnostico por
Funciones
4.1 Concepto del Enfoque
Es el conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación
de la empresa. El cumplimiento óptimo de la función es:
La empresa posee la información pertinente acerca del desarrollo y
situación de las condiciones físicas, económicas, políticas y sociales
que atañen a su operación, e informa al exterior, de modo
conveniente, sobre sus propias actividades.
Naturaleza
La orientación y el manejo de la empresa mediante la dirección y
vigilancia de sus actividades.
El cumplimiento óptimo de la función es:
La administración: ha establecido una política equilibrada que
involucra el campo de acción, su justificación, los medios y los
objetivos que persigue, ha instituido y opera una organización
coordinada y eficiente, y mantiene ésta última bajo una vigilancia
conveniente.
4.2 Factores de Operación
Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el
medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral,
etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir
con sus funciones y objetivos. Estos son los denominados “factores de
operación” y son en los cuales se basa “el análisis factorial”
1. Medio ambiente.
Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.
2. Política y dirección (Administración general)
Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus
actividades.
3. Productos y procesos.
Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos
usados en la fabricación de los mismos.
4. Financiamiento.
Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
5. Medios de producción.
Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicio.
6. Fuerza de trabajo.
Personal ocupado por la empresa.
7. Suministros.
Materias primas, materias auxiliares y servicios.
8. Actividad productora.
Transformación de los materiales en productos que pueden comercializarse.
9. Mercadeo.
Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos.
PLANEACIÓN
a) Definición del curso a desarrollar.
b) Diagnóstico administrativo.
*elaboración del programa de diagnostico
*Aprobación del programa
*Desarrollo del diagnóstico
c) Definición del objetivo.
d) Alcance especifico de la auditoria.
e) Determinación del personal necesario.
f) Programación del tiempo estimado.
g) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar.
h) Aprobación del programa de auditoría.
EXAMEN
a) Entrevista con los responsables.
b) Aplicación de técnicas de auditoria administrativa.
c) Captación de documentación necesaria.
d) Revisión, complementación y depuración de la información captada.
e) Captación de opiniones y sugerencias.
EVALUACIÓN
a) Análisis y evaluación de la información captada.
b) Jerarquización de observaciones.
c)
Planteamiento de las recomendaciones.
d) Discusión de las observaciones.
PRESENTACIÓN
a) Elaboración del informe final.
b) Presentación del informe final al director general y subdirector de auditoría.
c) Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada.
6.3 Critica de este Enfoque
Rubio Ragazzoni se enfoca a la revisión de las actividades. Esto no quiere
decir que un autor examine un elemento de la administración en tanto que
otro solo examine otra parte de ella, sino que las variaciones que
encontramos son de la forma no del fondo. En el fondo todos a través de su
metodología examinan y evalúan como se está llevando a cabo la
administración de la empresa, partiendo de los objetivos y metas
establecidas, examinan las funciones y procedimientos que llevan a cabo
cada una de las áreas funcionales de la organización, con qué grado de
eficacia y eficiencia llevan a cabo sus funciones, para así poder alcanzar la
misión y los objetivos para los cuales fue creada la empresa.
7.- Auditoria
Gubernamental
7.1 Conceptos y Antecedentes
Es la revisión y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a
las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades
del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones
legales.
PRINCIPALES OBJETIVOS:
Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos verificando el cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias.
Determinar la razonabilidad de la información financiera.
Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en
relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la
entidad examinada.
Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.
Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
Cumplimiento deberes y atribuciones.
OBJETIVOS GENERALES:
Promover mejoras o reformas constructivas.
Determinar que se estén llevando a cabo los programas legalmente autorizados.
Averiguar si los recursos humanos, materiales y financieros son utilizados de
manera eficiente.
Rentas e ingresos correctamente determinados.
Uso eficiente y económico de los recursos.
Comunicar oportuna y claramente a la gerencia de las entidades y a otros niveles
de gobierno sobre todo hallazgo significativo.
CARACTERÍSTICAS:
1. Incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones .
2. Cumplimiento de disposiciones legales y objetivos de programas.
3. Es objetiva.
4. Dirigida por un auditor o CP a nivel universitario.
5. A posteriori.
6. Verifica legalidad, veracidad y propiedad.
7. Evalúa operaciones, comparando con normas de rendimiento, de calidad u otras
normas, como políticas, planes, objetivos, metas, disposiciones
legales, principios generalmente aceptados y el sentido común.
8. Concluye con un informe verbal y otro escrito.
9. El informe contiene hallazgos.
7.2 Marco Jurídico- Administrativo
El marco legal del auditor gubernamental es el conjunto de leyes, decretos, NIA´s,
pronunciamientos y disposiciones emitidas por la Contraloría General de la
República; por lo cual debe prestar observancia a la LGAP, Ley de Contratación
Administrativa, Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, Código Municipal, entre otros.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
El modelo de auditoría gubernamental que establece la legislación en Costa Rica se realiza a través
del sistema de fiscalización, cuyo órgano es la Contraloría General de la República, según lo
establece su ley orgánica Nº 7428 del 7 de setiembre de 1,994. Esta norma deroga la ley orgánica
Nº 1252 del 23 de diciembre de 1,950.
La Contraloría General de la República fue creada en la Constitución Política de 1949, como una
institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y tiene como
antecedente claro la Oficina de Control fundada en 1920. Como todo órgano público la Contraloría
actúa dentro de un marco jurídico que encauza su accionar y delimita sus competencias. El
Contralor General no es un funcionario de elección popular ni goza del talante democrático, por lo
que no pueden sustituir a otros en la toma de la decisión política sino que sus potestades son de
control de legalidad y no de oportunidad y no de conveniencia.
ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL
Fiscalizar la ejecución y liquidación de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la
República. Visar los gastospreviamente a la emisión de las órdenes de pago contra los fondos
del Estado. Asimismo, refrendar toda obligación para el estado.
Examinar, aprobar o improbar los presupuestos de las municipalidades
e instituciones autónomas y fiscalizar su ejecución y liquidación.
Enviar anualmente a la Asamblea Legislativa una memoria del movimiento correspondiente al
año anterior, con detalle de las labores del contralor y las recomendaciones para el mejor
manejo de los fondos públicos.
Examinar, glosar y fenecer las cuentas de las instituciones del Estado y de los funcionarios
públicos.
POTESTADES DE LA CONTRALORÍA:
Ejercer el control de eficiencia.
Examinar y aprobar, total o parcialmente, los presupuestos de la administración, los de los entes
que por ley deban cumplir este requisito y los de las empresas públicas de cualquier tipo salvo
ley especial en contrario.
Aprobar los contratos que celebre el Estado y lo que por ley especial deban cumplir con este
requisito.
Realizar auditorías financieras, operativas y de carácter especial.
Instruir sumarios administrativos o realizar investigaciones especiales.
Dictar planes y programas de su función fiscalizadora, así como las políticas,
los manuales técnicos y las directrices que deberán observarse.
ÁMBITO DE COMPETENCIA
La Contraloría General de la República ejerce su competencia sobre todos los entes
y órganos que integran la Hacienda Pública. Su competencia comprende:
Los entes públicos estatales de cualquier tipo.
Los sujetos privados, que sean custodios o administradores, por cualquier título, de
los fondos y actividades públicas que indica la ley.
Los entes y órganos extranjeros integrados con entes u órganos públicos
costarricenses, dominados mayoritariamente por éstos, o sujetos a su predominio
legal, o cuya dotación patrimonial y financiera esté dada con fondos costarricenses,
aún cuando hayan sido constituidos, de conformidad con la legislación extranjera.
Las participaciones minoritarias del Estado o de otros entes u órganos públicos,
en sociedades mercantiles nacionales o extranjeras.
7.3 Clases y Tipos de Auditoria Gubernamental
La auditoría gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en
auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño
1. AUDITORIA FINANCIERA
La auditoría financiera, a su vez, comprende a la auditoría de los estados financieros y la
auditoría de asuntos financieros en particular.
La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados
financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los
resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios
decontabilidad generalmente aceptados.
Del Informe
Oportuno, completo, exacto, objetivo,
Convincente, claro, conciso y útil
Seguimiento de las recomendaciones.
7.5 Metodología de la Auditoria Gubernamental
7.6 Critica de la Auditoria Gubernamental
Este tipo de auditoria se encarga de detectar cualquier tipo de irregularidad
en las organizaciones gubernamentales, para corregirlas y lograr la eficacia
de estas organizaciones, se trata de lograr organizaciones que realicen las
operaciones del sector publico para las que han sido creadas, y funcionen sin
ningun tipo de irregularidad.
Para lograr la transparencia de el pais se debe conocer la manera como se
utilizan los recursos economicos de la poblacion, que estan en
responsabilidad de los servidores publicos, y llevar un registro de la eficacia
con la que son distribuidos para beneficio de la poblacion.
8.- Otros tipos de
Auditoria
8.1 Identificación de Otros Tipos de Auditoria
Auditoría Operacional: Es la valoración independiente de todas las
operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva, constructiva,
sistemática y profesional, para determinar si se llevan a cabo, las políticas y
procedimientos de forma aceptable; si se siguen las normas establecidas por
la entidad, si se utilizan los recursos de una forma eficaz y económica a la
vez que se comprueba si los objetivos de la organización se han alcanzado y
así maximizar resultados obtenidos para fortalecer el desarrollo de la
empresa.
Auditoría Financiera: (Numérica) Consiste en el examen de los registros,
comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados 12
financieros de una entidad para formular el dictamen respecto de la
razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la
situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio de la
misma. También es útil para determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones a fin
de mejorar los procedimientos referentes a la gestión financiera y al control
interno. Sin importar el tipo de auditoría, debemos tener presente que todo
profesionista dedicado a realizar este tipo de exámenes debe distinguirse
por contar con una combinación de un conocimiento completo de los
procedimientos contables, tener un juicio certero, haber contado con
estudios profesionales y tener una receptividad mental, imparcial, justa y
razonable.
Auditoría integral: es hacer Auditoría Financiera, Administrativa y
peracional en su conjunto, y es más económico.
Auditoría informática
La auditoría informática es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados
para el efecto, y que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un
sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos,
lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple
con las leyes y regulaciones establecidas. Permiten detectar de forma sistemática el uso de los
recursos y los flujos de información dentro de una organización y determinar qué información es
crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos, identificando necesidades, duplicidades,
costes, valor y barreras, que obstaculizan flujos de información eficientes.
En si la auditoria informática tiene 2 tipos las cuales son:
AUDITORIA INTERNA: es aquella que se hace adentro de la empresa; sin contratar a personas de
afuera.
AUDITORIA EXTERNA: como su nombre lo dice es aquella en la cual la empresa contrata a
personas de afuera para que haga la auditoria en su empresa. Auditar consiste principalmente en
estudiar los mecanismos de control que están implantados en una empresa u organización,
determinando si los mismos son adecuados y cumplen unos determinados objetivos o estrategias,
estableciendo los cambios que se deberían realizar para la consecución de los mismos. Los
mecanismos de control pueden ser directivos, preventivos, de detección, correctivos o de
recuperación ante una contingencia.
8.2 Usos, Aplicaciones y Tipos de Profesiones que
Participan en estas Auditorias
Ventajas:
Una ventaja importante de la Auditoría Administrativa es que mediante una
revisión completa, mide la eficiencia con que se cumplen los objetivos, o las
causas por las cuales existen desviaciones en una empresa, sección o unidad,
evaluando los apoyos técnicos y el desempeño del personal en cada puesto.
La revisión antes señalada es realizada por un profesionista que, conociendo
todas las técnicas básicas de este tipo de auditoría así como conocimientos
sobre administración, realiza sin asomo de parcialidad. Se trata de una
revisión que no solo ve aspectos puramente administrativos sino que, al
verificar procedimientos, operaciones, o formatos; descubre áreas
conflictivas correspondientes a situaciones económicas, ambientales y
financieras.
Limitaciones:
Como limitaciones de la Auditoría Administrativa podemos señalar 2 muy significativas:
1. La resistencia de la organización al cambio.
2.- Algunos elementos hay que elaborarlos para poder entrar en acción de Auditoría,
propiamente:
Que se encuentran en su proceso, con resistencia del personal del área en que se aplica y esto
hace que no se cumplan los objetivos para los cuales se planteó.·
Para llegar a practicar posibles soluciones, en ocasiones, existe la necesidad de elaborar las
condiciones para la revisión, y esto conlleva a formular una serie de pasos que consumen una
cantidad considerable de tiempo, muy superior a los beneficios.
3. Si bien esta técnica es una herramienta magnífica para las organizaciones, no es infalible, en
virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta con una escala de valores precisa
con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función; por lo tanto, el
resultado de tal revisión carece en cierta manera, ya que es el responsable de ella quien
determina la escala ideal que usará como base para la evaluación. No obstante, podemos decir
que a medida que se vaya desarrollando la técnica de la Auditoría Administrativa y se vallan
recabando experiencias de otros estudios realizados, llegaremos sin duda al establecimiento de
modelos ideales contra los que se podrán comprar los resultados obtenidos.
9.- Metodología de la
Auditoria Administrativa
9.1 Procesos de Investigación y de Auditoria
Administrativa
Para llevar a cabo un correcto desarrollo del proceso que requiere la planeación se requiere de un reconocimiento
o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva la
necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo, y toda clase de documentos
relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo,
perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda
de mucha precisión, ya que la
información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación
de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:
· Determinación de las necesidades especificas
· Identificación de los factores que requieren de atención
· Definición de estrategias de acción
· Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue
· Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
· Especificación del perfil del auditor
· Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.
9.2 Motivos que dan origen a la realización
de una Auditoria Administrativa
Entre las causas que indican la presencia de males o deficiencias, podemos
encontrar:
· Frecuentes disgustos entre el personal, ya sea entre subordinados y jefes,
empleados y obreros entre sí, o jefes con jefes.
· Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una sección o en un
puesto.
· Descenso en las ventas, totales o por línea de productos.
· Excesiva rotación de personal, por despidos o renuncias.
· Altos costos de producción.
· Excesivo desperdicio de materias primas.
· Marcadas variaciones en los presupuestos.
· Pérdidas económicas.
1.- Planeación
Objetivo
Investigación preliminar
Preparación del proyecto de auditoría
Diagnostico preliminar
2.- Organización
Características de la organización
Principios de organización
3.- Dirección
Importancia
Factores que intervienen en la dirección
4.- Control
Justino Alexander Ovalle Morales
7° LAE
Auditoria Administrativa I
23/03/2013