UNIVERSIDAD ALFA Y OMEGA

UNIDAD 8 “EL CONTROL”

ALUMNO
EDUARDO ALBERTO MORALES ZAMUDIO

CARRERA
INFORMATICA ADMINISTRATIVA

3er SEMESTRE - TURNO VERPESTINO

MATERIA
PROCESO ADMINISTRATIVO.

PROFESORA
IVETH PANIAGUA VAZQUEZ

Sábado 18 de noviembre del 2023

8.1 Importancia: análisis, diagnóstico y control.
El análisis de datos es el proceso de transformar los datos en información útil para
la toma de decisiones. Gracias al análisis de datos, podemos identificar problemas,
oportunidades, tendencias y patrones que nos ayudarán a mejorar nuestra
estrategia y alcanzar nuestros objetivos.

El análisis de datos, con objetivos empresariales claros, realizado de manera

correcta y utilizando "buenos" datos, permite analizar mejor las alternativas, abre un
nuevo abanico de posibilidades y mejora el conocimiento que se tiene de cada una
de ellas.

El diagnostico busca garantizar una administración eficiente, al igual que actualizar

procedimientos y sistemas de la empresa. Por otra parte, permite localizar y analizar
los errores administrativos, brindando así una
mejora en la imagen de la empresa.
Se realiza de manera minuciosa, analizando y
proponiendo alternativas factibles de solución para
ayudar a erradicar los problemas. Se trata de una
metodología que permite conocer la situación actual
de una empresa, con el fin de descubrir las causas
de sus posibles problemas.

El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución

de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las
medidas correctivas necesarias. Permite que las actividades y procesos en las
empresas se efectúen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que
surjan, así como obtener aprendizajes a partir de la realización de estos procesos
para poder hacer mejoras a futuro.
Las organizaciones deben tener control administrativo para garantizar su correcto
funcionamiento y eficiencia. Alcanzar esto les permitirá incrementar ganancias,
reducir costos y ofrecer un mejor producto o servicio a sus clientes.
Existen tres tipos de control administrativo:
control preventivo: que se realiza antes de
aplicar alguna acción, su función es garantizar que
ésta se pueda llevar a cabo sin correr algún
riesgo, se debe verificar que todos los recursos
necesarios estén disponibles teniendo en cuenta
los costos que deberán asumirse;

control concurrente: que se efectúa durante los

procesos y su función es comprobar que se desarrollen
de manera óptima asegurándose que no se
comprometa la calidad o seguridad y, por último…

control posterior: una vez finalizado el proceso o actividad se obtiene información

acerca del desempeño de éste y las posibles mejoras que se puedan implementar.

8.2 El proceso del control.

Es la última etapa que se cumple dentro del proceso administrativo, es decir, dentro
de un conjunto de fases o acciones que se ejecutan para lograr un determinado
fin. La etapa del proceso de control, es, dentro del proceso administrativo, la que
permite evaluar y medir la efectividad del plan ejecutado. Por lo general, suele
contemplar un valor estadístico útil para medir los niveles de productividad.
Para entender qué es el proceso de control interno de una empresa vamos a
describir las cuatro etapas del proceso administrativo, también conocido como un
procedimiento que se realiza con la finalidad de alcanzar el logro de los objetivos
empresariales.
• Planificación
En la etapa de planificación se realiza el diagnóstico de la empresa, se
analiza qué se desea alcanzar y se elaboran las estrategias a seguir.

• Organización
En la fase de organización se asignan las responsabilidades a cada área, es
decir, que se estipula qué hará cada empleado para alcanzar el objetivo
empresarial por el que se trabaja.
 • Dirección
Ahora bien, luego de la fase una y dos, corresponde a la dirección brindar el
asesoramiento y motivar al personal durante su gestión. Además de eso debe
supervisar e intervenir ante cualquier situación o conflicto que pueda afectar
al proyecto.

• Proceso de control
Como dijimos es el último paso dentro del proceso administrativo. Este
proceso, es de suma importancia porque permite evaluar la eficacia de las
etapas anteriores.

8.2.1 Establecimiento de estándares o normas.

Es la primera etapa del control, establece los criterios de evaluación o comparación,
denominados estándares. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base
para la evaluación o comparación de alguna cosa.
Existen cuatro tipos de estándares los cuales se presentan a continuación:
• Estándares de cantidad: criterio de idoneidad respecto a volumen o número ideal.
• Estándares de calidad: criterio de validación de la idoneidad de un elemento,
proceso o servicio por sus cualidades y características.
• Estándares de costo: se refiere a los costos derivados de todo el proceso de
producción.
• Estándares de tiempo: criterio de idoneidad y equilibrio en el valor de los recursos
invertidos para la realización de un proceso.
8.2.2 Diagnostico y control estratégico.
El control estratégico es una fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño de una institución o empresa, con la finalidad de poder aplicar medidas
de tipo correctivo.
También se podría decir que el control estratégico es un proceso de evaluación que
hace toda empresa para poder controlar y valorar todas las actividades y procesos
que se desarrollan dentro de ella. Tratando así, de verificar si los planes
previamente establecidos se están cumpliendo.
Por una parte, si se diera el caso que en
una empresa no se esté logrando alcanzar
los objetivos, se deberá conocer que es lo
que se está realizando de forma incorrecta
o de forma inadecuada, con el propósito
de corregir los errores cometidos.

El diagnostico estratégico es útil para que

toda organización conozca cómo se
encuentra interna y externamente, el
propósito en sí de hacer un diagnóstico
estratégico es conocer fortalezas,
oportunidades, desventajas y amenazas que
puede tener la empresa y de esta manera
poder tener una pauta de hacia dónde podría
llegar la institución con el servicio que brinda.

8.2.2.1 Análisis de medidas de desempeño.

La medición del desempeño es el proceso utilizado para evaluar la eficiencia y
eficacia de los proyectos, programas e iniciativas. Es un enfoque sistemático para
recopilar, analizar y valorar qué tan “encaminado” están para lograr los resultados,
metas y objetivos deseados.
Generalmente, se aplica en una organización
para demostrar responsabilidad, respaldar la
toma de decisiones y mejorar los procesos.
No es un enfoque que prescribe lo que debe
medirse; las instituciones públicas necesitan
desarrollar sus propias medidas de
desempeño basadas en los planes y la
situación particular.
8.2.2.2 Diagnóstico permanente.
Los actuales entornos competitivos en los que se desarrolla la actividad empresarial,
junto a la necesidad de responder de forma adecuada a los continuos cambios y
constante incertidumbre a los que las organizaciones han de enfrentarse, conllevan
una significativa modificación en lo que a la gestión empresarial se refiere,
resultando esencial en este sentido, el papel del control de gestión, que como
elemento del proceso de dirección, es el que más contribuye a mejorar las
actuaciones de cualquier sistema.
Las empresas deben tomar decisiones estratégicas adecuadas que permitan
alcanzar alguna ventaja competitiva en la búsqueda de la excelencia empresarial a
través de un proceso flexible de mejora continua.

8.3 Puntos clave o estratégicos de control.

Un sistema que establece puntos de referencia, reglas, métodos y dispositivos para
medir la congruencia, el avance, la eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de
las metas estratégicas y permite además una mejor comprensión de las crisis.
Aun cuando el Planeamiento Estratégico no puede existir sin el Control Estratégico,
son actividades diferentes y es importante comprenderlo.
El Planeamiento Estratégico es un programa, un proceso (nunca un sistema) que
crea futuro mediante la formulación de un plan de largo plazo que establece las
decisiones y acciones necesarias para lograr precisamente estas metas futuras,
dentro de la incertidumbre propia del cambio para situar a la organización en una
posición competitiva frente a otras entidades similares.

El Control Estratégico es un sistema que se basa en el Planeamiento Estratégico y

que está integrado por un conjunto de dispositivos (con o sin los recursos
tecnológicos de la informática) cuyo objetivo es influir en los resultados del Plan.
Para ello establece puntos de referencia o certidumbre para medir la congruencia y
avance hacia las metas, la utilización eficiente, eficaz y efectiva de los recursos, la
exactitud de la información financiera, recolectando además la información real de
la empresa para la subsecuente toma de decisiones que establecerán los ajustes
del Plan Táctico o plan operativo (corto plazo) y del Plan Estratégico (largo plazo).
8.4 Control presupuestal.
El control presupuestario permite hacer comparaciones con periodos anteriores,
procesar datos sólidos y certeros, establecer correctivos a tiempo y aprovechar
mejor los recursos.
El control presupuestario puede definirse como el conjunto de herramientas,
mecanismos y acciones que facilitan el seguimiento del presupuesto con el que
cuenta una organización.
Este seguimiento es necesario para controlar las cuentas de ingresos y gastos. Por
ende, permite mantener equilibrada la contabilidad de la empresa y el cumplimiento
de sus objetivos financieros a corto, mediano y largo plazo.
El hecho de que una empresa no le
pierda la pista a su presupuesto es un
elemento estratégico en una gestión de
gastos más eficiente y responsable. Ello
garantiza un mejor equilibrio entre los
recursos con los que se cuentan y su
uso adecuado en un determinado
tiempo.

8.4.1 Presupuestos en general.

Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se
formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en
términos monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente
sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un
ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que
gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje.
Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo
tanto, cuándo te podrás ir. Cuando haces un presupuesto para tu empresa, en
realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto
piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo
mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo.
Esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la
información que conoces. Otra consideración importante es que podrás comparar
tu presupuesto, que solamente es un plan, con lo que ocurra realmente, y detectar
aquellas áreas que puedan estar causando problemas.
8.4.2 Presupuestos por programas.
El presupuesto por programas (PPP) es una técnica mediante la cual se procura
asignar, a determinadas categorías programáticas a cargo de las jurisdicciones y
entidades que conforman la Administración Pública, recursos necesarios para
proveer bienes y servicios destinados a satisfacer, de manera eficaz y eficiente,
necesidades de la comunidad
durante un período
preestablecido. La técnica facilita
la formulación, la ejecución, el
control y la evaluación
presupuestaria, en términos
físicos y financieros. Se relaciona
con el planeamiento estratégico
institucional, el presupuesto
plurianual y se orienta hacia la
obtención de resultados.

8.4.3 Presupuestos base cero.

El presupuesto base cero es un método empleado por las empresas para poner un
mayor enfoque a cada gasto. Al comienzo de cada período financiero o contable, el
presupuesto parte de una "base cero", lo que significa que no se transfieren el saldo
ni los gastos del periodo anterior.
En otras palabras, la idea es que los ingresos menos los gastos sean iguales a cero
al final de cada periodo. Un presupuesto base cero requiere que todos los gastos
estén justificados.
Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de
cero; es decir se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se
evalúa y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del
pasado para planear con plena conciencia el futuro.
8.5 Auditoría administrativa como modelo de diagnóstico.
La auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la
administración de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo
más hondo de la empresa, para entender dónde está ubicada, cómo llegó hasta allí,
de donde partió y a dónde quiere llegar.
La auditoría administrativa es el acto de hacer una revisión profunda del proceso
administrativo de la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para
que ésta logre una ventaja competitiva. Una vez que tienes una idea básica del
significado de la auditoría administrativa, puedes identificar los objetivos que se
persiguen al llevarla a cabo en las organizaciones.
La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la
totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su
funcionamiento administrativo. Además, incluye:
• aspectos de su estructura organizacional
• niveles jerárquicos
• relaciones interpersonales
• operaciones
• estándares de desempeño
• desarrollo tecnológico
• entre otros.

8.5.1 Antecedentes, objetivos, alcances y limitaciones.

En la búsqueda sistemática de soluciones, naturalmente utilizaran la ciencia y la
metodología científica. Este enfoque pragmático y sus soluciones científicos dieron
lugar a la orientación técnica hacia la auditoria administrativa.

El objetivo primordial de la Auditoría,

consiste en descubrir deficiencias e
irregularidades en alguna función del
organismo social examinado e indicar
sus probables correcciones. En otras
palabras, el objetivo básico es ayudar
a la dirección superior, a fin de que se
logre una administración eficaz y
eficiente. La intención de la auditoría
administrativa es examinar y evaluar
los métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo.
Los criterios que deben ser considerados como base para la definición de los
objetivos de la auditoría, deberán estar siempre enfocados a apoyar a los miembros
de la organización en el desempeño de sus actividades y a garantizar el buen
funcionamiento administrativo y operativo de la misma.

La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la

totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su
funcionamiento administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura
organizacional, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones,
estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros. Para puntualizar,
podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicará
la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o
departamentos y los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de
necesidades o problemas, o hasta su corrección.

8.5.2 Planeación de la auditoria.

La planificación de la auditoría es la etapa más importante de un encargo exitoso,
pues busca que este se realice de manera eficiente y eficaz.
Durante la planificación el auditor deberá discutir los elementos del encargo con la
dirección de la entidad sin comprometer su eficacia.
La auditoría es una inspección o revisión de la contabilidad y de los procesos de
una empresa cuyo fin es certificar que todo se realiza de acuerdo con los Estándares
Internacionales y que cumplen con su proceso de control interno.
La planeación y la ejecución en los procesos de auditoría es de suma importancia
debido a que ayuda a las organizaciones a poder evaluar los posibles riesgos que
se puedan presentar con anterioridad. Una planificación adecuada permite
organizar y dirigir la auditoría de manera que esta se realice de forma eficaz y
eficiente.
8.6 Sistemas para mejorar la calidad.
Actualmente los patrones de comercio y globalización exigen que todas las
organizaciones garanticen el cumplimiento de requisitos básicos en sus productos
y/o servicios, para asegurar la eficiencia, calidad, confianza y satisfacción de los
clientes. La implementación de un sistema de gestión de calidad proporciona
elementos y herramientas para mejorar y fortalecer los procesos que contribuyen al
cumplimiento de los requisitos de calidad; satisface las necesidades de los clientes,
incrementa la productividad y competitividad de la empresa.

El sistema de gestión de calidad es un marco de referencia para que las

organizaciones analicen las necesidades y exigencias del cliente, identifiquen áreas
que puedan requerir mejoras y definan procesos que contribuyen a elaboración de
productos de calidad, a fin de prestar una excelente atención al usuario, brindar
confianza tanto a los clientes como la empresa y lograr un avance en el desarrollo
corporativo.

8.6.1 Estándares de Ishikawa.

El diagrama de Ishikawa, o diagrama de
pescado, es una herramienta que
identifica problemas de calidad y les da
solución al representar de forma gráfica
los factores que involucran la ejecución
de un proceso. También es conocido
como diagrama de causa-efecto o de las
6 M.
8.6.2 ISO 9000 (Y “n”).
Las normas ISO 9000 permiten a las organizaciones implementar un sistema de
gestión de calidad, determinando indicadores para evaluar su desempeño y
cumplimiento de objetivos. Así, reducen los costes de producción y aumentar la
productividad.

ISO 9000 es una de las normas más ampliamente reconocidas en el mundo. ISO
9000 es una norma de Gestión de Calidad que contiene las directrices que permiten
aumentar la eficiencia de un negocio y la satisfacción del cliente. El objetivo de la
ISO 9000 es implementar un sistema de gestión de calidad dentro de una
organización, aumentar la productividad, reducir los costos innecesarios y
garantizar la calidad de los procesos y productos.
ISO 9000 es aplicable a empresas y organizaciones de cualquier sector. El enfoque
orientado a procesos hace que la norma sea aplicable también a organizaciones
que prestan servicio. Sus directrices generales permiten la flexibilidad necesaria
para el diverso mundo empresarial de hoy.
8.6.3 Cero defectos.
El modelo de Crosby (filosofía de cero defectos) es una filosofía basada en la idea
de hacer las cosas bien a la primera. Diseñada para funcionar en todos los sectores,
esta filosofía integral pretende mejorar la eficacia y aumentar los beneficios de las
empresas eliminando el coste de sus errores. Puede conducir a una mayor
satisfacción del cliente, a un cambio de perspectiva y a un entorno de trabajo en
continua mejora.

Crosby considera sus 14 pasos como la receta para mejorar la calidad y conseguir
cero defectos:
1. Compromiso de la Dirección: la Dirección de la empresa es la que tiene que
definir y comprometerse con una Política de mejora de la calidad.
2. Equipos de mejora de la calidad: Estos equipos son formados por los
representantes de cada departamento encargados de cada equipo.
3. Medidas de calidad: consiste en reunir datos y estadísticas para analizar
tendencias y problemas de la organización. Este punto, es la base del concepto de
la norma ISO 9001.
4. El coste de la calidad que es el coste de hacer las cosas mal y de no hacerlo
bien a la primera. La calidad es gratis lo que cuesta es no tener calidad. Este es un
punto complicado, ya que analizar y evaluar los costes de la calidad es muy difícil.
Si que sabemos que, si se generan desperdicios a la hora de fabricar, podemos
cuantificar el coste directo, es decir, el tiempo utilizado por el empleado, el coste del
material supervisado entre otros.
5. Tener consciencia de la calidad: enseñar a la organización el coste de la no
calidad para que la Dirección encuentre la manera de evitarlo.
6. Acción correctiva. Se aplicarán acciones correctivas sobre posibles
desviaciones, problemas o incidencias detectadas. Cuando se diseña y planifica
realizar cambios en los procesos, es importante que se tenga en cuenta a la hora
de hacerlo, de eliminar definitivamente o bien reconducir de una forma contundente
aquellas causas que causan el defecto.
7. Planificación cero defectos. Se debe definir un plan de actuación para la
prevención de errores que puedan llegar a suceder. En este caso, existen
numerosas herramientas que nos permiten hacer la planificación y el seguimiento
de la misma. Para mí, la que os recomiendo, es el Diagrama de Gantt.
8. Capacitación del supervisor. la Dirección recibirá la preparación de cómo
elaborar y de cómo se llevará a cabo el programa de mejora.
9. Día cero defectos. Se considera una fecha para llevar a cabo el cambio en la
organización.
10. Establecer las metas. Se deben fijar objetivos para reducir los errores. La
Dirección deberá planificar las medidas y recursos que debe tomar para reducir los
defectos, y por lo tanto, se deben establecer objetivos y plazos de tiempo para
ejecutar las acciones correctivas a tomar.
11. Eliminación de las causas del error que es eliminar las barreras que impiden
el desarrollo óptimo del programa cero defectos. Naturalmente, que al aplicar
cambios, existen muchas barreras, entre ellas los propios trabajadores, que muchas
veces no se adaptan al cambio. Pero existen otras, como son la adecuación de la
maquinaria, los materiales que intervienen...
12. Reconocimiento. Se deben ofrecer recompensas para aquellos que ayuden a
cumplir las metas. Para llevar con éxito cualquier cambio en la empresa, se debe
implicar a los trabajadores, y para hacerlo la mayor parte de veces se debe
recompensar, primero porque un cambio, inicialmente, supone una carga extra de
trabajo, y segundo un esfuerzo extra por parte del trabajador para adaptarse a los
cambios.
13. Consejos de Calidad. Se pretende unir a todos los trabajadores con
comunicación.
14. Empezar de nuevo. La mejora de la calidad es un ciclo por el que nunca se
deja de tener un cambio continuo. Todos los procesos de la empresa deben
revisarse y mejorarse continuamente, con la finalidad de optimizar los costes y los
beneficios. (Concepto base de la norma ISO 9001).
8.6.4 Justo a tiempo.
El método justo a tiempo, conocido por las siglas JIT (del inglés just-in-time), es un
sistema de organización de la producción para las fábricas, de origen japonés.
También llamado método Toyota, permite reducir costos, especialmente de
inventario de materia prima, partes para el ensamblaje, y de los productos finales.
La esencia de JIT es que los suministros llegan a la casa, o los productos al cliente,
"justo a tiempo", eso siendo poco antes de que se usen y solo en las cantidades
necesarias.

Esto reduce o hasta elimina la necesidad de almacenar y trasladar la materia prima

del almacén a la línea de producción (en el caso de una fábrica). El JIT puede ser
tan preciso que las partes automotrices lleguen a la casa el mismo día que se
instalan, saliendo de la línea de producción a demanda.

8.6.5 Círculos de calidad.

Los círculos de calidad se conocen como el resultado que existe entre la interacción
entre el método estadístico estadounidense de Control de Calidad y prácticas
organizativas japonesas.
Los círculos de calidad se organizan dentro de un departamento de trabajo con el
fin de poder estudiar y minimizar los problemas que se encuentran relacionados con
la producción.
Son equipos de resolución de problemas que usan métodos estadísticos simples
con los que poder investigar y decidir cuáles son la soluciones a los problemas. Los
círculos de calidad en otras partes del mundo son similares a los japoneses, pero
se suelen crear equipos específicos de control de calidad.