Lissette Moreno

3.1Planeación

El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada a

las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la

etapa de Exploración Previa, en este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria,

las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los

recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de

planear para garantizar éxito en la ejecución de la misma.

Los procedimientos de auditoría no se encuentran estandarizados y los que se

utilizan se seleccionan debido a que tienen particular significación con los objetivos de

trabajo. Cuando se planea adecuadamente la auditoría se desarrolla la estrategia general

para el examen. Es básico que el auditor esté profundamente familiarizado con la

entidad. La planeación adecuada incluye que el auditor adquiera la comprensión de la

naturaleza operativa del negocio, su organización, ubicación de sus instalaciones, las

ventas, producción, servicios prestados, su estructura financiera, las operaciones de

compra y venta y muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en la que va

auditar. Debe además conocer anticipadamente el grado de confianza que se puede tener

en el control interno, condiciones que puedan requerir una ampliación de las pruebas de

auditoría, y en particular los intereses de la máxima Dirección. Con frecuencia el nivel

de conocimiento adquirido por el auditor es inferior al que posee la administración, pero

debe ser lo suficiente como para permitir al auditor planear y llevar a cabo el examen de

acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

La auditoría de gestión se divide en las siguientes etapas:

 Definición de las áreas que van a ser objeto de la auditoria de gestión: Para

planificar correctamente la auditoría, se deben tener claros los departamentos que serán

analizados. Normalmente aquellos con mayor impacto económico sobre la compañía

serán los que concentren la mayor parte de los esfuerzos, ya que los errores en éstos

pueden suponer grandes problemas para la empresa.

Estudio previo: En esta fase, el objetivo será conocer profundamente los

departamentos de mayor riesgo. Para ello se deberán conocer las métricas utilizadas en

auditorias previas así como los resultados obtenidos, para así poder comparar los

resultados y descubrir las alteraciones tanto positivas como negativas de los datos.

Gracias a las conclusiones de las auditorías anteriores, se conocerá el cumplimiento de

los objetivos marcados previamente.

Estudio preliminar: El paso previo a la programación de las acciones a realizar,

será ser conocedor de todos aquellos procesos de la auditoría que pueden alterar la

planificación de la misma debido a la dificultad de la extracción de datos.

Programación de las operaciones: Una vez se conozcan todos los procesos a

analizar, la dificultad de éstos y los datos de los años anteriores, se podrán planificar

todas las acciones de la auditoría, los recursos necesarios y los tiempos.

Análisis de las operaciones: La fase más delicada de todas, ya que es la fase

“auditora”. En ella se deben extraer todos los datos necesarios (aquellos que hemos

considerado en el estudio previo), para poder compararlos con los de auditorías

anteriores y así lograr tener una visión de la consecución de los objetivos marcados y de

la evolución general de la compañía.

 Informe final: Una vez se hayan realizado todas las acciones necesarias, todas

los datos y conclusiones se deben plasmar en un informe final, que te permita “resumir”

la auditoría y así utilizarlo en las futuras auditorias.

3.1.1Objetivo.

Permite evaluar los resultados de la gestión de las organizaciones, programas,

proyectos y operaciones, a través de la aplicación y medición de criterios de economía,

eficiencia y eficacia entre otros, permitiendo controlar la calidad de la gestión y el

impacto que ésta genera en la colectividad.

 Establecer el nivel de cumplimiento con las actividades, funciones y tareas

asignadas en cada nivel de la organización.

 Determinar el nivel de control y de posibilidades para que el objeto de estudio

opere con eficiencia, eficacia y economía.

 Medir el nivel de calidad que la compañía auditada ha implementado en sus

procesos y en lo ofertado al cliente, para que éste se encuentre satisfecho.

Los objetivos principales de una auditoría de gestión consisten en identificar

cualquier deficiencia existente en los altos cargos de una compañía. Esta auditoría no

tiene que suponer un “ataque” para los altos cargos, si no que les tiene que servir como

complemento para planificar su gestión y como método de control para ellos mismos.

Los altos cargos deberían asumir los resultados y ayudar a la verosimilitud de los datos,

ya que el objetivo no es otro que mejorar el funcionamiento de la compañía. Identificar

sus errores a tiempo puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la empresa,

es decir, su trabajo depende del éxito de ésta.

La independencia del auditor es clave para evitar que los directivos alteren los

resultados obtenidos en la Auditoría de Gestión. No obstante, si los altos cargos tienen

una percepción correcta de la misma, no debería suponer un problema, y serán ellos

mismos quienes se ofrezcan a ayudar en la recopilación de los datos con una

transparencia máxima.

Para lograr cumplir los objetivos principales de la auditoría de gestión, los

siguientes aspectos deben de estar lo más claros posibles:

 Misión, visión y valores de la compañía.

 Estructura directiva de la empresa.

 Objetivos establecidos tanto a corto como a largo plazo y la adecuación de éstos.

 Transparencia absoluta por parte los directivos y confiabilidad en los mismos.

 Recursos disponibles.

Evelyn Maroto

3.1.2. Factores a revisar

1. Planes y objetivos

Cuando una empresa no tiene buena organización, no tiene metas claras todo

ello se verá reflejado. Sus deficiencias se reflejarán en sus metas por falta de una

completa y clara estipulación de objetivos. Se supone que cuando tenemos una empresa

lo primero que necesitamos tener en claro para poder avanzar es tener metas y objetivos

claros para conseguir aquello que deseamos, pero si además de todo tenemos una mala

organización nada de eso será posible ya que hay dos cosas que lo están impidiendo.

2. Estructura orgánica

a) Funciones no coordinadas y controladas.

b) Falta de autoridad y responsabilidad en forma apropiada.

 c) Personal no calificado en puestos clave.

d) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.

3. Políticas

Las políticas son vitales para tener una mejor organización en una empresa, para

tener en cuenta todo aquello que se puede y no hacer, o en todo caso como intervenir a

la hora de tomar decisiones y también como estas pueden ayudar a la empresa. La

evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y

variedad de productos.

4. Sistemas y procedimientos

Es muy importante cerciorarse de que el sistema o procedimiento este

marchando bien, de forma que al final se puedan obtener resultados favorables, si se

está trabajando de forma individual es necesario determinar o verificar lo que se está

haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién, pues cada paso individual que se haga debe

ser aprobado para poder cumplir lo deseado.

5. Métodos de control

Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber algo o

alguien que mida lo que se hace, para saber si continuar o cambiar de táctica.

6. Forma de operación

En una empresa de tipo industrial los problemas que se llegan a tener son:

mantenerse control adecuado de producción, de compra, de materiales, etc. Pues lo que

menos se quiere es desperdiciar recursos, etc.

 3.1.3. Fuentes de información

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para

captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor estas pueden

ser:

 Internas

 Órganos de gobierno

 Órganos de control interno

 Socios

 Niveles de la organización

 Unidades estratégicas de negocio

 Sistemas de información

 Externas

 Competidores

 Proveedores

 Clientes/usuarios

 Grupos de interés

 Organismos nacionales e internacionales

 Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

Gabriela Lascano

3.1.4 Investigación Preliminar

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando

mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación,
ejecución y consecución de los resultados de auditoria a un costo y tiempo razonables.

Actividades
 En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo cumplen todas las tareas
típicas siguientes:

1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y

operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.
2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de
auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica
para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión
cabal de la Entidad sobre:
a. La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y
estratégicos.
b. La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción
interesa:
Qué y cómo produce; proceso modalidad y puntos de
comercialización; sus principales plantas de fabricación; la tecnología
utilizada; capacidad de producción, proveedores y clientes.
c. La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y
funciones, los recursos humanos, la clientela, etc. De los directivos,
funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con
objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación
de la problemática existente.
3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen
puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados
reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son superiores,
similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de
indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de
trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los
indicadores básicos.
4. Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el
ambiente de la Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a
cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos
negativos de las segundas.
5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular
información sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar
 a los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la
evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se
someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

Liliana Sangucho

3.1.5 Planificación del Proceso de Auditoría

La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la

información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y
adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la
auditoría, cumpliendo los estándares definidos para el efecto.

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la

orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener información
sobre la entidad a ser examinada, continúa con la aplicación de un programa general de
auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la Dirección o
Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se validan los estándares definidos en la
orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase
de la auditoría.

Metodología:

Tiene el propósito de obtener o actualizar la información general y las

principales actividades del área, unidad o rubro a examinar, para identificar globalmente
las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.

Esta fase se inicia con la orden de trabajo, continúa con la aplicación de un

programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el Auditor
General.

En esta fase de la auditoría, el supervisor y jefe de Equipo, son las personas

encargadas de obtener la suficiente información orientada a validar el enfoque de la
auditoría a ejecutar, eventualmente podrá intervenir otro miembro del equipo designado.

Las principales técnicas que se utilizan en esta fase son las entrevistas, la
observación y la revisión selectiva de los procesos y la información del área a examinar,
dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

Elementos:
 En la planificación preliminar se fundamentarán las actividades de la
planificación específica, por lo que se debe obtener un excelente conocimiento e
información de las actividades desarrolladas por la unidad o área a examinar,
principalmente de los siguientes elementos:

 Conocimiento de la entidad o actividad a examinar;

 Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a
cumplir;
 Identificación de las principales políticas y prácticas: contables, presupuestarias,
administrativas y de organización;
 Análisis general de la información financiera;
 Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas de los
estados financieros.
 Determinación del grado de confiabilidad de la información producida;
 Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los
sistemas de información computarizados;
 Determinación de unidades operativas;
 Riesgos Inherentes y Ambiente de Control;
 Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas;
 Decisiones preliminares para los componentes; y,
 Enfoque preliminar de Auditoría

Programa de la Planificación Preliminar:

La utilización de un programa general en esta fase promueve el eficiente manejo

del talento humano de auditoría y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la
aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada
a las circunstancias específicas de cada examen. No debe ser un ejercicio extenso o
detallado, sino un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que
posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y
establecer un equilibrio adecuado de procedimientos; su desarrollo se basa en el
conocimiento y análisis de los elementos de la planificación preliminar.

Producto de la Planificación Preliminar:

 Con los resultados obtenidos de la aplicación del Programa de planificación
preliminar, se procederá a elaborar el memorando(producto) para conocimiento del
Auditor General, el que contendrá entre otros, el enfoque global del examen que se va a
ejecutar y los componentes principales sobre los cuales se realizará la evaluación del
control interno del área a examinarse, el contenido de este documento respecto al
examen específico debe ser conciso y oportuno.

El contenido básico del reporte es el siguiente:

 Antecedentes
 Motivo de la auditoría
 Objetivos de la auditoría
 Alcance de la auditoría
 Conocimiento de la entidad y su base legal
 Principales políticas contables
 Grado de confiabilidad de la información financiera
 Sistemas de información computarizados
 Puntos de interés para el examen
 Transacciones importantes identificadas
 Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores
 Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la siguiente
fase
 Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría
 Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas
 Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta
para ser evaluadas en la siguiente fase.

Los papeles de trabajo de la planificación preliminar referentes a la

administración del examen y los que respaldan los resultados del trabajo; deben estar
organizados, ordenados y clasificados dentro del archivo permanente y corriente.

Desarrollo de la Planificación Preliminar:

La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente

manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de sus
objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser
mejorada y adaptada a las circunstancias específicas de cada examen.

La planificación preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, sino un

esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que posean mayor
experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y establecer un equilibrio
adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y análisis.

Esta fase se inicia con la orden de Trabajo:

PASOS DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

 Conocimiento de las unidades relaciones con el examen
 Conocimiento de los elementos del Control Interno
 Conocimiento de procesos
 Realizar procedimientos analíticos preliminares
 Determinar la estrategia y enfoque de la Auditoría
 Elaborar un Memorando de planificación preliminar
 Evaluar el riesgo global; evaluar el riesgo inherente y de control en forma
preliminar

 El Auditor General suscribe la notificación de inicio del examen para la máxima

autoridad de la sucursal u área a auditar (Gerente general, Gerente de la
sucursal); y el jefe de equipo para los dignatarios, funcionarios, servidores, ex
servidores y demás personas relacionadas con el examen de acuerdo al Art. 21
del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
 El jefe de equipo designado, mediante oficio notificará el inicio del examen a los
servidores que se encuentran en funciones.
 De la recepción a la notificación de inicio del examen a los servidores que se
encuentran en funciones se dejará constancia, mediante la firma del destinatario;
en el caso que no se conozca su domicilio, o no sea localizado en el domicilio
declarado, o se negaren a recibir la notificación o se trate de herederos, del
funcionario o servidor fallecido, la notificación se hará mediante una
publicación en el periódico de la capital de la provincia en donde hayan ejercido
el cargo, de no haber periódico en dicha ciudad, se lo hará en el de la ciudad más
cercana o en uno de los periódicos de la capital de la república.
 El supervisor juntamente con el jefe de equipo:
 Elaboran la guía para la visita previa y, en cumplimiento a este
documento, el equipo de auditoría visita las unidades para observar las
actividades, operaciones y funcionamiento.
 Revisan y actualizan el archivo permanente y corriente.
 Obtienen información y documentación del tema sujeto de examen.
 Examinan y evalúan la visión, misión, objetivos, metas y estrategias del
plan estratégico y operativo de la sucursal o área sujeta a examen.
 Toman conocimiento sobre los criterios, parámetros e indicadores de
gestión (Plan operativo del área).
 Definen los objetivos específicos y estrategia para la auditoría.
 Determinan que otros auditores integrarían el equipo multidisciplinario.
 Jhesy Guamán

3.1.6 Asignación de responsabilidad.

Uno de los mayores problemas que se suceden con cualquier tipo de proyecto
es la asignación de responsabilidades, que frecuentemente se asigna en un nivel en
donde no se pueden llevar a cabo.
Responsabilidad implica la habilidad para responder. Una persona a quien se le
asigne una responsabilidad, también debe asignársele la autonomía sobre los recursos
requeridos para poder tener la habilidad para responder por el proyecto.
Eso es en el mundo ideal, pero en el mundo real, no necesariamente la
responsabilidad la podemos asignar a una sola persona y es ahí donde se hacen grupos
de trabajo.
 Dado el proceso de planificación preliminar previo a la visita y la elaboración de
la propuesta técnica, se puede dar paso para comenzar la auditoría, para lo cual se
deberá asignar las responsabilidades y funciones a realizarse en el equipo de auditoría
durante el periodo de revisión en la entidad.

Un equipo de auditoría está estructurado de la siguiente manera:

• Socio

• Gerente

• Senior

• Asistente de Auditoria (uno o más asistentes dependiendo la complejidad de la

entidad)