La importancia de la información para la toma

de decisiones en la Organización
Cuando se toman decisiones en las organizaciones éstas deben de cumplir
con ciertas características, ya que de esto depende en muchas ocasiones
el éxito o fracaso de la organización, podemos mencionar entre otras:

- Oportunas
- Rápidas
- Informadas
- Efectivas
- Eficientes (en uso de recursos)
La importancia de la información para las organizaciones radica en que es
un recurso esencial, éstas la utilizan al desempeñar sus operaciones diarias
y de manera estratégica para la búsqueda de un alto nivel competitivo y
crecimiento. En este sentido una opción muy válida para hacer crecer el
valor de este recurso tan importante es integrarla y tenerla disponible en
el momento adecuado para que pueda ser analizada por los tomadores de
decisiones. Es en este momento que las herramientas tecnológicas juegan
un papel muy importante al integrar los datos y aumentar el valor que
aportan los mismos para la empresa.
El conocimiento es un factor esencial en las organizaciones tanto para
alcanzar los objetivos y metas estratégicas como para elevar en nivel de
productividad y rentabilidad, sin embargo, a pesar de que la información
se genera de manera automática durante la operación de la empresa
existen muchas empresas que no están aprovechándola para la correcta
toma de decisiones informada.
Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la
información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha
información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de
equivocarnos es mucho mayor.
Determinación de parámetros: Se establecen suposiciones relativas al
futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos,
variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y
cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y
determinar diversas alternativas.
Construcción de una alternativa: La solución de problemas puede lograrse
mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que
este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una
alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre.
Aplicación de la alternativa: De acuerdo con la importancia y el tipo de la
decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las
técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo,
más adecuados para plantear alternativas de decisión.
Especificación y evaluación de las alternativas: Se desarrolla varias
opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya
sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias
alternativas, se elige la óptima con base en criterios de elección de
acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados
de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados
esperados y los efectos.
Implantación: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán
planificarse todas las actividades para implantarla y efectuar un
seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos
los elementos estudiados.

Modalidades de la Comunicación Empresarial

Dentro de la comunicación organizacional existen modalidades de
comunicación según sea la organización formal o informal:

La Organización Formal
"La organización formal es un sistema de división del trabajo que da como
resultado su estructura formal; es decir, las actividades son
conscientemente coordinadas para conseguir un objetivo
predeterminado".
La organización formal implica que las personas integradas a ella sean
capaces de comunicarse entre sí, estén dispuestas a actuar y participen
con un propósito común. Dentro de esta organización están presentes la
delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y
de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control.
La comunicación formal:
"La comunicación formal es aquella prevista y ejecutada de acuerdo a la
estructura orgánica establecida y a los objetivos que la organización desea
alcanzar. Se traduce en la relación existente entre órganos y el personal
componente de las mismas".
La comunicación formal tiene lugar entre el personal de acuerdo con las
líneas de comunicación señaladas y los procedimientos establecidos en la
organización formal.
"El sistema formal de comunicación está constituido por el consumo de
vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información con
datos relativos al trabajo, entre las diversas unidades administrativas, a su
vez, este sistema tiene por objeto lograr la coordinación eficiente de todas
las actividades distribuidas en la estructura de la organización formal".

La Organización Informal
La organización informal nace del agrupamiento espontáneo de individuos
que pertenecen a una organización formal. Se desarrollan actividades que
carecen de un propósito consciente de grupo el comportamiento de
agente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las personas
que elija.
"Dentro de la organización informal facilita la comunicación entre las
personas y propician la creación de grupos. Los grupos informales se
forman por afinidades entre los individuos tales como edad, sexo, clase
social, grupo de educación, preferencias comunes en materia deportiva,
artística, recreativa, etc."
La comunicación Informal es aquella que comprende al conjunto de
relaciones interpersonales, con independencia del desarrollo de las
labores propias del cargo dentro de la organización. Sin seguir los canales
ni los procedimientos establecidos en la organización Formal.

La comunicación informal:
"En una comunicación Informal, la información transmitida puede tener
relación con las actividades de la institución o puede no tenerla".
En la comunicación Informal el flujo de información circula por canales
abiertos por la organización Informal, ajenos a la estructura formal. El
rumor como medio de comunicación Informal.

EJEMPLO PROCESO TOMA DE DECISIONES

En una empresa que vende insumos para el agro, tenemos la siguiente situación:
Un cliente nuevo nos hace un GRAN pedido de mercadería y amenaza con cancelar el
pedido sino se le otorga el máximo descuento posible.

1. Identificación del Problema

Si se rechaza el pedido se pierde una oportunidad enorme para la empresa, pero si
se acepta puede llegar a ser medio injusto para los clientes antiguos.
2. Generar alternativas de solución
a. Hacer un contrato de varios años con el cliente, en el cuál, se otorgaría una
cantidad X de descuento a cambio de que el cliente solo compre con la empresa
por X años.
b. Negarle el descuento y explicar la situación.
c. Otorgarle el descuento y ocultarlo de los demás o dejarlo como está.
3. Evaluar las Alternativas

a. Sinceramente me parece el más razonable y se podría negociar y

terminar con buenos términos desde todos los lados.
b. Lo más probable es que rechace comprar en la empresa y eso
significaría la pérdida de una gran inversión.
c. Esto sería bueno para el inversor y para la empresa, aunque, para
esta solo lo sería hasta cierto punto, ya que puede que le moleste a
los demás inversores como puede que lo acepten ya que saben que
les convienen que se invierta en la empresa.
4. Elección de la mejor alternativa
La mejor alternativa es la A.
5,6. Aplicación y Evaluación de resultados.

Se aplicó el “Plan A” y todo resultó correctamente, la empresa pudo

invertir el dinero en más campo y en mejores máquinas y logramos
producir un 5% más que antes.
7. Redactar informe comunicacional: Uno para el cliente y uno para la organización
puertas adentro.