Código : TOR-PG-01

Versión : 02 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA

ELABORADO POR Coordinador del SGC Paola López Quispe. 15-01-16
REVISADO POR Representante de la Dirección. Ana Giovana Romani S. 15-01-16
APROBADO POR Gerente General Ana Giovana Romani S. 15-01-16

Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada.
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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Controlar todos los documentos del SGC, sean estos de gestión y/o técnicos, asegurando que estén
OBJETIVO:
adecuadamente elaborados, revisados, actualizados y disponibles.
ALCANCE: El control de los documentos aplica a todos los niveles documentarios de TOR que conforman el SGC.
SGC – Sistema de Gestión de la Calidad GG – Gerente General
ABREVIATURAS: RED – Representante de la Dirección GO – Gerente de Operaciones.
CS – Coordinador del SGC

ÍTEM ETAPAS DESCRIPCIÓN

La elaboración de un documento de gestión será realizada por RED y/o CS
La elaboración de un documento técnico será realizada por GO o aquel trabajador de TOR
autorizado, por la familiaridad con el tema, por su GO.
Cualquier trabajador de TOR identifica la necesidad de crear un documento del SGC, informándole al
Elaboración de GO, quien en coordinación con el RED, verificará la existencia de algún documento similar y evaluará
01
los documentos la conveniencia de elaborarlo.
Se elabora un borrador, siguiendo los lineamientos de redacción establecidos en el anexo 01.
Una vez elaborado el documento deberá ser firmado y enviado para su revisión.
El RED identifica el documento, siguiendo las disposiciones de codificación del anexo 02.

La revisión de un documento de gestión será realizada por el RED.

La revisión de un documento técnico será realizada por el GO conjuntamente con el RED.
Se recibe el documento y se verifica que este cumpla con el SGC, además se verifica si el documento
ha sido creado según los lineamientos de redacción establecidos en el anexo 01.
Revisión de los
02
documentos
¿Es conforme?
Si, se firma el documento y se envía para su aprobación.
No, se hace las correcciones y se envía al elaborador, repitiendo el ítem 01.

La aprobación de los documentos de gestión será realizada por el GG.

La aprobación de los documentos técnicos será realizada por el GG.
Se recibe el documento y se verifica que este cumpla con las disposiciones de la Política de calidad
de la empresa.
Aprobación de
03
los documentos ¿Es conforme?
Si, se firma el documento y se hace entrega al RED, quien se encargara de agregarlo en las listas
maestras y de su difusión al personal involucrado.
No, se hace las correcciones y se envía al elaborador, repitiendo el ítem 01.

Todo documento entra en vigencia, como máximo, a los 05 días útiles de haber sido aprobado.
Cuando se realice una modificación a la estructura del SGC o se realicen modificaciones en el anexo
02 del presente documento (codificación del SGC), se podrá determinar un plazo de implementación
de los cambios, el cual será determinado por el RED.
La implementación de cualquier documento se hará previa a una reunión del RED con el personal
04 Implementación
involucrado, el cual quedará registrado en el TOR-FG-05 – Acta de reunión.
Los documentos (Manual de calidad, procedimientos, otros documentos e instructivos), estarán
registrados en la TOR-FG-02 – Lista maestra de documentos internos.
Los formatos quedarán registrados en TOR-FG-04 – Lista maestra de registros.

Los documentos externos (normas técnicas, decretos supremos, reglamentos, directivas, manuales
de equipos o maquinas, etc.) se mantendrán en la TOR-FG-03 – Lista maestra de documentos
Documentos externos en la cual se indicará el lugar de archivo y responsable del control.
05
externos En caso de adquirir la nueva versión de algún documento externo se cambiara por la versión
anterior, cuando sea aplicable.

Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada.
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Cualquier trabajador de TOR puede identificar la necesidad de realizar una o más modificaciones en
algún documento, comunicándole al GO los cambios necesarios a realizar.
Las personas encargadas de las modificaciones serán preferentemente las personas que ocupen el
mismo cargo de quienes lo elaboraron.
Realizadas las modificaciones, el documento será revisado y aprobado, preferentemente por las
personas que ocupen el mismo cargo de aquellos que la revisaron y aprobaron anteriormente,
siguiendo lo establecido en los ítems 01 y 02.
Todo documento que presente alguna modificación cambiará de versión correlativamente.

Modificaciones Las modificaciones se identificaran de la siguiente manera:

06 en los  Cuando exista una extracción de algún párrafo, este párrafo se eliminará del documento.
documentos:  Cuando se añada algún texto se identificara con el subrayado del párrafo. Ejemplo: añadido.

Los documentos que no hayan sido modificados se revisaran, como máximo, cada 03 años, estos
serán firmados por los mismos cargos que lo originaron.
Los documentos cambian de versión cuando se modifique algún párrafo, en caso el documento
después de la revisión no amerite ninguna modificación se evidenciara dicha revisión mediante el
TOR-FG-05 “Acta de reunión”.
Cualquier cambio en la versión de algún Manual de calidad, será reportado oportunamente al
Organismo Certificador, correspondiente.

El RED mantendrá toda la documentación interna en su versión original (Manual de calidad,

procedimientos, instructivos y otros documentos) y se encargará de la distribución de los documentos
controlados a los trabajadores de TOR involucrados en ellos, quienes firmaran la TOR-FG-01 – Lista
de distribución de documentos.
El RED es responsable de asegurarse de que las versiones actualizadas de los documentos están
Distribución de disponibles en los puntos de uso.
07
los documentos Todo documento, copia del original, a ser distribuido deberá llevar un sello de color azul que indique
“TOR S.A.C. / COPIA CONTROLADA / PARA USO EXCLUSIVO DEL ÁREA”.
Todos los documentos llevarán un pie de página que indique “Confidencial: Este documento no debe
ser reproducido parcialmente o totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia
no controlada”.

Cuando se tenga una nueva versión de un documento distribuido, el RED identificará la versión
anterior con un sello de color rojo que indique “COPIA OBSOLETA” y se archivara en el file
documentos obsoletos.
El RED es el responsable de evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos.
Retiro y Se solicitara la devolución del documento a los usuarios, para que estos puedan recibir la copia
08 eliminación de actual, esto debe ser registrado en el TOR-FG-01 – Lista de distribución de documentos.
documentos Recibidas las copias controladas de los usuarios, estas se destruirán en trozos pequeños y no
deberán ser usados como papel borrador.
El tiempo de conservación de los documentos obsoletos será hasta que el documento cambie de
versión nuevamente.

Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada.
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ANEXO 01
LINEAMIENTOS DE REDACCIÓN

N° Tipo de documento Lineamientos

01 Caratula:
Llevaran una caratula, tal como el modelo del presente documento, en donde indique cargo,
nombre, fecha y firma de la elaboración, revisión y aprobación.
Tipo de letra:
Arial Narrow
Manual de calidad
Encabezado:
Código, versión, página, titulo. Arial Narrow, tamaño 10.
Pie de página:
Llevaran el siguiente texto: “Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o
totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada”.
02 Caratula:
Llevaran una caratula, tal como el modelo del presente documento, en donde indique cargo,
nombre, fecha y firma de la elaboración, revisión y aprobación.
Tipo de letra:
Arial Narrow
Encabezado:
Código, versión, página, titulo. Arial Narrow, tamaño 10.
Pie de página:
Procedimiento
Llevaran el siguiente texto: “Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o
totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada”.
Contenido:
Procedimientos de gestión:
Tendrán como el presente procedimiento una estructura matricial que llevaran: Ítem, etapas y
descripción.
Procedimientos técnicos:
El elaborador decidirá la estructura a utilizar.
03 Caratula:
Llevaran una caratula, tal como el modelo del presente documento.
Tipo de letra:
Arial Narrow
Encabezado:
Instructivo Código, versión, página, titulo. Arial Narrow, tamaño 10.
Pie de página:
Llevaran el siguiente texto: “Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o
totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada”.
Contenido:
El elaborador decidirá la estructura a utilizar.
04 El elaborador decidirá la estructura a utilizar, pero como mínimo deberá indicar titulo, código y
Otros documentos
versión.
05 El elaborador decidirá la estructura a utilizar, pero como mínimo deberá indicar titulo, código y
Formatos
versión.

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ANEXO 02
DISPOSICIONES DE CODIFICACIÓN

TIPOS DE DOCUMENTO PREFIJO

Manual de Calidad MC
Procedimiento de Gestión PG
Procedimiento Técnico PT
Instructivo I
Otros Documentos OD
Formatos de Gestión FG
Formatos Técnicos FT

TIPO DE SISTEMA PREFIJO

Sistema de Gestión de la Calidad SGC

ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS
TOR Tipo de documento Numero correlativo
Todo documento se enumerará como versión 01 y cada vez que se modifique aumentará el número de versión, en forma
correlativa

Ejemplos de codificación:

TOR-PG-01 – Control de documentos.

Confidencial: Este documento no debe ser reproducido parcialmente o totalmente, excepto con permiso del RED, una vez impreso será copia no controlada.