GESTION DOCUMENTAL

JENNIFER PAOLA CAICEDO URAZAN

LEIDY KATERINE ORTIZ

JAIME ANGARITA

POLITECNICO INTERNACIONAL

2022

BOGOTA
1. OBJETIVO
Establecer las pautas para la administración, identificación, almacenamiento, la
protección, la recuperación, control de los documentos, registros e información del
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST EMPRESA
PEPITO PEREZ. en cumplimiento de la legislación legal vigente.

2. ALCANCE
Aplica para todos los datos, registros y documentos propios del Sistema de
gestión de la seguridad, salud en el trabajo de EMPRESA PEPITO PEREZ

3. RESPONSABLE

La responsabilidad por la elaboración de los documentos del Sistema SG-SST

corresponde al responsable del SG-SST o un responsable asignado por la
dirección, la revisión de los responsables de los procesos y la aprobación de los
mismos estará a cargo de la alta dirección. Para la administración de los registros
son responsables los integrantes de cada proceso, los cuales deben cumplir con el
tiempo de retención de acuerdo a lo establecido en la legislación vigente y la
disposición de los registros y documentos.

4 NORMATIVA

DECRETO 1443 de 2014: por medio de cual se indican disposiciones para la

implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-
SST

DECRETO 1072 DE 2015: por medio del cual se expiden el decreto único
reglamento del sector de trabajo o en el articulo 2.2.4.6.13 del decreto 1072 de
2015 relacionado con conservación de los documentos especifica que el
empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG -SG -
SST de manera controlada garantizando que sean legibles fácilmente
identificables y accesibles, protegidos contra daños, deterioro o perdida
O la conservación puede hacerse de la forma electrónica conformidad con lo
establecido en ele presente decreto siempre y cuando se garantiza la preservación
de la información por los siguientes documentos y registros deben ser
conservados por un periodo mínimo de 20 años

4. DEFINICIONES
4.1. PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL
Documento en el cual se describe de manera sistemática una actividad o
proceso que hace parte del Sistema SG-SST y que es exigido por la
 normatividad colombiana.

4.2. PROCEDIMIENTO OPERATIVOS

Documento en el cual se describe una actividad o proceso, que, aunque no es
exigido por la normatividad del sistema SG-SST, sirve de apoyo para el buen
funcionamiento del sistema y la ejecución segura de las labores en la
empresa.

4.3. FORMATOS
Son los Formularios, plantillas o modelos utilizados para reportar información
del sistema de gestión SG-SST de la organización y que en determinado
momento permiten demostrar evidencia objetiva.

4.4. LISTADO MAESTRO

Lista que consigna los nombres de todos los documentos que hacen parte del
sistema SG-SST de EMPRESA PEPITO PEREZ, así como su identificación,
ubicación, responsable de archivar y demás información necesaria para su control
y uso.

4.5. COPIA CONTROLADA

Copias de documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo que le son suministradas al personal de la empresa, y que le deben
ser reemplazadas en caso de presentarse alguna modificación o actualización
en el sistema de información de la empresa.

4.6. COPIA NO CONTROLADA

Son aquellas copias de documentos del sistema SG-SST de EMPRESA
PEPITO PEREZ Suministradas a petición de una parte interesada (clientes
externos y proveedores), con las cuales no existe responsabilidad de ser
reemplazadas, en caso de presentarse alguna modificación o actualización.

4.7. DOCUMENTOS OBSOLETO

Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia y aplicabilidad en los
procesos de la empresa ya sea por una modificación, cambio o mejora.
 5. POLITICAS
 Los documentos obsoletos serán destruidos una vez hayan sido
modificados o eliminados del Sistema SG-SST y solo se archivarán copias
cuando el Coordinador del SG-SST lo considere necesario, identificando
en este caso los documentos con la leyenda “OBSOLETO”.
 Los documentos del sistema SG-SST se deben redactar en lenguaje
sencillo y claro, empleando verbos en presente cuando sea posible por
ejemplo Diligenciar, aprobar, revisar, etc.
 Semestralmente se hará una copia de seguridad del Sistema SG-SST en
medio magnético.
 Los documentos externos se identificarán por su nombre.
 Usar estabilizador de voltaje para garantizar la adecuada conservación de
los documentos que estén almacenados en medio magnético.
 Tener en cuenta los riesgos de trabajo en oficinas (caídas, golpes,
sobreesfuerzos), contemplados en la matriz de identificación de peligros y
valoración de riesgos.
 Hacer un buen uso del papel e implementar programas de reciclaje.

6. PROCEDIMIENTO

Los documentos del sistema SG-SST estarán a disposición de todos los

trabajadores de EMPRESA PEPITO PEREZ, en medio impreso almacenados en
el archivo de la oficina de seguridad y salud en el trabajo o en el de la gerencia y
se darán a conocer

oportunamente a cada persona cuando corresponda copia impresa de la

documentación a tratar.

Los cambios son revisados por el representante de la gerencia al SG-SST quien

es el responsable del control de todos los documentos del Sistema SG-SST, los
cambios son aprobados por el Gerente de la empresa o su representante. La
Política de SST será divulgada en cartelera pública ubicada en parte visible.

La documentación del sistema SG-SST de EMPRESA PEPITO PEREZ se

identifica por medio del nombre de cada documento EJ: “Procedimiento de Control
de Documentos y Datos”.
 QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

A partir de las necesidades

de los procesos y teniendo
en cuenta los requisitos
internos y externos
determinan la necesidad de
crear, modificar o anular un
1. Solicitar
documento y diligencian la
elaboración, Responsable
solicitud, anexando el Correo electrónico
modificación y/o s de
modelo del nuevo físicos y USB
anulación de un procesos.
documento o cambio de
documento.
éste, cada persona que
detecte el cambio lo
reportará al líder del
proceso para que éste a su
vez lo evalué y lo envíe a
COORDINADOR SG-SST.
Analizando la justificación y
nueva propuesta, determina
si se amerita el cambio y lo
2. Enviar a aprueba; en caso contrario,
Coordinador SG- envía justificación de la Correo electrónico,
SST y aprobar la Responsable negación al solicitante. En físicos y USB
solicitud o negar. del Proceso caso de que el cambio
sugerido pueda afectar a
otros procesos, se
presentará la solicitud de
cambio en reuniones para
su análisis y/o aprobación.
Transcribe la información
3. Elaborar e
de los nuevos documentos
identificar los
de acuerdo con las
documentos Responsable
condiciones generales de Nuevo documento
aprobados para SG-SST
elaboración y lo envía a los
creación ó
cargos involucrados para
modificación.
sus observaciones.
4. Anular Responsable Solicita al Coordinador SG- Listados maestros
documentos del Proceso y SST retirar las copias de de registros y
Coordinador los documentos obsoletos y documentos
SG-SST se actualiza el listado
maestro de documentos o
 QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

registros.
Una vez revisado el
6. Revisar y documento, el encargado
Documento
aprobar Alta dirección de aprobar evalúa si el
aprobado
documentos documento cumple con los
objetivos del proceso.
El Coordinador SG-SST
asigna la Versión, fecha,
código del Documento y
actualiza el listado maestro Listado Maestro de
7. control Coordinador de documentos y registros registros y
documentos SG-SST así mismo deja sentado en Documentos
el mismo documento las
modificaciones realizadas
en el cuadro de control de
cambios.
Una vez aprobado el
documento se actualiza el
publicado.
Es responsabilidad del
Correo electrónico
8.Emisión de Coordinador Coordinador SG-SST de
documentos SG-SST imprimir el nuevo registro si Listado de
es necesario y entregarlo distribución
en físico Si es documento
de consulta se tendrá en la
base de datos del
coordinador SST.
 QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

El Coordinador SG-SST
enviará un email
informando de los cambios
realizados en los
documentos,
9.Divulgación Coordinador inmediatamente se realice
la actualización. Email enviado
del documento SG-SST
Posteriormente el dueño
del proceso o al que él se lo
asigne difunde el nuevo
documento y el manejo de
los respectivos registros.
Listado Maestro de
Teniendo en cuenta el
proceso al que pertenece, registros y
10- Identificar Coordinador
se realizara actualización
formatos. SG-SST documentos.
del listado maestro de
documentos.

11- Diligenciar Cargos que De acuerdo a la aplicación

Listado Maestro de
los formatos y/o realizan las de los procedimientos y/o
Registro
registros. actividades procesos.
El almacenamiento de los
12- Almacenar documentos y registros Carpetas
Responsable
los registros propios del SG-SST estará destinadas para tal
del SG-SST
diligenciados. a cargo del responsable del fin
sistema de gestión SST.
La protección de los
Carpetas
documentos y registros
13- Proteger los Responsable destinadas para tal
propios del SG-SST estará
registros del SG-SST fin USB guardar en
a cargo del responsable del
la nube
sistema de gestión SST.
14- Verificar Cargos que Comparando el tiempo de
Listado Maestro de
vigencia del realizan las retención vs. Fecha de
Registro
registro actividades registro guardada.
 QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

Los registros que se deben

preservar se envían para
15- Retener y un archivo inactivo y/o se
disponer de los anula y/o recicla y/o se
Responsable conservan en medio Archivo Muerto –
registros por
del SG-SST magnético. El tiempo de Medio magnético
tiempo
estipulado retención será de acuerdo a
lo establecido en la
Legislación vigente.

7.1 INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

7.1.1 Redacción: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma

explícita, clara, precisa y coherente, evitando ambigüedades. Emplear siempre el
mismo término, para expresar un mismo concepto.

7.1.2 Encabezado

El encabezado lo llevan todas las páginas de los documentos del SG-SST de

ACCESORIOS Y SISTEMAS S.A consta de:

1) LOGO DE LA EMPRESA: Ubicado en la parte izquierda del encabezado

2) TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-SST: Ubicado en el

centro del encabezado

3) VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Identifica el número de ediciones que ha

tenido el documento; cuando se modifique la documentación aprobada, la
versión aumenta de la siguiente manera, Versión 01, Versión 02, etc.

4) CÓDIGO: Identificación alfanumérica que se asigna a cada documento del

SG-SST.
 5) FECHA: Identifica la fecha de elaboración del documento

6) PAGINACIÓN: Brinda orden numérico al documento

Los documentos del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo de

EMPRESA PEPITO PEREZ será escrito en letra Arial en tamaño numero 12
dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican de la siguiente
forma:

XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-SST.

WW: Tipo de documento

ZZ: Es un numero consecutivo del documento.

TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIÓN

Manual M

Proceso PR

Procedimiento PD

Tramite TR

Instructivo I

Guía G

Programas PG

Planes PL

Formatos F

Indicador ID

Matriz MA

Política PO

Otros Documentos OD
7.1.3 Pie de Página

Se ubica en la última hoja de cada componente estructural del SG-SST

(Procedimiento, matriz, guía, formato etc.) exceptuando los formatos que solo
llevan encabezado. Se debe hacer énfasis con relación a quien elaboro, reviso y
aprobó el documento del SG-SST.

8. DESCRIPCION DE LA CODIFICACION POLITICA, PROCEDIMIENTO.

ENCABEZADO

Arial N° 11

Logo de la Arial N° 11
compañía

XX-WW-ZZ
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Versión:
LOGO EMPRESA DE DOCUMENTOS, REGISTROS Y Fecha:
DATOS
Página 10 de 5

8.1 DESCRIPCION DE LA CODIFICACION FORMATOS.

ENCABEZADOS.

Arial N° 11
Logo de la Arial N° 11
compañía

FORMATO DE EVALUACION XX-WW-ZZ

Versión:
LOGO EMPRESA
Fecha:
Página 5 de 5
9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO
MODIFICACION

01 Levantamiento del Procedimiento

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Nombre: Nombre: Nombre:

7.2 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

EMPRESA PEPITO PEREZ, debe garantizar que los registros no pueden ser
modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso
de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte, EMPRESA PEPITO PEREZ debe
garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas,
Exámenes ocupacionales, etc).
7.2.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
  Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena

7.2.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Inducción y reinducción SST

7.2.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o
tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

7.2.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o
los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Inducción y reinducción SST

 Registros de capacitación

 Listas de chequeo a máquinas y equipos

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Inspecciones de campo

 Investigaciones de accidentes de trabajo

 Permisos de trabajo tareas de alto riesgo

 Entre otras…

ACTIVIDAD: inducción y reinducción SG -SST: conservación de los

registros de inducción y reinducción realizados a los trabajadores de la
EMPRESA PEPITO PEREZ.

RESPONSABLE: responsable de SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: tener los registros en medios magnéticos y

físicos de las actividades y las asistencias de los trabajadores de la empresa
PEPITO PEREZ de inducción y reinducción SG-SST por un lapso de 20 años

ACTIVIDAD: registro de capacitación Registros de las actividades de

capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo a los
trabajadores de la EMPRESA PEPITO PEREZ
RESPONSABLE: responsable de SG-SST

EJECUCUION DE LA ACTIVIDAD: tener los registros en medios magnéticos y

físicos de las actividades de capacitación SG-SST por un lapso de 20 años
ACTIVIDAD: Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,
como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo

RESPONSABLE: responsable de SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: tener los registros en medios magnético y

físicos de los registros de medición y de monitoreo a los ambientes de trabajo por
la empresa PEPITO PEREZ

ACTIVIDAD: Registro del suministro de elementos y equipos de protección

personal

RESPONSABLE: responsable de SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: mantener los registros de entrega de elementos

y las capacitaciones de los elementos de protección personal a los trabajadores de
la empresa PEPITO PEREZ de protección personal en magnético y físico por un
lapso de 20 años

ACTIVIDAD: investigación de accidentes de trabajo realizados por la EMPESA

PEPITO PEREZ

RESPONSABLE: responsable de SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: tener los registros en medios físicos y

magnéticos de las investigaciones realizadas en la EPRESA PEPITO PEREZ por
un lapso de 20 años

RESPONSABLE: responsable SG-SST

ACTIVIDAD: inspecciones de campo a las instalaciones de la empresa PEPITO

PEREZ

RESPONSABLE: responsable SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: tener los registros en medios físicos y

magnéticos de las inspecciones que se realicen a las instalaciones de la
EMPRESA PEPITO PEREZ

ACTIVIDAD: conservación de los demás documentos que la EMPRESA PEPITO

PEREZ, considere pertinente de SG-SST

RESPONSABLE: responsable SG-SST

EJECUCION DE LA ACTIVIDAD: conservar los documentos en medios físicos o
magnéticos de LA EMPRESA PEPITO PEREZ DE SGSST sean importantes en su
conservación