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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA Versión


INFORMACIÓN DOCUMENTADA Vigencia
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1. OBJETIVO

Definir los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión, actualización, identificación de cambios
y estado actual de la documentación, disponibilidad en puntos de uso, legibilidad, identificación y control de
distribución de documentos de origen externo, identificación y control de la distribución de los documentos de
origen Interno e identificación y prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos del Sistema de
Gestión de xxx

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos que se generen al interior de la organización involucrados en
el Sistema de Gestión, los documentos de los contratos y aquellos de origen externo (en los términos que sean
aplicables), de la organización xxx

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Coordinador de HSEQ

 Realizar la gestión de los cambios de los documentos que hacen parte del Sistema de gestión de seguridad
y salud en el trabajo.
 Realizar las backups de la documentación del SG SST
 Socializar a las partes interesadas el procedimiento para su aplicación.

4. REQUISITOS LEGALES Y DOCUMENTALES

4.1. NTC ISO 9001/2015 Sistema de Gestión de Calidad


4.2. ISO 9000 Vocabulario
4.3. NTC 4095 /2013 Norma General Para la Descripción archivística.
4.4. NTC 4436 Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la
permanencia y durabilidad
4.5. NTC 5613 referencias bibliográficas. Contenido, forma y estructura
4.6. DECRETO 1072 DE 2015 L2, P2, T4, C6 ART. 2.2.4.6.12, 2.2.4.13

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5. TERMINOS Y DEFINICIONES

5.1 ALMACENAMIENTO: Se refiere al lugar en el cual se conservan los registros.


5.2 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en verificar que lo que se encuentra documentado corresponde
a la descripción de una tarea o un conjunto de actividades necesarias para desarrollar en la empresa.

5.3 DISTRIBUCION: Ubicación física o magnética de las copias de un documento, necesarias en cada una de los
departamentos que lo requiera

5.4 DOCUMENTOS: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural
o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

5.5 DOCUMENTOS CONRAOLADOS: Son aquellos cuyas copias se actualizan al usuario cuando se modifiquen.
Existen, porque son indispensables dentro del SGI de la empresa, copias controladas de todos los documentos
que hacen parte del SGI.

5.6 DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellas cuyas copias, no se actualizan al usuario cuando se
modifiquen.

5.7 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su
uso.

5.8 ELABORACION: Consiste en el proceso de concepción, diseño y desarrollo de un documento, de acuerdo


con la normatividad y requisitos pertinentes.

5.9 ELIMINACION: Suspensión o derogación de los elementos causados por la pérdida de vigencia o su
inoperancia.

5.10 FORMATO: Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentación y contenido de alguna
información, el formato diligenciado es un registro.

5.11 MODIFICACION: Un cambio en un documento.

5.12 PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

5.13 PROTECCION: Acciones para reducir al máximo el riesgo de deterioro, daño o pérdida de los registros.

5.14 RECUPERACION: Se define la forma como se van a buscar los registros una vez se hayan archivados
ejemplo: (códigos, fechas, consecutivo, cronológico, etc.).

5.15 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.

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5.16 REVISION: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el punto de vista técnico y su
coherencia con la realidad. Culmina con la firma del documento por parte del Responsable de la Revisión

SIGLAS

SG SST: Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Actividad / como Responsable / Quien Documento / Que
1. 1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

1.1.1 Presentar la solicitud de elaborar un


Correo interno
documento (procedimientos, formatos, guías,
Líder de Proceso Formato de Solicitud de
Instructivos, etc.) ante la Coordinación de
Elaboración, modificación o
HSEQ por correo electrónico diligenciando el
eliminación de documentos.
Formato correspondientes
CÓD. HS-F-067
1.1.2 Identificar el tipo de documento a realizar
Registro de asistencia
y dar instrucciones al funcionario de cómo
Coordinador de HSEQ (capacitación)
elaborar el documento; se debe entregar el
TH-F-004
Modelo de Gestión Documental.

1.1.3 Elaborar el documento respectivo de


acuerdo a las recomendaciones establecidas
Coordinador de HSEQ Modelo de Gestión
en el modelo; una vez finalizada el documento
Documental
se enviara al Directivo, para que este lo revise
y apruebe.

1.2. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

1.2.1 Recibir la documentación.


Correo Interno
Se utilizará el correo interno para recepción de Líder del Proceso
documentos.
Coordinador de HSEQ
1.2.2 Revisión Documental (Revisión Primaria
y organizacional.); para los documentos
Documento Relacionado
estará a cargo del Coordinador de HSEQ.

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 Realizar verificación de forma del


documento, verificación de redacción y
contenido. Comité Gerencial
 Realizar los ajustes correspondientes a los
hallazgos encontrados.
 Dejar evidencias dentro del documento de
las correcciones efectuadas mediante la
opción de comentarios.

1.2.3 Una vez realizada la revisión, enviar el


documento a la Coordinación de HSEQ, para Coordinador de HSEQ
Listado maestro HS-F-029
la codificación y la inclusión al listado maestro
de documentos.

1.2.4 Recibir y verificar el tipo de documento.


 Si el documento corresponde a un
Formato de Registro se procederá a la
elaboración del instructivo correspondiente
(Verificar Modelo de Gestión Documental),
el ajuste del código respectivo y el cuadro
de control de cambios. Líder del Proceso Documento relacionado

 Si el documento corresponde a una


caracterización de proceso, un programa,
manual o campaña; se procederá con la
codificación respectiva y el ajuste del
cuadro de control de cambios.

1.3. APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Líder del Proceso Documento Relacionado


1.3.1 Realizar la revisión detallada del
Revisado y ajustado al SG
documento.
Coordinador de HSEQ SST.

1.3.2 Realizar los ajustes pertinentes a su


consideración. El documento que requiere
Líder del Proceso Documento Relacionado.
ajustes se devolverá al Coordinador de HSEQ
para su ajuste y posterior envío a aprobación.

1.3.3 Aprobar el documento. Se debe notificar


Líder del Proceso
al grupo de procesos el estado final del Correo Confirmatorio con el
documento para realizar la liberación del documento Anexo.
Coordinador de HSEQ
mismo ante los responsables.
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1.3.4 Recibir el documento aprobado y


actualizar del Listado Maestro de información
Documentada para dar aval a la publicación Listado maestro de
del mismo en la intranet. Se deberá incluir la Coordinador de procesos información documentada
marca de agua en el documento de “COPIA NO HS-F029
CONTROLADA” y de deberá realizar el bloqueo
de edición, replicación y escritura del mismo.

1.4. ENTREGA OFICIAL Y SOCIALIZACION DE LA DOCUMENTACIÓN

1.4.1 Registrar el documento autorizado en


listado maestro de documentos. Coordinador de HSEQ Listado maestro COD HS-F-
029

1.4.2 Si se requiere de un documento impreso, Documento relacionado.


se debe solicitar al departamento HSEQ para su Coordinador de HSEQ
respectivo envió.
1.4.3 Elaborar socialización de difusión del
documento mediante correo interno a los Correo Interno
Coordinador de HSEQ
dueños de procesos para su respectiva
implementación y por medio de Intranet.

1.5. MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Solicitud, elaboración,
1.5.1 Presentar la propuesta de modificación Funcionario responsable del modificación o eliminación de
del documento al Coordinador de HSEQ. Proceso. los documentos internos.
Cód. HS-F-067

1.5.2 Verificar la pertinencia de los cambios


Solicitud, elaboración,
con respecto a la justificación presentada por
modificación o eliminación de
el funcionario proponente. Coordinador de HSEQ los documentos internos.
 Reportar las consideraciones de Cód. HS-F-067
cambio al Coordinador de HSEQ .

1.5.3 Revisar y aprobar las modificaciones al


VoBo. Coordinador de HSEQ.
documento.
Coordinador de HSEQ
 Reportar al grupo de procesos para
que se realice los ajustes respectivos
en los documentos.

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1.5.4 Realizar las modificaciones en los


respectivos documentos. (verificar actividades
descritas en éste procedimiento)
 Realiza el cambio de versión, así mismo Coordinador de HSEQ Documento requerido.
se indica la fecha de cuando entra en
vigencia, se ajusta el cuadro de control
de documentos justificando el cambio
realizado.

1.5.5 Hacer entrega oficial del documento por Correo Interno


medio de la Intranet y por correo electrónico. Coordinador de HSEQ

2. CONTROL DE REGISTROS
2.1. Identificar la necesidad de diseño y
elaboración de formatos por parte de los
líderes de proceso. Propuesta de Formato
2.1.1. En caso de que la necesidad la detecte
Solicitud, elaboración,
un miembro del equipo; este debe presentarle
Líder del Proceso modificación o eliminación de
al líder o su efecto al responsable del equipo
los documentos internos del
de trabajo la propuesta del registro requerido
SG SST.
para su revisión, ajuste y aval.
2.1.2 Solicitud de estandarización del formato
Cód. HS-F-067
2.1.3. Mediante formato HS-F-067 ) Solicitud
elaboración, modificación o eliminación de
documentos internos del SGSST, diligenciado
y en medio digital, se presenta el formato para
su estandarización y aprobación por parte del
SG SST

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7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 Documentos Controlados

Se consideran como documentos controlados que hacen parte del SG SST, los siguientes:

1. Manual de SG SST.
2. La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el empleador.
3. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST.
4. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.
5. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora y
según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos
existentes en la organización.
6. El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del SG-SST.
7. El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción,
reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
8. Los procedimientos e instructivos internos de Calidad, SST.
9. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
10. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos
internos de SST.
11. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las actas de sus reuniones o la delegación
del Vigía de SST y los soportes de sus actuaciones.
12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de
prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las
mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según
priorización de los riesgos. (Guarda y custodia IPS).
14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas;
15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que le aplican a la
empresa; y
16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

Y todos aquellos documentos que sean necesarios para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales
están incluidos en el listado maestro Listado Maestro de información documentada HS-F-029.

7.2 Autorización para Entregar Copias no Controladas

El control de copias de un documento se realiza colocando una identificación en la primera hoja del documento de la
siguiente forma:

- Copia Controlada Física: Se coloca Marca de Agua original para el uso del personal interno de la empresa, cuando
se entreguen copias magnéticas son controladas dejando evidencia en el Listado Maestro de información
documentada HS-F-029. Y en el documento como DOCUMENTO CONTROLADO.

- Copia no Controlada: Son todas aquellas copias impresas que contengan el sello original de Marca de agua.
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Cuando un documento requiera ser modificado o cambiado y se hayan emitido copias controladas, estas deben ser
recolectadas para su posterior destrucción o archivo en obsoleto según sea el caso.

7.3 Manejo de Documentos Obsoletos:

SERVICONSTRUCCIONES PJ SAS.; no guardará documentos obsoletos de manera física y solo guardará


documentos obsoletos de forma digital en el disco duro bajo custodia de la Coordinación de HSEQ y/o cuando el
responsable del documento así lo considere necesario.

Para evitar que se utilicen aquellos documentos obsoletos en el S.G.SST. se deberá identificar las áreas donde se
implementen y se procederá a la recolección, ya sea de forma física o digital y destrucción de los mismos,
conservando el documento digital original el cual se almacenará en carpeta virtual identificada como
“DOCUMENTOS OBSOLETOS” localizada en la carpeta Organización
(DD:\SERVICONSTRUCCIONES\SGSSTPROCESOS\DOCUMENTOS OBSOLETOS).

Si por alguna razón hay necesidad de conservar estos documentos, deben identificarse como obsoletos con marca
de agua, para evitar su uso no previsto.

7.4 Consulta de Documentos:

Todos los documentos vigentes del sistema de Gestión se encontrarán disponibles para lectura en la nube de la
plataforma Documental en DRIVE del correo de xxxx, en la pestaña Documento del Sistema de Gestión de xxxxx
con clave de acceso asignado a cada usuario.

Cuando un documento requiera ser modificado o cambiado y se hayan emitido copias controladas, estas deben ser
recolectadas para su posterior destrucción o archivo en obsoleto según sea el caso.

Solo podrá cambiar o modificar documentos el coordinador de HSEQ.

7.5 Diligenciamiento de Documentos y Registros:

Las personas encargadas del manejo de los registros los deben diligenciar completamente, asegurándose de no
dejar espacios en blanco, que no hagan falta aprobaciones (o firmas) y que sean fácilmente legibles e identificables,
en los casos especiales donde uno o varios espacios no se necesiten diligenciar se debe registrar N/A (no aplica)
o dejar evidencia con línea del no diligenciamiento del campo.

7.5.1 Elementos de la Documentación

xxxxx ha estructurado la siguiente organización documental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, el cual tiene 5 niveles que se explicará en la Figura, ver Figura 1.
La jerarquización de los documentos es de acuerdo al orden de complejidad y utilidad para la gestión del SG SST.

Figura 1.

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MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES,


POLÍTICAS REGLAMENTOS,
MANUALES

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.

PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS,
CAMPAÑAS, GUIAS, INSTRUCTIVOS

FORMATOS, REGISTROS, FICHAS

DOCUMENTOS EXTERNOS

7.5.2 Estructura de los Documentos Internos

Los documentos del SG SST de xxxxxx deben permitir dar uniformidad a los mismos, a excepción de los formatos
que se acomodan a los requerimientos específicos de cada información.

La estructura de los documentos generales (Manuales, Caracterización de Procesos, Procedimientos, Guías,


Programas, Campañas, etc.) se establecerá de acuerdo a los siguientes lineamientos:

Para los documentos generados por el Sistema de Gestión de SST, se emplearan

Tamaño de papel: carta


Tipo de letra: Arial Narrow
Tamaño de fuente: 11
Interlineado: Sencillo
Párrafos deberán estar justificados.

Títulos: se escribirán en letra mayúscula y negrita, alineado a la izquierda


Tipo de letra “Arial Narrow”
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Tamaño de fuente “11”

Subtítulos se escribirán en letra inicial mayúscula y negrita, alineado a la izquierda, sangría francesa 1.27.
Tipo de letra “Arial Narrow”
Tamaño de fuente “11”

Títulos de tercer nivel: (1.1.1), se escribirán en letra inicial mayúscula y negrita.

Subtítulos de cuarto nivel: (1.1.1.1.) se indicarán como parte única de párrafo en letra inicial mayúscula, negrita;
se deberá conservar las características iníciales de tipo de letra y fuente.

Entre párrafo y párrafo se dejara doble espacio, y para los títulos de tercer nivel y subtítulos de cuarto un solo
espacio.

Las márgenes establecidas para los documentos de texto son:

 Superior: 4 cm.
 Derecho: 2 cm.
 Inferior: 2 cm.
 Izquierdo: 2.5 cm.

7.5.3 Contenido de los Documentos:

El contenido general de los documentos del Sistema de Gestión de SST está compuesto por:
un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como lo muestra la siguiente Figura, ver Figura 2

Figura 2

A continuación se describe cada uno de los campos y se establece las directrices generales.

7.5.3.1 Encabezado:
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Corresponde a los datos básicos para identificar el documento y deberá ir en todas las páginas del documento, se
describe en tablas de 2 filas y 8 columnas, en la que se identifican nombre del documento, Logo, código, versión,
Fecha Vigencia y la Pagina; esta información tendrá el tamaño de fuente en “10”. El título del documento en letra
Mayúscula Ver figura 3.

Figura 3.

Código XX-XX-XXX
Versión X
NOMBRE DEL DOCUMENTO Vigencia DD-MM-
AAAA
Página X DE X

Ejemplo:

Código HS-PR-001
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA Vigencia 14-mar-2016
Página 11 de 164

Logotipo:

El logo de xxxx debe ubicarse en la parte superior izquierda del recuadro tal como se observa en la Figura 3.

Nombre del Documento:

Identifica el nombre del documento, Ej.: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN


DOCUMENTADA

Código:

El código se emplea para identificar y asociar el documento a un proceso. Ej: HS-PR-001., Ver numeral 7.6.1
Codificación de Documentos.

Versión:

Señala el número de ediciones que ha tenido el documento. Ej. 01 Primera edición del Procedimiento

Vigencia:
Indica el día, mes y año en que entra en vigencia el Documento.

Pagina:

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Página

Indica el número de página del total de páginas del documento Ejemplo Pagina. 10 de 14.

7.6 Diligenciamiento del Listado Maestro de información documentada

Para el diligenciamiento adecuado del listado Maestro de información documentada, el coordinador de HSEQ debe
tener en cuenta:

7.6.1 Codificación y Nombre del Documento, Fecha Vigencia:

Los códigos a utilizar en xxxxx son alfanuméricos y tiene la siguiente distribución:

Campo 1: Identificación del proceso responsable (2 dígitos)


Campo 2: Identificación de tipo de documento (2 dígitos)
Campo 3: Identificación consecutiva del documento (2 dígitos)

Identificación de los procesos:

PROCESO IDENTIFICACION
Direccionamiento Estratégico DE
Gestión HSEQ HS
Gestión Comercial GC
Construcción y Acabado CA
Producción Pintura PP
Talento Humano TH
Gestión Financiera GF
Gestión de Compras GC
Gestión de Mantenimiento GM

Identificación del tipo de documento:

TIPO DE DOCUMENTO IDENTIFICACION


Manual MA
Caracterización de Proceso CP
Procedimiento PR
Instrucciones de trabajo IN
Formatos/Registros F
Documentos de apoyo DA

Ejemplo: Se utiliza la Línea para dar continuidad a la identificación.

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Página

DE PR 01
Código Proceso: Tipo de documento: Consecutivo:
Direccionamiento Estratégico Procedimiento Primero

Ejemplo DE-PR-01 – MEDICION Y SEGUIMIENTO

7.6.2 Control de Cambios:

Se registra el cambio generado al documento de acuerdo al Numeral 9 de control de cambios de los documentos
del SG SST.

7.6.3 Almacenamiento:

Se debe tener en cuenta la persona responsable del almacenamiento, la versión del registro y el lugar donde se va
a guardar por ejemplo: carpeta documentos obsoletos, manual de gestión, entre otros.

7.6.4 Protección:

Se debe especificar la forma con la cual se protege el registro que se va a utilizar, ejemplo: carpetas, binder, back
up, entre otros.

7.6.5 Recuperación:

Se define la forma como se van a buscar los registros una vez se hayan archivados ejemplo: (códigos, fechas,
consecutivo, cronológico, etc.).

7.6.6 Tiempo de Retención:

Para el tiempo de retención se debe tener en cuenta el tiempo que se debe guardar en archivo activo y los tiempos
son definidos por el responsable del registro teniendo en cuenta: disposiciones legales, requisitos de clientes,
requisitos de la organización, entre otros.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados
a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la cxxxx

1. Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los
exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, por parte del proveedor asignado.

2. Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
visiometrias, audiometrías, y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud
de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia
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y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo; y,

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, la xxxxx Establece el tiempo de retención de 3 años de acuerdo a lo
establecido en el LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA., después de este tiempo la
organización debe garantizar la disposición Final.

7.6.7 Disposición Final de los Documentos

El tratamiento que se le da al registro una vez no se necesite en archivo inactivo, ejemplo: destrucción, Reciclaje
entre otros. Todo registro impreso una vez cumplido el periodo de almacenamiento en el área de Archivo deberá
destruirse considerándose para destrucción y/o Reciclaje entre otros.

7.6.8 Recuperabilidad:

La recuperabilidad de la información de los registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
Se realizara por trazabilidad.

7.6.9 Protección:

Para la protección de los registros contra aspectos Ambientales como humedad, incendio etc, que puedan afectar
la integridad de los mismos se tiene en cuenta:

 Las áreas de archivo de los registros físicos deben ubicarse en gavetas separadas del suelo o en
archivadores para proteger las carpetas y AZ.
 Los registros siempre deben archivarse utilizando Fólder, carpetas de acuerdo a lo establecido por Gestión
Documental, no deben archivarse sueltos.

7.7 Backups

Se conservaran Backups de acuerdo a:

Los Backups realizados al DRIVE, son realizados semanalmente por el coordinador de HSEQ.

La información de los trabajadores que tienen PC, Se identificaran los archivos magnéticos con el mes y el área a
la cual pertenecen, el archivo de estos backups es responsabilidad del COORDINADOR de HSEQ y se dispone de
un disco duro de capacidad para 1 tera.

7.8 Documentos de Origen Externo

Se consideran como documento de origen externo: especificaciones, leyes, normas entre otros.

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Es responsabilidad de cada responsable del área, identificar y registrar dichos documentos en el formato control
de documentos externos además de mantenerlos actualizados. De ser necesario distribuirlos el responsable de
cada área será quien decida.

7.9 Documentos Externos Obsoletos

Si por alguna razón hay necesidad de conservar estos documentos, deben identificarse como obsoletos, para
evitar su uso no previsto.

7.10 Seguridad de los documentos publicados en DRIVE

Los documentos agregados a las biblioteca de documentos de la Plataforma Documental se encuentran en formato
WORD o PDF con las restricciones y bloqueos para impresión, edición y copiado, clave que es asignada desde la
publicación del documento por el área de HSEQ; a excepción de los documentos utilizados para registros como
formatos, instructivos, encuestas y fichas de recomendaciones se publicaran sin éste tipo de restricción con el fin
de permitir el descargue, impresión o auto-registro de los mismos directamente en la Plataforma. Ningún
funcionario podrá realizar modificaciones documentales, sin embargo podrá realizar sugerencias de cambios
mediante la plataforma y/o en la oficina de HSEQ.

7.10.1 Preservación de la Información Documentada

La plataforma Documental en DRIVE del correo de coordinacionhseq@serviconstruccionespj.com se someterá a


un proceso semanal de conservación de información mediante la generación de copias de seguridad del total de
las bibliotecas virtuales (copiado en discos DVD ROM), garantizando de esta forma la preservación y oportunidad
de respuesta de atención documental frente a cualquier siniestro o evento adverso presentado; la ejecución de éste
procedimiento estará a cargo del coordinador de HSEQ, el cual debe realizar la copia respaldo de seguridad deberá
verificar el cronograma respectivo y dejar registro de la ejecución de la actividad en la bitácora para tal fin “Control
de Backups”.

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS

TH-F-004 Registro de Asistencia


HS-F-067 Solicitud Elaboración, Modificación o Eliminación de documentos internos del SGI
HS-F-029 Listado Maestro de información documentada
HS-PR-001 Guía para el Diseño de un procedimiento.
Planilla de Control de Backup.

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9. CONTROL DE CAMBIOS Y FIRMAS

VERSION FECHA IDENTIFICACION DE CAMBIOS

1 14-03-2016 Creación del documento.


Actualización del Documento, se incluyen los criterios establecidos
en el Art 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
2 02-03-2017 Se incluyen los requisitos generales para la actualización del listado
maestro de información documentada.
Se modificó el modelo del procedimiento de acuerdo a documento
de apoyo cód. HS-DA-022.

Elaboró Revisó Aprobó

Cargo Cargo Cargo


Coordinador HSEQ Representante legal Representante legal

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