Código PROC-SGC-001

CONTROL DE DOCUMENTOS Versión 00

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1. OBJETIVO

Definir el método para asegurar el adecuado control de los documentos pertenecientes

al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Procesos Metálicos Hinostroza S.A.C.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Procesos
Metálicos Hinostroza S.A.C. desde su elaboración, desarrollo, aprobación, distribución,
adecuación, sus cambios, hasta su archivamiento por la emisión de una nueva versión,
garantizando así la eficacia y mejora continua del SGC.

3. DEFINICIONES

 Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte.

 Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad: Se incluye dentro de este

concepto a los documentos que están relacionados con el Sistema de Calidad,
tales como: Manuales de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Especificaciones
Técnicas, Formatos, Registros y otros.

 Documento de Origen Externo: Son aquellos documentos proporcionados por

el Cliente u otra parte interesada, relacionado directamente con el SGC, que sea
necesario para el mejor desarrollo del Sistema. Estos documentos deben ser
controlados.

 Archivo: Lugar físico o electrónico, donde se guardan los diferentes documentos.

También se entiende como la labor de conservar los documentos.

 Copia Controlada: Son todos los documentos generados que forman parte del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), cuyo uso está restringido al
responsable del proceso. Se identifica en la primera hoja como COPIA
CONTROLADA, indicando el nombre del documento, código, número de revisión,
fecha, numero de copia controlada y destinatario (función) a la que ha sido
asignada.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

Cargo Cargo Cargo
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 Documento No Controlado: Son aquellos que no son controlados en su

distribución y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original
sufra cambio.

 Formato: Documento que contiene una estructura determinada con espacios en

blanco para ser llenados con información variable. Al formato llenado se le
considera un registro.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas. Se controlan de acuerdo al procedimiento
“Control de Registros”.

 Procedimiento Operativo: Documento que describe la forma de llevar a cabo

una actividad o proceso, mediante una secuencia ordenada de acciones.

 Procedimiento de Gestión: Documento destinado a establecer la sucesión de

pasos para la correcta realización de las diligencias en la empresa.

 Instructivo: Documento que contiene indicaciones muy precisas como enseñar

el manejo de una tarea.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

 Norma ISO 9000:2005 – Vocabulario

 Norma ISO 9001:2008 – Requisitos

5. RESPONSABLES

El representante de la Alta Dirección (RED), es responsable de implementar el

presente procedimiento en las áreas involucradas con el Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC) y de supervisar el cumplimiento del mismo.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Elaboración de los Documentos

El Representante de la Alta Dirección designara a la persona encargada de la

elaboración o modificación del documento (cuando presente observaciones), para

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

Cargo Cargo Cargo
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después proceder a revisar dichos documentos antes de la aprobación por parte

del Gerente de Operaciones.

Cada documento se debe codificar de la siguiente manera:

Encabezado de página en el documento:

Código XXX-YY-ZZ
NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión WW
Página A de B

Dónde:

XXX: Tipo de documento, según la lista:

MAN : Manual.
PLN : Plan.
PROC : Procedimiento.
INST : Instructivo.

YYY: Señala simplificadamente el nombre del proceso donde proviene el

documento.

SGC : Sistema de Gestión de la Calidad.

QC : Control de Calidad.
ZZ: Correlativo del documento.
WW: Indica la versión del documento, la numeración inicia desde 00.
A y B: Son los números de páginas vs el total de páginas del documento.

Control de emisión
Se detalla en la parte inferior del documento el nombre, cargo y firma de los
responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento. (Ver 6.3)

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

Cargo Cargo Cargo

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

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6.2. Estructura

Los procedimientos e instructivos se redactaran respetando la siguiente estructura:

1. OBJETIVO

El alcance, enuncia explícitamente a que elemento, actividad, proceso, instalación, debe

aplicarse el procedimiento.

2. ALCANCE

El objetivo, establece la razón de ser del documento y el beneficio de su aplicación.

3. DEFINICIONES

Incluye términos específicos que se incluyen en el documento y cuya definición servirá para
facilitar la comprensión y ejecución del mismo. De no tener ninguna definición se colocará “No
aplicable”.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

Se especifica el código y/o nombre de los documentos relacionados con la aplicación del
procedimiento.

5. RESPONSABLES

Se describe el nombre del puesto del responsable del proceso o actividad.

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Se describen secuencialmente los pasos a seguir y los responsables para cumplir con el
objetivo y alcance previsto.

En algunos casos se presentan flujo-gramas.

7. REGISTROS

Se especifica el código y nombre de los registros referenciados en el documento.

8. ANEXO

Puede incluir diagramas, gráficos, formatos, uso de programa informático, entre otros.

6.3. Revisión y Aprobación

Los documentos elaborados son revisados y aprobados por la autoridad

correspondiente de la siguiente manera:
DOCUMENTO DEL SGC NIVEL DE REVISION NIVEL DE APROBACION

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

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Política de Calidad
Objetivos de Calidad,
Gerente de Operaciones Gerencia General
Manual de Calidad, Planes de Mejora y
Mapa de Procesos.

Procedimientos de Gestión del SGC. Jefe de Calidad Gerente de Operaciones

Procedimientos e Instructivos
Responsable del Proceso,
Operativos, Formatos, Diagramas de Gerente de Área
Jefe de Área
Flujo.

En el caso de ser observado y no aprobado por el nivel correspondiente, o si el

documento no está adecuado a lo establecido por el presente procedimiento, el
Jefe de Calidad, realiza las coordinaciones necesarias para que se efectúen las
modificaciones que pudieran resultar de la revisión de la autoridad
correspondiente.
Una vez aprobado el documento, el Jefe de Calidad codificará el documento e
indicará la versión en que entra en vigencia (ver sección 6.1).
El Jefe de Calidad incluirá el documento en la Lista Maestra de Control de
Documentos de Calidad con código PROMHIN-SGC-001 en medio electrónico.

6.4. Distribución de Copias Controladas

Una vez aprobado el documento, el Jefe de Calidad entrega copias controladas en

medio físico a las áreas correspondientes, el documento es sellado de color rojo
con la frase “COPIA CONTROLADA N°….”, el número de control y distribución de
las copias controladas se registra en la Lista de Control de Distribución de
Documentos de Calidad con código PROMHIN-SGC-002 en medio electrónico.

Nota: El documento original es conservado por el Jefe de Calidad.

Nota: La reproducción de copias controladas no está permitida.

Los usuarios responsables devolverán los documentos de la revisión anterior

(cuando se trate de un documento antiguo), previniendo así el uso no intencionado
de un documento obsoleto.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

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Cualquier persona involucrada con el Sistema de Gestión de Calidad que requiera

una copia controlada solicitara al Jefe de Calidad, quien en coordinación con el
Representante de la Alta Dirección, entrega si lo cree conveniente el documento
colocado un sello de color negro con la frase “COPIA NO CONTROLADA”.

6.5. Control de Cambios

Cuando se realice una modificación o una omisión del contenido de un párrafo de

un documento, se identifica con una línea vertical al margen derecho del texto que
ha sido modificado.

Nota: Solo en el caso de Diagramas de Flujos el cambio se identificara; subrayado

y cursiva.

6.6. Control de Formatos

Los formatos emitidos por las áreas serán revisados y aprobados por el Jefe o
Gerente del área responsable.

El formato revisado y aprobado será actualizado; y conservado por el Jefe de

Calidad.

Los cambios de los formatos serán a través de las versiones (iniciando desde 00) y
los obsoletos serán archivados físicamente para identificar los cambios.

6.7. Documentos Externos

Los documentos que son necesarios para el funcionamiento del SGC, pero que
pertenecen a instituciones diferentes a Soluciones Integrales en Ingeniería de la
Construcción S.A.C., se encuentran identificados en la Lista de Control de
Documentos Externos con código PROMHIN-SGC-003.

Cuando sea necesario, los responsables de los procesos deberán mantener los
documentos de procedencia externa (documentos fuera del alcance del Sistema
de Gestión de la Calidad, emitidos por entidades fuera de la empresa como Leyes
o Decretos Legales, reglamentos, manuales, estatutos, normas técnicas, etc.).

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

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Los documentos de procedencia externa serán identificados por su nombre o título.

Los encargados de cada proceso también serán responsables de adquirir la nueva

versión del documento externo, en el caso que sea necesario, procediendo a
retirar la versión anterior.

6.8. Actualización de Documentos

La organización cumpliendo con la mejora continua del SGC, establece que la

frecuencia, actualización y aprobación de los documentos se realizará de la
siguiente manera:

Responsable de
Documento Frecuencia Aprobación
Actualización
Plan de Gestión de
Bienal. RED Gerente General.
Calidad.
Gerente General.
Política de Calidad. Bienal. RED
Jefe de Calidad.
RED
Procedimientos
Anual. Jefe ó Supervisor de Gerente de Operaciones.
Operativos de Calidad.
Área
Procedimientos de
Anual. RED Gerente de Operaciones.
Gestión de Calidad.
RED
Instructivos de Calidad. Anual. Jefe ó Supervisor de Gerente de Operaciones.
Área

7. REGISTROS

 Lista Maestra de Control de Documentos de Calidad PROMHIN-SGC-001

 Lista de Control de Distribución de Documentos PROMHIN-SGC-002
 Lista de Control de Documentos Externos PROMHIN-SGC-003

8. ANEXOS

No Aplicable.

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

Cargo Cargo Cargo