CÓDIGO: XXX-SIG-

MANUAL CDR-P01
Versión: 01
Fecha: 24/10/12
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1. OBJETIVO
Asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de Calidad estén
adecuadamente elaborados, revisados y aprobados. Establecer un mecanismo para
la identificación, almacenamiento, recuperación, protección, tiempo de conservación y
disposición de los documentos y registros de calidad físicos y electrónicos.

2. ALCANCE
Se aplica a todos los documentos y registros referidos al Sistema de Gestión de
calidad de SIG de los diferentes procesos de la Empresa XXXXX y Compañía
S.C.R.L

3. RESPONSABILIDAD
El Representante de la Dirección se encargará de cumplir y hacer cumplir el presente
procedimiento asegurando su implementación y control respectivo. Asimismo, todos
los miembros de la organización son responsables de cumplir lo establecido en el
presente procedimiento.

Cada integrante de la organización es responsable de mantener sus registros

actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros,
con el fin de evitar su deterioro.

4. DEFINICIONES

SIG: SISTEMA INTEGRADA DE GESTION.

Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.
Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como
resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro.
Copia controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG, identificados con un
sello de copia controlada y asignados a una persona o procesos, para su uso y
aplicación correspondiente.
Copia no controlada: Copia de los documentos del SIG, que son impresos con fines
didácticos o de revisión, llevarán el sello de “copia no controlada”.
Documento externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del
sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por ejemplo las
leyes, normas, reglamentos.
Copia obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por actualización de la
información.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Manual de SIG

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin la autorización del Representante
de la Dirección.
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6. PROCEDIMIENTO
6.1. Control de Documentos

6.1.1. Redacción:
 El elaborador prepara el documento respetando las disposiciones del
presente procedimiento.
 En esta etapa, el elaborador debe consultar a las áreas involucradas
y llegar a acuerdos que aseguren la efectiva implementación del
documento.
 En los procedimientos e instrucciones de trabajo se puede utilizar
diagramas de flujo para facilitar la descripción de los mismos.
 Para identificar un documento se utiliza el Nombre del documento y el
número de la versión. Un documento nuevo lleva el número de
versión 01 y cuando este documento se modifique será versión 02 y
así sucesivamente.
 Actualmente, los documentos llevarán en el encabezado el logo de la
empresa conjuntamente con las características adjuntas en el
presente gráfico:

CÓDIGO:

Versión:
Fecha:
- TITULO DEL DOCUMENTO -
Página:

6.1.2. Revisión:
 El responsable de la revisión verifica que el documento cumpla con
las disposiciones del presente procedimiento, con la política de
calidad, con la Norma SIG y que sea consistente con los demás
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 El responsable de la revisión, verifica la exactitud e integridad del
borrador, así como la continuidad y estilo de redacción del
documento.
 Si el responsable de la revisión no esta de acuerdo con el
documento, debe devolverlo al elaborador indicándole sus
observaciones y sugerencias.

6.1.3. Aprobación:
 El aprobador revisa que el documento cumpla con su objetivo y
autoriza su implementación.
 Si el aprobador no esta de acuerdo con el documento, debe
devolverlo al elaborador indicándole sus observaciones y
sugerencias.
 En la tabla 1, se muestra la autoridad y responsabilidad en la
elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema de
Calidad.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Prohibida la Reproducción Total o Parcial de este documento sin la autorización del Representante
de la Dirección.
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6.1.4. Publicación:
 El Representante de la Dirección es responsable de controlar los
documentos en la Organización y es responsable de distribuir las
copias controladas de los documentos.
 El representante de la dirección conserva el original de los
documentos aprobados elaborado por Gerencia.
 Las copias controladas se identifican con un sello de COPIA
CONTROLADA.
 Antes de distribuir las copias controladas, el Representante de la
Dirección las registra en el Control de Copias Controladas.
 El Representante de la Dirección, destruye las copias obsoletas. Y
conserva el original anterior a la versión vigente, identificándolo con
un sello que indica DOCUMENTO OBSOLETO en todas sus páginas.
 Respecto a los documentos obsoletos, solo se conserva el original
por un periodo de 2 años, y las copias controladas obsoletas se
destruyen.
 El Representante de la Dirección mantiene actualizada 2 listas de
documentos (lista maestra de documentos y registro) en las cuales se
encuentran los documentos vigentes del Sistema de la Calidad bajo
su responsabilidad.
6.1.5. Implementación:
 El elaborador es responsable de capacitar a los usuarios en la
implementación del documento.
 Los usuarios deben implementar lo dispuesto en el documento y
mantenerlo disponible en los lugares donde se llevan a cabo las
actividades.
6.1.6. Cambios a los documentos:
 Los usuarios, tienen la responsabilidad de solicitar al elaborador
cambios en el documento cuando sea necesario.
 Si la solicitud es aceptada, el elaborador prepara una nueva versión
en la cual se señala el cambio en letra cursiva y negrita.

6.2. Control de Registros

6.2.1. Llenado de los Registros:

 Algunos registros de calidad figuran escritos a mano llenados en
forma legible. Cuando sea necesario corregir la información de un
Registro de Calidad, dicha corrección debe ser refrendada por la
persona que llenó dicho registro de Calidad, firmando en
observaciones la corrección efectuada. Existen otros registros que
están en virtual.

6.2.2. Identificación
 Los registros de Calidad se identifican por nombre y/o código.

6.2.3. Clasificación:
 Los registros de Calidad se clasifican por:
o Fecha
o Número Correlativo
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o Por Gerencias de Área

6.2.4. Almacenamiento:
 Los registros de Calidad se almacenan en cada lugar de trabajo o en
la memoria de la computadora del usuario.

6.2.5. Recuperación ( Acceso):

 El usuario de cada Registro, puede dar autorización para el uso de
sus registros de calidad al miembro de la organización que lo
requiera.

6.2.6. Protección:
 Los Registros de Calidad se conservan en files debidamente forrados
y etiquetados en cada uno de los ambientes de trabajo y/o en un USB
sólo donde se encuentre los procedimientos y registros.

6.2.7. Tiempo de Retención:

 Los Registros de Calidad se conservan activos durante su vigencia.

6.2.8. Disposición de los Registros de Calidad:

 Los Registros de Calidad una vez terminado su período de vigencia,
son destruidos o pasan al archivo muerto.

7. ANEXOS

Tabla Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los

Documentos del M-SIG

Documento Elabora Revisa Aprueba

Representante
Manual SIG Gerente General Gerente General
de la Dirección

Política y Objetivos de la Representante

Gerente General Gerente General
Calidad de la Dirección

Cualquier
Procedimientos/
integrante de la Gerente General Gerente General
Instructivos/ Formatos
organización

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Tabla Nº 2: Codificación de la Documentación

Código Significado

XXX - SIG Manual de SIG

XXX Primeras letras del nombre de la Empresa

P Procedimiento
F Formato
I Instructivo
D Documento
NN Número del documento.

Identificación de Documentos pertenecientes a los documentos:

Compras COMP
Producción PROD
Ventas VENT
Recursos Humanos RRHH
Revisión de la Dirección RD
Auditoría Interna AI
Planificación de objetivos de Calidad PO
Recursos Físicos RF
Mantenimiento MANT
Limpieza LIMP
Control de documentos y registros CDR
Verificación VERI
Producto no Conforme PNC
Herramientas de Mejora HM
Diseño y Desarrollo de Productos DDP
Control de Plagas CPLAG
Evacuación de Desechos DESE
Trazabilidad TRAZ

8. REGISTROS

 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS XXX-CDR-F01

 CONTROL DE REGISTROS XXX-CDR-F02
 CONTROL DE COPIAS XXX-CDR-F03

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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