Código: P-BPA-011

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Revisión: 01

DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de aprobación: 03/05/21

1. OBJETIVO
Este procedimiento establece el mecanismo para mantener el control relacionado con la
documentación, revisión, aprobación, distribución, modificación, identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición, de toda la documentación del sistema de
calidad de la empresa.

2. ALCANCE
Se aplica a todos los documentos de calidad, manuales de calidad, Procedimientos, formatos
requisitos legales entre otros.

3. DEFINICIONES

 Copia Controlada: Copias impresas de los documentos vigentes del Sistema de Gestión
Integrado, que tienen las firmas de las personas que los han elaborado, revisado y aprobado,
y que están asignados a una persona o área, para su uso y aplicación correspondiente.
 Copia No Controlada: Copia impresa de los documentos vigentes del Sistema de Gestión
Integrado, la cual no contiene las firmas de elaboración, revisión y aprobación debido a que
se han impreso con fines de estudio.

4. RESPONSABLES
 Gerentes y cualquier integrante de la organización.

5. DESARROLLO
5.1 Elaboración
a) La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión de calidad, puede
generarse en cualquier área de la Empresa a iniciativa de cualquier integrante de la organización.
Esta persona elaborará un borrador del documento y lo entregará al Gerente para su revisión y
aprobación respectiva.
b) Los documentos de la organización tendrán una estructura uniforme y clara; serán considerados
en su presentación el logo de la empresa, el nombre del documento, código de identificación,
fecha de aprobación, estado de la última versión nombres y cargos de las personas que los han
elaborado (cuando aplique), revisado (cuando aplique) y aprobado.

5.2 Identificación y Autorización de documentos.

5.2.1 La aprobación de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, se realizará en

diferentes niveles de la Empresa de acuerdo al tipo, al alcance del documento y datos
considerados, y al nivel de uso. Los niveles de revisión y aprobación establecidos, son los
siguientes:
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y Código: P-BPA-011
Revisión: 01
REGISTROS

Documento Elabora Revisa Aprueba

Cualquier integrante
Gerente general
Procedimientos de la organización Gerente General

Cualquier integrante
Formatos y Registros Jefes de area Gerente General
de la organización

5.2.2 Toda vez que el documento a sido aprobado el gerente general le asignará el código y
versión y demás información de carácter general que lo identifique. Se asegurará de la
legibilidad del documento y el acceso adecuado del personal a los documentos que les
competen por su labor.
5.2.3 La fecha límite para la revisión y aprobación de documentos y registros son de 07 días
hábiles.

5.2.4 Los códigos se asignarán de acuerdo a las siguientes pautas:

Documento Código Nombre de los documentos

P Procedimiento
R Registro
GG Gerencia General
área al que corresponde el JC Jefe de compras
documento
JA Jefe de almacén
AL Almacén
XX Numero correlativo del documento

5.3 Motivos del cambio o modificación de documentos

5.3.1 Los documentos podrán ser revisados y modificados por las mismas personas que los
elaboraron o por los Gerentes.
5.3.2 Al aprobarse un documento modificado, se identificará claramente cuáles son los cambios
que se han producido. Para el efecto en procedimientos e instructivos, los párrafos
modificados, se detallarán en un cuadro al final del procedimiento.
5.3.3 Los documentos obsoletos serán registrados en físico o en virtual en una carpeta llamada
carpeta obsoleta y estos se conservaran por un periodo de 1 año, luego se procederá a
eliminarlos.
5.3.4 El Gerente, o Jefe de cada área , es responsable de informar a su personal sobre los párrafos
modificados o eliminados del documento, procediendo de ésta manera a la implementación
del mismo.