ETO-SIG-GS-

Código:
PRR-00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Código: TO-SIG-PRR-01
Versión N°: 00
Fecha de elaboración: 26/16/2023
Elaborado por: Supervisor SSOMA
Actualizado por: Revisado por: Aprobada por:

Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo:

Supervisor de SSOMA Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

 ETO-SIG-GS-
Código:
PRR-00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

Control de cambios:

Ítem Fecha: Descripción del cambio Versión

 ETO-SIG-GS-
Código:
PRR-00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

1. Objetivo
Garantizar que la documentación del Sistema de Gestión Integrado sea
establecida, implementada, controlada, permanezca disponible y sea
actualizada en los puntos de uso de la organización.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a la información documentada incluida en el Sistema
de Gestión Integrado de la organización “Transportes Olimpus E.I.R.L.”.
3. Definiciones
3.1. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte
puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una conclusión de estos.
3.2. Documento de Gestión: Documento no operacional que describe las
actividades necesarias para el desarrollo del Sistema de Gestión de la
organización “Transportes Olimpus E.I.R.L”.
3.3. Formato: Método sobre el cual se describen o almacenen datos y/o
información
3.4. Información: Datos que posee significado.
3.5. Copia física: Es todo documento que se va a encontrar impreso y
almacenado.
3.6. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
4. Responsabilidades
4.1. Gerencia General: Es responsable de revisar y/o aprobar los
documentos después que hayan sido trabajados por el personal
capacitado en supervisión
4.2. Supervisor SSOMA: Personal capacitado para poder encargarse de la
implementación del Sistema de Gestión Integrado.
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Fecha: 26/06/2023

5. Procedimiento

Nro. Etapa Descripción

1 Si el supervisor identifica la necesidad de

elaborar o modificar un documento comunica

Identificación y evaluación de al Gerente General, para verificar y evaluar la

la elaboración o modificación conveniencia de elaborado o modificado.

de documentos Si no hubiese ningún inconveniente el

Supervisor procederá a la elaboración o
modificación de dicho documento.

2 El Gerente General identifica el nuevo

documento a través de la codificación del
documento y entrega este código al
supervisor.

El responsable de la elaboración realiza el

Elaboración o modificación del borrador del documento, teniendo en cuenta
documento los lineamientos establecidos por la empresa,
luego lo envía para su revisión.

Si el documento ha sido modificado, el

supervisor describe los cambios en la carátula
(Hoja de actualización del documento)
indicando la fecha del cambio.

3 Revisión del documento El documento es remitido para su revisión al

Gerente General. Esta revisión del documento
asegura que el contenido del documento es
adecuado para el cumplimiento de su objetivo
y satisface las necesidades de los usuarios en
lo que respecta transmisión de la información,
estructura lógica, claridad y objetividad.

Si se presentan observaciones al documento,

este será devuelto al supervisor para la
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modificación correspondiente.

4 Subsanadas las observaciones el supervisor

entrega al Gerente General para la
verificación de la edición final y para el ingreso
del documento en la lista maestra de
Aprobación del documento documentos.

El responsable de la aprobación asegura que

lo escrito en el documento es lo que se debe
hacer para el logro de los objetivos.

5 Una vez aprobado el documento, el Gerente

General lo imprime y lo circula para las
respectivas firmas de los responsables de la
Circulación del documento para elaboración, revisión y aprobación del
las firmas respectivas documento.

El firmar los documentos es señal de

aprobación de los mismos.

6 Una vez aprobado el documento, el Gerente

General identifica quienes necesitan contar
con una copia del documento y las entrega a
las áreas correspondientes.

Las copias físicas y/o electrónicas controladas

Distribución del documento
se identifican por contar con un sello diferente
al color negro en la página inicial o carátula
que dice COPIA CONTROLADA.

Las copias electrónicas estarán protegidas y

no podrán ser modificadas.

7 El documento original aprobado en medio

físico es conservado y almacenado por el
Almacenamiento y
Gerente General.
conservación de documentos
Los documentos obsoletos serán eliminados,
siempre en cuando no sea necesario su
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
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conservación.

6. Lineamientos para el control de documentos

6.1. Carátula

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código:
Versión N°: 01
Fecha de elaboración: 3/09/2021
Elaborado por: Supervisor SSOMA
Actualizado por: Revisado por: Aprobada por:

Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo:

Supervisor SSOMA Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

6.2. Encabezado

Código:
Versión
NOMBRE DEL DOCUMENTO 00
:
26/06/202
Fecha:
3

6.3. Codificación

QQQ – WWW – XX – YYY – ZZ

ETO: Iniciales de Número

la organización correlativo:
Transportes SIG: Sistema Empieza en 00
Olimpus E.I.R.L. Integrado de
Gestión

Abreviatura: Abreviatura
Gestión Ambiental: GA del documento
Gestión de Calidad: GC (Tabla 1)
Gestión de Seguridad: GS

Tabla 1: Abreviatura del documento

TIPO DE
ABREVIATURA
DOCUMENTO

Política POL
Organigrama ORG
Perfil de puesto PER
Procedimiento PR
Plan PLA
Programa PG
Formato FT
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Línea Base LB

Matriz de MOM
objetivos y metas
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
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6.4. Versión
N N

0 0
6.5. Control de cambios

Código:
Versión N°: 00
Fecha de elaboración: 26/06/2023
Elaborado por: Supervisor de SSOMA
Actualizado por: Revisado por: Aprobada por:

Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Mientras el documento no tenga control de cambios, se deberá mantener la carátula

inicial del documento.

La nueva carátula quedará de la siguiente manera.

Nota 1: Es importante añadir un punto luego de la carátula a los documentos en el cual

se mencionará el cambio específico que se realizó en cada documento luego del
cambio de la versión y presentará el siguiente cuadro:

Ítem Fecha Descripción del cambio Versión

 ETO-SIG-GS-
Código:
PRR-00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

Código
:
Versión
NOMBRE EL DOCUMENTO 01
:
03/09/202
Fecha:
1

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código:
Versión N°: 00
Fecha de elaboración: 26/06/2023
Elaborado por: Supervisor SSOMA
Actualizado por: Revisado por: Aprobada por:

Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo:

Supervisor de SSOMA Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 00
Fecha: 26/06/2023

6.6. Restricciones

Para el presente Sistema Integrado de Gestión existirán algunas restricciones

respecto al uso de carátulas en algunos documentos y son los siguiente:

 Lista de verificación.
 Fichas de proceso.
 FODA.
 Matríz PESTEL
 Matríz de partes Interesadas.
 Matríz de objetivos, metas e indicadores.
 Programa de monitoreo ocupaciones y ambiental.
 Programa de capacitaciones.
 IPERC.
 Matriz de aspectos e impactos ambientales.