SG-SST-PR-06

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
Versión 1
INFORMACION DOCUMENTADA
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1. OBJETIVO

Definir la documentación que conforman los Sistemas de Gestión de CONJUNTO

RESIDENCIAL BANDERAS, Los controles para emitir, revisar, aprobar y
actualizar los documentos internos; la identificación de los cambios y estado de la
versión vigente de los documentos; la disposición, disponibilidad, legibilidad,
control, distribución, de los documentos, el manejo e identificación de documentos
obsoletos, y los responsables de la documentación.

Definir la documentación que conforma los Sistemas de Gestión de CONJUNTO

RESIDENCIAL BANDERAS, Los controles para emitir, revisar, aprobar y
actualizar los documentos internos; la identificación de los cambios y el estado de
la versión vigente de los documentos; la disposición, disponibilidad, legibilidad,
identificación, control, distribución de los documentos, el manejo e identificación de
documentos obsoletos y los responsables de la documentación.

2. ALCANCE

El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado los Sistemas de Gestión de CONJUNTO RESIDENCIAL
BANDERAS

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO 9001, “Sistema de Gestión de la Calidad”. Ultima Versión-.

ISO 14001 “Sistemas de gestión ambiental”. Ultima Versión.
OHSAS 18001 “Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional Última
versión”
ISO 45001: 2018“Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

4. LINEAMIENTOS GENERALES

4.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestión de CONJUNTO RESIDENCIAL

BANDERAS, se clasifican en:

a) Documentos Externos.

b) Documentos Internos:
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 Políticas.
 Objetivos.
 Reglamentos.
 Manuales de Aplicación General.
 Manuales Específicos de Trabajo.
 Procedimientos de Aplicación General.
 Procedimientos Específico de Trabajo.
 Procedimientos Genéricos de Trabajo
 Programas.
 Planes.
 Formatos de aplicación general.
 Formatos Específicos de trabajo.
 Formatos genéricos de trabajo.
 Instructivos
 Listados de control.
 Videos
 Pruebas Teórico-Practicas

4.2 DOCUMENTOS EXTERNOS

Los Documentos Externos son aquellos que genera una organización diferente a
CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS, y que son requeridos por el personal
para desempeñar correctamente sus labores; por ejemplo: Legislación; Leyes,
Decretos, Resoluciones, Otros, Especificaciones técnicas, Planos, Contratos,
Normas Técnicas (NT), Guías Técnicas (GT), Guías Ambientales (GA), Fichas de
Seguridad (FS), Fichas técnicas, etc.

El Líder de Aseguramiento y el Líder SST son responsables de identificar y

controlar los documentos externos requeridos por cada uno de los Sistemas de
Gestión. Los documentos externos aplicables, se identifican y controlan en el LEC-
001-006 Listado de documentos externos.

El coordinador de calidad de cada proyecto es responsable de identificar y

controlar los documentos externos requeridos por cada uno de los Sistemas de
Gestión del proyecto. Los documentos externos aplicables, se identifican y
controlan en el LEC-YYY-006 Listado de documentos externos.

Para el control de documentos externos, el receptor debe notificar (por correo

electrónico o en físico) al coordinador de calidad del proyecto, para que el
documento sea ingresado en el listado de control con el fin de identificarlo
mediante un consecutivo DOC-EXT-XXX, número de versión, responsable, el
control se realizará mediante el monitoreo de los listados. Si existe una nueva
versión u actualización de un documento externo, la persona quien tenga la nueva
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versión notificará nuevamente para que se realice la actualización del listado de

control. La distribución de los documentos quedará en los listados de entrega de
cada proyecto de tal manera quede la evidencia, de la entrega y de la eliminación
de versiones obsoletas. Este formato se almacena en la misma ubicación de los
Listados Específicos de Control LEC.

Nota1: Controlar los documentos implica asegurarse de utilizar la versión vigente

de los documentos internos y externos.

Nota 2: Los documentos externos en medio físico deben ser identificados.

4.2.1. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información que sea entregada por el Cliente para el desarrollo de los
diferentes contratos es de carácter reservado y confidencial. Los estudios,
informes, proyectos, conceptos y en general cualquier documentado elaborado y/o
relacionado no podrá ser reproducido ni divulgada a terceros sin la autorización
previa del cliente.

CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS se comprometen a no divulgar a terceros

o a usar para propósitos distintos del cumplimiento de los trabajos asignados y a
guardar la más estricta reserva sobre toda o cualquier parte de la información que
sea entregada.

Esta obligación de confidencialidad y las responsabilidades que su incumplimiento

genere se extenderá a todos los miembros del personal de CONJUNTO
RESIDENCIAL BANDERAS, subcontratistas, proveedores, y personal vinculado a
los proyectos.

CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS reconoce que todo material confidencial,

técnico o comercial, que reciba durante la ejecución de los trabajos es devolutivo,
incluyendo, pero sin limitarse: mapas, registros, películas, reportes y
comunicaciones en general. Toda Información confidencial escrita será devuelta
de inmediato, previa solicitud por escrito por parte del cliente o, a su discreción
destruida, y no deberán retenerse copias por parte del MONTAJES J.M S.A., sus
representante o cualquier miembro de su la compañía.

4.3. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

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Nota 3: “Para los consorcios, el cliente exige que la documentación se identifique

con el logo alusivo a éste”. Para lo cual se implementa los Sistemas de Gestión
con leves modificaciones en los encabezados (en cuanto el logo y código).

Los documentos internos se identifican mediante los siguientes encabezados:

 Cuando los documentos tienen más de una página se emplea el siguiente

encabezado en cada una de las hojas:

Código
Logo de CONJUNTO
RESIDENCIAL Título del Documento Interno Versión
BANDERAS
Paginación

Ejemplo:

El encabezado estándar para documentos con más de una página es:

PAG-001
Logo de CONJUNTO PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
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RESIDENCIAL BANDERAS DOCUMENTOS Y DATOS
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“
Cuando los documentos están conformados por sólo una página, tiene el
encabezado:

Código
Logo de CONJUNTO
RESIDENCIAL BANDERAS
Título del Documento Interno
Versión

Se recomienda utilizar tipo de letra Arial en negrita, para el título del documento
con tamaño 11. El código, versión y paginación son de tamaño 11.

Los formatos externos y los internos que no se citan ni en los manuales y ni en los
procedimientos de los Sistemas de Gestión de la organización, no requieren llevar
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encabezado, código alfanumérico ni número de versión y por lo tanto no se ejerce

ningún control sobre los cambios de estos formatos.

El código de los documentos internos es alfanumérico y se asigna así:

MI Mantenimiento
I Instructivo
R Revisiones
F Formatos de datos
PR Procedimientos
MT Matriz
P Política
M
A Manual
O Objetivos
IN Informe
ME Maestra
PR Procedimiento

4.4. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Los documentos Internos de la organización, se controlan con el fin de garantizar

que las versiones vigentes estén a disposición del personal que necesita
consultarlas, diligenciarlas y que no se corra el riesgo de utilizar de manera “NO
INTENCIONAL VERSIONES OBSOLETAS” de documentos internos. La
responsabilidad de controlar estos documentos recae en los siguientes
funcionarios:

 Director administrativo
 Auxiliar administrativo

4.5. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CAMBIOS, RETIRO DE

DOCUMENTACIÓN

Las solicitudes de cambios o retiro en documentos internos de aplicación general

las atiende directamente el Líder de cada Sistema de Gestión (Líder de
aseguramiento y líder SST), quienes las evalúan y determinan la conveniencia de
los cambios y puede hacerlas cualquier funcionario de la empresa vía telefónica,
correo electrónico o personalmente.
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Los encargados evalúan la conveniencia del retiro de cualquier documento interno

que recae bajo su responsabilidad y son quienes aprueban las modificaciones en
los documentos internos para su implementación, el personal encargado realizara
los cambios a la documentación interna y actualiza los Sistemas de Gestión
reportando el cambio de versión por medio de notas y la fecha correspondiente en
el SG-SST-ME-1 Maestra-Listado de documentación, e ingresando el archivo en
su correspondiente ubicación dentro del sistema

4.6. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS DE

APLICACIÓN GENERAL

Después de aprobada una solicitud de creación o modificación de un documento

de aplicación general, el Líder del proceso elabora un borrador del documento y lo
somete a la revisión por parte del personal encargado.

Toda copia de un documento cuyo número de versión contenga decimales es un

documento en “borrador” y por lo tanto no debe considerarse vigente.

Una vez obtenido el visto bueno del líder del proceso, y el encargado verifica que
el documento cumpla las disposiciones de los Sistemas de Gestión
correspondiente y aprueba el documento si lo considera conveniente. Las fechas
de revisión y aprobación se registran en el pie de página del documento y en el
listado general de control de documentos se registra con nota el cambio de versión
respectivo.

Cuando se aprueba el documento se genera una nueva versión de un documento

interno de aplicación general, en el cual el número de la versión deja de ser
decimal y pasa al entero siguiente del documento existente. Las copias
controladas de la versión obsoleta se rompen y el archivo en medio magnético se
elimina y se remplaza por copias y archivos de la versión vigente. Para destruir los
documentos obsoletos y reemplazarlos con copias de los documentos vigentes el
encargado cuenta con un plazo de 15 días.

Cuando el cliente solicite manejar la información en sus respectivos formatos se

puede realizar de esta manera siempre y cuando se mantengan este tipo de
archivos.

4.7. SIGNIFICADO DEL SELLO “COPIA CONTROLADA”

Cuando un documento interno de aplicación general lleva impreso el sello “COPIA

CONTROLADA”, significa que se garantiza que el documento consultado
corresponde a la versión vigente.
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Cuando un documento no lleva el sello “COPIA CONTROLADA”, significa que el

usuario debe asegurarse de la vigencia del documento antes de utilizarlo. En estos
casos debe consultarse directamente al encargado. Esto también debe hacerse
con las copias magnéticas de un documento de aplicación general.