Proyecto de investigación de Mercados – Parte 11

“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

Proyecto: La Antigua Ciudad del Sabor

Integrantes:

Angie Pinto
Suaswliel Morales
Sandra Lucía González

Tecnólogo Gestión de Mercados

Ficha: 2281685

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro Atención Sector Agropecuario - CASA
Regional Santander
 PARTE 1. Programación de un evento comercial y diseño de su
campaña de difusión

a. Determinar el tipo de evento a realizar

b. Establecer los requerimientos del evento
c. Construir el presupuesto y la financiación del evento
d. Contratar insumos, materiales y equipos que necesitará
e. Elaborar el protocolo del evento
f. Formular el plan de relaciones públicas del evento
g. Diseñar la campaña de difusión
h. Evaluación

a. Determinar el tipo de evento a realizar

Nuestro evento será de carácter Comercial de Inauguración. Está dirigido a todas

aquellas personas de diversas edades, que les gusta el consumo saludable sin tener
que privarse de disfrutar una rica Comida Rápida acompañada de una deliciosa
bebida.

b. Establecer los requerimientos del evento

1. Nombre del evento

“Fiesta de sábado en la noche”

2. Objetivos
● Inaugurar nuestro Restaurante “La Antigua Ciudad del Sabor” para que sea
reconocido como uno de los mejores sitios que ofrecen comidas rápidas menos
procesadas y más saludables.
● Que nuestros invitados puedan disfrutar del ambiente inolvidable de los años
80 a través de la decoración, música y moda de esta época.
● Crear un espacio divertido donde los asistentes puedan conocer nuestra carta,
ingredientes, salsas, bebidas y puedan degustar nuestras comidas rápidas en
familia.

3. Lugar y fecha
El evento se llevará a cabo en nuestras instalaciones ubicadas en el barrio Chapinero
en Bogotá, el día 7 de Mayo de 04:00 a 09:00 pm.
4. Personal de apoyo y equipo de asesores
En cuanto al personal de apoyo se contratarán dos Animadores- DY dada la jornada
de inauguración del Restaurante, 4 domiciliarios para entrega de pedidos y 4 meseros
que se puedan organizar en turnos y 2 personas de apoyo en preparación de las
comidas.
En relación al equipo de asesores contamos con una experta en Relaciones Públicas,
también se contratará un Community Manager quien tendrá a cargo el diseño, manejo
y seguridad de nuestras Redes Sociales antes, durante el evento y después del
evento.

5. Costo aproximado del evento

Hemos elaborado el presupuesto proyectado para la realización del evento en
$11.450.000 discriminado en los siguientes rubros:

6. Requerimientos de recursos para iniciar operaciones

Dentro de los Requerimientos para que el Restaurante pueda iniciar operaciones
contamos con:
 ● Matrícula Mercantil Vigente
● Inscripción actualizada en Registro Unico Tributario (NIT)
● Permiso uso de suelo
● Licencia de Funcionamiento
● Certificado de manipulación de alimentos
● Señales y elementos de seguridad dentro del establecimiento
● Misión, Visión y Valores Corporativos de la marca visibles al público

Se encuentra en trámite:
● Certificado de Seguridad humana y Protección contra incendios
● Registro sanitario
● Certificado Sayco & Acinpro

8. Diseño de imagen y concepto

● Imagen
 ● Concepto
La Antigua Ciudad del Sabor ofrece a sus clientes comidas rápidas hechas con
ingredientes menos procesados y más saludables: carnes magras artesanales,
salsas hechas en casa con especias, panes y bebidas de excelente calidad;
todo esto al estilo de la inolvidable época de los años 80.

9. Patrocinadores
Para la realización del evento contamos con el apoyo y acompañamiento del
Programa Manos Verdes quienes se encargan de cerrar el ciclo del aceite de cocina
usado y garantizar que se transforme en biocombustible. Recogen el aceite de los
principales restaurantes del país y adicionalmente tienen contenedores de recolección
en más de cien conjuntos residenciales en Bogotá.

La presencia y asesoría de éste Programa nos ayuda a llevar a cabo como Empresa
planes de protección al medio ambiente (especialmente del agua evitando su
contaminación), campañas para el cuidado de la salud de las personas,
sensibilización hacia el consumo responsable y hacer una buena disposición de los
residuos.

d. Insumos, materiales y equipos necesarios para el evento

Una vez realizado el presupuesto del evento se identifican los insumos, materiales y
equipos necesarios que se implementarán en el evento y que juegan un papel de
suma importancia, ya que estos influyen directamente en el éxito de las actividades a
realizar durante dicho evento.

Materiales

● Mostradores de productos.
De exhibición ● Mesas para exhibición de
ingredientes.

● Empaques de cartón
● Papel Parafinado.

● Invitaciones.
Publicitarios ● Volantes.
 ● Afiches.
● Obsequios para los asistentes.

Equipos

De iluminación ● Reflectores LED.

● Micrófono inalámbrico.
● Equipo de sonido.
Para presentación ● Proyector multimedia.

Insumos de alimentos

● Agua.
● Bebidas.
● Hamburguesas.
● Perros calientes.
● Pizzas.
● Salsas.
● Acompañamientos.

Para la contratación de los anteriores insumos, materiales y equipos no se ha incluido

el mobiliario (sillas y mesas) ya que se hará uso de los ya existentes en las
instalaciones del restaurante.

e. Elaborar el protocolo del evento.

Para elaborar el evento de inauguración del restaurante La Antigua Ciudad del Sabor
tenemos los siguientes protocolos:

Protocolo antes del evento:

● Establecer el lugar y el horario en el que se llevará a cabo el evento.

● Enviar notificación con un mes de antelación a invitados especiales, familiares,
amigos cercanos indicando que se debe asistir al evento con un atuendo
recordando los años 80.

● Distribuir el trabajo entre los encargados del evento y que todos conozcan el
programa a desarrollar.

● Revisar las señales de seguridad: Salida de Emergencia, ubicación y estado

del extinguidor, botiquín de primeros auxilios dotado, avisos de No fumar.

● Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.

Checklist del Programa:

 Bienvenida y entrega de manillas a los invitados.
 Apertura del evento.
 Presentar a los patrocinadores y a los invitados especiales.
 Señalar los puntos de Pagos, Información y la ubicación de los baños
del restaurante.
  Inicio de Hora Loca de descuentos.
 Realizar las rifas de cupones de descuento.
 Palabras de agradecimiento por parte del gerente del Restaurante La
Antigua Ciudad del Sabor.
 Cierre del evento por parte del anfitrión.

● Adecuada presentación personal: Todo el personal de apoyo y de la

Organización tendrá atuendo acorde a la temática del evento, se debe definir
previamente este atuendo.

● Tener listos los insumos de los productos que se van a preparar y las
degustaciones.
 ● Exhibición de las salsas propias del Restaurante, tipos de pan usados, con
material que refuerce el concepto de comer divertido y cuidarse a la vez.

Protocolo Durante el evento

● Disponibilidad y atención con los invitados: La Profesional en Relaciones

Públicas estará encargada de monitorear el servicio al cliente, atención y
disponibilidad de todo el personal.
● A medida que los participantes van ingresando recibirán un saludo muy cordial
por parte del anfitrión y se les obsequiará un accesorio: manillas luminosas,
sombreros de colores, guirnaldas etc.

● Comidas hora loca: para este momento nuestras pizzas y bebidas tendrán
una decoración especial muy colorida conservando la naturaleza de sus
ingredientes.

● Stand de material pop: disponibilidad de folletos con temas relacionados al

consumo saludable y los beneficios de consumir carnes magras artesanales.
Protocolo Al Finalizar El Evento

● Hacer una encuesta para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

¿Cómo le parecieron nuestros

productos?
Buenos
Regulares
Malos

¿Qué fue lo que más le gusto del

evento?
Demostración del producto.
Temática del restaurante.
Servicio al cliente.
¿Asistiría a nuestro restaurante en
un futuro?
Sí
Tal vez
 ● Tomarles una foto instantánea con nuestro mural a los asistentes.

● Enviar notas de agradecimiento por la participación en el evento.

f. Formular el plan de relaciones públicas del evento

El restaurante la Antigua ciudad del sabor es un restaurante de comidas rápidas
saludables, tiene pensado realizar un evento para el día de las madres.
Este evento va encaminado a dar a conocer los beneficios de nuestros productos en
el cuidado de comer saludable, a su vez se busca conseguir un mayor impacto en los
medios de comunicación de la ciudad de Bogotá, y que nos permita obtener free press
y llegar así a más consumidores.

Objetivos de las estrategias comunicativas:

● Detallar las distintas herramientas de comunicación que sean efectivas para

llegar al público objetivo.
● Ejecutar una comunicación eficaz, transparente y entendible a cada una de
las personas a las que queremos llegar.
● Definir los indicadores para evaluar nuestro plan de comunicación.

Comunicación Interna:
Empezamos mencionando las acciones con respecto al equipo interno que hará parte
de este gran evento:

● Reuniones
● Circulares sobre el desarrollo de la organización del evento
● Teléfono
● E- mail

Es importante que estos equipos de personas tengan conocimiento sobre la actividad

a realizar y en que se desempeñará cada uno, para evitar contratiempos el día del
evento.

La comunicación con los asistentes:

Cada invitado especial recibirá una tarjeta personalizada con su nombre de forma
física. Esta invitación tendrá un diseño llamativo con el fin de persuadirlos para que
asistan a nuestro evento.
Una vez lanzado el evento, la encargada de relaciones públicas estará coordinando
con los distintos medios: cuñas radiales, impulso en Empresas y universidades. Hacer
perifoneo y ubicar afiches publicitarias en puntos estratégicos de la localidad de
Chapinero y sus alrededores.
Estaremos trabajando paralelamente en las redes sociales para promover nuestra
inauguración.

g. Campaña de difusión
Para difusión de este evento de inauguración se han seleccionado los medios de
comunicación que consideramos más apropiados para cumplir con los objetivos
anteriormente planteados, y los que van más acorde al segmento del mercado del
restaurante.
Nuestra estrategia es combinar tres medios de alto alcance en el mercado.
● Publicidad exterior de circulación: Se dispone de dos tipos de publicidad:
volantes y afiches, los cuales se harán circular en lugares de alta concurrencia de
la localidad de Chapinero.

● Posicionamiento en la web: Haremos uso de la página web del restaurante donde

se publicará el anuncio del evento; y por medio de los perfiles de redes sociales
(Facebook e Instagram) se enviará la invitación a los seguidores.
● Emisoras nacionales y regionales: Nos acercaremos a las emisoras regionales
para contar con el apoyo de la difusión de las cuñas.
Para verificar que se está cumpliendo con el objetivo y que las actividades se están
realizando adecuadamente se creará un plan de seguimiento con las pautas para
cada publicidad.

Medio Nombre de la Fecha Hora Duración

pieza

De 08:00 a.m a 11:30

Publicidad Volantes 25 de Abril 09:00 a.m a.m
exterior de De 02:00 p.m a 06:00
circulación p.m

Afiches 26 de Abril 09:00 a.m 2 semanas

Anuncio
página web 27 de Abril 12:00 p.m Hasta realización del
del evento
restaurante

Anuncio en
perfil de 27 de Abril 06:00 p.m 1 vez por semana
Facebook

Posicionamie Anuncio en 27 de Abril 08:00 p.m Diariamente hasta

nto en la web historias de realización del
Facebook evento

Anuncio en
perfil de 28 de Abril 06:00 p.m 1 vez por semana
Instagram

Anuncio en Diariamente hasta

historias de 28 de Abril 08:00 p.m realización del
Instagram evento

Radio Anuncios 06 de Mayo 12:00 p.m 3 veces por día

en emisora
Olimpica
Stereo

Anuncios en 07 de Mayo 09:00 a.m 2 veces por día

emisora
Olimpica
Stereo

h. Evaluación del evento

Luego de finalizado el evento, se realiza una evaluación de todos los criterios
involucrados en este para conocer si se cumplieron con las metas y objetivos
propuestos, al igual que poder evaluar el desempeño del equipo, entre otros.
La evaluación se llevará a cabo a través de varios medios:

● Para conocer el grado de satisfacción y calidad del servicio se realizará una

encuesta a los asistentes finalizando el evento. En la encuesta se encontrarán
preguntas relacionadas a aspectos como: los stands informativos, productos,
atención y ambiente en general del evento.
● Revisar el movimiento en redes sociales antes, durante y después del evento,
especialmente las participaciones en nuestro hashtag
#FiestaDeSábadoEnLaNoche
● Rentabilidad financiera alcanzada y un balance general de parte de la
Organización.
 PARTE 2. Plan de presentación de productos y servicios

a. Plan de presentación de los productos

El plan de presentación de los productos de nuestro restaurante La Antigua Ciudad

del Sabor consta de la exhibición de cada ingrediente de los productos que
ofrecemos. Esto con el fin de mostrar a los clientes y asistentes al evento las
características, los beneficios, la preparación de cada uno, lo que la diferencia de la
competencia y la calidad de los mismos.
Esta exhibición está apoyada con material que refuerce el concepto de comer
saludable, como posters con información nutricional y beneficios de consumir los
alimentos que se ofrecen en cada uno de nuestros productos.

Presentación individual de ingredientes

Material informativo
 b. Piezas publicitarias para difusión del evento

Volantes y afiches
Redes sociales
En el caso de las imágenes publicitarias para las redes sociales (Facebook e
Instagram) cada imagen debe estar diseñada con las mediciones exactas para estas
aplicaciones.
A continuación, se muestran las especificaciones de los pixeles necesarios para cada
una de las imágenes en las redes sociales.

Instagram Pixeles

Anuncio Publicación Cuadrada 1080 x 1080

Anuncio Publicación Horizontal 1080 x 566

Anuncio Publicación Vertical 1080 x 1350

Anuncio Instagram Stories 1080 x 1920

Facebook Pixeles

Anuncio Publicación estándar 1200 x 628

Anuncio Publicación Horizontal 1080 x 1080

Anuncios en Facebook en columna 1200 x 1200

lateral

Facebook Marketplace 1200 x 1200

Imágenes
 PARTE 3. Celebración de un Contrato Comercial

1. Planear el Proceso de Negociación de acuerdo al Código de ética

La identificación y fomentación de los valores corporativos en una empresa resulta

fundamental ya que estos son los que se transmiten a los grupos de interés de la
empresa, como los clientes y proveedores. Estos valores son los que marcan y
ayudan a formar la imagen de la empresa frente al mercado y los que hacen que esta
se diferencie de la competencia. Calidad, honestidad y transparencia son las bases
de confiabilidad en los procesos de negociación y en general constituyen los valores
corporativos que le dan identidad a nuestro restaurante La Antigua Ciudad del Sabor.

Enfocamos estos valores de la siguiente manera:

Calidad: Nuestros productos son elaborados con altos estándares de calidad y

responden a la iniciativa de consumir comidas rápidas preparadas con ingredientes
más saludables.

Honestidad: Llevar a cabo todas las negociaciones de la manera más honesta,

comunicando nuestras necesidades y las expectativas que tenemos respecto a los
resultados que deseamos obtener por medio de la transacción.

Transparencia: Es la promesa de cumplimiento de todos los acuerdos pactados en

la negociación y estipulados en el Contrato.

Trabajo en equipo: Se fomentará el trabajo en equipo al realizar las negociaciones

de manera que ambas partes podamos cumplir los objetivos propuestos de manera
activa.

Lealtad: Manejar relaciones de respeto y fidelidad durante todo el proceso para

garantizar un buen desarrollo en el vínculo entre el Restaurante como Organización
y sus clientes.
2. Proceso de Negociación

Búsqueda de información
 El Comprador:

 Razón social: Ponqués Andy SAS

 No cuenta con historial de negociaciones con el Restaurante.
 El Comprador desea: adquirir el 40% del negocio Restaurante La Antigua
Ciudad del Sabor para comercializar su línea de porqués hechos con
ingredientes naturales, endulzados con miel e iniciar un portafolio de postres
que también harán parte del consumo saludable.
 Cuenta con todos los registros legales para Comercializar sus productos y
hacer todo tipo de negociaciones o alianzas.
 Ponqués Andy acepta adquirir el 30 o 40% del negocio.

 Negociación:

 Necesidades importantes de ambas partes: llegar a un acuerdo al final de

la negociación donde ambas partes queden conformes.
 Consecuencias para ambos en caso de no cerrar el trato: el Restaurante
La Antigua Ciudad del Sabor no concluye su etapa de crecimiento en el
mercado de comidas saludables; Ponqués Andy SAS no aumentaría sus
clientes y por tanto sus ventas.

 Margen de maniobra o poder de negociación que tendrá el equipo:

 Persona delegada para realizar la negociación y cerrar el trato: directora

de Relaciones Públicas Suaswliel Morales Hernández.
 Persona a quién se debe informar sobre el acontecer del proceso:
Gerente Angie Pinto López.

 Propuesta del Vendedor:

Se ofrece el 40% del Restaurante La Antigua Ciudad del Sabor, ubicado en la ciudad
de Bogotá - Localidad No. 2 de Chapinero por $70.000.000 pesos colombianos.
Se hace entrega del porcentaje indicado luego de treinta (30) días hábiles siguientes
a la firma del contrato.

 Los objetivos de la negociación:

 Vender el 40% del restaurante e invertir el dinero en mejoras para los equipos
e instalaciones del negocio.
 Formar una alianza con el comprador.
 Fortalecer la idea del consumo saludable sin abstenerse de disfrutar una rica
preparación.
En el proceso de negociación, primeramente, se conocen los negociadores, dándose
la bienvenida y presentándose entre ellos.

Se hace uso de material de apoyo como diapositivas para exponer los objetivos de la
negociación y las metas que se desean cumplir.

Se inicia con un tema de actualidad, alejado del tema de negociación para entrar en
confianza y poco a poco llevar la conversación hacia el negocio a realizar.

Una vez concluido éste dialogo, se realiza la primera oferta por parte del comprador,
el cual ofrece adquirir el 40% del restaurante por un precio menor al esperado
$60.000.000, o adquirir el 30% por un valor de $50.000 con entrega del dinero en un
plazo de 90 días hábiles luego de la firmadel contrato.

La contraparte, los vendedores, no aceptan la primera oferta y ofrecen el 40% del

restaurante por $70.000.000, con plazo de entrega del dinero de 60 días hábiles.
Esto teniendo en cuenta la ubicación del Restaurante, su acreditación, el creciente
número de clientes detectados por redes y por aumento en las ventas y
principalmente porque el Restaurante se ha posicionado como una marca
importante en el Mercado del consumo Saludable.

Finalmente se llega a un acuerdo y se cierra la venta, integrando todos los acuerdos

en un documento tipo Contrato de Compra Venta el cual se diligencia con firmas y
se autentica en Notaría, quedando original para el Vendedor y copia para el
comprador.
Diseño de contrato de compra-venta