EVENTO COMERCIAL DE LA EMPRESA PREMIUM FRUIT PULPS

LENIS ADRIANA BARRETOLONDOÑO

IVAN RAMIRO TORRES LOPEZ

TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS

FICHA: 2281984
Buenas tardes mi nombre es
Adriana Barreto le vamos a compartir el procedimiento
para generar un evento comercial, aplicando todos los
parámetros necesarios.
Mi grupo trabaja en Premium Fruit Pulps que es una
empresa dedicada al desarrollo, producción y
comercialización de pulpas de fruta congelada de
excelente calidad.
Buenas tardes soy Iván Torres, el éxito del evento
comercial depende del personal encargado de la
atención del mismo ya que la empresa busca la
fidelización de clientes, por eso debemos tener en
cuenta la calidad del servicio.
Pasos para generar un evento comercial

* DETERMINAR EL TIPO DE EVENTO A REALIZAR

* ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

* CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

* CONTRATAR LOS INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS QUE NECESITARÁ

* ELABORAR EL PROTOCOLO DEL EVENTO

* FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

* DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

* DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

* EVALUACIÓN
 DETERMINAR EL TIPO DE EVENTO A REALIZAR

Nuestra empresa Premium Fruit Pulps ha decidido hacerse participe de la IX

feria empresarial Fruit Attraction, donde lanzara sus nuevos sabores y
presentación de la pulpa de fruta y darle un mayor reconocimiento a la
marca.

El evento se realizara

Lugar: Conferías Bogotá

Dirección: Cra. 37 #24 - 67, Bogotá
Día: Del 6 al 9 de abril
Hora: 8:00AM – 12:00PM
No. Stand: 78
 Para este evento contaremos con el siguiente equipo

• El coordinador: Será la persona encargada de supervisar todas las etapas del evento.
• Asesores comerciales: Serán tres en total, prestaran sus servicios al cliente, atenderán sus
inquietudes y necesidades para ofrecerles el producto adecuado.
• Animador: Será la persona encargada de persuadir a los clientes para que se
acerquen a nuestro stand y conozcan el producto.
• Equipo logístico: Serán los encargados del montaje y desmontaje del evento, del
alquiler del equipo de audio y video y apoyarán en la labor de campo para las
eventualidades que se puedan presentar.
• Técnico: Su función es establecer el cronograma de actividades y preparar a los
vendedores como atender e informar al cliente.
• Personal publicitario: Tiene la función de difundir el evento comercial.
 OBJETIVO DEL EVENTO
Cada vez buscamos la manera de conseguir nuevos clientes y de lograr llegar con nuestros
productos a todos los mercados, es por eso que decidimos invertir parte del presupuesto para
realizar este evento.

OBJETIVO PRINCIPAL DEL EVENTO

Es lograr un mayor reconocimiento de la marca a nivel empresarial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL EVENTO

•Lograr identificar clientes potenciales.
•Lograr realizar ventas y futuras negociaciones.
•Realizar estrategias que nos permitan un mayor reconocimiento de la marca.
•Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
 ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

•Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand,

la ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
•Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos,
banners, tema u objetivos).
•Los productos a exhibir.
•Elementos decorativos y mobiliarios.
•Hacer promociones preventa tales como.
(invitaciones personales, redes sociales, correo directo,
anuncios en revistas, periódicos y radio).
•Promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis.
•Venta directa con ofertas.
CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

El presupuesto estimado para este evento es de $4.805.000

CONTRATAR LOS INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS QUE NECESITARÁ

Estos son los insumo, materiales y equipos que vamos a utilizar para el evento.
 ELABORAR EL PROTOCOLO DEL EVENTO

Se contratara a 4 personas para el tema de logística, 2 personas para la decoración

y 2 para perifoneo y pega de afiches.

Recurso técnico:
•Audiovisuales ( pantalla, sonido, iluminación, video beam, computadores)
•Mobiliario ( mesas, sillas, stand).

Recurso Humano:
•2 Meseros
•Presentador
•2 personas Staff
•2 personas labores varias
Protocolo antes del evento:

•Establecer el lugar y el horario en el que se llevara a cabo el evento.

•Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviado su invitación con anticipación.
•Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.
•Conocer el lugar donde se presentará el producto, personal de seguridad, sitios de información.

Protocolo durante el evento:

•Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
•Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
•Tener una adecuada presentación personal.
•Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
•Ubicarse en la entrada del stand para recibir a las personas invitadas.
•Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.
 Protocolo al finalizar el evento:

•Realizar un acta publica con las conclusiones del evento,

ya que hará llegar a todos participantes.
•Enviar mensaje de agradecimiento por la participación del evento.
•Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.
•Una vez culminado el evento, estaremos brindando a nuestros asistentes
una mesa de pasa bocas y cocteles.
 FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

La empresa Premium Fruit Pulps, ha decidido hacerse participe de una feria empresarial,
lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales, gastronómicas y artísticas. Este evento va
encaminado a dar a conocer los beneficios de nuestro producto, a la vez se busca conseguir un
mayor impacto en los medios de comunicación de la ciudad de Bogotá y que nos permite llegar
a más personas. Es una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número
de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro
producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial.

Objetivos de estrategia comunicativa:

•Definir las distintas herramientas de comunicación que nos sean efectivas para llegar al
público objetivo.
•Realizar una comunicación eficaz, transparente y entendible a cada una de las personas a las que queremos llegar.
•Definir los indicadores para evaluar nuestro plan de comunicación.

Comunicación Interna: Es importante que estos equipos de personas tengan conocimiento sobre la actividad a realizar
para evitar contra tiempos el día del evento. Comenzamos mencionando las acciones con respecto al equipo interno que
hará parte de este gran
evento:
•Reuniones
•E-mail
•Teléfono
•Circulares sobre el desarrollo de la organización del evento

La comunicación con los asistentes:

• Cada persona invitada, recibirá una tarjeta personalizada, con su nombre de forma física.
• Estas invitaciones tendrán un diseño sencillo pero llamativo, con el fin de persuadir a los invitados a que asistan a
dicha actividad.
• Una vez lanzado el evento, la encargada de Relaciones publica estará coordinando con los distintos medios las
visitas periódicas para promover el evento.
Crear contenidos para difusión:
En esta parte, estaremos trabajando muy de la mano con el diseñador gráfico para crear contenido y divulgarlo en
las redes sociales. Se estará diseñando una sección específica para promover la actividad durante las dos últimas semanas
previas al evento; así mismo, nos estaremos tomando las redes sociales del lugar en donde estaremos realizando la feria.

Merchandising: Durante el evento estaremos entregando material POP y muestras de nuestro producto:

•Volantes
•Llaveros
•Muestras
•Catálogo de productos de la empresa

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

•Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Instagram, WhatsApp
•Invitaciones vía email
•Folleto
•Poster
•Cupones
 DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

•Pendones
•Valla móvil
•Cuña radial
•Afiches en los principales almacenes de cadena

EVALUACIÓN

Una vez concluido el evento hay que evaluar si el cliente a obtenido el retorno de inversión, para este caso haremos una
encuesta con 5 preguntas claves según el impacto de marca, el cual la vamos hacer física y online, y este fue el
resultado.
La participación del evento fue del 90% de las personas, se inició a la hora que estaba programada, los gastos
presupuestados no fueron superados, los ingresos son por lo menos del 95% de lo esperado, el 90% de las personas que
asistieron al evento califican el servicio como muy bueno, el 90% de las personas que asistieron al evento se sintieron
satisfechas. En términos generales, podemos decir que nuestro evento supero las expectativas propuestas y si bien es
cierto que hay detalles por mejorar, fueron más las cosas positivas que podemos resaltar. Este resultado se debe a la
buena organización desde que se planteó y aprobó dicha feria. El evento genero una apertura de la marca a nivel
nacional con grandes empresarios interesados en hacer parte de esta nueva tendencia. Incrementando las ventas un 30%
al presupuesto establecido para este nuevo año.
 VENTAJAS

• Conocer nuevos clientes

• Construir reconocimiento de marca
• Mostrar el producto en vivo sobre el funcionamiento y beneficios
• Mayor conocimiento de los clientes
• Fortalecer vínculos con los clientes

DESVENTAJAS

• La inversión puede ser muy grande

• Puede ser que los que visiten el stand nadie compre el producto
• Las personas que asisten al evento no sean nuestro publico objetivo
• Si dejamos de participar en la feria podemos dejar vía libre a nuestra competencia .