AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.

PRESENTADO POR:
KAROL TATIANA VANEGAS GARCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.
1. Determinar el tipo de evento a realizar: feria gastronómica la bella
villa en la ciudad de Ubaté

2. Establecer los requerimientos del evento

requerimientos
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los
stands, la ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners,
tema u objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales,
correo directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras
gratis, etc.
 venta directa con ofertas
 ofrecer degustaciones al público asistente
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

descripción canti valor total

alquiler de mesas 5 $ 20,000 $ 100,000
sillas 10 $ 5,000 $ 50,000
bolsas 250 $ 80 $ 20,000
folletos 120 $ 1,200 $ 144,000
promoción visual 3 $ 45,000 $ 135,000
cuñas 7 $ 6,000 $ 42,000
sonido 1 $ 95,000 $ 95,000
total $ 586,000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

materiales cantidad
portafolio de productos 3
carpa 1
folletos 120
barra de sonido 1
stand 1
5. Elaborar del protocolo del evento
PROTOCOLO DEL EVENTO
Protocolos antes del evento
 Organizar y preparar el plan de desarrollo
 Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay,
el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las
personas invitadas.
 Tener en el mejor orden y vista los productos a ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se
van hacer llegar a todos participantes.
 Agradecer a los asistentes y compradores
 Realizar el respectivo orden y aseo del lugar
6. Formular el plan de relaciones públicas del evento
Anualmente en la ciudad de Ubaté Cundinamarca, conocida como la capital
lechera de Colombia; se realiza una exposición y feria gastronómica donde
se dan a conocer nuevos productos y empresas que distribuyen alimentos
procesados, orgánicos, caseros y de producción. Por esta razón lácteos la
villa decidió participar en la edición del año presente para así dar a conocer
sus productos y generar nuevos canales de distribución y ventas.
OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de lácteos la villa dentro del sector empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 cronograma del evento
tiempo
actividades mes observaciones
sem sem sem sem
1234
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en laferia 8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados,
ponentes y acompañantes. 8 HORAS
Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS
Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
pendones 3 HORAS
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS
7. Diseñar la campaña de difusión

 Se hará principalmente por redes sociales

 Utilización de los medios de comunicación de la región

 folletos

 voz a voz
8. Difundir el evento comercial
El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de
televisión para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros
invitados; garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado
y nos pueda acompañar
9. Evaluación
Ficha monitoreo

 Acta de reunión para evaluar

eventos Fecha 26/07/2018
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
 Asistentes yinna, yesika, Claudia
nombre cargo
Yinna Gerente
Yesica Mercaderísta
Claudia Supervisora
Temas tratados
opiniones de los
clientes
desarrollo general del
evento aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el
evento se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma yinna
Realizada por firma claudia
PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN
Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los
diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.
ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN
La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u
conferencias en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con
los encargados para así puedan obtener suficiente en formación y puedan
llevarse la mejor impresión de la micro empresa.

PÚBLICO
El público base para esta exhibición son los potenciales distribuidores y
mayores compradores.
ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN
Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se
obtenga el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he
innovadores para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de
adquirir nuestro servicio; se realizara una excelente o presentación de esta
forma se verá reflejada la presentación de nuestro servicio.
Celebración de un contrato comercial
• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
• Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un
encuentro sincrónico mediante la utilización de la herramienta
tecnológica Skype o vía Collaborate, esta actividad estar supervisada por
el instructor y cada aprendiz o