CAPITULO 4: EL SISTEMA ADMINISTRATIVO (SASI- VOLPENTESTA)

EL ROL DE LA ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

ADMINISTRACION:

 Función encargada de imprimir la dirección de los pasos a seguir, de asegurar el desarrollo de las
actividades, de fijar sus objetivos y de organizar los recursos con el fin de obtener los resultados
deseados.
 No tiene función propia, y no posee existencia autónoma. Una organización sin administración solo sería
un caos, ya que ella es la encargada de que las personas, el capital y la tecnología se integren dentro de
un sistema con el fin de buscar mismos objetivos.
 Opera con la mayor productividad posible, coordina a las actividades de los subsistemas y las relaciones
con el ambiente.

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 Es práctica, organiza la actividad siguiendo los programas de acción en función de los objetivos que se
buscan.
Como fue avanzando el concepto de administración, hoy en día es denominada como la función que
además de ejercer su rol tradicional de diseñar los programas para prescribir tareas, asume nuevas
labores relacionado con la información y el conocimiento organizacional.

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EL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Función que, por medio de un conjunto integrado de procedimientos, posibilita la obtención de los objetivos
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de la organización.
El termino administrativo se relaciona con actividades que hacen uso de datos o los genera en su
accionar.
Para cumplir los objetivos, la organización requiere como factores fundamentales los productos, la
tecnología, el mercado, el capital y las personas.
LA

Cuando se habla de un CONJUNTO INTEGRADO DE PROCEDIMIENTOS se hace referencia al

eslabonamiento de procedimientos que permitan que las materias primas se encuentren disponibles
cuando sea necesario la fabricación de productos, y estos una vez elaborados, sean entregados al cliente,
cobrando el dinero correspondiente.
FI

Cuando hablamos de PROCEDIMIENTOS, nos referimos a la secuencia de tareas que se realizan en los
distintos puestos de trabajo, con una misma finalidad. Los procedimientos están formados por TAREAS y
estas son los trabajos que se hacen en un puesto, dentro de un procedimiento determinado. Las tareas
están formadas por OPERACONES, que son trabajos individuales en si mismo, que en un conjunto
integran la tarea.


Los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la organización, su interés se basa
en encontrar la solución a los problemas que surjan, poniendo el acento en la decisión. Su diseño debe
darse en base a los objetivos que se buscan alcanzar.
El sistema administrativo es un sistema más al servicio de la organización, por lo tanto, no puede ser
independiente de los objetivos.

FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

El sistema administrativo transmite, registra y conserva los soportes de la información por medio de los
cuales las operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentadamente con el fin
de impulsar el acto físico de la realización de los trabajos.
El sistema realiza la capacitación, elaboración y transmisión de información hacia los centros decisorios,
para que ellos puedan actuar a medida que se opera fuera de los límites de control, aplicando, las medidas
de corrección correspondientes.

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 Como las funciones del sistema se amplían para posibilitar su desarrollo, se debe diferenciar el concepto
de desarrollo del de crecimiento.
El crecimiento tiene que ver con un aumento en tamaño o número, es característico de los organismos que
no tienen propósitos propios. En cambio, al Desarrollo se lo relaciona más con la calidad que con la
cantidad, por lo tanto, es ilimitado. Tanto el crecimiento, como el desarrollo pueden darse el uno sin el otro.
El sistema administrativo deberá facilitar el desarrollo de la organización, en ambientes estables y
cambiantes, por lo que debe poder aprender y adaptarse. Para que esto sea posible se necesita un
sistema de flujo de información continuo y permanente.
El sistema administrativo es el encargado de procesar toda la información de la organización, estando
capacitado para captar la información que se genere en el exterior de la organización.
El sistema administrativo posee otras 3 funciones, que lo obligan a expandir su actividad por fuera de los

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limites organizacionales y son:
❖ Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente.
❖ Tomar las decisiones que sean necesarias.
❖ Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o cambiantes.
Una función no menos importante, actualmente, es la de transformar el conocimiento tácito en explicito,
transformando el conocimiento en un activo organizacional valioso.

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LA EFICIENCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
El sistema debe ser Eficaz, es decir, debe cumplir con los resultados previstos de los objetivos planeados.
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De lo contrario, pondría en peligro la supervivencia de la organización.
Cuando se alcanza la eficacia, el sistema debe ser Eficiente, esto pasa cuando cumple con los aspectos
referidos al costo de operación, velocidad, seguridad, comunicación, etc. Pueden existir los sistemas
eficaces, pero no eficientes.
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Toda organización que quiera alcanzar su desarrollo, debe ser eficiente y útil, por eso, para alcanzar el
máximo nivel de eficiencia los sistemas deben:
➢ Permitir la realización de las tareas administrativas, dentro de plazos adecuados para su ejecución,
con su costo considerable y con alto margen de seguridad.
➢ Obtener periódicamente un resumen estructurados de datos, para proveer a toda la organización
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de información que permita el desarrollo de las actividades y la toma de decisiones.

➢ Promover y alentar los objetivos últimos de la organización, de sus integrantes y de su ambiente.
Para evaluar la eficiencia de los sistemas administrativos, se debe evaluar los siguientes parámetros de
manera conjunta:


✓ Capacidad: velocidad de procesamiento, volumen de trabajo, seguridad en la obtención de datos,

recuperación de la información.
✓ Comunicación: transmisión de la información, permite la coordinación entre sectores.
✓ Costos: relación costo-beneficio, conocimiento de los costos.
✓ Competitividad: buscar y mantener a los clientes, mejorar los acuerdos con los proveedores,
desarrollo de nuevos productos y alejar competidores.
✓ Control Interno: satisfacción de los objetivos con la adecuada protección de los activos, generar
información confiable y promover la eficiencia operativa y la seguridad general.

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y LA INFORMACIÓN

Tanto para concretar trabajos rutinarios, que hacen posible la operatoria de la organización, como para la
determinación de los objetivos, es necesario un flujo de información formalmente establecido, que capte
los datos que surgen de las operaciones, los procese, los transforme, los registre y los transmita a toda la
organización.

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El sistema administrativo es el encargado de administrar esa información y se comporta como un
procesador de ella.

El sistema procesa los datos captados, produciendo salidas que se interpretan, tomándose decisiones
basadas en esa información. Una parte de la información es difundida dentro de la organización, la otra
parte, se usa para confeccionar diversas comunicaciones e informaciones a agentes situados fuera de la
organización.

Todo sistema administrativo depende del flujo de información, organizado bajo el SISTEMA DE
INFORMACION. Este sistema, es el medio por el cual los datos circulan de una persona o sección hacia
otras, proporcionando servicios a todos los demás sistemas y enlazando sus componentes, haciendo que
trabajen de manera eficiente para alcanzar sus objetivos.

Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas administrativos, y su responsabilidad es

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hacer que fluya la información por toda la organización para que se puedan realizar las actividades y se
puedan tomar las decisiones correspondientes.

RELACION ENTRE EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Una primera aproximación se obtiene cuando se observa la información que circula de una parte a otra
dentro de la organización y con su ambiente, ya que hay una existencia de flujos de información que son

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observables por que corresponden a los flujos físicos de elementos.

Las tareas que forman las rutinas operativas básicas, que involucran a los componentes organizacionales
y a los de la organización con los del ambiente, se las denomina TRANSACCIONES. Con el desarrollo de
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estas actividades, se produce la registración con el fin de coordinar la secuencia de tareas y obtener una
base de información que permita desarrollar los procesos de toma de decisiones necesarios para llevar a
cabo la actividad.

Existe una clase de información relacionada con las transacciones rutinarias que se producen en la
organización, que son necesarias para el funcionamiento operativo del sistema administrativo. Esta
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información, de la cual toso sistema depende, constituye la necesidad de que cada tarea que realiza
necesita nueva información operativa.

Ej: en un procedimiento de recepción y entrega de productos, el sistema de información de este sistema

administrativo, tiene la función de captar datos, procesar las transacciones de manera que los datos se
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transformen en información, comunicar esa información, mantener actualizados los archivos y emitir
informes o documentos.


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COMPONENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVOS

La dirección y el sentido de la organización se establecen en sus niveles más altos x medio de la definición
de objetivos, el diseño estratégico y las políticas establecidas que derivan. Pero para que la organización
logre sus propósitos necesita que los niveles medios y bajos, traduzcan sus objetivos en tareas ejecutadas
x sus integrantes usando los recursos disponibles, que permitan realizar los procedimientos básicos
(comprar-pagar-vender-cobrar) y obtener datos sobre ellos, datos que luego se convertirán en información
que circulara x el sistema de información hasta los integrantes, donde ellos convertirán esa información en
conocimientos.

Elementos que componen al sistema administrativo:

1) Conjunto de procedimientos: secuencia de tareas que se realizan en distintos puestos de

trabajo destinado a una misma finalidad

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2) Personas: con su actividad llevan adelante las labores administrativas se encuentran ubicados en
diferentes partes de la organización, ejecutan tareas, toman decisiones, capturan datos, compartes
la información con el resto de la organización, etc.
3) Sistema de Información: flujo de información que se mueve dentro de la estructura formalizada,
posibilitando la realización de tareas, la toma de decisiones, la coordinación entre niveles, el control
sobre las actuaciones y el desempeño de la organización.
4) Recursos: elementos disponibles para la obtención del objetivo. El recurso más asociado en

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estos últimos tiempos es el de la Tecnología Informática. Este componente es el que más afecta en
el comportamiento de los otros.
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EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y LAS NIUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Las nuevas tecnologías afectan impactan en los componentes del sistema:

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❖ Impacto sobre los procedimientos: las nuevas tecnologías permiten eliminar tareas que antes se
realizaban en un procedimiento. La capacidad de los equipos electrónicos les permite reducir,
reorientar y rediseñar los procedimientos
❖ Impacto sobre las personas: se incrementan las necesidades de aprendizaje para poder manejar
las nuevas tecnologías. Los puestos de trabajo deben tener más capacitación acorde con las
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tareas a realizar.
❖ Impacto sobre el sistema de información: posibilitan que los sistemas de información procesen
mayor cantidad de datos, de mayor complejidad; potencian las comunicaciones más eficientes ya
que reduce las limitaciones espaciales y geográficas.


LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Son la secuencia de tareas que se realizan en los distintos puestos de trabajo, con una misma finalidad en
común.

Buscan asegurar el manejo uniforme de las transacciones repetitivas, asegurando que las tareas
rutinarias, se realicen siempre de la misma forma, independientemente de la persona que ejecute esa
tarea.

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