República Bolivariana De Venezuela

Ministerios Del Poder Popular Para La Educación Universitaria, Ciencia y

Tecnología
Universidad Nacional Experimental de la Gran Caracas (UNEXCA)
CREA: Antonio José de Sucre
PNFA Sección: 30232/ TURNO NOCTURNO
Cátedra: Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SINÓPTICO 4

PROFESOR: Autores:

Yrret Ramírez Rondón Robinson /C.I-19.754.689

Rodríguez Nelida/C.I-20.302.180

Arias Rafael/C.I.-19.532.165

Caracas, Marzo de 2024

 INTRODUCIIÓN

Las organizaciones son el objeto de estudio de la administración y

existen para satisfacer una necesidad de las personas que interactúan con
ella, ya sea mediante productos o servicios. Una organización es un conjunto
de personas que se juntan con un objetivo o meta en común dentro de unos
límites. Las organizaciones tienen una misión, es decir una razón de ser, que
es su actividad principal y una visión, que es a lo que se quiere llegar a
futuro. Un sistema es un conjunto de objetos que se relacionan entre sí para
contribuir a determinado objetivo. La teoría de los sistemas propuesta por
Von Bertalanffy propone un enfoque sistémico, el cual es posterior al modelo
organizacional ya el modelo formal, y superior a la teoría de la organización.
Entre las características de este enfoque podemos encontrar que tienen una
perspectiva amplia, global e integral, una visión holística (ver el sistema
como un todo) y sinérgica (el todo es mayor a la suma de sus partes), el
conocimiento del sistema total y la entropía (tendencia natural a la
desorganización, al caos, la capacidad del sistema para autodestruirse.

Los sistemas administrativos son una herramienta que ayuda a las

empresas y organizaciones a gestionar sus procesos y recursos de manera
más eficiente. Desde la gestión de inventarios hasta la contabilidad, estos
sistemas pueden automatizar tareas y proporcionar información valiosa para
la toma de decisiones. Existen diferentes tipos de sistemas administrativos,
cada uno con sus propias características y beneficios. En este artículo,
exploraremos los diferentes tipos de sistemas administrativos y cómo pueden
ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de su empresa.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema

integrado tendientes al logro de los fines de una organización.

Son un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas,

recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos técnicos: métodos,
procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre sí con el
objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo aplicado
en las áreas funcionales de la empresa como son producción, finanzas,
mercadotecnia, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione
y se desarrolle.

La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método

más adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier
organización.

Un sistema es un conjunto de componentes que se encuentran

interrelacionados y que interactúan entre sí. Administrativo, por su parte, es
todo aquello relacionado con la administración, es decir, con la organización
o gestión de recursos. Si unimos ambas definiciones obtendremos la de
sistema administrativo, el cual es un esquema o red de procesos que sirve
para cumplir los objetivos de un negocio. Su objetivo es que todos los
recursos de una organización sean administrados de forma eficiente.

Un sistema en administración consiste en un conjunto de procesos

que deben llevar adelante los integrantes de una organización para alcanzar
las metas preestablecidas.

Es decir un sistema administrativo se refiere a un conjunto de

procesos, procedimientos y herramientas organizativas que se utilizan para
gestionar eficientemente una empresa u organización. Este sistema engloba
diversas áreas como la planificación, organización, dirección y control de
actividades, recursos y personal, con el fin de alcanzar los objetivos
establecidos.

Cuando hablamos de un sistema administrativo empresarial es una

herramienta que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos y recursos
de manera más eficiente. Desde la gestión de inventarios hasta la
contabilidad, estos sistemas pueden automatizar tareas y proporcionar
información valiosa para la toma de decisiones. Existen diferentes tipos de
sistemas administrativos, cada uno con sus propias características y
beneficios. En este artículo, exploraremos los diferentes tipos de sistemas
administrativos y cómo pueden ayudar a mejorar la eficiencia y productividad
de su empresa.

Hoy en día se dice que un sistema administrativo es un tipo software

que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las diferentes áreas
de una empresa o negocio. Su función dentro de las entidades es la de
centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema con el fin de
ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia.

Como lo acabamos de mencionar, un establecimiento cuenta con

diferentes áreas, por eso es lógico pensar que un sistema de
administración también cuenta con diferentes módulos, cada uno de los
cuales cumple una función diferente; por ejemplo, emitir un recibo de cobro,
controlar el inventario, realizar una factura, registrar ingresos y egresos,
generar reportes, órdenes de compra, etc.

Los sistemas se encargan de tres cosas:

 Apoyar las tareas operativas.

 Compilar y almacenar datos.
 Generar información.

Los sistemas se encuentran compuestos por los siguientes elementos:

  El elemento que brinda material para que el sistema opere.
 La finalidad para la que se conformó el sistema.
 El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en
salidas.
 Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios
establecidos con anterioridad y se basa en estos criterios para
controlar los resultados.
 El contexto en el que se encuentra el sistema. El ambiente
interactúa con el sistema constantemente.

Dentro de las compañías, se pueden encontrar los siguientes tipos de

sistema de administración:

 De control de procesos de negocios. Sistemas que controlan

los procesos del negocio y abordan los procesos físicos e
industriales.
 De procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados
que se usan en los niveles básicos de la jerarquía
organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan
registradas las transacciones diarias que habilitan el
funcionamiento de la organización.
 De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en
ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes
específicos. Este sistema de información computarizada
funciona como soporte para la toma de decisiones en torno a
un problema que se debe resolver.
 De información de gestión. Estos sistemas reúnen información
de distintos orígenes para luego procesarla en estadísticas,
informes o cualquier otro formato útil. Esta información es
 utilizada por supervisores y gerentes como materia prima para
la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.
Dentro de las compañías, se pueden encontrar los siguientes
tipos de sistema de administración:
 De control de procesos de negocios. Sistemas que controlan
los procesos del negocio y abordan los procesos físicos e
industriales.
 De procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados
que se usan en los niveles básicos de la jerarquía
organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan
registradas las transacciones diarias que habilitan el
funcionamiento de la organización.
 De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en
ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes
específicos. Este sistema de información computarizada
funciona como soporte para la toma de decisiones en torno a
un problema que se debe resolver.
 De información de gestión. Estos sistemas reúnen información
de distintos orígenes para luego procesarla en estadísticas,
informes o cualquier otro formato útil. Esta información es
utilizada por supervisores y gerentes como materia prima para
la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.
 De colaboración empresarial. Estos sistemas son de los más
utilizados y ayudan a los directores de la organización a
controlar el flujo informativo puertas adentro. Entre ellos se
encuentran los sistemas multimedia, la transferencia de
archivos o el correo electrónico.
 De información ejecutiva. Son los sistemas que brindan
información externa e interna a los altos directivos para tomar
decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la
 información en forma gráfica. Brindan información general que
grafique de manera simple la operación en su conjunto.

ESTRUCTURA DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

Podemos determinar la estructura de un Sistema Administrativo de la

siguiente manera:

INSUMOS O DEMANDANTES:

Los insumos están representados básicamente por los recursos con

que cuenta un sistema para poder operar en condiciones normales a fin de
realizar las tareas que le son propias para alcanzar sus objetivos. Estos
recursos son de naturaleza diversa y pueden ser:

HUMANOS: es el personal necesario para el buen desempeño de las

funciones de la empresa.
 CAPITAL: son los bienes materiales necesarios (muebles, útiles,
herramientas, etc.) y medios financieros que permitan la adquisición y
procesamiento de los insumos.

TECNOLOGICOS: son los métodos y técnicas de producción.

ADMINISTRATIVOS: habilidades para el buen manejo de los

recursos.

Los insumos del ambiente externo pueden incluir, como vemos,

personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimientos y
habilidades técnicas. Adicionalmente varios grupos de personas, demandan
ciertas cosas de las empresas. Así por ejemplo:

EMPLEADOS: desean un salario más alto, más prestaciones y

seguridad en el empleo.

CONSUMIDORES: demandan productos seguros y confiables a

precios razonables.

PROVEEDORES: desean seguridad de que se comprarán sus

productos.

ACCIONISTAS: no sólo desean altos rendimientos de su inversión,

sino también la seguridad de su dinero.

GOBIERNO: nacional, estadal y local dependen de los impuestos que

pagan las empresas, pero también esperan que éstas cumplan las leyes.

COMUNIDAD: demanda que las empresas sean "buenas ciudadanas"

y que por lo tanto, ofrezcan la máxima cantidad de fuentes de trabajo con un
mínimo de contaminación.
 Otros demandantes pueden ser las INSTITUCIONES FINANCIERAS y
los SINDICATOS, e incluso los COMPETIDORES, quienes hacen un legítimo
reclamo de juego limpio.

Muchas de estas demandas son incongruentes entre sí, de modo que

es labor del administrador, integrar los objetivos legítimos de los
demandantes, lo que implica una serie de negociaciones, disyuntivas y
concesiones del ego de los administradores.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSFORMACIÓN (FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS):

El proceso administrativo se entiende, cómo el conjunto de funciones

que tienen cómo resultado final, el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El proceso administrativo no es lineal, más bien se podría
visualizar en círculo ya que, cada función se integra con el resto y el conjunto
de la integración se observa en los resultados de la gestión. La gestión
empresarial combina las funciones del proceso administrativo, adaptándolas
a las condiciones de cada mercado.

Planificación: trata de crear el futuro deseado, dando pasos para una

buena formación en el campo laboral.

Organización: es un sistema que permite una utilización de los

recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que
ejecuta. Es un proceso en donde se determina que es lo que se debe hacer
para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y estableciendo
actividades.

Dirección: es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los

miembros de un grupo o una organización. La dirección se ejerce a través
del liderazgo, la motivación y la comunicación.
 Control: es el seguimiento de encaminar y corregir que se estén
efectuando las actividades programadas, planificadas y que estén
obteniendo resultados. El control se ejerce debido a los planes que se
obtengan en la planificación.

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN:

Para ser transmitido un mensaje, se requiere de un sistema de

comunicación que permita que la información sea transferida, a través del
espacio y el tiempo, desde un punto llamado fuente hasta otro punto de
destino, mediante un cable como en el caso de un teléfono o por ondas como
en el caso de las radios.

Los mensajes pueden presentarse bajo diferentes formas: una

secuencia de símbolos, intensidad de la luz y los colores de una imagen
televisada, la presión acústica de la voz, etc.

Los sistemas de comunicación eléctrica brindan los medios para que

la información, codificada en forma de señal, se transmita o intercambie.

Un sistema de comunicación consta de tres componentes esenciales:

transmisor, canal de transmisión y el receptor.

VARIABLES EXTERNAS:

Comprende todo aquello que, estando «fuera» del control del sistema,
determina cómo opera el mismo. Integra las cosas que son constantes o
dadas; el sistema no puede hacer nada con respecto a sus características o
su comportamiento.

El efecto provocado por las variables externas depende de varios

factores.
 Políticas o restricciones legales

Económicos

Sociales

Tecnológicos

Ambientales o ecológicos

PRODUCTOS O SALIDAS:

A los resultados, o lo que es lo mismo, a los objetivos logrados o no

del sistema les llamamos «salidas» o acciones resultantes de la
fenomenología sistémica.

El resultado del sistema se envía al medio. Si los productos o salidas

son gratificantes, proporcionan mayores estímulos y se refuerza la
motivación para nuevos aprendizajes. Gracias a lo cual se hace más
favorable la repetición de situaciones.

REVITALIZACIÓN DEL SISTEMA:

Se refiere al mantenimiento y optimización del mismo, devolviéndole

estabilidad, rendimiento y corrigiendo los problemas presentados durante su
funcionamiento.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA:

En todo sistema existe un proceso de transformación de lo que recibe

como “entrada” (insumos, estímulos, datos) en elementos de salida
(respuestas, resultados, productos, información) y este proceso actúa en un
medio ambiente determinado.
 El input (entrada) surge de la influencia del ambiente sobre el sistema
y el output (salida) es la respuesta del sistema sobre el ambiente.

EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO:

El funcionamiento de un sistema debe ser medido o evaluado para

conocer las deficiencias y problemas que éste presenta. Aunque una
evaluación cualitativa puede resultar útil en las etapas iniciales del desarrollo
del sistema, medidas cuantitativas bajo unas mismas condiciones resultan de
vital importancia para ver el progreso real del sistema y compararlo consigo
mismo o con otros. Los números no aportan información si se desconoce de
dónde proceden, es decir, qué representan. La evaluación de cualquier
tecnología debe ir acompañada de un conjunto de medidas estándar
propuestas para tal fin. La disponibilidad de bases de datos y de protocolos o
procedimientos para la evaluación de estos sistemas ha sido un componente
muy importante, casi fundamental, en el progreso alcanzado en este campo y
ha permitido compartir nuevas ideas, e incluso compararlas con otras ya
consolidadas.

CONCLUSIÓN

Ahora que sabemos claramente qué es un sistema administrativo,

podemos evaluar lo que requerimos en nuestra empresa.
 Los sistemas informáticos administrativos son esenciales para
organizar y gestionar la información dentro de una organización. Permiten a
los trabajadores acceder a los datos necesarios de forma rápida y sencilla, lo
que puede ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad. Además, los
sistemas administrativos pueden ayudar a los gestores y a los responsables
de la toma de decisiones a tomar decisiones informadas, reducir costes,
aumentar la satisfacción de los clientes, etc. Aunque el uso de un sistema de
back-office presenta algunos retos, los beneficios suelen superar a las
desventajas. Al seleccionar un sistema para su empresa, es importante
sopesar cuidadosamente todas las ventajas y desventajas potenciales para
determinar si un sistema de back-office sería una buena opción para su
negocio.