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Sistemas administrativo
Sistema: Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus
atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una actuación
conjunta superior a las suma de las actuaciones individuales de sus elementos”.
Sistema administrativo: Es el conjunto integrado de procedimientos que se necesitan para desarrollar las actividades
organizacionales básicas generando información para el control de los resultados conseguidos. Uno de los componentes
principales, desde el plano conceptual y práctico.
Sistema de Información se define como el “sistema formal de personas, equipos y procedimientos, que en forma
integrada y coordinada, y operando sobre un conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades
organizacionales, capturan esos datos, los transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar
las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, la administración y la toma de decisiones,
necesarias para desarrollar la estrategia y lograr los objetivos planteados
Sistema de información administrativa (SIA) Es el sistema que realiza el manejo de los datos orientados a tomar
decisiones y resolver problemas por parte de los administradores.
INTRODUCCIÓN
EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD
Las organizaciones son creaciones artificiales propias del hombre, y están diseñadas intencionalmente para cumplir con
fines específicos y determinados, la mayoría se crean pensando en la perpetuidad. Están dirigidas por su propio sistema
de administración.
Las organizaciones se crean para que sean eficaces eficientes y efectivas:
Eficacia: Es el grado en el que se alcanzan las metas. Representa la obtención de los objetivos propuestos. SI se logró el
objetivo se es eficaz.
Eficiencia: Es la forma en la que se combinan los insumos o recursos para lograr un determinado objetivo. Ofrece una
pauta acerca del resultado esperado y el resultado efectivamente alcanzado. Proporciona una idea de la relación entre el
objetivo obtenido -resulta- y el esfuerzo utilizado para lograrlo- los recursos implicados en la obtención del objetivo.
Efectividad: Representa un nivel superior de eficacia y eficiencia a lograr luego de haber alcanzado, precisamente,
eficacia y eficiencia en una gestión. Comprende las actividades que una organización debe realizar para perdurar y
seguir triunfando en el futuro.
La efectividad es el fundamento del éxito: la eficiencia es una condición mínima de supervivencia después de alcanzado
el éxito. La eficiencia se preocupa de hacer bien las cosas. LA efectividad de hacer las cosas que corresponden (Drucker
1978)
PRODUCTIVIDAD
Es el factor determinante de la competitividad y rentabilidad de las organizaciones, es la relación entre insumo y
producto; estos representan la forma en que los factores de producción se concretan en la realidad: tierra, materiales,
instalaciones, máquinas y herramientas. Por otro lado, la productividad puede asociarse al rendimiento ya que relaciona
producción y elementos para obtenerlos.
Un aumento de producción no siempre trae aumento de productividad para esto, existen 5 formas:
1- Aumentando la producción, manteniendo constantes los insumos. 2- Aumentando la producción en mayor proporción
que los insumos.
3- Disminuyendo los insumos y manteniendo constantes la producción.
4- Disminuyendo los insumos en mayor proporción respecto de la disminución de la producción.
5- Aumentando la producción y disminuyendo los insumos al mismo tiempo.
LO ADMINISTRATIVO Y LO ESTRATÉ GICO
Ambas operan a través de instrumentos, técnicas y herramientas diferenciadas y específicas. No se concibe una
gestión organizacional si no hay equilibrio entre ambas, si esto ocurre no serán eficientes ni efectivas.
La conjunción de lo administrativo y lo estratégico logra la eficacia, siendo la eficiencia es la responsabilidad
fundamental de lo administrativo, y la efectividad de lo estratégico
Lo administrativo refiere a las a realizaciones cotidianas, busca aprovechar de la manera mas ventajosas los recursos
que esta utilizando, las variables son controlables en un grado considerable, allí radica el secreto de la eficiencia.
Por su parte lo estratégico, las variables que la organización puede manejar intervienen escasamente, no definir una
buena estrategia puede dejarnos fuera del mercado. Solo cuando esta haciendo lo que corresponde puede llegar a ser
Descargado por Caro Pasini (caropasini@hotmail.com)
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efectiva.
La sustitución tecnológica y el avance de las telecomunicaciones obliga a asumir nuevos enfoques para el diseño,
planificación e implementación de los procesos de innovación.
El conocimiento forma parte del capital intelectual, específicamente del capital humano y reside originariamente en
las personas, quienes a través de los procesos de aprendizajes pueden generar, poseer y reproducir conocimientos.
Se habla hoy de organizaciones basadas en trabajadores del conocimiento, entrando en valor los recursos intangibles.
La información se incorpora en las personas y a través de procesos que le agregan amplitud y profundidad, le agregan
significatividad e interpretación propias, de modo tal que el resultado es mas que información mejorada, conocimiento.
CONOCIMIENTO EXPLÍCITO Y TÁ CITO

El conocimiento explicito es aquel que se expresa formalmente mediante un sistema de símbolos, y que por eso
puede comunicar y difundir con facilidad, está relacionado con la toma de decisiones.
El conocimiento tácito es el conocimiento implícito que utilizan los integrantes de una organización para realizar sus
actividades y darle sentido a sus respectivos mundos.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓ N

El sistema administrativo permite obtener datos sobres las actividades realizadas, estos datos se transforman en
información significativa y una vez que le llegan a las personas y las procesan las convierten en conocimiento. El
sistema administrativo es el responsable de transformar al conocimiento en un activo organizacional valioso. EL sistema
administrativo a través del sistema de información, procesa la información de toda la organización, la distribuye y así
permite convertirla en conocimiento que la empresa necesita para permanecer y crecer en los mercados. No es necesario
que todos y cada uno de los informes que surgen de un sistema de información deban ser diseñados sin importar a las
personas a las que van dirigidos
INFORMACIÖ N QUE SE NECESITA PARA GESTIONAR ORGANIZACIONES

Existen 5 clases diferentes de información que permiten activar distintos instrumentos de diagnóstico, para tomar
decisiones, ellos son:
1- Información de fondo: Esta información suele estar dentro del tablero de control, son herramientas de diagnóstico
directivo con proyecciones sobre los flujos de fondos. 2- Información sobre la productividad: La productividad
expresa una ventaja competitiva medirla es el primer paso para trabajar sobre ella, para tener una pauta indicativa de la
forma de manejo y gestión.
3- Información sobre las competencias centrales: Para ganar liderazgo hay que tener algo mejor que
nuestros competidores, generalmente va de la mano de la innovación, se vuelca a través de mediciones y
registros haciendo mejores las cosas o exclusivas que sus competidores.
4- Información sobre la asignación de recursos: Las organizaciones poseen 2 recursos escasos capital y
personas que aportan valor.
5- Información sobre el entorno: Se requiere para poder elaborar la estrategia: acciones de los competidores,
cambios en los gustos y preferencias de consumidores, avance tecnológico, etc. Aquí reside la posibilidad de
obtener resultados, haciendo lo que corresponde.
Las organizaciones saludables generan y usan información para convertirla en conocimiento. A medida que van
realizando sus actividades e interactuando con sus entornos, procesan información que transforman en conocimiento y
así llevan a cabo sus actividades. En conclusión, sin información no es posible acceder al conocimiento, y sin
conocimiento no es posible sobrevivir a las fuerzas competitivas.
UTILIZACIÖ N DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÖ N Y LAS COMUNICACIONES.

Una consecuencia de la incorporación masiva de las TIC a las organizaciones es una situación que se conoce como
sobre cargar informativa. Cuanto mas se incrementa la sobrecarga de información irrelevante, menos posibilidades
tendrán las personas de extraer y usar la información relevante que pudiera existir.
Hoy se necesita una visión que contemple varios aspectos que rodean a la aplicación de la tecnología a los
problemas de información: la forma en que la gente utiliza la información. La tecnología representa una fuente de
ventaja competitiva sostenida, gracias a la informática hoy estos sistemas pueden tener proyecciones y
aplicaciones no pensadas en años anteriores.
La información de salida de un sistema informático hay que contextualizarla, organizarle secuencia y causalidad.
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Independientemente de la tecnología que se va a utilizar, cada organización debe definir que información es la que se
necesita, cuando la necesita, en que formato y de qué fuentes, quién la posee y cómo está y el conocimiento se aplicarán
a las tareas.
EL SISTEMA SOCIAL Y EL SISTEMA TÉ CNICO

Todas las consideraciones técnicas que puedan realizarse, todos los adelantos tecnológicos que se puedan incorporar,
toda la inteligencia artificial que pueda ser agregada, deben tener como último destino el hombre, el que será en
definitiva, aquel que haga productivo ese capital tecnológico.
Los sistemas de información deben estar diseñados por personas que entiendan de la complejidad social de las
organizaciones.
INFLUENCIA DEL ENFOQUE ANALÍTICO.

La aplicación de enfoques analíticos genera sistemas que pueden ser considerados eficientes en forma aislada pero
que no siempre satisfacen el requisito de efectividad.
Esta visión sistémica permite determinar antes de iniciar una modificación o cambio de sistemas, si no convendría
realizar un replanteo del negocio en su conjunto o un rediseño total de sus sistemas.
EL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONÓ MICAS Y LAS TIC

El profesional en ciencias económicas debe entender que la información y el conocimiento existente en la
organización representa un tema demasiado serio como para dejarlo exclusivamente en manos de los tecnológicos
informáticos, quienes no pueden reemplazar a los profesionales formados en temas como la administración del cambio,
el diseño estratégico de los sistemas y la utilización de la información y el conocimiento como principal recurso de
gestión de toda la organización.
Resumen 1° parcial “Sistemas Administrativos”
TEMA 1: Datos, información y conocimiento.

Capitulo 1: “Conceptos sobre datos, información y conocimiento”.
¿Qué son los datos? Los datos son un conjunto de símbolos que representan formalmente a
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objetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características. Pueden

estar representados por materias primas, maquinarias, personas e inmuebles, etc. Cada uno de
ellos presenta atributos y características. Por ejemplo: a una materia prima puede identificársela a
través de: nombre del articulo; numero o símbolo; calidad; dimensiones; unos u aplicaciones, etc.
Se caracterizan por ser un conjunto de hechos discretos y objetivos sobre objetos y
acontecimientos. No poseen interpretación ni opinión, por lo que no pueden utilizarse sólidamente
para la toma de decisiones aunque no sebe menospreciar la importancia vital que los datos
tienen para las organizaciones, puesto que representan la materia prima fundamental para la
creación y el desarrollo de la información.
¿Qué es la información? La información es un conjunto de datos que han sido seleccionados y

estructurados en relación con un problema, un usuario en particular, un momento y un lugar. Los
datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación que los convierta en
información a través del agregado de significado.
Lo que hoy para mi representa información, tal vez mañana no signifique nada. Cada
persona posee su particular estilo cognitivo que le permite interpretar la información de diferente
manera, de modo que cada uno debiera intervenir para que los informes que le lleguen, estén
diseñados de la manera que mejor resulte interpretarlos, por esto todo conjunto de datos
procesados no siempre representa información para cualquier circunstancia. Si es información
relevante reduce la incertidumbre. El hombre convierte los datos en información.
Forma parte de descripciones y respuestas a ¿Quién? ¿Qué? ¿Donde? ¿Como?

¿Cuanto?
Los métodos utilizados para este fin son:
• Contextualización: recopilación de datos sabiendo el propósito.
• Categorización: se conocen las unidades de análisis o componentes claves de los datos.
• Calculación: matemáticamente o estadísticamente.
• Corrección: eliminación de los errores de los datos.
• Condensación: resumen de los datos.
El conocimiento es el capital mas importante y principal fuente de riqueza, ; es identificar,
estructurar y sobre todo utilizar la información para obtener un resultado. El conocimiento requiere
aplicar la intuición y la sabiduría, debe ser desarrollado por las personas a través del aprendizaje.
Representa información con mayor valía, y se caracteriza por ser más vasto, amplio y profundo que
la información y a mas un que los datos. Dentro del conocimiento alguien se ha volcado en
experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha sabido
contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e interpretación
propias. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores.
Asi como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información, a medida que
se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se vuelve más importante e
imprescindible. Para transformar información en conocimiento se necesitan personas que activen
ciertos procesos mentales tales como:
Comparación: comparo la información de una situación determinada con situaciones conocidas
anteriores.
Consecuencias: posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo de las
decisiones y acciones actuales.
Conexiones: del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento.
Conversación: acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está tratando.
La inteligencia es la capacidad de adquirir conocimiento, se adquiere información, se transforma en

conocimiento (ideas, métodos, procesos, prácticas, tecnología, creatividad) y se almacena en
inteligencia. Para administrarla, aparece la infonomía = gestión de la información
Datos Información Conocimiento

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Observaciones sencillas Datos dotados de Información valiosa de la

de pertinencia
los estados del mundo y propósito mente humana. Incluye
reflexión, síntesis y
contenido.
¬Se estructuran ¬ Requiere una unidad de ¬ Difícil de estructurar
fácilmente.
¬ Se capturan con análisis. ¬ Difícil de capturar en las
facilidad
en las máquinas. ¬ Necesita consenso máquinas.
sobre el
¬ A menudo se significado. ¬ A menudo es Tácito.
cuantifican.
¬ Se transfieren con ¬ La intermediación ¬ La transferencia no es
facilidad. humana
es indispensable. sencilla.
Infonomía: Es la gestión de la información, trata de la relación de las personas y organizaciones

con la información. Su construcción requerirá la participación de distintas disciplinas y de personas
que trabajen tanto desde una perspectiva académica como de práctica. Deberá tratar los siguientes
temas:
1- Economía del conocimiento.
2- La organización como sistema de información. 3- Las leyes de la información.
4- La búsqueda de relevancia como energía informacional. 5- El conocimiento como valor.
6- El negocio de la comprensión.
7- Internet como factor de transformación en los negocios. 8- Políticas de información
9- La formación del nuevo profesional de la información 10- Teoría general de la información.
Gestión del conocimiento: Proceso sistémico que trata de adquirir, organizar, almacenar y
comunicar conocimientos tanto explícitos como tácitos, de manera que todos los integrantes de una
organización puedan usarlos para hacer más eficiente y efectiva su labor.
Sin datos no hay información, sin información no hay conocimiento y sin conocimiento no es posible
generar procesos innovadores ni poseer adecuados rendimientos sobre los recursos. Las
organizaciones basan su funcionamiento en el conocimiento. Mientras mas se usa el conocimiento
más crece
SISTEMA DE COMUNICACION
La comunicación es aquella acción en la cual se produce un intercambio de información y se
transmiten significados por medio del uso de símbolos. Un sistema de comunicación tiene cuatro
elementos: emisor, canal de comunicación, mensaje y receptor.
El primer paso en toda comunicación consiste en el desarrollo de la idea que el emisor desea
transmitir; este paso es fundamental, ya que si el mensaje carece de valor, los pasos siguientes
resultan inútiles. La emisión del mensaje se produce a través de un codificador que transforma el
mensaje en una señal que puede ser enviada a través del canal de comunicación hasta el receptor
(símbolos o graficas).
El mensaje va codificado, y la decodificación es un proceso por medio del cual el receptor interpreta
el mensaje en función de sus experiencias y sus propios marcos de referencia. Cuando más cerca
este la decodificación al sentido e intención del mensaje, más efectiva será la comunicación.
Una comunicación es eficaz cuando permite el establecimiento de una acción positiva de acuerdo
con las necesidades y obligaciones que plantea la situación.

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Cada una de las personas que se encuentran en procesos de acción o de decisión poseen un estilo
y una capacidad cognitiva diferentes que provoca ante una misma información y en una misma
situación, que dos personas tomen o inicien acciones y decisiones disimiles. Además, influyen
variables como los factores situaciones y personales así como el ambiente organizacional.
La información se puede tomar de 2 maneras distintas de acuerdo como se reciba o emita. Luego,
para una toma de decisión influyen otras variables como los factores situacionales y personales así
como el ambiente organizacional.
El estilo cognitivo está determinado por su composición genética y por los factores del medio,
tales como la educación y la experiencia. La forma como la persona capta la información. Es la
forma en que cada persona emplea, organiza y cambia la información durante la toma de
decisiones.
Existen cuatro diferentes estilos:
• Receptivo: concentran los detalles de los datos con el fin de obtener los conocimientos
específicos sobre el ambiente en el cual se mueven. Por ejemplo: son los que por ver el árbol no
ven el bosque.
• Perceptivos: trabajan sobre las relaciones entre los datos elementales para intentar, a partir
de ellos, generalizar sobre el ambiente. No se detienen en los detalles y son capaces de
producir soluciones basadas en solo algunas relaciones básicas que les permita tener un panorama
general de la situación.
• Analítico: enfrentan un problema estructurándolo en término de métodos lógico-
deductivos, desintegrando el problema en partes, indagando sistemáticamente sobre ellas, y
llegando a soluciones adecuadas y aceptables.
• Heurístico: tratan de abarcar globalmente un problema; utilizan la metodología de ensayo
y error con el fin de analizar distintas posibilidades. Su actuación es espontanea e inmediata
cuando se agrega nueva información.
Los factores situacionales consisten en interpretar el problema de distinta manera, influenciadas

por su posición en la organización y de acuerdo a su especialización.
La influencia en la interpretación de la información de los factores situacionales y personales es
significativa. Ante la misma información interpretarán el problema de distinta manera.
El ambiente organizacional consiste en que las organizaciones se ocupan de crear y mantener,

consciente o inconscientemente, el ambiente en el que las personas desarrollan sus tareas en
busca de alcanzar las metas en forma eficiente y adecuada. Estas acciones generan la cultura
organizacional; fuerza intangible que determina el comportamiento individual y grupal. Se compone
de convicciones, supuestos, creencias y valores que comparten los integrantes de cada
organización. Las personas ajustan su comportamiento a los usos y costumbres organizacionales,
motivo por el cual se dice que son socializadas por las organizaciones.
Las organizaciones se ocupan de crear y mantener, consciente o inconscientemente, el ambiente
en el que las personas desarrollan sus tareas en busca de alcanzar las metas en forma eficiente y
adecuada. Estas acciones generan cultura organizacional.
Las fuentes de la información. La información que la organización utiliza reconoce diferentes

orígenes. Existe información obtenida a través de fuentes internas: la que de allí se consigue es
generada por la propia organización, a través de su propia estructura y la obtenida a través de
fuentes externas: competidores, gobierno, consultores, cámaras empresariales, órganos de control,
etc. A su vez, las fuentes pueden ser primarias: cuando para un problema especifico la
información necesaria no se encuentra en los lugares conocidos o no resulta accesible, debe
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obtenérsela de forma directa, Información reunida por primera vez para un tema especial, no quiere
decir que no la haya reunido con anterioridad. La información de fuente primaria es aquella que la
organización debe obtener directamente por sus propios medios ya que no se encuentra disponible
en los lugares conocidos o no resulta accesible., o pueden ser secundarias: información ya
obtenida y se encuentra almacenada en algun sitio accesible por la organización. Las causas de
utilización provienen de situaciones tipo urgencia y contienen información conseguida por la propia
empresa y también por fuentes externas.
Hay tres dimensiones que permiten definir la utilidad de una información: el tiempo en que se
obtiene, su contenido y la forma que se presenta. Cada actividad o proceso de toma de decisiones
requiere que la información tenga las características apropiadas para satisfacer esa necesidad.
TIEMPO CONTENIDO FORMA

1- Oportunidad: 1- Relevancia e 1- Presentación
Disponible integridad
en el momento que se 2- Precisión 2- Detalle
necesita 3- Alcance 3- Medio
2- Actualidad: 4- Singularidad 4- Atracción
Actualizada
3- Periodo: Pasado, 5- Accesibilidad
presente o futuro. 6- Claridad
4- Frecuencia: Veces
pedida
Dimensión tiempo
• Oportunidad: cuando la información está disponible en el momento en que se la necesita y
no está desactualizada. Los receptores pueden obtenerla cuando la necesitan, su definición es
específica para cada situación.
• Período: la información puede orientarse hacia situaciones pasadas –histórica-, hacia el
futuro – predictiva- o refleja situaciones del presente.
• Frecuencia: cantidad de veces que se solicita, se busca o se prepara, determina la
frecuencia de la información.
Dimensión contenido
• Relevancia e integridad: la relevancia se manifiesta cuando resulta necesaria para una
acción o decisión en particular y debe: a) estar vinculada con las necesidades de información de
quien en ese momento la necesite –pertinencia- b) brindarle al usuario todos los elementos que
necesita saber en relación con esa situación en particular, debe ser completa –integridad o
completitud.- y c) proporcionar información que se necesite, sin sobreabundar –brevedad.
• Precisión: se refiere a la calidad de la información. Existe una precisión adecuada a cada
nivel de actividades o procesos decisorios. Se puede obtener una precisión tan alta como se desee,
pero la contrapartida es el costo que hay que pagar por ello.
• Alcance: define su campo de acción.
• Singularidad: determina la diferencia en el valor que existe entre diferentes elementos
informativos.
•
Dimensión forma
• Presentación: manera en que se estructura y presenta la información. Puede variar en
función de la propia naturaleza de la información frente a cada situación en particular. La
información cuantitativa presenta en forma numérica la medición o valor de un dato: monto de
venta, impuesto a pagar, total de descuentos otorgados. La información cualitativa presenta un
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hecho o dato pero en términos de sus características no cuantificables: categoría de los empleados
–maestranza, auxiliar, personalidad de los individuos.
• Detalle: muestra la totalidad de los elementos reunidos, en tanto la información resumida
presenta un agrupamiento de esos mismos detalles o datos.
• Medio: es el medio de presentación que puede ser impreso; cuando el portador es un papel
manuscrito, fotocopiado o generado por una impresora o visual; más común en los sistemas de la
organización es la que aparece en las pantallas de las terminales de las computadoras.
• Atracción: sin importar lo útil o valiosa, la información tiene que llamar la atención del
potencial usuario para que resulte verdaderamente útil, en especial si se considera la
sobreabundancia informativa que hoy existe en todas las organizaciones.
• Accesibilidad: se manifiesta por medio de dos enfoques diferentes. Por un lado, se refiere a
la dificultad o al tiempo requerido en la obtención de la información. Por otro lado, existe una
manifestación de accesibilidad que considera el aspecto cognitivo: la información debe estar
estructurada de manera que tal que pueda ser entendida que pueda recuperarse de ella lo que se
necesite, sin tener que lidiar con datos inservibles.
• Claridad: la información debe proporcionarse de forma tal que sea fácil de entender para el
receptor; que este no necesite de ayudas para entenderla.
El flujo de la información en la organización. La información circula por los niveles de la

organización en varios sentidos. Lo hace de arriba hacia abajo cuando las personas de los niveles
superiores, se comunican con las personas de niveles inferiores. Estas comunicaciones buscan
coordinar y dirigir.
La información que circula de abajo hacia arriba comunica a subordinados con superiores. Permite
que cada nivel superior pueda controlar y monitorear el desarrollo de las actividades a su cargo.
Existen cinco procesos que por su importancia merecen destacarse:
Demora del mensaje: las razones podrían ser porque el contenido de la información no implique
una acción inmediata, para distorsionar el efecto que tendría si fuera transmitida cuando
corresponde e incluso retirar o eliminar directamente el mensaje. ), generalmente ocurre cuando
esa información incumbe o afecta el desempeño de quien debe transmitirla.
Resumen de información: reducción en la cantidad de datos e información a transmitir. Es un

proceso neutro. Obviando detalles pero sin cambiar el significado esencial, solo afecta la
estructuración. El resumen produce una reducción cada vez mayor de los detalles a medida que la
información fluye a niveles superiores de la organización. Permite ver con mas facilidad patrones
de comportamiento, tendencias o inclinaciones en las operaciones. Tiene un efecto neutro sobre el
contenido de la información, si bien la demora también podría considerarse que tiene un efecto
neutro sobre el contenido de la información, en realidad al retardarse su presentación, podría tener
un efecto muy negativo para el administrador.
Filtrado de la información: se produce por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que
incluirá en los resúmenes destinados al nivel superior. A diferencia del resumen este proceso no es
neutro y puede tener un sesgo indeseado, dejando información que no favorece a los
administradores de lado o información que pueda ser útil a niveles superiores.
Estos procesos deben estar orientados a ocultar información irrelevante que circula y respecto al
proceso de resumen enfocarla a información relevante. Es un proceso indispensable para la
eficacia.
Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se realizan inferencias sobre un conjunto de

hechos y luego se comunican las inferencias mismas y no los detalles de los hechos concretos.
Este proceso brinda eficiencia especial a las actividades administrativas logrando reducir la
cantidad de información que maneja el administrador. Permite la simplificación de los sistemas de
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información desde el momento en que no es imprescindible que los detalles de un informe

elaborado en un nivel inferior sean proporcionados al nivel superior.
Sesgo en la presentación: la forma en que la información se presenta predispone e influye en la

utilización que se haga de ella, asi como el significado que le atribuya. Esclarece sobre la influencia
que se puede ejercer sobre una información por medio de su presentación, sea esto intencional o
no.
Las maneras de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento y
agrupamiento que se haga de los datos; ordenamiento alfabético, por la tasa de utilidad y por la
tasa de utilidad de la empresa. Otra manera, por excepción en los sistemas de control es la
presentación de informes a partir de la elección de los puntos que marcan los limites de aceptación.
Finalmente, un tercer riesgo potencial de sesgo lo constituye la presentación mediante gráficos.
Algunas opciones de sesgar la información serían:

_Ordenamiento alfabético.
_Ordenamiento por tasa de utilidad.
_Ordenamiento por tasa de utilidad por empresa.
_Presentación en forma de gráficos.
El flujo de información no se limita solo a la circulación en sentido vertical, también lo hace de

manera cruzada y lateral. El flujo cruzado no suele respetar los canales institucionalmente
formalizados de la organización; cuando por estos la comunicación se torna lenta o costosa, el uso
de un canal cruzado permite reducir tiempos o esfuerzos, aun cuando se lo utilice de manera
informal. Por ejemplo: consulta que un gerente de programación de la producción realiza a un
supervisor de ventas sobre cifra de lo vendido en el último mes.
El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes áreas funcionales de la organización,
facilitando la efectiva realización de las tareas involucradas en los procedimientos administrativos.
La información es un recurso que económico presenta beneficios pero tiene su costo, será precisa
cuando el costo sea menor al beneficio ya que la información no es una mercadería gratuita. Para
establecer la comparación entre el beneficio que brinda una información adicional y sus costos de
obtención se utiliza el análisis marginal
La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Los sistemas que pueden ajustar sus
actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando, si no lo hacen tarde o
temprano dejan de funcionar.
En el diseño de sistemas, un objetivo es construir un sistema que tenga la menor intervención
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externa posible para mantener su desempeño aceptable, obteniendo así una autorregulación y el
propio ajuste con objetivos de diseño de todos los ambientes del sistema.
Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, según su relación con el medio ambiente:
Sistemas abiertos: Interaccionan con su medioambiente (Reciben entradas y producen salidas),
esto es esencial para el control.
Sistemas cerrados: No interactúan con el medio ambiente. Además, sostienen su nivel de
operación siempre y cuando posean información de control adecuada y no necesiten nada de su
medio ambiente, dado que esto no puede sostenerse durante mucho tiempo, por eso no existen los
sistemas cerrados.
ELEMENTO DE CONTROL
El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o
abiertos. Los sistemas trabajan mejor -”se encuentran bajo control”- cuando operan dentro de
niveles de desempeño tolerables.
Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y
contra los que se comparan los niveles de desempeño actuales.
La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso
de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.
Recibir y evaluar la retroalimentación, permite determinar que tan bien está operando
Para resumir, los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:
1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable

2. Un método para medir el desempeño actual
3. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar
4. Un método de retroalimentación
Subsistemas: Son componentes que forman un sistema, pueden ser subsistemas, es decir varios
niveles de sistemas. Es muy común tener varios subsistemas interactuando entre sí.
TEMA 2: Los sistemas y la organización como sistema.

Capitulo 2: “Los sistemas”
Capitulo 3: “La organización como sistema”
La coexistencia del hombre con los sistemas es propia de su naturaleza innata, razón por la cual
conocer el enfoque de sistemas y los conceptos claves de la Teoría general De Sistema significa
contar con herramientas sumamente versátiles para afrontar su estudio. Si el hombre es en si
mismo un sistema rodeado por una infinidad de otros sistemas, no resulta irrelevante el
conocimiento de un modelo que permita su cabal comprensión y conocimiento.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS.
El enfoque de sistemas es un esfuerzo por generar una visión amplia, comprensiva y total del
fenómeno de la complejidad y la interrelación que caracterizan a los sistemas, a través de una
perspectiva que los considere desde una configuración total organizada y en función de los fines
específicos que persiguen.
También es conocido como TGS (teoría general de sistemas) y se ocupa del desarrollo de un
marco teórico-sistemático para la descripción de las relaciones generales de la realidad empírica,
produciendo formulaciones y teorías que permitan crear condiciones de aplicación en ese mundo
empírico.
Las propiedades de los sistemas no pueden definirse de manera significativa considerando en forma
separada sus elementos, ya que el entendimiento y comprensión de los sistemas produce cuando
sobre ellos se aplica una visión integral, considerando todas las interdependencias e interrelaciones
de sus partes.
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_ Enfoque Analítico: Para analizar un problema utiliza en primer término una partición del
conjunto en sus partes más pequeñas para comprender mejor el funcionamiento del todo.
_ Enfoque de sistemas – sistémico - : Parte de una visión global, integral y que complemente al
enfoque analítico en las metodologías de estudio.
Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí,

entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin determinado,
y teniendo una actuación conjunta superior a la suma de a las actuaciones individuales. Se
caracterizan por estar compuestos de pates que interactúan entre sí, que se relacionan de alguna
manera, y que pueden ser descriptos en términos de sus atributos o de sus partes componentes.
Cada sistema puede ser entendido como sistema, subsistema o suprasistema. El sistema total o el
“todo” es el que está representado por todos sus elementos y relaciones necesarias para la
realización de un objetivo. Todos los sistemas existen en un ambiente: no hay un sistema sin
ambiente.
Un Sistema es un proceso que establece fines, objetivos y metas organizacionales. “Un sistema es
un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus atributos
y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una
actuación conjunta superior a la suma de las actuaciones individuales de sus elementos.”
El funcionamiento del sistema siempre es mayor que la suma individual del funcionamiento de las
partes.
Cada sistema, según el interés o la posición de quien pretenda estudiarlo, podrá ser visto como
sistema, suprasistema o subsistema. El sistema total es el que esta representado por todos sus
elementos y relaciones necesarias para la realización de un objetivo; este define la finalidad para la
cual fueron ordenadas las “partes” y relaciones del “todo”.
Para lograr sus objetivos en ambientes que se presentan cambiantes, el sistema debe adaptarse
activando mecanismos que le permitan encontrar equilibrios dinámicos entre el y su entorno. Si
esto no se logra, el sistema puede entrar en un proceso de entropía, por el cual entra en crisis,
desgastándose y llegando incluso a su desintegración. Si las partes no componen una entidad no
interactúan, no conforman un sistema.
Sistemas vivientes: Es aquel que tiene funciones biológicas: Nace, se reproduce y muere.
Sistemas abstractos: La totalidad de sus elementos son conceptos, son creaciones de la mente
humana, consisten en una disposición conceptual y ordenada de ideas. Son No vivientes. Los
límites son determinados según el nivel de percepción, intención, objetivos y conocimiento del
observador en relación con el funcionamiento interno del sistema. Ej: Sistemas religiosos, sociales
y culturales
Sistemas concretos: Es aquel en que por lo menos 2 de sus elementos son objetos o
sujetos, pudiendo ser que estuvieran presentes solo objetos y sujetos o bien, objetos y sujetos. En
los sistemas concretos los límites surgen mas claramente
Ej: Sistema educativo, de información, de contabilidad
Los conceptos claves de la teoría general de sistema.

Los elementos son los componentes de los sistemas. A su vez, cada elemento puede ser un
sistema completo, un subsistema. Pueden ser objetos: computadora, conceptuales: lenguaje de
programación y pueden ser sujetos: personas integrantes de cada empresa.
Se relacionan entre sí, interactuando dinámicamente. Así, los que entran al sistema serán las
entradas, los que salen serán salidas, y los que operan sobre entradas realizando algún proceso de
transformación, proceso.
El ambiente permite conocer 2 clases diferentes de elementos:
Transaccionales: Aún cuando el sistema no puede controlarlos, ejercen influencia (proveedores y
consumidores).
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Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema: personas, energía, materias prima,
información. Todos ejemplos de entradas diferentes a sistemas distintos. Todas tienen la
característica de ser la fuerza de arranque o de partida del sistema. Cuando se estudia un sistema
resulta importante establecer si las entradas están bajo su dominio o son parte del ambiente, ya
que en el primer caso serian parte del sistema, en tanto que, de lo contrario, pertenecerían al
ambiente.
Una salida es cualquier elemento que sale del sistema hacia el ambiente. En un sistema de
información, los datos ingresan al sistema como entrada y egresan, luego de un proceso de
conversación, como salida con la forma de información. Pueden adoptar diversas formas:
productos, beneficio, información, servicios.
El proceso es la actividad que el sistema aplica sobre los elementos de entrada para transformarlos
en elementos de salida; es el que produce cambios: es el mecanismo de conversión de las
entradas en salidas.. Es posible que no se conozcan los procesos y actividades que se realizan
dentro del sistema y allí se estudia en gran detalle, constituyendo un método llamado de caja
negra.
La retroalimentación es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o
estándar previamente establecido, obteniendo información sobre su funcionamiento, y con el fin de
mantener al sistema operando de acuerdo con los parámetros establecidos.
Las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y cualquier diferencia que se
encuentre origina una retroalimentación -feedback- en la entrada al proceso para que se ajusten
sus operaciones.
El control del sistema se produce a través de este proceso que mide su funcionamiento y lo orienta
hacia sus objetivos.
Los elementos básicos y esenciales de un sistema de control:

• Un objetivo establecido: meta, propósito, norma.
• Un sensor que efectúa la medición del rendimiento.
• Un comparador que determina las diferencias con relación al objetivo.
• Un activante que corrige y ajusta.
Por otro lado, el proceso de control no determina si los objetivos son los apropiados o correctos,
solo provee los medios para determinar si los procesos del sistema producen las salidas que logren
esos objetivos. Los sensores son los mecanismos que proporcionan información del objetivo a
controlar: miden valores incluidos o establecidos en los objetivos predeterminados. Un dispositivo
comparador luego realiza la comparación del funcionamiento real con respecto al objetivo
preestablecido: si en la verificación se detectan diferencias, estas indican que el sistema está
operando con alguna dificultad. Es importante señalar hasta que punto éstas son tolerables. Esto
se logra estableciendo limites de control, tanto superiores como inferiores, en relación con la
propuesta esperada. El activante es un elemento que debe tomar las medidas correctivas
generando una señal de entrada al proceso que permita realizar los ajustes necesarios para
disminuir o eliminar las variaciones detectadas. Las medidas correctivas pueden ir dirigidas a las
entradas, al proceso y al mismo sistema de control.
Existen dos tipos de retroalimentación:

• Retroalimentación negativa: es de tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que
retroalimenta dentro de un margen critico de operación, dentro de los limites de control. Busca la
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estabilidad del sistema.

• Retroalimentación positiva: refuerza la operación de un sistema, tendiendo a que continue
con los mismos rendimientos y sin modificar sus actividades. Es una confirmación de que el
sistema se está comportando de acuerdo a lo previsto.
Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, que es el conjunto de objetivos

exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Entre ambiente y sistema existe una intensa
interrelación e interdependencia y se expresa cuando el sistema recibe influencias del ambiente a
través de las entradas y cuando el sistema, a su vez, vuelva en el ambiente la influencia que surge
de sus procesos internos.
Para que lo “externo” sea considerado como ambiente para un sistema deben presentar en forma
conjunta dos circunstancias: a) que el sistema no pueda controlarlo: b) que afecte
significativamente su desempeño o propiedades. Estas dos condiciones permiten definir todo
aquello que debe ser considerado como ambiente de cada sistema. Solo podrá considerarse como
ambiente aquello externo que se relación en forma importante con el sistema, solo aquello que para
él es relevante. Éste presenta dos clases diferentes de elementos; transaccionales: aquellos que
aun cuando el sistema no puede controlarlos si puede ejercer influencia: proveedores y
consumidores. Y los hay contextuales: los que el sistema no puede controlar ni modificar: la
competencia de otras empresas y los factores climáticos.
Los límites separan y demarcan un sistema respecto de su ambiente. Se fijan de manera

discrecional en función del objetivo de la persona que está realizando su estudio.
Como la fijación es arbitraria aparece una disyuntiva: si se asigna un límite muy amplio puede
dificultar cualquier tarea de estudio que se intente realizar. Si el límite es muy restringido, pueden
dejar de considerarse elementos e interrelaciones significativas, lo que implica asumir un riesgo de
suboptimización; cuando por una mala fijación de limites quedan fuera del sistema elementos o
procesos con alta interacción.
Los límites que se asignen a un sistema pueden estar reflejando las perspectivas intelectuales de
quienes lo definen. Cada problema que se presenta en un sistema obliga a una definición de límites
distinta para cada uno.
Un sistema puede ser definido como un conjunto de elementos interrelacionados. Cuando un

componente de un sistema es en sí mismo un sistema se lo llama subsistema. Cada subsistema
dentro de un sistema se conecta con otros subsistemas para lograr un fin determinado, que
generalmente es producir una salida hacia otra parte del mismo sistema, o hacia otro sistema.
Lo que determina que un conjunto de elementos sea considerado un sistema y no un subsistema,
es el punto de vista de quien lo está definiendo.
Los procesos dentro de cada subsistema modifican, separan o combinan sus entradas para originar
una salida. Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfaz:
elementos de interconexión situados en los límites de un sistema o subsistema por los cuales la
información es transferida o coordinada entre ellos.
Dentro del concepto de subsistemas se destacan dos aspectos:
• Fragmentación: condición de los sistemas poder fragmentarse en subsistemas. En la
fragmentación de sistemas, se aprecian dos procesos:
1) Proceso de descomposición: cuando un sistema complejo es difícil de entender o
analizar en su conjunto el sistema se descompone o factoriza en subsistemas, con tareas
individuales más simples.
2) Proceso de composición: la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la

estructura va a facilitar el logro de los subsistemas superiores –suprasistemas- que a su vez,
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contienen, de modo que la suma de las soluciones parciales logre el objetivo global del sistema
mayor.
• Simplificación: se realiza para una coordinación eficiente y se realiza creando
subsistemas relativamente aislados. Es un proceso por el cual se ordenan los subsistemas de
modo que se reduzca el número de interconexiones. Hay dos formas de realizar la simplificación:
1) Agrupamiento: grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
2) Desacoplamiento: reduce la necesidad de coordinación entre los subsistemas. Los procesos que
favorecen los desacoplamientos son:
a) Reducción del número de interacciones explicitas entre los sistemas: limitación del número de
entradas-salidas entre los subsistemas.
b) Estandarización de las interacciones: establecimiento de códigos de comunicación por ejemplo.
c) Almacenamiento: permiten que las salidas y entradas de subsistemas interactúen y funciones,
en cierta forma y por un tiempo limitado, de manera independiente.
d) Recursos flexibles: a cada subsistema se lo provee de una mayor cantidad de recursos que los
estrictamente necesarios, de modo que tengan la posibilidad de absorber contratiempos o
circunstancias no previstas.
No puede concebirse un sistema sin propósitos u objetivos. Los elementos de un sistema

interactúan para lograr alguna meta, algún estado final o una nueva posición de equilibrio. Esta
búsqueda permanente de objetivos, que se denomina tecnología, constituye una característica
presente en todos los sistemas.
La interrelación se verifica a través de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos, aun
cuando éstos sean considerados como subsistemas. A su vez, las relación connotan la
interdependencia que entre los elementos interrelacionados se produce, tal como se pudo observar
al analizar el concepto de subsistema.
• Relaciones simbólicas: enlazan elementos que requieren de esa vinculación para
seguir funcionando, no podrían hacerlo si son separados.
• Relaciones sinérgicas: cuando la interrelación que se produce entre los elementos genera
un resultado conjunto mayor que la suma de los resultados individuales de esos mismos
elementos.
• Relaciones superfluas: en la medida en que una relación es repetida aumenta la
confiabilidad del sistema.
Los recursos son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar las actividades
necesarias para cumplir con sus propósitos. Se encuentran en el interior de los sistemas, lo que no
quita que del ambiente también puedan ingresar recursos adicionales. Las entradas son los
elementos sobre los cuales se aplican los recursos.
Totalidad. Un sistema no puede ser explicado solo por la suma de sus partes: el sistema en si solo
puede ser explicado como una totalidad.
Los atributos son las propiedades y características que pueden reconocerse de los elementos y sus
vinculaciones. Los hay cualitativos y cuantitativos: así como definidores y concomitantes.
La entropía es un proceso que se verifica en el interior de algunos sistemas por el cual estos entran
en crisis y tienden a su degeneración y deformación tanto estructural como funcional. Es una fuerza
que lleva al sistema hacia un máximo desorden, hacia una falta de transformación de sus recursos,
empujándolo a su desaparición. Si aumenta la información disminuye la entropía.
La homeostasis también llamado equilibrio dinámico (se obtiene a través del autocontrol, es decir,
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de la autorregulación, caso contrario puede entrar en entropía) es una propiedad de los sistemas
que se expresa a través de su nivel de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno en
busca de su funcionamiento eficaz, la base del equilibrio se encuentra en la comunicación.
En la sinergia se verifica que la actuación conjunta de los componentes del sistema es suprior a
la suma de las actuaciones individuales de sus partes componentes. El todo sobre las partes.
La equifinalidad expresa que los objetivos finales pueden ser conseguír u a partir de diferentes
condiciones iníciales, a través de diferentes maneras, y utilizando medios o acciones distintos a los
originalmente pensados.
La complejidad es un resultado combinado directamente proporcional a la interacción que se

produce entre elementos, atributos, vínculos e interacciones y el nivel de organización implícita. Es
la condición que presenta un sistema cuando se manifiesta al menos una de estas cuatro
situaciones:
a) que esté conformado por muchos elementos que interactúan de modo no siempre
b) que sus causas, efectos o estructura no sean conocidos
c) que necesita mucha energía, tiempo o información para ser manejado
d) que produce efectos que son al mismo tiempo deseados o indeseados son muy difíciles de
controlar
La organización y estructura de un sistema expresa el conjunto de las reales o potenciales

interrelaciones que pueden darse entre sus elementos. Un sistema tiene organización cuando
todas sus partes, se interrelacionan al tiempo que se adaptan al contexto, con lo cual logran
mantener dichas vinculaciones conformando un todo.
Cuando se habla de estructura de un sistema, además de los elementos deben considerarse las
relaciones entre ellos, aquello que los mantiene unidos entre sí. Debe entendérsela como una
compleja red de interrelación y vinculación entre esas partes.
La organización como sistema.

Evolución del concepto de organización. En la actualidad, a las organizaciones en general y a
las empresas en particular, se las considera dentro del modelo de los sistemas sociales de acuerdo
a la clasificación de sistema del capítulo anterior. Si bien hoy existe un amplio consenso sobre este
modelo como conceptualización de las organizaciones, a través del tiempo se utilizaron otros
modelos que respondían a concepciones muy distintas de las que hoy que prevalecen.
Esos otros modelos que intentaron describir y entender el funcionamiento de las organizaciones sin
tener en cuenta el concepto de sistema, aun hoy se emplean en determinadas situaciones, o bien,
para determinados sectores internos de una organización.
La aceptación que actualmente se verifica con relación a la consideración de las empresas como
sociosistemas, es la acumulación de una evolución que, tal como lo expresa Ackoff, puede
sintetizarse de la siguiente manera:
• Modelo determinista (la empresa como maquina). Se sostuvo hasta los primeros años del
siglo XX.
Su única función era servir a sus propietarios –sus acreedores- con el fin de que éstos si pudieran
alcanzar sus propios objetivos que consistía, casi exclusivamente, en la obtención de utilidades. El
trabajo de las personas era considerado como mas de las partes de una maquina, reemplazable e
intercambiable y en la cual la condición humana y los objetivos personales de los trabajadores no
eran teniendo en cuenta.
• Modelos animados (la empresa como organismo). Atribuirle vida y propósitos propios, que
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al igual que cualquier otro organismo viviente, son la supervivencia y el crecimiento.

• Modelos sociales (la empresa como sociosistemas). Estos tres niveles de propósitos –
social, organizacional y personal- le imponen a la empresa responsabilidades para con todos sus
integrantes y para con el medio ambiente en que actúa. Por lo tanto, su buen funcionamiento
depende de la actuación de sus integrantes. El comportamiento de las personas afecta a la
organización pero ésta los afecta a ellos, de la misma manera que el ambiente la afecta pero ella
también influye sobre él.
La organización como sistema.

Considerar a la organización como un sistema cerrado consiste en que tienen límites bien
definidos, rígidos y no permeables. En su manejo se utilizan modelos deterministas, considerando
a la organización como instrumentos diseñados para obtener objetivos claramente definidos.
Mantiene aisladas las influencias de las variables externas.
Considera que sus integrantes tienen un comportamiento acorde con los deseos organizacionales,
no contemplándose los valores y necesidades de las personas. Tampoco son estudiados los
subsistemas, sus vinculación y los cambio que en ellos se producen.
La organización como sistema abierto consiste en aquellas que tienen una permanente vinculación
con su ambiente. Como consecuencia de esa contante interacción con su ambiente la organización
desarrolla cierta capacidad adaptativa con respecto a cambios que se producen en aquel,
funcionando dentro de un estado estable o de equilibrio dinámico. La retroalimentación es
fundamental para mantener al sistema dentro de ese equilibrio dinámico. El sistema vive
absorbiendo elementos internos y del ambiente pero funcionando dentro de los límites fijados por
su estructura.
Existen nueve características que poseen todos los sistemas abiertos:
1. Importación de energía: a través de la permeabilidad de sus fronteras incorporan
insumos de elementos físicos –materiales, personas, energía- y representación simbólicas –
información.
2. Procesos internos de transformación: actividades que se realizan sobre las entradas de
acuerdo con pautas y procedimientos predefinidos, produciendo una reorganización de los
insumos.
3. Salidas: resultado o producto final que la organización vuelca al ambiente, ya sea en
forma de productos físicos o servicios.
4. Ciclos de sucesos: cuando la organización exporta al ambiente el producto de su
actividad, recibe de éste nuevos insumos que permiten que se reinicie el ciclo de actividades de
ingresos- transformación-salidas.
5. Entropía negativa: fin de asegurar su supervivencia. Moverse para evitar la entropía:
deben desarrollar entropía negativa. Deben almacenar energía para mantener el orden interno,
funcionando de manera normal aun en épocas de crisis.
6. Proceso de retroalimentación y codificación: la organización recibe información de las
consecuencias que sus actividades con el fin de detectar y corregir los desvíos. Además, a través
de un proceso de codificación el sistema selecciona los insumos que van a ser incorporados,
algunos elementos son rechazados con anterioridad de ser ingresados.
7. Estado estable y homeostasis: permite que los cambios externos no modifiquen la
esencia de la estructura del sistema, sino que establece un nuevo equilibrio, más complejo y mas
totalizador. Este proceso de estado estable y homeostasis se conserva incluso en condiciones de
crecimiento y expansión, donde las características básicas del sistema tienden a permanecer
constantes.
8. Diferenciación: tiende hacia la creación y obtención de nuevas funciones así como la
modificación de las actúales. Conduce a la elaboración de una estructura.

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9. Equifinalidad: indica que un sistema puede alcanzar un determinado estado final

partiendo de conocimientos iníciales diferentes y a través de la adopción de distintos cursos de
acción.
También existen características particulares de las organizaciones como sistemas abiertos:

1. Artificialidad: característica esencial que poseen todas las organizaciones es la de ser una
creación artificial del hambre. Están diseñadas intencionalmente para cumplir con fines específicos
y determinados, por lapsos de tiempos considerables y dirigidos por su propio sistema de
administración, para lo cual se estudian y formulan reglas de acción y operación. Son
independientes de sus partes físicas –lo que facilita su reemplazo- ya que la estructuración de
acontecimientos y eventos, y no la estructuración de las partes físicas, es lo que define a su
estructura. Cuando una organización deja de funcionar ya no es posible identificar su estructura.
2. Morfogénesis: a diferencia de los sistemas mecánicos y biológicos, una organización tiene

la capacidad de modificar sus características estructurales. A través del proceso de
retroalimentación la organización compara los resultados obtenidos con los deseados, y si no
estuviera conforme, puede modificar sus comportamientos, cambiar o incorporar nuevos objetivos.
3. Complejidad: las organizaciones presentan condiciones de complejidad derivadas del
resultado combinado entre la gran cantidad de elementos que las componen, las características y
atributos de esos elementos, el numero de vínculos e interacciones entre ellos, y el nivel de
estructuración implícita. Las organizaciones crecen en tamaño y de en el desarrollo de sus
elementos organizativos, aumentan en su complejidad. Ésta se asocia a la cantidad de sub-partes
que presenta cada organización, determinando su grado de diferenciación.
4. Apertura: se relación con la capacidad que tienen sus límites para permitir un fluido
intercambio con el ambiente la rodea.
5. Intencionalidad: las organizaciones son teleológicamente direccionados. Sin importar las
cambios en el ambiente o en su interior, la organización se dirige intencionalmente hacia el logro de
sus objetivos, los que sirven de orientación en la elección de los cursos de acción a tomar.
MODELOS DE ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

El enfoque sociotécnico surgió con el fin de lograr sistemas que permitan obtener satisfacción
plena en el trabajo junto a eficiencia tecnología. Esas características son las que permiten que este
enfoque sea apropiado para tratar los efectos que surgen a causa de la implementación de
sistemas de información en las organizaciones. Leavitt crea un modelo de organización constituida
por cuatro componentes interrelacionados: tareas, personal tecnología y estructura. Los elementos
de este modelo se agrupan en dos subsistemas:
Subsistema técnico: es el responsable de la eficiencia potencial de la organización. : Incluye los
trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividieron esos trabajos y se buscó
su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos y el ambiente físico y su
disposición (tecnología). Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial de
la organización.
• Subsistema social: encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

1. Este enfoque concibe a las organizaciones como una combinación de tecnología y, al
mismo tiempo, como un sistema social, desarrollándose entre estos subsistemas interacciones
mutuas y reciprocas. En el que se encuentran las personas, sus características físicas y
psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales, como grupales, y las exigencias
organizacionales en la realización de los trabajos. Este subsistema es encarado de transformar la
eficiencia en la eficiencia real.

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El modelo de Leavitt para la comprensión del cambio organizacional se basa en la fuerte

interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas, lo que provoca que un cambio en
uno de los componentes produzca efectos, planeados o no, en los otros.
El enfoque situacional o contingente presenta puntos de vista que tienden a ser más concretos y
específicos. Propone que una organización es un sistema compuesto por subsistemas y delimitado
por límites identificables con respecto al suprasistema que lo rodea. El punto de vista de la
contingencia busca entender la interrelación dentro y entre los subsistemas, así como entre la
organización y su medio ambiente, y definir los esquemas de relaciones o configuraciones
variables.
Los conceptos de sistemas proveen un modelo amplio con el cual es posible entender a todas las
organizaciones. En tanto que los factores de contingencia reconocen que los subsistemas de la
organización y su medio ambiente son, en cierto sentido, únicos, y representan la base que hay
que considerar para diseñar y administrar organizaciones específicas.
CONSECUENCIAS DE LA INTRODUCCION DE NUEVAS TECNOLOGIAS
La situación actual indica que la incorporación de nuevas tecnologías, que no solo se

circunscribe a la de procesamiento de información sino también a cualquier otra, genera un
profundo cambio organizacional. El impacto se traduce en resultados, efectos o consecuencias,
que se manifiestan expresamente en cambios significativos en las personas, en el entorno del
trabajo, en las relaciones grupales y en la estructura.
Un aspecto critico es el grado de aceptación por parte de quienes deben operar con ella, y ese
nivel de aceptación está determinado, en gran parte, por la forma en que la tecnología es anexada
en la organización.
Cuando se incorpora tecnología se puede tener el control que ese cambio genera, determinando
consecuencias que sean pretendidas por la organización –premeditadas- o no –no premeditadas.
Además, debe considerarse la intensidad y el ritmo de ese cambio por la incorporación de
tecnología; cuando la estructura y los procesos organizacionales son transformados de manera
progresiva, ese cambio puede ser considerado como incremental, en tanto que los cambios
rápidos y profundos generan nuevas formas de organización y trabajo pueden ser definidos como
revolucionarios.
En estos cambios, pueden aparecer consecuencias no deseadas, la organización debe generar
procesos de adaptación cuando la incorporación tecnológica es progresiva, así como tratar de
afrontar las consecuencias negativas que pudieran surgir, cuando los cambios son revolucionarios.
No debe olvidarse, que el enfoque sociotécnico no considera que el factor tecnológico
prevalezca sobre los ambientes, sociales y organizacionales sino que, por el contrario, aquel debe
considerarse en interacción con el subsistema social de la organización. Las nuevas tecnologías
impactan sobre la estructura, tareas y personas, pero no lo hacen en forma directa
Cuando se incorpora tecnología puede tenerse el control que ese cambio genera, determinando
consecuencias que sean pretendidas por la organización (premeditadas) o no (no premeditadas).
Además, debe considerarse la intensidad y el ritmo del cambio por la incorporación de la
tecnología; cuando la estructura y los procesos organizacionales son transformados de manera
progresiva, ese cambio puede ser considerado como incremental, en tanto que los cambios rápidos
y profundos que generan nuevas formas de organización y trabajo pueden ser definidos como
revolucionarios.
Actividades de la organización
El Personal Operativo puede ser de dos tipos: oficinistas que procesan transacciones y participan
en las tareas administrativas de la organización, y personal de operación cuyas tareas se vinculan
con las actividades primarias relacionadas con producir un producto o brindar un servicio.
En el nivel de Administración Operativa la actividad predominante es la supervisión del personal
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operativo. El énfasis está puesto en la observancia de las destrezas técnicas de los empleados.
El nivel de Administración Intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la organización y
controlar las actividades que llevan a éste hacia el logro de sus objetivos.
La Alta Administración realiza tareas que son de planeación y formulación estratégica; su actividad
se orienta hacia la visión futura de la organización y dirige y controla el desempeño de un reducido
grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los planes de la empresa.
Las actividades de la organización se esquematizan globalmente por dos enfoques:

El enfoque de la cadena de valor muestra las actividades d valor, que son las distintas actividades
físicas y tecnológicas que la empresa realiza para crear un producto que sea valioso para sus
clientes, asi como también el margen, que es la diferencia que resulta entre el valor total y el costo
total de las actividades realizadas.
Toda actividad de valor emplea insumos físicos –materiales, materias primas, personas, tecnología,
información. Estas actividades se dividen en:
Actividades primarias: aquellas que están orientadas a la elaboración física del producto, su venta y
entrega al cliente, así como todo lo concerniente al servicio de postventa y son las que tienen que
ver directamente con la creación de valor. Ellas son:
1. Logística de entrada. Control de existencias, distribución, transporte, gestión de materiales.
2. Operaciones. Actividades vinculadas con la conversación de insumos en productos finales,
incluyendo embalaje, mantenimiento de equipos, controles, etc.
3. Logística de salida. Agrupa las actividades de entrega de productos a los clientes, el manejo de
los almacenes de productos terminados, la operación de los vehículos de entrega, el
procesamiento de los pedidos y su programación.
4. Comercialización y ventas. Contiene las actividades destinadas a proporcionar un medio por el
cual se puedan comprar los productos, así como su inducción a hacerlo: promoción, publicidad, etc.
5. Servicio: actividades que apoyan al producto, mantenimiento o realzando su valor: instalación
del producto, reparaciones, provisión de repuestos.
Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias, pero también se apoyan entre sí.
Detalle de estas actividades:
1. Abastecimiento. Función de compra de materia primas, insumos, maquinarias, equipos de
oficina, edificios. Se encuentra tanto en primarias como de apoyo.
2. Desarrollo de tecnología. Destinada a mejorar productos en proceso. El desarrollo de tecnología
que se relación con los productos o sus características apoyan a la cadena entera, mientras que
algunos desarrollos se asocian en forma específica con actividades primarias o de apoyo.
3. Administración de recursos humanos. Incluye las actividades de búsqueda, selección,
contratación, capacitación, desarrollo y compensaciones del personal de la empresa. Respalda
tanto a las actividades de apoyo como a las primarias.
4. Infraestructura de la empresa: agrupación de varias actividades tales como las relaciones con la
administración general de la empresa, contabilidad, finanzas, planeamiento, administración de
calidad y asuntos legales. Apoya a la cadena completa y no a actividades individuales.
El enfoque tradicional representa las actividades organizacionales a través de una pirámide donde
se expresan distintos niveles que representan cada uno, agrupamientos de tareas comunes pero
diferentes a los de otros niveles.

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En el nivel de administración operativa (o nivel técnico) la actividad predominante es la

coordinación y supervisión de las tareas operativas. Se observa que los operadores sigan los
lineamientos establecidos en los procedimientos o rutinas de cada actividad. El personal operativo
puede ser de dos tipos:
• Administrativos. Procesan transacciones y participan en las tareas administrativas
de la
organización. Se agrupan una serie de actividades que tienen procesos de toma de decisiones
programadas.
 Operaciones. Actividades relacionadas con las actividades primarias relacionadas con
producir un producto o brindar un servicio. Es el que con su accionar permite que la organización
tenga sus objetivos, defina sus políticas y desarrolle sus planes estratégicos.
Un modelo similar es el que estableció Anthony, que consta de tres niveles administrativos y uno
operativo.
El nivel de administración táctica se ocupa de supervisar el rendimiento de la organización y

controlar las actividades que llevan a ésta hacia el logro de sus objetivos. Normalmente, se
desarrollan tareas como la administración del personal, adquisición de equipos y materia prima, en
general, en la organización del trabajo.
La administración estratégica realiza tareas, que, principalmente, son de planeación y formulación
estratégica, desarrollando objetivos, metas y políticas organizacionales generales; su actividad se
orienta hacia la visión futura de la organización y dirige y controla el desempeño de un reducido
grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los planes de la empresa.
La información por niveles organizativos se encuentra interrelacionada. En tanto el nivel

estratégico demanda una información mayormente basada en fuente externa –análisis de
mercados y sus tendencias, desarrollos tecnológicos, ingreso de nuevos competidores al mercado-
los otros dos niveles utilizan, mayormente, información generada por la propia organización. La
información que utiliza el nivel estratégico es muy amplia, menos exacta que la utilización de otros
niveles. A su vez, la administración operativa utiliza información específica para las tareas,
debiendo ser por eso exacta y en tiempo real.
Las decisiones en la organización según los tres niveles organizativos se diferencian. La

decisión es un proceso por el cual se elige una entre varias alternativas disponibles y posibles.
Por la importancia que tiene en el desempeño de la organización, resulta conveniente
explicar dos aspectos relacionados con ellas: los tipos de decisiones y el proceso de toma de
decisiones.
Los tipos de decisiones:

• Decisiones programadas. Se presentan de manera repetitiva y rutinaria, pueden ser
definidas con anticipación, estableciendo precisas reglas de decisión compuestas por
procedimientos previamente especificados.
Las decisiones tomadas en los niveles inferiores de la organización tiene la característica de ser
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repetitivas y rutinarias, con lo cual cada vez que se presenta la misma situación puede aplicarse
algún procedimiento resolutivo previamente establecido. Una decisión es programada cuando se
conocen:
a) Todas las variables que la afectan.
b) La interrelación entre todas las variables.
c) La cuantificación de todas las variables.
d) El objetivo a optimizar u obtener.
Por todas estas características estas decisiones pueden ser tomadas por el persona de mas bajo
nivel y de poca especialización y capacitación.
• Decisiones no programadas. Situación en donde aparecen problemas no

estructurados, son únicas, novedosas o se presentar por primera vez y por lo tanto no es posible
establecer reglas o procedimientos de decisión con antelación. Por ejemplo: lanzar un producto
novedoso al mercado o fusionarse con otra empresa.
Son tomadas por el más alto nivel.
Proceso de toma de decisiones:

Simón elaboró un modelo de toma de decisiones que consiste en tres etapas fundamentales:
1- Detección: Para iniciar el proceso de toma de decisiones se debe tener conciencia de la
existencia de un problema o del aprovechamiento de una oportunidad. Cuando la detección es de
un problema, inmediatamente se requiere su precisa identificación y formulación, con el fin de
definirlo correctamente y comenzar a recolectar todos los datos necesarios sobre él. Esta etapa
tiene por finalidad la compilación de la información necesaria con relación al problema que se
intenta resolver.
2- Diseño: Durante esta etapa se intentan desarrollar todas las alternativas posibles que aporten
solución al problema. La evaluación de las alternativas implica considerar todas las consecuencias
potenciales de cada una de ellas.
3- Selección: Esta etapa se simplifica limitándose a la elección de la alternativa más favorable. En
cualquier etapa luego de la detección, se puede volver hacia atrás.
TEMA 3:
Capitulo 4: “El sistema administrativo”
Capitulo 5: “El sistema de información”
Podemos definir a los sistemas administrativos como aquella función que por medio de un
conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y decisión,
posibilitando la obtención de los objetivos de la organización, no alcanza para reflejar cabalmente
todos los propósitos que el sistema administrativo intenta lograr.
Para cumplir con sus objetivos toda organización necesita contar, entre otras cosas, con productos,
tecnología, mercado, capital, personas. Aun cuando estos elementos sean determinantes para el
éxito organizacional, sin una función que los dirija adecuadamente, de nada sirven.
El sistema administrativo de una organización debe entenderse como un sistema que, a través del
procesamiento de todos los elementos administrativos que surgen de la realización de las tareas
organizacionales, produce la información necesaria para todos los niveles de la organización y
provee los archivos y registros necesarios para generar aquella información. Es el medio donde las
políticas adoptadas por el nivel superior de la organización se traducen en múltiples decisiones que
resuelven problemas específicos cotidianos que conforman la actividad de la organización.
Los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la organización; su interés
radica en encontrar la solución a los problemas que surjan.
A través de el se registran, conservan y transmiten los soportes informativos de las decisiones
adoptadas, además de captar, elaborar y transmitir datos los centro decisorios para poder, de esa
manera, realizar el control y cerrar el circuito de actividades.
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Debe diseñarse considerando los objetivos que busca alcanzar la organización
FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Las funciones tradicionales son la capacitación, elaboración y transmisión de información hacia

los centros decisorios. Considerando la definición de las organizaciones como sociosistemas, las
funciones se amplían para posibilitar el desarrollo de ella, de sus participantes y de quienes tiene
con ella vinculación o intereses. Por lo tanto, se encarga de facilitar el desarrollo de la organización
hasta el unto que sus integrantes lo deseen facilitado, es responsable de esta función tanto en
condiciones estables como cambiantes. También, procesa información de toda la organización, la
cual afecta a todas las actividades y procesos posibilitando que las tareas sean cumplimentadas,
asi como también, que a partir de ella pueda definirse su estrategia. Debe estar capacitado para
captar la información que se genera en el exterior de la organización pero que es relevante para su
supervivencia, crecimiento y desarrollo.
En relación con estas premisas el sistema administrativo posee otras tres funciones:
1) Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente.
2) Tomar las decisiones que sean necesarias.
3) Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o
cambiantes. Estas funciones obligan al sistema administrativo a expandir su actividad por fuera d
los limites organizacionales.
Una nueva e importante función es transformar el conocimiento tácito en explicito, creando los
procesos necesarios para que esa conversión sea posible así como los archivos que permitan
almacenar el conocimiento explicito, de manera de favorecer su circulación y uso. Es el
responsable de transformar el conocimiento en un activo organizacional.
- Se transforma en el medio donde las decisiones estratégicas y políticas adoptadas por el

nivel superior de la organización, se traducen y operativizan en una multiplicidad de tareas y
decisiones que resuelven las rutinarias operaciones individuales.
- Transmite, registra y conserva los soportes de la información por medio de los cuales las
operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentadamente.
- Realiza la captación, elaboración y transmisión de información hacia los centros decisorios.
- Deberá facilitar el desarrollo de la organización hasta el punto que sus integrantes lo deseen,
facilitando el incremento del desarrollo de esos mismos participantes. Es responsable de esta
función tanto en condiciones estables como cambiantes, de modo que también deberá ser capaz
de aprender y adaptarse.
- Procesa la información de toda la organización: la que surge de las operaciones rutinarias,

así como la que proviene del entorno organizacional. Esa información afecta a todas las
actividades y procesos permitiendo que las tareas sean cumplimentadas, así como también, que a
partir de ella pueda definirse su estrategia.
- Debe estar capacitado para captar la información que se genera en el exterior de la

organización pero que es relevante para su supervivencia
1- Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente
2- Tomar las decisiones que sean necesarias;
3- Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o cambiantes.
- Transformar el conocimiento tácito en explícito, creando los procesos necesarios. Es el

responsable de transformar al conocimiento en un activo organizacional valioso.
Los sistemas administrativos deben ser eficaces. Debe obtener los resultados previstos, debe
alcanzar los objetivos planeados. En el caso que no lo sea, pone en peligro la supervivencia de la
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organización misma. Una vez alcanzada la eficacia, debe ser eficiente, obtener los propósitos
planeados pero contemplando que cumple con los mejores aspectos referidos a su costo de
operación, velocidad, seguridad, comunicación, entre otros aspectos.
Es responsable tanto de los pequeños actos cotidianos y rutinarios, alentar uno de los
objetivos más abstractos, como el desarrollo. Para ello debe operar con la máxima eficiencia,
entonces deben:
1) Posibilitar la realización de las tareas y actos administrativos dentro de los plazos adecuados
para de ejecución, con un costo compatible y con un alto margen de seguridad.
2) Obtener periódicamente un resumen estructurado de datos, que posibilite el desarrollo de
las actividades y la toma de decisiones.
3) Promover y alentar, los objetivos últimos de la organización, los de sus integranteslos de su
ambiente.
Para evaluar la eficiencia deben justipreciarse conjuntamente los parámetros de: capacidad;
comunicación; costo competitividad; control interno. Estos parámetros deben considerarse en
conjunto.
•Capacidad: velocidad de procesamiento; volumen de trabajo; seguridad en la captación de
datos;recuperación de la información.
•Comunicación: transmisión de información; coordinación entre sectores.
•Costos: relación beneficio-costo; conocimiento de los costos.
•Competitividad: buscar y mantener clientes, mejorar acuerdos con los proveedores; apoyar
el desarrollo de nuevos productos: alejar competidores.
•Control interno: buscando satisfacer los objetivos de proveer adecuada protección a los
activos, generar información confiable y promover la eficiencia operativa y la seguridad general.
La información se mueve por toda la organización, pero lo hace bajo un esquema formalmente
determinado. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de información, denominado
sistema de información.
Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas administrativos, y su responsabilidad
es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria para que cada componente
pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones.
Los componentes del sistema administrativo son:

1) Conjunto de procedimientos: flujo continuo de tareas físicas que se ejecutan para realizar
las actividades básicas. En consecuencia, este conjunto integrado de procedimientos está
compuesto por una secuencia de tareas que se realizan en los distintos puestos de trabajo
destinados a una misma finalidad específica ultima.
2) Personas: con su actividad llevan adelante la mayoría de las labores administrativas.
Ubicadas en los diferentes niveles de la organización y desarrollando diversas funciones,
ejecutarán tareas, tomarán decisiones, capturarán datos, convertirán esos datos, información y ésta
en conocimiento, y almacenarán y transmitirán datos, información y conocimiento al resto de los
participantes de la organización.
3) Sistema de información: transacciones rutinarias necesitan información operativa para ser
ejecutadas, y de ellas surgen datos e información que realimentan el sistema de información
permitiendo el funcionamiento operativo del sistema administrativo. Este flujo de información se
mueve dentro de esquemas formalizados por toda la organización, posibilitando la realización de
las tareas, la toma de decisiones, etc.
4) Recursos: la tecnología informática.
Este último componente es el que más afecta, el que le otorga características particulares al
sistema administrativo.
Estas características son:
1) Impacto sobre los procedimientos: permiten eliminar tareas que antes se realizaban en un

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procedimiento, asi como introducir otras nuevas cambiando su secuencia y estructura. A su vez,
desarrollar procedimientos basados en nuevos tipos de relaciones con los clientes y proveedores,
diluyendo los convencionales y tradicionales limites organizacionales, rompiendo las reglas y
creando nuevas maneras de trabajar. También, modifican las posibilidades de supervisión y control
en los procedimientos, posibilitando supervisiones remotas, controles automáticos, mayor acceso a
las tareas realizadas por lo subordinadores, e integraciones de los sistemas de control, entre otros
aspectos.
2) Impacto sobre las personas: se incrementan las necesidades de aprendizaje continuo. Los
puestos de trabajo deberán ser ocupados por personas con mayor nivel de capacitación,
autocontrol sobre sus actuaciones. Otro aspecto que se modifica, son las relaciones sociales, que
se ven alteradas al modificarse los procedimientos y los trabajos ya que se modifican las
frecuencia de los contactos, el tipo de interacción y los canales por los cuales se produce la
comunicación.
El entorno físico normalmente mejora, aunque la profunda interacción que se produce entre el
hombre y la computadora en sus puestos de trabajo, aísla y genera “distancias” entre los
integrantes de la organización.
3) Impacto sobre el sistema de información: posibilitan que los sistemas de infomacion
procesen mayor cantidad de datos y de mayor complejidad, potenciando comunicaciones mas
eficientes al reducir las limitaciones espaciales y geográficas. La cantidad de comunicaciones y
vinculaciones aumenta y mayor cantidad de información este accesible para una mayor cantidad de
personas en la organización; como consecuencia puede producirse una sobrecarga de información
en las posiciones gerenciales superiores. También, alteración en las relaciones entre los directivos
y sus subordinados debido a la posibilidad de acceso directo por parte de los directivos a la
información que los subordinados manejan.
Los procedimientos administrativos se definen como la secuencia de tareas que se realizan en

los distintos puestos de trabajo destinados a una misma finalidad específica ultima. Buscan
asegurar el manejo uniforme de las transacciones repetitivas. Están compuestos por un conjunto
de tareas que se ordenan de una manera secuencial invariable; así se asegura que las diferentes
transacciones rutinarias se realicen siempre de la misma manera.
CAPITULO 5: EL SISTEMA DE INFORMACION
Sistemas de información
Definiciones
1. Cada organización posee un sistema de información que, a su vez, contiene elementos
diferenciados. Cada uno de estos subsistemas de información componentes del sistema de
información, responde a necesidades específicas que surgen de las actividades, procesos o
decisiones de las distintas partes de la organización.
2. El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo, al que sirve y apoya
para que éste pueda administrar la organización. Los sistemas de información tienen como
finalidad procesar entradas, transformar esos datos en información, generara salidas en forma
de reportes e informes, y crear y mantener archivos de datos relacionados con la organización.
3. La información debidamente contextualizada, a la cual se le ha agregado experiencia y
reflexión, es conocimiento. Y éste representa el principal activo intangible de las organizaciones.
4. Los sistemas de información deben adaptarse perfectamente a la organización que sirven.
Deben ser diseñados pensando en los objetivos que se intentan alcanzar y en las estrategias
que se definieron en ese sentido. El sistema de información se define como el sistema formal de
personas, equipos y procedimientos, que en forma integrada y coordinada, y operando sobre un
conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales, capturan datos los
transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las actividades de las
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organizaciones tales como las operaciones, el control, la administración y la toma de decisiones,

necesarias para desarrollar la estrategia y lograr los objetivos planteados.
Los componentes de un sistema de información:

Recursos de hardware. Abarca no sólo a las máquinas, como las computadoras y otros equipos,
sino también a todos aquellos medios de datos, aquellos medios tangibles en los cuales se graban
los datos, desde las hojas de papel hasta los discos magnéticos.
Recursos de software. El equipo o hardware de la computadora debe manejarse con software de
computadora, conocido como programa del sistema; sin estos programas el sistema no funcionaría.
Por programa se entiende a la serie o conjunto de instrucciones, métodos o procedimientos y
lenguajes, que permiten usar la computadora; es un conjunto de órdenes establecidas para
controlar las operaciones de los sistemas de cómputo de modo que se realice el procesamiento de
los datos. El software puede dividirse en dos categorías:
1) software del sistema, programa de sistema operativo, que controla y respalda las operaciones
de un sistema computacional;
2) software de aplicación, que son programas que dirigen el procesamiento para un uso particular
de computadores por parte de usuarios finales, como los programas de sueldos y jornales. Se
incluye también al conjunto de instrucciones de procesamiento de información que necesitan las
personas: los procedimientos.
Recursos humanos: Las personas integrantes de una organización utilizan e integran los sistemas
de información, se los conoce como usuarios, aquella persona que es responsable del ingreso de
datos e instrucciones al sistema, o utiliza la información producida por el sistema. Los usuarios
directos son los que interactúan con el sistema ingresando datos o recibiendo salidas. Los usuarios
indirectos son los que aprovechan los informes producidos por el sistema pero no interactúan
directamente con el sistema.
Recursos de datos. Los recursos de datos de una organización se diferencian en bases de datos y
bases de conocimiento. Una base de datos es un conjunto integrado de datos procesados y
organizados, almacenados en diferentes tipos de registros. Las bases de conocimiento incluyen
conocimiento sobre una diversidad de circunstancias, reglas y ejemplificaciones de casos sobre
prácticas organizacionales que se consideran como las mejores prácticas. Recursos de redes:
Pone el acento sobre la idea de que las redes de telecomunicaciones son un componente
fundamental en el diseño de los sistemas de información contemporáneos.
Las funciones básicas de los sistemas de información son:

Entrada de los recursos de datos. Recolección de datos: Los sistemas de información procesan
entradas de datos: la función de recolección de datos es la encargada de captar aquellos que se
relacionan con acontecimientos o hechos que atañen a la organización y a su ambiente. Consta de
dos etapas que son la captación de los datos y su registro.
Almacenamiento de los recursos de datos. Permiten resguardar la memoria de la organización.

Archivo de datos. Los datos que fueron recolectados deben sistematizarse a fin de que puedan ser
utilizables por la organización, además de conservarlos físicamente y resguardarlos
adecuadamente: la creación y mantenimiento de los archivos cumple esa función. Dentro de la
función de archivo de datos se encuentra la actividad de identificación de los datos: Los datos
archivados deben identificarse para posibilitar su posterior recuperación.
Clasificación de datos. Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre ésta una
clasificación sobre la base de algún o algunos atributos, de modo que invocando a posteriori dicho
atributo, la información puede ser recuperada. El objetivo es poder asociar un acontecimiento con
otros que presentan semejanzas significativas.
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Recuperación. El objetivo de esta función es el de facilitar el acceso a la información que se

encuentra en la base de datos que depende del sistema de clasificación utilizado. Uno de los
aspectos clave de la recuperación de datos es el tiempo en que se efectúa, en especial cuando las
operaciones exigen que dicha recuperación se realice en tiempo real.
Procesamiento de datos en información. Incluye todos los procesos que transforman los datos de
entrada en salidas de información. Esta función analiza, relaciona, calcula, clasifica, agrega,
organiza y manipula los datos convirtiéndolos en información para los usuarios finales.
Salida de los productos de información. Toda salida de un sistema de información debe alcanzar
uno o más de los siguientes objetivos:
1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones
para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción. Las funciones de los sistemas de información que se realizan dentro
de la salida de los productos de información son la compresión, la transmisión y la exposición de
los datos.
Control del desempeño del sistema. El control del desempeño del sistema representa una actividad
importante para mantenerlo dentro de un funcionamiento eficiente. El sistema de información debe
generar información de retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, salida y
almacenamiento, de manera de poder supervisar y evaluar si el sistema respeta los estándares de
desempeño establecidos, y si sus funciones básicas se están ejecutando correctamente.
Las modalidades de procesamiento son:

Procesamiento de transacciones en lotes. Se reúnen todas las transacciones de un mismo tipo
durante un período, y se procesan como un conjunto de transacciones. Todos los datos y
transacciones se codifican y reúnen en grupos antes de ser procesados. El procesamiento es
periódico.
Procesamiento de transacciones en línea. Cada operación entra en forma individual en el sistema
de cómputo. Si la operación se procesa de manera individual en el mismo momento en que está
ocurriendo, se dice que se procesa en línea o en tiempo real.
La clasificación de sistemas de información es:
Sistemas de información orientados hacia las actividades organizacionales y la toma de decisiones.
Una posible forma de diseñar un sistema de información consistiría en que por cada nivel de
actividad administrativa y por las operaciones, se estableciera un sistema independiente, separado.
Pero atendiendo a las definiciones dadas de las actividades organizacionales, donde pudo
observarse que aunque se produce una separación conceptual las conexiones e interdependencias
entre ellas son importantes y presentan entre sí límites difusos, y por esos motivos, no es viable
este esquema para el desarrollo del sistema de información.
Otra alternativa mucho más factible es un diseño donde se cuente con un conjunto de subsistemas
en el que cada uno de ellos esté especializado en el procesamiento de un tipo específico de
información:
• Sistema de procesamiento de transacciones (SPT): Tienen como objetivo mejorar la
eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una organización.
Desempeña un papel vital en el respaldo de las operaciones de una organización, además de ser el
principal generador de información para los otros sistemas de la organización. Al mismo tiempo que
se realiza el procesamiento de las transacciones, se reúnen aquellos datos que la organización
considera más importantes o pertinentes referidos a esas transacciones. Los SPT proveen dos
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salidas: Una es la confección de documentos y la otra son los informes de operaciones,

resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información de las transacciones
realizadas por el sistema.
ENTRADAS:
Transacciones internas: Son todos eventos internos que generan datos y se registran en el
sistema. Datos obtenidos por fuera de la organización.
Transacciones externas: Las transacciones externas son transacciones en las que una empresa
intercambia valor con partes externas. Estas son las transacciones habituales que una empresa
realiza rutinariamente. Acontecimientos donde se acumulan datos dentro de organización.
SALIDAS:
Documentos intervinientes: todos los comprobantes extendidos en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en este caso en un hospital. Registros que
se utilizan como forma de almacenamiento de datos
Informe: Una exploración o investigación detallada con o sin dictámenes o recomendaciones

donde algunos de ellos se encuentran destinados a documentar el avance de ciertas actividades
Resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información y pueden utilizarse
como entrada en otros sistemas.
• Sistema de información administrativa (SIA): Realiza el manejo de los datos orientados a

tomar
decisiones y resolver problemas por parte de los administradores. El sistema se puede diseñar a
fin de que prepare informes con una presentación y contenidos especificados con anterioridad, en
cada momento en que se necesite la información. El SIA provee no sólo información de
transacciones, sino cualquier información que se encuentre en la organización, como también
aquella que puede ser de fuente externa, con el fin de prestar apoyo a las actividades y decisiones
administrativas.
• Sistema de apoyo para la toma de decisiones (SAD): Está dirigido a aquellas decisiones que
no
son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. Ayuda a directores y
administradores a tomar este tipo de decisiones que implican situaciones únicas. El SAD debe
tener mucha más flexibilidad y adaptabilidad que los otros sistemas de información en lo referido al
acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos. El usuario debe estar preparado
para solicitar los informes que desea, tanto en su contenido como en la forma de presentación, y el
sistema debe ser capaz de producirlos. El énfasis puesto en estos sistemas está en el “apoyo” y no
en la automatización de las decisiones. El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza
el criterio del decisor En consecuencia, sus principales características serían:
1. Es un sistema de apoyo para la toma de decisiones no muy estructuradas, donde si bien parte
del análisis puede sistematizarse en la computadora, resulta necesaria la comprensión y criterio del
decisor para dirigir y controlar el proceso.
2. El sistema no reemplaza el juicio del administrador.
3. La solución del problema se logra mediante la interacción entre el sistema y el usuario. El SAD
combina información de distintas fuentes tanto internas como externas, filtrando, comprimiendo y
rastrando información crítica, y trabajando con una base de modelos que permita combinar
información histórica con futura, accediendo a bases de datos con información presente y con
proyecciones futuras.
Los sistemas expertos son sistemas de información que se basan en el conocimiento, y que
orientan la realización de tareas mal estructuradas, las que usualmente requieren experiencia y
conocimiento especializado. El sistema actúa utilizando su conocimiento sobre un área específica,
oficiando de consultor experto para los usuarios.
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Los componentes de un sistema experto son una base de conocimiento y módulos de software que
efectúan interferencias sobre el conocimiento y que ofrecen respuestas a las preguntas de los
usuarios. Los problemas que se presentan so no estructurados, y en ellos la información puede
estar incompleta o ser inexacta.
Los sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales.
A un sistema de información también se lo puede clasificar y diseñar con relación a las funciones
organizacionales que utilizan su información. Las organizaciones tienen varias funciones
principales; éstas pueden organizarse en distinta forma en cada organización. Las características
distintivas de cada función determinan que éstas tengan necesidades específicas de información,
podría llegar a considerarse un sistema de información que apoyara a cada una de ellas.
En consecuencia, cada subsistema funcional necesitaría su propia aplicación para poder realizar
todo el procesamiento de la información vinculada con dicha función, aunque esto exija de una
base de datos, una base de modelos y algunos programas que sean comunes para todos los
subsistemas, además de contar cada uno de ellos con sus propios archivos.
Dentro de cada subsistema funcional, habría aplicaciones para el procesamiento de las
transacciones, para el control operativo, para el control administrativo y para el planeamiento
estratégico. Pero esta forma de diseño no resulta conveniente desde la perspectiva del costo que
trae aparejado. En la realidad se realiza un procesamiento que integre, como si fuese un solo
sistema, varias aplicaciones, vinculadas con alguna operatoria común, simplificando las
interconexiones entre estas aplicaciones y eliminando la posible duplicación de entrada en la
captura de datos
TEMA 4: El estudio de sistemas.

Capitulo 8: “Estudio y desarrollo de sistemas”
Capitulo 9: “Actividades y herramientas para el estudio y desarrollo de sistemas”
INTRODUCCIÓN: La necesidad que tienen las organizaciones de sustentar sus actividades con un
alto nivel de eficacia, eficiencia y efectividad las lleva a revisiones y estudios periódicos de sus
sistemas a los fines de determinar si ellos conservan su aptitud como facilitadores de las
actividades organizacionales y de los procesos de toma de decisiones. Pero no todos los estudios
tienen la misma relevancia ni amplitud: establecer el enfoque correcto a emplear, los parámetros a
utilizar y la metodología más conveniente es parte esencial para el desarrollo de un efectivo estudio
de sistemas.
El estudio de sistemas cuenta con precisas herramientas que en cada etapa permiten su
realización. En este tema se identificarán diferentes actividades y herramientas que se utilizan en
estudios de sistemas, puntualizando sus características y definiendo sus alcances. Si bien las que
se presentan configuran aquellas más importantes y
mayormente utilizadas por la profesión, esto no quita que cada persona que esté al frente de un
estudio de sistemas elabore sus propias herramientas en función de las características
idiosincrásicas de ese estudio en particular.
Capítulo 8: El estudio de sistemas
El estudio de sistemas se refiere al proceso por medio del cual se examina la organización o
una parte de ella, con el fin de lograr eficacia, eficiencia o efectividad estableciendo modificaciones
en sus procedimientos, métodos de trabajo o estructura.
Los diferentes enfoques sobre el estudio de sistemas.

El avance en las ciencias y en las disciplinas se desarrolló desde el enfoque denominado analítico-
mecánico, que refiere a la aplicación del método científico y al paradigma de las ciencias físicas. El
método científico hace referencia a la metodología analítica. Se ha identificado al método analítico
con el método científico, el que se caracteriza por ser deductivo, va de lo general a lo particular.
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A partir del inicio del siglo XX, este enfoque mecánico de la ciencia comenzó a decaer puesto que
no podía explicar satisfactoriamente las propiedades de los sistemas en los campos social,
conductual y biológico.
Así, comenzó a gestarse un pensamiento que proponía que la complejidad no podía simplificarse,
reducirse, analizarse, y que las interacciones no podían ignorarse o ser tratadas linealmente. Este
enfoque que considera a los problemas como un todo se llamó enfoque de sistemas o pensamiento
sistémico. A los sistemas complejos se los comenzó a estudiar como un todo, como totalidades que
son irreducibles.
El estudio de sistemas puede ser desarrollado bajo dos perspectivas diferentes, la del enfoque
analítico y la del enfoque sistémico. El análisis comprende tres etapas:
1. El objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes separadamente.
2. Se trata de conocer o explicar las conductas o propiedades de cada una de las partes
separadamente.
3. Los conocimientos parciales obtenidos se agregan, estructuran y combinan para tratar de
conocer el objeto bajo estudio.
Este método resulta insuficiente y precario. No es posible la división de un sistema en sus

partes o elementos independientes puesto que:
•Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema.
•Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes.
Pero para poder desarrollar desde el enfoque de sistemas el estudio de las organizaciones, resulta
necesaria una metodología que esté basada en el pensamiento sistémico.
Esta metodología debe satisfacer tanto los conceptos sistémicos como los analíticos, así como
también los factores situacionales o contingentes de las organizaciones. En una metodología
sistémica los pasos consisten en:
1. Identificar el sistema del cual el objeto que se va a estudiar es una parte o subsistema.
2. Explicar la conducta, propiedades o funciones del sistema o sistemas generales de los que
forma parte el objeto bajo estudio.
3. Explicar la conducta, propiedades o funciones del objeto bajo estudio, en términos de sus
funciones dentro del sistema o sistemas generales que lo contienen.
El siguiente cuadro muestra las etapas de uno y otro enfoque; comenzando con las del
pensamiento sistémico y continuando con las del analítico se obtiene una metodología exhaustiva y
perfectamente complementada.
Etapa Pensamiento Sistémico Pensamiento Analítico

Primera Identificar al suprasistema que Dividir en sus partes
contiene al objeto bajo estudio. componentes al objeto bajo
estudio
Segunda Explicar las conductas y Explicar o conocer las

propiedades del suprasistema conductas o propiedades de
que contiene al objeto bajo las partes separadamente.
estudio
Tercera Explicar la conducta y El conocimiento de cada parte

propiedades del objeto bajo se combina para tratar de
estudio teniendo en cuenta conocer el objeto bajo estudio.
sus funciones dentro del
suprasistema
El mejoramiento y rediseño de sistemas.

Como resultado de un estudio de sistemas pueden obtenerse afinaciones del diseño actual de los
sistemas, es decir, cambios parciales y poco significativos que buscan ajustar el funcionamiento
hacia un comportamiento cercano a un estándar o a la consideración de su condición de operación
normal, logrando un mejoramiento de sistemas, en tanto que también es posible lograr
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transformaciones fundamentales que llevan a ignorar el diseño actual y sus restricciones para
concentrarse en un diseño totalmente nuevo.
• Mejoramiento de sistemas: Cuando se busca el mejoramiento de un sistema el propósito
que se persigue es el de ajustar su funcionamiento en busca de un comportamiento que se acerque
al determinado en su diseño original. Por medio del mejoramiento de sistemas se atacan
problemas
relacionados con la no satisfacción de los objeticos definidos para un sistema, con la dificultad para
alcanzar los resultados esperados, o con un funcionamiento que se aparta del inicialmente
planteado. El mejoramiento no cuestiona los objetivos, las funciones, la estructura y los procesos
del sistema estudiado, sino que opera sobre soluciones incrementadas, graduales, sostenidas en el
statu quo imperante.
El mejoramiento opera sobre los sistemas buscando lograr mayor eficiencia. El mejoramiento se
encuadra dentro de lo que son los procesos de mejora continua.
• Rediseño de sistemas: Supone un proceso creativo que cuestiona los supuestos sobre los
que se diseñaron los sistemas estudiados, con el fin de volcar sobre ellos soluciones innovadoras.
Cuestiona la naturaleza misma de los sistemas y sus funciones en el suprasistema.
El rediseño no toma en cuenta los presupuestos originales sobre los que se diseñó el sistema.
Busca encontrar una forma novedosa de hacer las cosas sin atarse a los preconceptos del pasado.
ESTAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS
En las etapas del estudio de sistemas se tomará como base la metodología del ciclo de vida, la
que se ampliará para hacer intervenir en ella al enfoque sistémico.
Comenzar un estudio de sistemas desde el análisis provoca un achicamiento en el campo de
atención, impidiendo observar la inserción del objeto bajo estudio en el o los sistemas que lo
contienen, y a partir de lo cual resulta posible el entendimiento de sus propiedades o conductas.
Con el enfoque analítico se reduce el foco del investigador, en tanto que con el enfoque sistémico
se amplía. El enfoque sintético amplia el campo de visión del analista, permitiéndole observar
características del sistema que, bajo la mirada analítica, es muy probable que se perderían.
Una metodología que contemple estos requisitos debe comenzar con la realización de una síntesis,
que permita tener una visión global, integral y generalizada del objeto bajo estudio. Esta síntesis
delineará el marco del estudio de sistemas, dentro de cuyos límites desarrollará sus actividades.
Una vez definida la situación deberá procederse a recolectar la información necesaria para abordar
el estudio, la que deberá clasificarse y procesarse. Esta etapa de análisis permitirá efectuar las
recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema.
Una vez concluido el análisis debe procederse nuevamente a elaborar una síntesis, que en este
caso se denomina diseño. El análisis determina qué hace o qué debería hacer el sistema, en tanto
que el diseño determina cómo alcanzar el objetivo. En esta etapa se aprecia la necesidad de
diseñar soluciones integrales y generales, teniendo como referencia el total del conjunto.
El estudio de sistemas continúa con la etapa de implementación. Todo trabajo relativo al estudio de
sistemas debería culminar con la implementación de las modificaciones o del nuevo sistema. Una
vez instalado y en funcionamiento el sistema debe realizarse un seguimiento y verificación de que
su operación se encuentra dentro de los parámetros establecidos originalmente.
Indique los parámetros a considerar en un estudio de sistemas
La función del estudio de sistemas. Puede definirse al estudio de sistemas como el proceso que
permite determinar las necesidades de información para la toma de decisiones y el desarrollo de
las actividades administrativas de cada nivel de la organización, y en el cual se estudian los
procesamientos de transacciones, con el objetivo de aumentar la eficiencia general y la efectividad
de las organizaciones. Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas
son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la
eficiencia o efectividad organizacional.
2. Determinar las necesidades y características de información que los centros de decisiones
requieren para el proceso de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás
actividades administrativas.
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4. Obtener información sobre las operatorias y procedimientos rutinarios con el fin de

establecer con precisión cómo trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse, elaborando un estado del problema.
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los
problemas y la relación costo-beneficio de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar cómo se implanta el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea,
estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementación y el
posterior mantenimiento del sistema.
Durante muchos años para el estudio de sistemas sólo se consideraba el control interno como
parámetro para definir la corrección de los sistemas. Este esquema ampliado se ajusta más
adecuadamente a las exigencias que los mercados trasladan al interior de las organizaciones.
CONTROL INTERNO:
Es el conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento administrativo

de una organización con el propósito de preservar el patrimonio de la misma de los posibles errores
o maniobras fraudulentas que pudieran llegar a afectarlo.
Uno de los aspectos que más interesan en la evaluación de los sistemas es la comprobación de la
existencia de puntos de control, con el fin de justificar si aquellos tienen un alto grado de
confiabilidad, por si mismos, independientemente de quienes los operan.
El control interno sirve para ayudar a el local a que logre sus metas y sus propósitos en
determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo implicado en la
consecución de sus objetivos.
El control interno no se puede medir en términos absolutos, o sea, decir que existe o no existe. La
instauración de niveles satisfactorios de control interno depende de que el conjunto de reglas y
normas se articulen en un “plan orgánico y coordinado”. Ningún plan puede tildarse de perfecto;
siempre existen resquicios en origen o como consecuencia del devenir cotidiano que abren la
posibilidad al error o al fraude.
A pesar de ello, será más adecuado aquel sistema cuidadosamente programado y
periódicamente revisado. Los sistemas que no surgieron como un todo, o sea que nacieron de la
implementaci6n de normas particulares y que luego, en el tiempo, no fueron revisados para
detectar posibles desviaciones originadas en el funcionamiento diario, son usualmente vulnerables.
No significa que carezcan totalmente de control, cosa improbable en la práctica, pero sí que a
través de los resquicios que dejan las normas inorgánicamente ensambladas, periódicamente
aparecen errores o fraudes.
Es de destacar que la existencia de control interno no depende de la creaci6n de sectores
específicos que se dediquen a la revisión total o parcial de lo actuado por cada uno de los
integrantes de la organización. El control interno no es sinónimo de auditoria, aun cuando la
existencia de ésta es uno de los requerimientos de un sistema bien planificado. Las normas y
reglas que hacen a la instauración del control interno regulan el funcionamiento administrativo
diario, de forma tal que su simple cumplimiento por los miembros de la organización da como
resultado una operatoria con un nivel adecuado de protección.
Es probable que si se interrogaran a distintas personas de las organizaciones ellas
proporcionarían un detalle de las tareas que realizan, sin mencionar en ninguna oportunidad la
palabra “control”. O sea que para ellas las funciones que cumplen son tipicamente de acción. Sin
embargo, en forma simultánea con la acción desarrollada, por medio del plan orgánico que ha
tejido nexos entre la labor de los distintos sectores, se produce el control, ya sea por oposición de
intereses, coordinación de resultados o revisión por repetición. El control interno se logra sin que
exista en las personas que lo instauran un propósito manifiesto de controlar.
En las organizaciones el control interno ha ido adquiriendo cada vez mayor relevancia. Ello
se debe a que con el crecimiento de las mismas el concepto de control directo por parte de los
propietarios o de personas de “confianza” adecuadamente distribuidas resulta cada vez menos
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eficaz. El supuesto de que cada operación será objeto de verificación por ese equipo de dirección
se hace cada vez más utópico. Al crecer las operaciones se requieren cada vez más hombres de
“confianza”, que por ser tantos, ya dejan de pertenecer al núcleo de los que puede darse tal
calificativo. En la medida que dichos hombres utilizan su posición privilegiada en provecho
personal, las direcciones se dan cuenta que el único antidoto eficaz lo constituyen sistemas que
incluyan las pautas de control interno.
Los elementos de un sistema de control interno pueden agruparse de acuerdo a la siguiente
clasificación:
1. Estructura: Va a proveer al sistema de control interno una determinada división de las tareas y
funciones, y los mecanismos de coordinación necesarios para desarrollarlas efectivamente;
2. Procedimientos: Se refieren a los mecanismos de realización de las operaciones, y dentro de

este aspecto es importante consignar la existencia de manuales o registros en donde encontrar
asentados ;
3. Personal: Quienes dentro de la estructura de la organización realizan los procedimientos.
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
1. Ambiente de control: es la base del resto de los componentes y determina el

funcionamiento de la organización a la vez que influye la consciencia de los
empleados en relación con temas de control. Aporta estructura y disciplina.
2. Evaluación de riesgos: en este componente se identifican y analizan los riesgos que
atañen a las actividades de la empresa para determinar su futura gestión.
3. Actividades de control: políticas que aseguran el cumplimiento de las medidas
preventivas según los objetivos establecidos.
4. Información y comunicación: se trata de los esfuerzos por hacer llegar la
información necesaria a los individuos y departamentos que conforman la compañía,
lo anterior con la finalidad de velar por el adecuado desempeño de dichos elementos.
5. Supervisión y seguimiento: se refiere a las actividades de inspección o
revisión de las tareas para comprobar el funcionamiento pleno.
FUNCION DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

Puede definirse al estudio de sistemas como el proceso que permite determinar las necesidades de
información para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada
nivel de la organización, y en el cual se estudian los procesamientos de transacciones, con el
objetivo de aumentar la eficiencia general y la efectividad de las organizaciones.
Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la eficiencia o
efectividad organizacional.
requieren para el proceso de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás actividades
administrativas.
4. Obtener información sobre las operatorias y procedimientos rutinarios con el fin de establecer
con precisión cómo trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan subsanarse,
elaborando un estado del problema.
problemas y la relación costo-beneficio de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados durante
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el desarrollo del estudio de sistemas.

8. Verificar cómo se implanta el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea,
posterior mantenimiento del sistema.
Las metodologías para el estudio de sistemas. Un estudio de sistemas se apoya en una

metodología y en un conjunto de herramientas y técnicas que permiten desarrollar las etapas
necesarias para llevar a cabo todo el trabajo. Una metodología se define como una disposición
lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea. Una
buena metodología debe ser un elemento que oriente el desarrollo del estudio de sistemas más
que un conjunto rígido e inflexible de pasos o reglas que hay que seguir en un orden determinado.
Hay tres enfoques metodológicos diferentes:
1. Metodología del Ciclo de Vida Ampliada.
2. Metodología del Análisis Estructurado.
3. Metodología del Diseño Evolutivo (o Desarrollo Prototipos)
Tal vez la más difundida y conocida de las metodologías sea la del ciclo de vida, que
tradicionalmente se la considera compuesta por cinco etapas: Estudio Preliminar, Relevamiento,
Análisis, Diseño e Implementación.
Esta concepción de la metodología responde al enfoque analítico, debiéndose reconocer que
utilizarla con ese esquema en sistemas complejos, genera resultados no satisfactorios. Es por eso
que la metodología del ciclo de vida ampliada reemplaza la primera etapa que sólo definía
formalmente el estudio, e incorpora una actividad de síntesis con un alcance más amplio.
En esta etapa de síntesis se definirá al objeto bajo estudio en función de su inclusión en uno o más
sistemas mayores que lo contienen.
La metodología del análisis estructurado contienen todos los elementos como para realizar un
completo estudio de sistemas per es habitual que se utilicen sus fundamentos de análisis en forma
independiente o como ayuda o complemento en otras metodologías.
Un completo estudio de sistemas debe considerar el entendimiento global del sistema bajo estudio,
su análisis por medio del registro y del examen crítico de sus actividades, la definición de las
propuestas tendientes a incrementar su eficiencia o efectividad, y su implementación y seguimiento
También el análisis estructurado va a tener que complementarse con una etapa de síntesis que le
permita complementar la visión analítica que predomina en su concepción.
La metodología del diseño evolutivo consiste en la construcción de prototipos desarrollados con
gran participación de los usuarios, en donde se prueban ideas y sugerencias relacionadas con un
nuevo sistema. Este método es particularmente efectivo cuando no se pueden conocer o definir las
necesidades de información de un nuevo sistema, o cuando la situación que ser presenta es
tan novedosa que no existe experiencia anterior que pueda servir de antecedente.
EMPIEZA DE NUEVO LO MISMO

Comenzar un estudio de sistemas desde el análisis provoca un achicamiento en el campo de
atención, impidiendo observar la inserción del objeto bajo estudio en el o los sistemas que lo
contienen, y a partir de lo cual resulta posible el entendimiento de sus propiedades o conductas.
Con el enfoque analítico se reduce el foco del investigador, en tanto que con el enfoque sistémico
se amplía.
RELACIÓN COSTO-BENEFICIO
Hay que realizar las tareas y las operaciones buscando llevar al máximo la función que permite
obtener el mejor resultado a menor costo económico.
El mejoramiento y rediseño de sistemas. Cambio organizacional

Cuando se habla de estudio de sistemas, implícitamente se está hablando de cambio. Cuando
aparecen transformaciones o modificaciones en elementos que forman el sistema organizativo, se
está produciendo la ruptura del modelo de equilibro que hasta ese momento imperaba en la
organización. Abarcan desde situaciones donde las modificaciones son limitadas, se tiene certeza
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sobre sus resultados y no se produce gran divergencia dentro del statu quo imperante, hasta
aquellas que representan amplias transformaciones, asociadas a una alta incertidumbre respecto
de sus resultados, debido a que se apartan grandemente del statu quo.
Por lo tanto, cambiar, significa pasar de un estado de cosas a otro distinto, modificando lo
existente. Las motivaciones para realizar cambios pueden ser: aplicación de nuevas tecnologías,
aprovechamiento de oportunidades, desarrollo de ventajas competitivas, etc.
Mejoramiento de sistemas
Su propósito es el de ajustar su funcionamiento a un comportamiento que se acerque al
especificado en su diseño original. Considera y acepta el diseño establecido tal como está definido
y convalida sus normas de operación, con el fin de asegurar que funciones de acuerdo con las
expectativas iníciales de su diseño. El mejoramiento no cuestiona los objetivos, las funciones, la
estructura y los procesos del sistema estudiado, sino que opera sobre soluciones incrementales,
graduales, sostenidas en el statu quo imperante. El mejoramiento busca mayor eficiencia.
Rediseño de sistemas
Supone un proceso creativo, con el fin de volcar sobre ellos soluciones innovadoras. Se ajusta a la
visión del enfoque sistémico. Busca primero la efectividad, y luego la eficiencia. La reingeniería
representa una manera de visualizar la transformación organizacional que se ajusta a la perfección
con el pensamiento sistémico de rediseño, se opone rotundamente al mejoramiento de los
sistemas, propugnando un cambio fundamental en las formas de operación. La reingeniería es el
concepto que presenta más características de discontinuidad con relación a los principios con los
que hasta ese momento se habían creado y dirigido en las organizaciones. Ésta, significa
reinventar el negocio de una empresa empezando desde cero y abandonando todo lo conocido.
Implica volver a pensar sin restricciones de los sistemas organizacionales, ideando una manera
mucho mejor de hacer el trabajo. Se desechan los avances graduales conseguido por
mejoramiento continuo, pues se buscan avances significativos, ya que no se trata de “arreglar”,
sino, de cambiarlo todo.
El objetivo y actividades del estudio de sistemas. El estudio de sistemas debe estar al servicio
de la organización y en función de sus objetivos. Es una actividad de apoyo, de servicio, de
colaboración, que debe ser ejercida para toda la organización con el objetivo de mejorar la
coordinación entre las distintas áreas y no en beneficio de algunos sectores específicos.
Las actividades específicas que se realizan son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentar la
eficiencia o efectividad organizacional.
requieren para sus procesos de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para realizar las demás
actividades administrativas.
4. Obtener información sobre los procesos de negocios con el fin de establecer con precisión
como trabajan, en el supuesto que se esté realizando un mejoramiento.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que pueden
subsanarse.
problemas y la relación beneficio-costo de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar como se implanta el sistema o sus modificaciones por poarte del personal de línea,
posterior mantenimiento del sistema tal como fue activado.
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El estudio de sistemas tiene una amplitud que abarca toda la organización. De esta manera
podemos encontrar:
Actividades relacionadas con la estructura (en un sentido formal de la estructura, definida por
estatutos, reglas, procedimiento, descripciones de puestos, posiciones y funciones).
Los manuales de organización son uno de los instrumentos administrativos que describen la
organización formal. En ellos se detalla los puestos y su ubicación relativa en la estructura
jerárquica general; de cada puesto se describen: sus objetivos; sus funciones; su autoridad y
responsabilidad.
Dentro de este marco conceptual existe una distinción entre actividades que se vuelvan hacia un:
•Estudio estructural: se enfoca sobre las relaciones de la estructura jerárquica, el esquema político
y la incidencia de los aspectos informales de la organización.
•Estudio funcional: sobre la base de las áreas fijadas en la estructura organizativa pueden
establecerse las misiones y funciones respectivas.
Actividades relacionadas con los procedimientos y las decisiones.
Los procedimientos son el conjunto de actividades que responden a una operatorio especifica y que
atraviesan la organización relacionando distintos puestos y sectores en una secuencia eslabonada
de tareas. Implica considerar:
•Tareas y operaciones a realizar por cada área, sector o posición de trabajo de la organización
con
determinación de los cursos a seguir ante cada situación prevista.
•Datos a destacar y documentos utilizados determinando: totalidad de datos a contener: quien
los emite y quien los recibe: que actividad se realiza sobre aquellos y en qué momento.
•Almacenamiento de datos y archivos de documentos considerando su utilización posterior por
el mismo sector o por otro.
•Controles tanto sobre las operaciones como sobre el patrimonio.
Con relación a las decisiones, algunas organizaciones cuentan con manuales de políticas que
describen detalladamente las pautas que deben seguir los administradores en la toma de
decisiones. Busca que como consecuencia del procesamiento de las transacciones se genere el
flujo de información necesario para cada centro decisorio, así como establecer la forma, el
contenido y el detalle de la información dea cuerdo con las características de cada proceso de
toma de decisiones.
Etapas del estudio y desarrollo de sistemas. A través del tiempo se crearon diferentes
metodologías para el estudio de sistemas. Durante muchos años la más utilizada fue la del ciclo de
la vida, fuertemente basada en el enfoque analítico. En los últimos años, el pensamiento sistémico
ha granado presencia dentro de las herramientas metodológicas planteando, tal como se analizó
con la reingeniería, enfoques sistémicos que permiten manejar con mayor efectividad la
complejidad que representan las organizaciones.
El planteo metodológico comienza con una síntesis, que permite una visión global, integral y
generalizada del objeto estudiado. Esta síntesis delineara el marco del estudio, dentro de cuyos
límites desarrollará sus actividades; concretamente, esta etapa permite definir si el estudio se
encamina hacia un mejoramiento o hacia un rediseño.
Una vez definida la situación se procede a recolectar la información necesaria para abordar el
estudio, la que debe clasificarse y procesarse. Ésta determinara la mejor o peor interpretación,
examen y diagnostico que pueda hacerse de las situación contempladas. Esta etapa de análisis
permite efectuar las recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema, según sea el camino
emprendido.
Una vez concluido el análisis se elabora nuevamente una síntesis, que en este caso se denomina
diseño; se idean y diseñan métodos y procedimientos con el fin de reemplazar o complementar los
existentes, en busca de una mayor eficiencia o efectividad.
Luego continúa la etapa de implementación. Finalmente, una vez instalado y en funcionamiento
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debe realizarse el seguimiento del sistema y verificación de que su operación se encuentra dentro
de los parámetros establecidos originalmente.
Características del estudio y desarrollo de sistemas. Todo nuevo sistema inevitablemente
genera cambios, y no todos los participantes de las organizaciones se adaptan fácilmente a ellos.
Algunos de los problemas más comunes suelen ser:
• Miedo de las personas a perder sus puestos, poder o influencia en la organización.
• Creencia de que los cambios traerán más trabajo del que eliminaran.
• Renuencia a trabajar con los especialistas en computación.
• Expectativas negativos sobre el impacto en la estructura.
• Creencia de que existen otros problemas más importantes que los que están tratando de
solucionar con los cambios propuestos.
• Sospecha de que los responsables del cambio no están familiarizados con “la manera como
se deben hacer las cosas aquí”.
• Falta de voluntad por aprender nuevas tareas o procesos.
Consecuentemente, debe considerarse una diversidad de temas, algunos de los cuales se exponen
con más detalle a continuación.
Identificación de problemas
La actividad de sistemas se efectúa en contacto directo con las personas que realizan sus tareas
en las organizaciones. En otras oportunidades, creen tener identificado claramente el problema,
pero a poco de investigar se llega a la conclusión de que el problema real no era el que se había
indicado.
El estudio de sistemas y las tecnologías de la información
El estudio de sistemas trata de entender y conocer una situación para determinar si sobre ella
pueden efectuarse cambios que la mejoren y, en definitiva, mejoren al conjunto. Sin embargo, las
nuevas tecnologías de la información se incorporan a los procesos de negocios. Actúa como un
fuerte impulsor y como el medio que permite viabilizar los cambios propuestos.
Trabajo en equipo
Se basa en un enfoque de proceso integral, donde resulta imprescindible que todo el personal
“en línea” se incorpore.
En primer lugar, deben ser invitadas a participar del trabajo de sistemas porque al ser quienes
realizan las tareas en forma habitual, adquieren sobre ellas conocimientos que los convierte en
especialistas en estos trabajos, de manera que sus comentarios son valiosos en todas las etapas
del estudio.
En segundo lugar, un estudio de sistemas no se completa sino hasta la implementación. Y el éxito
de esta etapa depende de la actitud favorable o adversa que el hombre de línea aporte.
Desinterés del personal clave

Conseguir que se asigne tiempo al estudio de sistemas no siempre es una tarea fácil de lograr. Y el
interés es fundamental para asignar recursos y motivar la colaboración de sus subordinados.
Resistencia al cambio
El inicio de un estudio de sistemas se entiende como sinónimo de cambios, de modo que, las
personas adoptan una actitud de rechazo a lo que suponen una amenaza que atenta contra la red
de relaciones interpersonales y de tareas que han formando a su alrededor.
Conflicto de intereses
Los distintos grupos humanos, influenciados por su pertenencia a diferentes departamentos
funcionales o actividades, tienen una visión particular sobre un mismo problema, ya que es
disímil para cada uno de esos grupos. Esto los conduce a definir diferentes soluciones, de manera
que estas favorezcan sus puntos de vista. El conflicto genera una traba en el estudio de sistemas,
ya sea porque se hace difícil la correcta determinación de los problemas, o porque no se recibe la
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debida colaboración.
Apego al sistema antiguo

El personal se resiste a usar el nuevo sistema, ya sea porque no han aprendido a usarlo o no lo
han entendido o, simplemente, porque creen que el anterior era mejor. Una intensa participación
del personas en todas las etapas del estudio evita estos inconvenientes.
Implementación del sistema

Un estudio de sistemas no se considera completo si no se ejecuta la etapa de implementación. Es
necesaria por dos motivos: el primero, la efectividad del estudio solo se demuestra una vez que el
sistema se implanta y utiliza. Y el segundo, la sensación de frustración y desencanto que provoca
en la gente de línea la no implementación.
Alcance del trabajo de los hombres de sistemas
Los programadores serán los encargados de desarrollar el software necesario para los sistemas
informáticos, respetando el diseño establecido. En tanto en que las pymes los hombres de sistemas
tienen más funciones que los trabajadores en grandes organizaciones, en las que es más fácil
encontrar mayor especialización.
La cuestión sobre los límites

Tanto en la delimitación con el ambiente como en la fragmentación interior, se corre el riesgo de la
suboptimización, que se produce cuando al marcar limites arbitrarios entre sistemas o subsistemas
no se consideran explícitamente interacciones significativas que pueden afectar el funcionamiento
entre ellos.
Gracias a la etapa de síntesis puede lograrse una disminución significativa de la suboptimización.
El proceso del estudio y desarrollo de sistemas. Un completo estudio de sistemas debe

considerar el entendimiento global del sistema bajo estudio, su análisis por medio del registro y
del examen crítico de sus actividades, la definición de las propuestas tendientes a incrementar su
eficiencia o efectividad, y su implementación y seguimiento.
Existen razones para comenzar un estudio y desarrollo de sistemas, las cuales son:
Resolución de problemas en los sistemas existenciales
Procedimientos, tareas, actividades o funciones que no satisfacen los parámetros fijados de
desempeño o algún otro problema de discrepancia o conflicto. Existen posibilidades de corrección y
solución, ya que la organización tiene el dominio sobre las variables que en ellas participan.
Detección de amenazas
Una amenaza es cualquier acontecimiento o evento que ya ocurrió o que podría suceder, con
consecuencias negativas y directas sobre la organización. Provienen del ambiente y se pueden
clasificar en dos categorías. Por un lado, aquellas sobre las que la organización puede tener algún
tipo de influencia, debido a que la interacción con ellas es directa, como por ejemplo aquellas
surgidas por proveedores, clientes, consumidores, inversionistas y competidores. La otra categoría,
aquellas que la organización no puede contrarrestar o eliminar, por ejemplo: las acciones del
gobierno; la situación y el rumbo económico; la realidad política; el clima.
Aprovechamiento de oportunidades
Las oportunidades provienen del exterior de la empresa e impulsan a trabajar sobre los sistemas,
con el objetivo de ampliar o mejorar el rendimiento económico de la organización y su
competitividad.
Motivaciones de la dirección
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Las motivaciones pueden varias desde querer que las tareas se desarrollen de una determinada
manera, o que se cambie alguna característica de la información, o que el desempeño
organizacional adquiera otras modalidades.
Los parámetros que se utilizan son:

1. Capacidad. Se relaciona con la capacidad que tiene la organización para operar con rapidez
y seguridad. Sobre ellos incide en el desarrollo eficiente del resto de las actividades. Es la
aptitud que tiene un sistema en su conjunto –personas, equipos, procedimientos- para alcanzar los
objetivos básicos que justifican su funcionamiento. Existen cuatro principios para evaluar referidos
a la capacidad:
Velocidad de procesamiento. Es el tiempo que se necesita para realizar una transacción o todo un
procedimiento: si se efectúan luego del momento en que se considera oportuno, pierden su valor.
Cuando se quiere aumenta la velocidad de las transacciones, se buscan desarrollar sistemas de
información computadorizados que realizan velozmente la mayoría de las operaciones rutinarias.
Volumen de trabajo. Capacidad de procesamiento adecuada a la cantidad de trabajo existente.
Seguridad en la captación. Brindar la seguridad de que todos los datos van a ser captados, el
sistema debe proveer los archivos necesarios para la conservación de los documentos fuente de
los datos.
Recuperación de información. El sistema debe permitir que los usuario interactúen en forma directa
con la base de datos, pudiendo extraer la información en la forma en que la utilizan.
2. Comunicación. Si las organizaciones administran información y ésta presenta la materia
prima principal de sus actividades, las comunicación son esenciales en la transmisión de esa
información y en la coordinación e integración de las tareas individuales. Aspectos que deben
evaluarse:
Transmisión de información. La transmisión de la información es fundamental. La combinación
entre tecnología de comunicación y computadoras, definida como telemática, permite construir
redes que enlazan en tiempo real posiciones de trabajo distantes geográficamente, trabajando
sobre la transmisión de voz, texto, datos e imágenes.
Coordinación entre sectores. Los sistemas deben generar un encadenamiento ininterrumpido de

tareas, delimitando las responsabilidades por su ejecución.
3. Costos. Existen dos cuestiones, la primera se refiere a la necesidad de operar con los
costos más bajos posibles dentro de márgenes de seguridad apropiados. La segunda, al
conocimiento por parte de la organización de los costos asociados a sus operaciones.
Relación beneficio-costo. Consiste en que las tareas y operaciones deben realizarse maximizando
esta función, que expresa la posibilidad de obtener el resultado esperado pero a través del medio
más económico. Es decir: sistemas eficaces –que logran sus objetivos- y eficientes –que los logran
al menor costo posible. Este criterio debe aplicarse luego de que se haya establecido que los
procedimientos que se están comparando brindan las mismas prestaciones de capacidad,
comunicación, competitividad y control interno.
Conocimiento de los costos. Los procedimientos deben poder expresar debidamente los costos
reales de las operaciones para estar en condiciones de determinar, en todo momento, si éstas se
encuentran dentro de los parámetros estimados como normales.
4. Competitividad. Poseer un sistema administrativo que contenga un buen sistema de
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información puede aumentar la competitividad y permitir que una organización avance sobre sus
competidores en distintas áreas. Generar ventajas competitivas y mantenerlas significa que la
organización debe apoyar por medio de los sistemas de información las actividades que generan
esas ventajas.
Buscar y mantener clientes. Permitiendo que los clientes accedan a beneficios.
Mejorar acuerdos con los proveedores. Contratos por donde el proveedor sabe qué cantidades
entregar y en qué plazos, permite obtener, generalmente, una rebaja en los precios de los
productos comprados.
Apoyar el desarrollo de nuevos productos. Permite crear nuevas oportunidades empresariales
posibilitando que una empresa se expanda hacia nuevos mercados.
Alejar competidores. Creando nuevas barreras que desalienten el ingreso de nuevos oferentes en
el mercado en que opera la organización. Esto sucede cuando se incrementa la cantidad de
inversión o complejidad de la tecnología requerida para competir en la industria o un segmento de
mercado. Los sistemas de reservaciones representan el eje sobre el que se estructura el negocio,
de manera que si no se cuenta con ellos, no es posible entrar en esos mercados.
5. Control interno. Cuando las organizaciones crecen, se hace evidente la necesidad de
contar con un sistema de control interno que le ofrezca al propietario que se ha “alejado” de los
negocios, la certeza de que todas las operaciones de su empresa se desarrollan con adecuados
parámetros de seguridad. Se define como el conjunto de normas, reglas, directivas e instrucciones
que fijan los propietarios o responsables de una organización, con el fin de coordinar, dirigir y
controlar a sus subordinados en la ejecución de todas las tareas que se realizan, con el objetivo de
prevenir posibles riesgos que afecten el normal desempeño de las tareas y el patrimonio
organizacional. Su campo de acción es en toda la organización.
Objetivos y elementos. Sus objetivos son:
• La adecuada protección de los activos se refiere a la salvaguarda de los bienes tanto
tangibles como intangibles, contra cualquier situación que podría afectarlos, especialmente, los
referidos a errores e irregularidades.
• La generación de información confiable se refiere a la veracidad, exactitud, velocidad y
confiabilidad de los datos que se procesan a fin de que se obtenga información que sea confiable
tanto para la toma de decisiones como para la ejecución del resto de las actividades.
• La promoción de la eficiencia operativa y la seguridad general de la organización es un concepto
mucho más amplio que puede ir desde evitar que todas las fases de una operación queden en
manos de una sola persona, hasta lograr que cada trabajo particular ejecutado por cada persona,
además de la acción, provea el control necesario para determinar que el trabajo anterior ejecutado
por otra persona, fue realizado correctamente.
Los elementos son:
• La estructura va a proveer una determinada división de las tareas y funciones, y los mecanismos
de coordinación necesarios para desarrollarlas fácilmente.
• Los procedimientos son los mecanismos de realización de las operaciones, y dentro de este
aspecto es importante consignar la existencia de manuales o registros en donde encontrar
asentadas: las normas; los procedimientos formalmente establecidos; los registros y documentos
fuente correctos.
La auditoría interna tiene como principal obligación la evaluación del sistema de control interno,
verificando que éste sea cumplido por todos los miembros de la organización. No reemplaza al
sistema de control interno, sino que busca que las personas cumplan con las normas y principios
cuando desarrollan sus actividades.
Los principios del control interno son tres, pero dentro de cada uno se enuncian principios
generales:
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1) Principios relativos a la estructura.

2) Principios relativos a los procedimientos.
3) Principios relativos a las personas.
CAPITULO 9: ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS
Actividades y herramientas de relevamiento de información.

Para reunir los datos relacionados con los sistemas se realizan actividades de relevamiento que
representan distintas formas de llevar a cabo acciones sistemáticas para conseguir información.
Indique las actividades y herramientas utilizadas para el relevamiento de información en un estudio
de sistemas: Observación personal, Entrevistas, Revisión de registros y documentación,
Cuestionarios.
Entrevistas. Consiste en una reunión de dos o más personas donde una de ellas es el hombre de
sistemas, que por medio de una conversación reúne información que verbalmente proporciona el
entrevistado. La entrevista es una actividad que se realiza durante todo el desarrollo del estudio de
sistemas.
Cuestionarios. Son documentos compuestos por preguntas, referidas y relacionadas con el tema
que se está investigando. Son utilizados cuando existe la necesidad de entrevistar a mucha gente y
es posible utilizar preguntas directas y concisas, razón por la cual son profusamente utilizados en la
etapa de registración de la información. Se utiliza en la etapa de relevamiento de la información. La
de registración es la etapa siguiente y tiene otras herramientas que se utilizan
Revisión de registros y documentación. Existen organizaciones en las que por su grado de

formalización se pueden encontrar registros donde se acumula información sobre las actividades y
las funciones. La información contenida en estos registros puede ayudar al hombre de sistemas a
aproximarse al conocimiento de tales actividades y operaciones con las cuales no se encuentra
muy familiarizado. Está revisión le proporcionará información sobre cómo debería actuar la
organización, lo que no asegura que esté actuando realmente de esa manera.
Observación personal. Se trata de un examen que se realiza en el mismo sitio donde se está
realizando las operaciones, las que el hombre de sistemas visualiza con el objetivo de obtener
información en la misma fuente y en el mismo momento en que la información se produce.
Las actividades y herramientas de registración de la información.

Como consecuencia de la aplicación de las técnicas de relevamiento de información, se obtiene
como resultado una gran cantidad de datos referentes a los elementos investigados, que deben ser
registrados y sistematizados para evitar su pérdida y facilitar la organización de los detalles
obtenidos.
Árboles de decisiones. Se expresa mediante un diagrama que refleja una sucesión encadenada de
condiciones y acciones. Toma el nombre de árbol porque a partir de un punto inicial de decisión las
diferentes alternativas forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas
condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a ramas, llegando finalmente a la
acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.
Tablas de decisión. Son matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las condiciones y las
acciones. Cada tabla se construye con cuatro secciones que adoptan la siguiente distribución:
Condiciones Reglas de decisión

Identificación de las condiciones Valores de las
condiciones
Identificación de las acciones Acciones a tomar
Las tablas en las que los valores de las condiciones están limitados a sólo dos (SI y NO) más
alguna situación de indiferencia, se conocen como tablas de entrada limitada. Cuando las
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condiciones de una tabla pueden asumir más de dos valores (SI Y NO) se dice que la tabla es de
entrada extendida. En vez de figurar SI y NO van a figurar todos los valore que puede tener cada
condición.
En una misma tabla pueden combinarse características de las dos formas anteriores, éstas son
llamadas tablas de entrada mixta.
Lenguaje estructurado. Por medio de esta técnica se evitan descripciones ambiguas de acciones y
condiciones, lográndose una clara definición de las reglas de decisión. Como no se utiliza ningún
tipo de diagramación especial, sino sólo una forma especial de presentar las declaraciones, esta
técnica es de rápida construcción y aplicación. Esta forma de presentar la lógica de los procesos de
un sistema es útil no sólo para el análisis de decisiones, sino también para el diseño de sistemas,
ya que sus estructuras se adaptan para el desarrollo de programas.
× Estructura secuencial. Comprende a los pasos o instrucciones dentro de un proceso, que no
dependen de ninguna condición para ser llevados a cabo, y que no presentan repeticiones o
ramificaciones dentro de ellos.
× Estructura decisional. Cuando ante una condición se puede emprender más de una acción, es
necesario utilizar la estructura decisional. Cada acción puede ser un conjunto de declaraciones
secuenciales, o una repetición de procesos u otra decisión.
× Estructura iterativa. En algunos procedimientos se encuentran operaciones que se repiten una
y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se presenten ciertas
condiciones.
Diagramas. Son representaciones simbólicas, modelos abreviados de los sistemas de las

organizaciones. Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos
convencionales y de reglas de construcción, las principales características de los sistemas reales,
con una simplificación que permite realizar sobre aquellos el análisis que lleva a concluir sobre su
funcionamiento, detectando errores o fallas que afecten su efectividad o eficiencia.
Tipos de diagramas.
1. Diagramas de bloque. Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una visión
sintética de un sistema y de la manera en que funciona. Se diseñan mostrando los elementos que
componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades que se relacionan con la
ejecución de los trabajos; sólo se describen sus partes básicas que relatan las entradas de
información, los procesos que se realizan sobre esas entradas, los archivos que se utilizan y las
salidas que se tienen. Son utilizados cuando se está comenzando un estudio de sistemas y se
intenta tener una visión global del sistema estudiado. Estos diagramas no utilizan símbolos
especiales, sólo se basan en la disposición orgánica de sus elementos, mostrándolos dentro de
rectángulos unidos por flechas que indican el flujo del proceso.
2. Diagramas de Encadenamiento Sectoria l. Por medio de estos diagramas se pueden

representar circuitos o rutinas administrativas; Su aplicación puede ser útil en aquellos casos en
que se necesita una exposición resumida de procedimientos poniendo de manifiesto sus
elementos más representativos, pero sin profundizar en las particularidades de ejecución de las
operaciones. Se construye estableciendo tantas columnas como departamentos, secciones o áreas
de la organización se quieren representar. Son muy utilizados cuando el estudio de sistema se
orienta hacia un rediseño, porque permiten mostrar globalmente un proceso. Para su
graficación, se utilizan los siguientes símbolos:
OPERACIÓN: Representa una actividad o un conjunto de ellas; en cada círculo se enuncia una
función o actividad pero sin determinar la secuencia de pasos que se deben realizar para
ejecutarla.
FORMULARIO: Representa formularios, pero sin identificar la cantidad de copias.
FLUJO DE INFORMACIÓN: Encadena la secuencia de operaciones indicando la orientación del
flujo de información.
Los cursogramas son la representación gráfica de las rutinas o procedimientos administrativos.

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En ellos se muestran los sectores, los soportes de información y de los procedimientos vinculados,
surgen con claridad omisiones, reiteraciones o superposiciones, además de la utilización de cada
soporte de información así como las operaciones y controles realizados.
Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento, a fin de que la
información obtenida quede registrada, como en la fase de diseño, donde cumplen la función de
mostrar el sistema propuesto.
Los analistas más expertos relevan la información de un procedimiento realizando directamente un
cursograma. De esta manera se logra recabar información con mucha más precisión que con
cualquier otro método.
Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas,
debidamente asignadas a un respons
Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas,
debidamente asignadas a un responsable, dentro de un determinado procedimiento que circula por
distintos sectores de la organización. Los cursogramas son especiales para seguir el flujo de
actividades de un procedimiento.
Su simbología es la siguiente:

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Diagramas de sistemas. Los tipos anteriores de diagramas son propios de cualquier sistema de
información; los diagramas de sistemas son propios de aquellos sistemas que usan PED.
Cuando se está usando un cursograma para registrar un sistema que tiene PED, el diagrama
muestra todos los procedimientos realizados por el hombre, pero cuando interviene el PED, sólo
se representan las entradas de datos y las salidas de información en una columna que representa
un sector o función determinada.
El diagrama de sistemas expondrá con claridad los medios de entrada y de salida, la descripción
sintética que permita la identificación de los programas que intervienen, y los soportes de archivos
utilizados. Un diagrama de programa muestra las actividades específicas desarrolladas dentro de
los mismos programas, las que debe seguir la computadora al procesar esos programas en
particular.
Símbolos para medios de entrada-salida

Símbolos de proceso
El manual de organización presenta la descripción detallada de la organización formal, a través de

la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo
Tema 5: Sistemas aplicados.

Capitulo 10: “Sistemas aplicados”
Las organizaciones se caracterizan por ser un conjunto de sistemas relacionados entre sí y con el
ambiente que las rodea. Por medio de esos sistemas, y a través de los recursos tangibles e
intangibles que manejan, es posible transformar las entradas de insumos en productos y servicios
que cubren necesidades de las personas que a las cuales van dirigidas las acciones
organizacionales. Asimismo, cada organización obtendrá de esos flujos de información y de
recursos materiales, elementos necesarios para la realización de las tareas operativas, de
planeamiento y de control.
En este tema analizaremos diferentes procedimientos administrativos que suelen presentarse en
las organizaciones (poniendo especial énfasis en las organizaciones empresariales), identificando
los aspectos más destacados de control interno y describiendo ejemplos que muestran sus
principales características.
Cada organización tiene una serie de procedimientos y circuitos administrativos que son
característicos de su accionar
Las rutinas administrativas más usuales y características de las organizaciones empresariales se

encuentran divididas en grupos de actividades:
Las actividades de ventas se encuentran limitadas desde el momento de la recepción del pedido
hasta la entrega del producto o la prestación del servicio. Los principales aspectos de control
interno que deben ser tenidos en cuenta en el diseño de los circuitos son:
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Principios relativos a la estructura
× Establecimiento de sectores o funciones de control. El encargado del sector firmar un
comprobante cada vez que recibe un producto o pedido, y debe hacer firmas otro comprobante, por
la misma cantidad y calidad del producto, cada vez que hace la entrega a un cliente o a aquel que
hará la entrega.
× Protección de bienes. Hasta que los productos son entregados a sus compradores, siempre debe
existir en la empresa alguien que sea el responsable de su almacenamiento y custodia. La
circulación dentro y fuera debe estar respaldada por un comprobante firmado por el que recibe
esos productos. En el caso de la entrega al cliente, está se hará acompañada por un remito.
Principios relativos a los procedimientos

× Separación de fases de una operación y división de funciones. Se encuentran separadas las
operaciones que intervienen en una venta –registro de existencias; otorgamiento de créditos;
imputación en cuentas corrientes de clientes; facturación- de manera que se verifique la existencia
de control por oposición de intereses.
× Definición de normas y procedimientos. Debe contemplar un manual de procedimientos que
especifique todas las operaciones, actividades y procedimientos relacionados con las actividades.
× Correcta capacitación y entrada de datos. Normas claras sobre preparación de documentos y
formularios. Todos los formularios deben contener enumeración pre-impresa, correlativa y
ascendente, tener asignados lugares precisos de archivo y un responsable de su custodia. En el
caso de las facturas, remitos, notas de crédito y notas de debito esta exigencia surge de
disposiciones legales; en el caso de los demás comprobantes internos, su uso es alternamente
recomendable, ya que permite realizar fácilmente un control sobre su actividad.
Las ventas que se realizan en cada uno de sus locales se clasifican en dos tipos:
• Ventas libres son aquellas para las cuales no se requiere que el cliente posea una “receta
médica” indicando el producto que se solicita.
• Ventas con receta son aquellas para las cuales si se necesita que el cliente posea un
“receta médica” indicando el medicamento que se le debe suministrar. En estos casos, el
“medicamento” solo se entregará si se posee la “receta médica”, la cual se archivará junto con la
factura de venta.
La codificación:
• F = Factura.
• MED = Medicamento.
• $ = Dinero.
• R = Receta.
• 1 = Original.
• 2 = Duplicado.
• 3 = Triplicado.
Los sectores:
• Ventas.
• Cobranzas (caja).
• Almacenes (entregas).

Las actividades de cobranzas son aquellas operaciones que se realizan para que la organización
perciba, efectivamente, los derechos que tiene contra terceros, surgidos en su mayor cantidad por
las ventas que efectúa, y que se instrumentan por medio de documentos, o bien, por saldos en
cuenta corriente. Sus operaciones se encuentran limitadas desde el momento que surge la
información de la posibilidad de cobro de algún derecho, hasta que esa cobranza se realiza los
valores son remitidos o puestos a disposición de la empresa, considerando también como
operaciones destacadas la emisión de recibos fehacientes de cobro y la registraciones contables
pertinentes. Los principales aspectos de control interno a considerar en estas actividades son:

× Protección de bienes. El acceso a los ingresos del sector Caja debe estar restringido solo a las
personas autorizadas; los talonarios de recibos que no se encuentran en uso deben ser
custodiados por persona ajena al sector de Cobranzas; los cheques inmediatamente recibidos
deben endosarse restrictivamente a favor de la empresa.

× Separación de fases a una operación y división de funciones. El personal de Caja no debe tener
autorización al ingreso de los registros de Cuentas a Cobrar; que ese mismo personal no sea el
que recibe directamente los valores: que un sector ajeno a Caja coteje las registraciones asentadas
en el registro de cheques y valores recibidos con las anotaciones efectuadas en el registro de
cobranzas.
× Definición de normas y procedimientos. Normas e instrucciones precisas, claras y documentadas
sobre el procedimiento de cobranzas.
× Correcta captación y entrada de datos. Controles periódicos sobre la correlatividad numérica de
los comprobantes utilizados en la operatoria; se debe controlar que la emisión de los comprobantes
se realice sin dejar alguno sin llenar, verificarse si alguien efectúa el control número de los recibos
emitidos con anterioridad al depósito de los valores, analizando también la vinculación de esa
perdona con el cajero.
Principios relativos al personal

× Entrenamiento, capacitación y rotación periódica. Verificarse si el personal que participa de ellas
está debidamente capacitado, si es rotado habitualmente y si dispone de sus vacaciones anuales.
Los sectores:
• Caja.
• Gerencia general.
• Secretaria de gerencia.
• Cuentas corrientes.
• Tesorería
• Contaduría.
La codificación:
• CH = Cheque.
• PV = Planilla de Valores.
• RO = Recibo Oficial.
• RB = Boleta de Deposito.
• IVD = Informe de Valores Depositados.
Las actividades de compras deben regirse por parámetros bien definidos: debe actuar tratando
de conseguir el mejor –menor- costo, con la mejor calidad asociada y en el momento en que la
organización lo determine. Normalmente, se acota esta actividad desde el momento en que algún
sector de la organización detecta una necesidad de aprovisionamiento hasta el momento de
recepción de los bienes o servicios solicitados, con su debida contabilización. Los principales
aspectos de control interno a considerar son:

× Establecimiento de sectores o funciones de control. Filtro entre los integrantes de la organización
y los terceros a ella –proveedores- evitan que exista un contacto directo entre los proveedores y
aquellos que tienen a su cargo la custodia fiscal de los bienes evitando, la posibilidad de
connivencia entre ellos. Al ser sectores cuya característica es que no generan almacenamientos, el
control se simplifica ya que todo lo ingresado debe haber egresado en algún momento.
× Protección de bienes. Los bienes recibidos deben ser verificados tanto en su cantidad como en
su calidad. De no poder efectuarse los controles pertinentes en el momento de su recepción, debe
consignarse en el remito del proveedor que la recepción esta sujeta a un posterior control y
aceptación. Los productos ingresados deben estar debidamente identificados y deben ser puestos
en custodia por los responsables de los sectores de almacenamiento.

× Separación de fases de una operación y división de funciones. Separación bien definida entre la
actividad desarrollada por el sector Compras, y las actividades relacionadas con la adquisición de
bienes que realizan los sectores de Contabilidad, Cuentas a Pagar. Control de Existencias,
Almacenes y Recepción: esto es, la registración por un lado, y el manejo físico de los bienes por el
otro.
× Definición de normas y procedimientos. Los responsables de las compras deben basar su
accionar en disposiciones expresas y claramente estipuladas, de manera de evitar las prácticas
que surgen por el uso y la costumbre. Es importante destacar la homogeneidad y coherencia en los
procesos de decisión frente a casos que se presentan similares guardan relación en los no
similares.
× Correcta captación y entrada de datos. La documentación a utilizar debe contemplar la
posibilidad de determinar el beneficio obtenido en la decisión de compra frente a las diferentes
alternativas presentadas. Se debe controlar si la documentación cubre las expectativas de
información para el análisis preciso, previo a la toma de decisiones. La emisión de órdenes de
compra debe justificar toda la adquisición de bienes o servicios. Ante la designación de cada
proveedor resulta necesario observar si se han considerado los siguientes elementos:
antecedentes del proveedor, calidad del producto, precio y condiciones de pago, plazo y seguridad
de entrega, servicios post-venta.
Los objetivos y alcance son establecer el procedimiento para regular la Gestión de Compras de la
Empresa, considerando las actividades que se desarrollan desde el requerimiento realizando por el
Sector Solicitante e ingresado al Sector de Compras, hasta la formalización de la compra.

Los sectores:
• Sectores solicitantes: sectores de recepción de bienes y servicios.
• Sector de control de gestión y planeamiento.
• Sector de compras.
• Sector de cuentas a pagar.
La codificación es:
• SBB = Solicitud de bienes y servicios.
• CIC = Carta de invitación a cotizar.
• LC = Listado de cotización.
• PCO = Planilla comparativa de ofertas.
• OC = Orden de compra.
• BC = Borrador de contrato.
• C = Contrato.
• R = Remito.
• Fot. R = Fotocopia de remito.
. F = Factura.
La actividades de pago se originan por diversas obligaciones: sueldos y jornales del personal de
la empresa, compra de bienes y servicios, impuestos, servicios bancarios. Usualmente a esta
operatoria de Cuentas a Pagar se la considera desde el momento en que se determina la efectiva
obligación de pago de la organización hasta que se verifica su pago a trabes de tesorería, por
medio de la entrega de valores o dinero a los acreedores y la recepción de la constancia del pago a
través de un recibo emitido por el acreedor, incluyendo las debidas registración de todas las
operaciones. Las apreciaciones generales de control interno son:
× Protección de bienes. La custodia y el manejo de los fondos debe estar concentrado en una
persona: el tesorero. Es importante constatar periódicamente que las personas firmantes de los
cheques tengan la autorización pertinente del órgano de dirección. Los talonarios que no están en
uso deben estar debidamente custodiados de manera que se impida su uso indebido. Para un
mayor control sobre los fondos, los provenientes de cobranzas deben estar separados de los de
pagos; todas las cobranzas deben depositarse en cuenta corriente bancaria y todos los pagos
deben realizarse por medio de cheques –excepto aquellos por montos menos, para los cuales
puede utilizarse un fondo fijo.

× Separación de fases de una operación y división de funciones. Importante verificar qe el sector de
cuentas a pagar se encuentre separado de recepción, tesorería y de contaduría. Resulta
importante que se manifieste el control por oposición de intereses, comprobando que quien
efectiviza el pago no es el mismo sector que realiza la registración. La recomendación es que
deberían estar separadas las actividades de: autorización de pago; preparación de orden de pago;
firma de los cheques; entrega del dinero al acreedor. Cada movimiento de valores debe contar con
un comprobante que lo justifique, firmado por el receptor y el retenido por el que hizo la entrega de
los valores. Debe verificarse que las líneas de autoridad y responsabilidad estén definidas y sean
claras y precisas.
× Definición de normas y procedimientos. Deben ser claros y precisos, estar respaldados por
instrumentos escritos –normas, manuales, cursogramas- y ser de aplicación homogénea para
situaciones y operaciones iguales. Para los pagos, todos deben realizarse por medio de cheques,
debe establecerse claramente que los cheques tienen que estar firmados al menos por dos
personas; que la segunda persona que firma establezca controles sobre la documentación que da
respaldo; todos los cheques deben estar emitidos “no a la orden” del acreedor, de manera que
exclusivamente puedan ser depositados en cuentas corrientes de ese acreedor; cada vez que se
firma un cheque la documentación que le da respaldo debe estar completa y controlada, la
utilización de un fondo fijo para pagos menores debe estar restringida a un responsable
perfectamente identificado; existencia de definiciones claras y precisas respecto de arqueos
sorpresivos de caja.
× Correcta captación y entrada de datos. Los formularios involucrados en esta actividad deben
tener numeración pre-impresa, correlativa y ascendente, estar archivados en lugares definidos y
precisos, y tener un responsable de su custodia. Deben establecerse procedimientos de control con
relación a la correlatividad de los formularios en uso y los archivados.
Principios relativos al personal

Debe estipularse una política de personal d manera que periódicamente se realice la rotación de
todos aquellos que estén afectados al manejo de fondos. Debe verificarse que las personas
involucradas en esta actividad se tomen las vacaciones anuales correspondientes, siendo
reemplazadas por personas ajenas al sector y que no tengan amistad con ellas.
Los sectores son:

- Recepción
• Contaduría.
• Tesorería.
• Gerencia administrativa.
La codificación es:
• R = Remito.
• IRM = Informe de recepción de mercaderías.
• F = Factura.
• OP = Orden de pago.
• OC = Orden de compra.
• CH = Cheque.
• RO = Recibo oficial.
Tema 6: Metodología del ciclo de vida ampliada. Capitulo 11: “Metodología del ciclo de la
vida ampliada”
Esta metodología permite manejar el estudio como un proyecto en el cual cada una de las etapas
del desarrollo está bastante bien definida.
La metodología esencialmente analítica del ciclo de vida se basa en la suposición de que
mejorando el desempeño de cada una de las partes de un sistema por separado, mejora el
funcionamiento del conjunto. Cuando se analiza la perspectiva sistémica se advierte que este
presupuesto de trabajo no permite generar las respuestas más adecuadas a los problemas de los
sistemas complejos.

El enfoque sistémico a través de su mirada retrospectiva de los sistemas define que ninguna parte
de un sistema debería ser cambiada sin entender primero cómo impactará sobre el conjunto y
luego de determinar si el efecto resultante será beneficioso.
La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de síntesis y a
partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de sistemas deberá orientarse
hacia el mejoramiento o hacia el rediseño.
Las etapas y fases de la metodología del ciclo de vida ampliada constan de seis etapas que
están formadas por distintas fases, en las que se aplican herramientas que permiten desarrollar
actividades de las que se obtienen resultados concretos.
METODOLOGIA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADA
DEFINICION DE LA METODOLOGIA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADA
La metodología del ciclo de vida es conocida como la metodología tradicional para el estudio y
desarrollo de sistemas.
Esta metodología permite manejar el estudio y desarrollo como un proyecto en el cual cada una de
sus etapas está bien definida; Hoy no resulta totalmente válida para realizar estudios de sistemas
En primer lugar porque la aplicación de esta metodología responde netamente al enfoque del
pensamiento analítico, supone que mejorando el desempeño de cada una de las partes de un
sistema por separado, mejora el funcionamiento del conjunto. Cuando lo analizamos del enfoque
sistémico vemos que no es lo más adecuado para analizar el sistema ya que no se tiene en cuenta
que son sistemas complejos y son un todo en sí.
En segundo lugar se fundamenta en que es una metodología que tiene una sola orientación: el
mejoramiento de sistemas. Debido a el equilibrio dinámico que se intenta encontrar en un mundo
tan globalizado actualmente se tiene que actuar rápida y profundamente teniendo que permitir el
rediseño del sistema no solo el mejoramiento.
La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de síntesis y a
partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de sistemas deberá orientarse
hacia el mejoramiento o hacia el rediseño.
En este contexto, la teoría organizacional ofrece las bases para el desarrollo de estrategias
adecuadas para la gestión del cambio tecnológico. Una de las aportaciones fundamentales radica
en la idea de que las organizaciones no son sólo “sistemas racionales”, sino que también son
“sistemas sociotécnicos”. La teoría de sistemas pone de relieve la interrelación entre las distintas
dimensiones organizacionales, señalando la inutilidad de las aproximaciones que pretenden
segregar lo tecnológico de lo social.
A partir de lo anterior, se deberían tener en cuenta cuatro puntos fundamentales para la
planificación del cambio tecnológico si se quieren atender adecuadamente las necesidades
psicosociales de la organización:
a) Es necesario planificar tanto las prioridades psicosociales como los objetivos económicos y
funcionales.
b) El proceso de introducción de nuevas tecnologías es tan relevante como las modificaciones
operativas que se produce.
c) Debe reconocerse que diferentes grupos de interés dentro de la organización pueden tener
intereses distintos.
d) La tarea de evaluar el impacto de las nuevas tecnologías es de considerable importancia
El parámetro de capacidad de un sistema se evalúa solo por la velocidad en que procesa la

información y por la seguridad en la captación de datos. Estos dos aspectos entran en la
evaluación, también se pondera el volumen de trabajo y la recuperación de la información.
El estudio de factibilidad operativa contesta a una sola pero importante pregunta:

¿El sistema (proceso, procedimiento, sistema de información) que se implemente, será utilizado
por la organización? Ya que ningún estudio de sistemas se considera completo si no se llega a la
implementación de un nuevo sistema.
El parámetro de competitividad de un sistema se evalúa en función de: buscar y mantener

clientes; mejorar acuerdos con los proveedores; apoyar el desarrollo de nuevos productos; alejar
competidores. En efecto, ésos son los aspectos que se ponderan para evaluar la competitividad
que presenta un sistema (recordemos que en este caso este aspecto tiene un sesgo muy
pronunciado hacia los sistemas empresariales).
La lógica de construcción de un sistema de información indica que se inicia con la definición de

sus salidas: lo que el usuario necesita del sistema
ETAPAS Y FASES DE LA METODOLOGIA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADA
La metodología del ciclo de vida ampliada consta de seis etapas que están formadas por distintas
fases, en las que se aplican herramientas que permiten desarrollar actividades de las que se
obtienen resultados concretos
1) SINTESIS
En esta etapa se busca entender el sistema, identificar al o los sistemas mayores que lo contienen,
explicar sus conductas y propiedades, definir las funciones del sistema estudiado dentro de ese
supra sistema, y una vez esclarecidos estos aspectos, proceder a definir si sobre el sistema se
aplicara un mejoramiento o un rediseño.

Se deben realizar las actividades cumpliendo determinados objetivos
 Identificar y definir el objetivo de estudio: la primera actividad consiste en lograr una

clara y especifica identificación del objetivo del estudio de sistemas , esta va a permitir decidir si
nos decidimos por un mejoramiento o un rediseño. Si es un mejoramiento no hay que seguir con el
Panorama sincrético, pero si es Rediseño si.
 Integrar equipo: Se reúnen no solo a los integrantes del equipo , sino que se los estimula
y moviliza.
 Formular el panorama sincrético: tendremos que buscar información que abarque
diferentes aspectos de la organización y en especial de su ambiente. Es aquí donde entenderemos
el supra sistema que contiene al sistema, sus conductas y propiedades, y a partir de esta
información explicaremos la función del sistema.
 Evaluar la factibilidad del estudio
Definido el panorama sincrético debe evaluarse la factibilidad del estudio de sistemas.
Esta debe evaluarse en
a) términos técnicos; que tan posible es ingresar nueva tecnología

b) Operativo: será utilizado por la organización?
c) Económico: es posible con respecto al costo
d) Organizativa: las personas estarán dispuestas a utilizarlo
 Aceptar o rechazar el trabajo: Una vez finalizada la factibilidad debe decidirse la

aceptación o rechazo del trabajo. Esta decisión se fundamentara en los resultados y conclusiones
obtenidos en cada uno de los estudios de factibilidad, dentro del marco de referencia dado por el
panorama sincrético.
Actividades a realizar por la síntesis
Visto previamente, analizar con respecto al cuadro de síntesis
2) ETAPA DE RELEVAMIENTO DE LA INFORMACION

Investigación detallada: Es la búsqueda sistemática de información que se realiza sobre un sistema
con vistas a su mejoramiento o a su reemplazo total, y tiene como finalidad conocer su estructura,
su flujo de actividades y su interacción con otros sistemas, es decir, los aspectos más salientes de
su actuación.
Esta fase es importante ya que determina con precisión cuales son las necesidades y
requerimientos de la organización, de modo que puede ser evaluado su desempeño para elegir un
mejoramiento o rediseño.
Un sistema que va a ser reemplazado no debe ser investigado en sus más mínimos detalles ya que
va a ser rediseño, esto va a tener que estudiarse así en caso de mejoramiento.
Característica de la información reunida
La extensión de esta fase tanto en el tiempo como en la cantidad de información va a variar de

acuerdo al estudio, en base a que se intenta generar, si un mejoramiento o un rediseño.
Es importante que la información sea reunida directamente por las personas que intervienen en los
procesos o bien que realizan las operaciones.
La información que tenemos que reunir son:
Objetivos y finalidad del sistema, operaciones y tareas que lo componen, lugares donde se
desarrollan, tiempo que se requiere para su ejecución grado de obtención de resultados.
3) ETAPA DE ANALISIS
Durante toda la etapa de investigación detallada se recopila información que, una vez considerada
suficiente, se analiza con la finalidad de evaluar el funcionamiento del sistema objeto del estudio; a
partir de esta evaluación se determinan y especifican los requerimientos que debe contener el
nuevo diseño.
Como en esta etapa los responsables del trabajo ya comprenden y conocen lo que se realiza, el
objetivo que se persigue es obtener conclusiones sobre la eficacia, eficiente y o efectividad del
sistema a la luz de los objetivos identificados en el Panorama sincrético, definiendo concretamente
los requerimientos del nuevo sistema, que actuaran como pre-requisitos de la etapa de diseño.
Guía para el análisis
Toda la información reunida debe ser objeto de análisis crítico, sistemático y ordenado, de manera
que se puedan obtener conclusiones sobre el sistema estudiado y establecer que funciona bien o
que parte es ineficiente, donde faltan controles o donde las especificaciones son incompletas.
Las técnicas mas comunes que se utilizan es una técnica de interrogatorio o la técnica del porque 5
veces
Guía para la evaluación

Esto significa que una vez analizada cada actividad o tarea, esta se debe valuar considerando si
satisface los parámetros de capacidad, comunicación, costo, competitividad y control interno.
Los cambios o nuevas actividades que se propongan deberán contemplar y satisfacer estos
requisitos.
Selección de las mejores alternativas

Cuando en la aplicación de la técnica del interrogatorio se responde a las preguntas sobre otras
cosas que podrían hacerse, en esas respuestas se están identificando aquellas alternativas que
potencialmente son proveedoras de los cambios necesarios que se desean incorporar al nuevo
sistema.
Requerimientos del nuevo sistema

Del análisis y evaluación que se hace sobre la eficacia, eficiente y efectividad del sistema en uso
surgen los requerimientos que debe satisfacer el nuevo diseño.
4) ETAPA DE DISEÑO
Una vez analizado y evaluado el sistema en estudio, y determinados los requerimientos de su

nuevo diseñó, en esta etapa se plasman las mejores alternativas desarrolladlas en la etapa
anterior. Esas alternativas corresponde desarrollarlas con más detalle.
Debe recordarse que la etapa de diseño es un espacio de síntesis; mientras que en la etapa de
análisis para conocer el procedimiento que se investiga se procede a fragmentarlo y
descomponerlo, en el diseño se agrupan todas las partes que se separan de modo que, finalmente,
conformen un conjunto unificado.

Consta de dos fases
a) Diseño general: Toda la información reunida durante la investigación detallada y que se
analizo y evalúo durante la etapa de análisis, se utiliza ahora para establecer el diseño del nuevo
sistema o modificar el existente.
En esta fase se van a formular las especificaciones funcionales del diseño, que son las
características de lo que va a hacer el sistema, como lo va a hacer y en que momento hacer cada
cosa; en síntesis se va a definir sus salidas, sus entradas, sus archivos y procedimientos, de
manera que satisfagan los requerimientos determinados en la etapa anterior.
Una vez diseñado este, vamos a probar la factibilidad
(técnica;operativa;económica;organizacional).
Cuando estén definiendo las especificaciones funcionales del diseño se debe priozar en
determinados aspectos , parámetros donde hay que darle mayor atención.
b) Diseño detallado
Una vez justificada la propuesta del nuevo sistema desde sus aspectos técnicos, económicos,
operativos y organizacionales se pasa al diseño detallado, que se ocupa de concretar y explicitar
en profundidad las especificaciones funcionales ya definidas en la fase de diseño general,
determinando quien hace que cosa y como.
5) ETAPA DE IMPLEMENTACION
Está compuesta por las tareas que deben realizarse para que los cambios o el nuevo sistema sean
llevados a la práctica
La implementación consta de siguientes fases
a) Planeamiento y programación de la implementación: Esta fase tiene como objetivo

obtener un programa de implementación, de modo que todos los sectores relacionados al sistema
se coordinen con el fin de lograr su efectiva puesta en marcha. Aquí habría que programar las
actividades necesarias para lograr la implementación.
b) Capacitación y perfeccionamiento del personal: Para que el sistema este bien operado se
necesita que el personal reciba capacitación y entrenamiento que les permita conocer cómo deben
utilizarlo, cuáles son sus funciones y que hará o no hará el sistema.
c) Conversión del sistema: la conversión significa el reemplazo del sistema anterior por el
nuevo; implica realizar a termino todas las actividades definidas durante el planeamiento y
programación de la implementación, teniendo en cuenta que una de las tareas más importantes y
que más tiempo insume es la conversión de los archivos, si es que el nuevo sistema contempla
reemplazar los usados hasta ese momento. Esto implica la compatibilización de los datos de esos
archivos al formato y estructura de los nuevos archivos, para después poder cargarlos.
Esta tarea consume bastante tiempo y se utilizan distintas formas
 Trabajo en paralelo: este método consiste en operar el sistema nuevo en paralelo con el viejo
 Reemplazo directo: este método produce el reemplazo directo del sistema viejo, para lo cual se
fija una fecha en la que deja de operar y en la que, automáticamente, empieza a funcionar el nuevo
sistema. Al no existir trabajo en paralelo, la conversión debe planificarse con mucho detalle de
manera que el nuevo sistema goce de confianza entre los usuarios.
 Sistema piloto: Consiste en la implementación de un sistema pero solo en un sector o unidad
de la organización con el fin de probarlo.
 Arranque por fases: Para utilizar esta modalidad el sistema debe estar diseñado en módulos
separados, de manera que cada uno de estos comience a operar tan pronto como este listo.
6) ETAPA DE SEGUIMIENTO
Consiste en verificar los resultados del nuevo sistema procurando que este se consolide, operando
a un alto nivel de eficiencia dentro de una condición de estado estable. Esto significa que es
probable que se vayan detectando y corrigiendo fallas tanto de operación como de interpretación
en los primeros tiempos de utilización; también pueden aparecer nuevos hechos que necesiten
algún tipo de solución, así como desviaciones que los usuarios intenten implantar al rumbo
establecido de su implementación.

MINTZBERG RESUMEN

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CONOCIMIENTO EXPLÍCITO Y TÁ CITO

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓ N

INFORMACIÖ N QUE SE NECESITA PARA GESTIONAR ORGANIZACIONES

UTILIZACIÖ N DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÖ N Y LAS COMUNICACIONES.

EL SISTEMA SOCIAL Y EL SISTEMA TÉ CNICO

INFLUENCIA DEL ENFOQUE ANALÍTICO.

EL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONÓ MICAS Y LAS TIC

Resumen 1° parcial “Sistemas Administrativos”

TEMA 1: Datos, información y conocimiento.

objetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características. Pueden

¿Qué es la información? La información es un conjunto de datos que han sido seleccionados y

Forma parte de descripciones y respuestas a ¿Quién? ¿Qué? ¿Donde? ¿Como?

La inteligencia es la capacidad de adquirir conocimiento, se adquiere información, se transforma en

Datos Información Conocimiento

Observaciones sencillas Datos dotados de Información valiosa de la

Infonomía: Es la gestión de la información, trata de la relación de las personas y organizaciones

Descargado por Caro Pasini (caropasini@hotmail.com)

Los factores situacionales consisten en interpretar el problema de distinta manera, influenciadas

El ambiente organizacional consiste en que las organizaciones se ocupan de crear y mantener,

Las fuentes de la información. La información que la organización utiliza reconoce diferentes

TIEMPO CONTENIDO FORMA

El flujo de la información en la organización. La información circula por los niveles de la

Resumen de información: reducción en la cantidad de datos e información a transmitir. Es un

Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se realizan inferencias sobre un conjunto de

información desde el momento en que no es imprescindible que los detalles de un informe

Sesgo en la presentación: la forma en que la información se presenta predispone e influye en la

Algunas opciones de sesgar la información serían:

El flujo de información no se limita solo a la circulación en sentido vertical, también lo hace de

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable

TEMA 2: Los sistemas y la organización como sistema.

Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre sí,

Los conceptos claves de la teoría general de sistema.

Los elementos básicos y esenciales de un sistema de control:

Existen dos tipos de retroalimentación:

estabilidad del sistema.

Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, que es el conjunto de objetivos

Los límites separan y demarcan un sistema respecto de su ambiente. Se fijan de manera

Un sistema puede ser definido como un conjunto de elementos interrelacionados. Cuando un

2) Proceso de composición: la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la

No puede concebirse un sistema sin propósitos u objetivos. Los elementos de un sistema

La complejidad es un resultado combinado directamente proporcional a la interacción que se

La organización y estructura de un sistema expresa el conjunto de las reales o potenciales

La organización como sistema.

al igual que cualquier otro organismo viviente, son la supervivencia y el crecimiento.

La organización como sistema.

Descargado por Caro Pasini (caropasini@hotmail.com)

9. Equifinalidad: indica que un sistema puede alcanzar un determinado estado final

También existen características particulares de las organizaciones como sistemas abiertos:

2. Morfogénesis: a diferencia de los sistemas mecánicos y biológicos, una organización tiene

MODELOS DE ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

• Subsistema social: encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

Descargado por Caro Pasini (caropasini@hotmail.com)

El modelo de Leavitt para la comprensión del cambio organizacional se basa en la fuerte

CONSECUENCIAS DE LA INTRODUCCION DE NUEVAS TECNOLOGIAS

La situación actual indica que la incorporación de nuevas tecnologías, que no solo se

Las actividades de la organización se esquematizan globalmente por dos enfoques:

Descargado por Caro Pasini (caropasini@hotmail.com)

En el nivel de administración operativa (o nivel técnico) la actividad predominante es la

El nivel de administración táctica se ocupa de supervisar el rendimiento de la organización y

La información por niveles organizativos se encuentra interrelacionada. En tanto el nivel

Las decisiones en la organización según los tres niveles organizativos se diferencian. La

Los tipos de decisiones: