Teorías

Administrativas

UNIDAD 3
CONTENIDO: Las herramientas de la administración. Los procedimientos
administrativos. Los circuitos administrativos. Estandarización de los procesos
de trabajo. Acto administrativo, procedimiento y sistema. Manual de
procedimiento: conceptualización, diseño y representación. Descripción
analítica y gráfica. Casos de Administración Pública.
TABLA DE CONTENIDO
SISTEMA ........................................................................................................................................ 4
Sistema ...................................................................................................................................... 4
Sistema organizacional .............................................................................................................. 4
Sistema Administrativo ............................................................................................................. 4
PROCEDIMIENTO – PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 7
Concepto y finalidad.................................................................................................................. 7
Métodos para el relevamiento y análisis de los procedimientos ............................................. 8
ACTO ADMINISTRATIVO ............................................................................................................ 9
ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS DE TRABAJO - CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS .............. 10
Estandarización de los procesos de trabajo ............................................................................ 10
Circuitos Administrativos ................................................................................................... 11
 UNIDAD 3
LAS HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACION
Objetivos:
• Conocer el concepto de Sistema Administrativo como parte del proceso administrativo.
• Comprender el concepto de procedimiento como parte de las actividades que realizan las
organizaciones para alcanzar sus objetivos.
• Lograr que el alumno identifique, conozca y aplique las pautas básicas de graficación de
un procedimiento.
SISTEMA

Sistema
Se define como un conjunto de elementos interrelacionados. Ejemplo: sistema
económico, sistema de salud, sistema de transporte, un automóvil. A los efectos de estudio, en
esta asignatura nos centramos en el sistema organizacional.

Sistema organizacional
La organización, como sistema, es un conjunto de elementos interrelacionados
(personas, recursos físicos e información) orientados a la consecución de objetivos y que, para
lograrlos, el sistema realiza un ciclo de entradas, procesos y salidas mediante el cual interactúa
con su ambiente.
Definimos ambiente como los elementos externos a la organización (proveedores,
clientes, competidores, agencias reguladoras, variables económicas, sociales, tecnológicas,
legales, culturales, demográficas, ecológicas y políticas) que inciden sobre el funcionamiento del
sistema.

Ambiente-Insumos Organización Ambiente-Productos

Trabajo
Entrada Proceso Salida
Materia
prima Productos
Tecnología Servicios
Capital Retroalimentación
Información

La organización toma de su ambiente externo una serie de insumos que luego,

mediante procesos internos, transforma en productos o servicios que brinda a la comunidad en
general. La retroalimentación (feedback) alimenta al sistema con información de retorno (de la
salida sobre la entrada) para saber si el mismo está funcionando correctamente.

Sistema Administrativo
El concepto de sistemas administrativos está estrechamente relacionado con los
procesos. Un sistema administrativo es una red de procedimientos relacionados de acuerdo con
un esquema integrado, tendientes al logro de fines. Forma parte de la organización, es un
subsistema de la misma.
Distintos elementos conforman los sistemas administrativos:
 1. Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas
atribuciones.
2. Un conjunto de recursos físicos.
3. La información es el tercer elemento, y es el elemento administrativo por
excelencia. La información es la materia prima de la administración. Sin ella
no resulta posible la toma de decisiones que interrelacionan a los niveles
directivos, gerenciales y operativos, ni el control de las operaciones de la
empresa. Es el elemento que emplearán por igual procesadores humanos y
electrónicos.
El término administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de información o
que la genera a través de la terminal de una computadora, mediante un formulario, una nota o
un registro.
Por lo tanto, el sistema administrativo está formado por un conjunto de
procedimientos administrativos siendo, la información que circula en los mismos, el elemento
más importante de este sistema.
El sistema administrativo puede ser independiente y formar parte de cada sector de la
organización (Ej. el sistema administrativo del área de Producción de una empresa, que sirve de
apoyo a la función de producción, estará conformado por los siguientes documentos: Orden de
Producción, Pedido de Materiales y Fichas de Stock). El sistema administrativo también puede
estar integrado en un solo sector, en un área de Administración que cumplirá las funciones
administrativas de apoyo a los demás sectores de la organización.
Para que las funciones de la organización (Ej.: producción, comercialización y finanzas,
en una organización privada o empresa; docencia, investigación y extensión, en una universidad)
puedan llevarse a cabo en forma coordinada y efectiva, será necesario que múltiples actividades
administrativas se desarrollen eficazmente y suministren la información necesaria para la toma
de decisiones.
Los tipos de actividades que comprende un sistema administrativo típico pueden ser
divididos en cinco subsistemas (para una organización pública o privada, según corresponda):
compras, pagos, producción, ventas y cobranzas.
¿Qué funciones cumple?
1. Hacer las cosas que se deben hacer. Un sistema administrativo debe posibilitar que las
operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma
las metas establecidas.
Los sistemas administrativos serán los encargados de especificar los pasos a seguir; las
normas que deben cumplirse para asegurar la calidad; y la vinculación entre los distintos
procesos a fin de cumplir con las metas establecidas. En la medida que tengamos en
cuenta el uso de los recursos, estaremos atendiendo también a la eficiencia.
2. Un sistema administrativo debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en forma
eficiente, a través de la mejor utilización de los recursos organizacionales.
Un sistema será más eficiente que otro cuando los procesos puedan ser ejecutados en
menor tiempo por requerir menos pasos, contar con métodos más simples o utilizar
medios electrónicos; pero en la relación insumo-producto se deberá considerar, además
del tiempo, el uso de otros recursos como el costo del procesamiento electrónico, del
personal, de los formularios, del espacio de archivos, etc. Existen muchos casos en que
los pasos, controles, documentos, archivos o registros requeridos en un proceso, hacen
incompatible su costo con el beneficio que pretenden generar. Es decir, se debe analizar
siempre la relación costo-beneficio de los sistemas administrativos.
3. Un sistema administrativo permite el control interno.
 El control interno está estrechamente ligado con los sistemas administrativos,
incorporado a su diseño, y atiende simultáneamente a los siguientes objetivos:
• Eficacia de los procedimientos y controles.
• Eficiencia operativa.
• Seguridad de los bienes y valores involucrados.
• Confiabilidad de la información.
Los requerimientos de un sistema administrativo en materia de control interno tendrán
en cuenta aspectos tales como:
• Separación de funciones.
• Asignación de responsabilidades.
• Niveles de autorización.
• Documentación de los traslados de bienes y valores.
• Diseño de formularios y archivos.
• Control numérico del uso de formularios.
• Normas de seguridad informática.
• Normas respecto del personal interviniente.
• Puntos específicos de control y controles cruzados.
• Registros contables y estadísticos.
4. Un sistema administrativo proporciona información útil para la toma de decisiones y el
control, en los distintos niveles de la organización.
Una de las características de los sistemas administrativos es la captura de datos sobre
las operaciones (a medida que éstas se realizan) para luego procesarlos según los
requerimientos de información de los distintos niveles decisorios; de esta forma se va
estructurando la pirámide informativa.
El sistema administrativo por sí mismo no puede asegurar el éxito de la organización,
pero esta difícilmente pueda ser exitosa sin un buen sistema administrativo.

1.1. Gráfica de la organización como sistema

 Ambiente

Subsistema
Compras Subsistema
Ventas

Procedimientos
Procedimientos

Subsistema
Pagos
Sistema Subsistema
Producción
Organizacional

Procedimientos
Procedimientos

Subsistema Procedimientos
Cobranzas

PROCEDIMIENTO – PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Concepto y finalidad
Las organizaciones deben incorporar y adoptar herramientas que les permitan hacer
un uso más efectivo de sus recursos y cuidar su patrimonio.
Una organización con procedimientos administrativos correctos y adecuados posee las
bases para enfocarse en el logro de sus objetivos, una buena utilización de recursos, la
satisfacción de los clientes internos y externos, la competitividad, la relación con proveedores,
o la innovación y la tecnología.
Todos los procedimientos administrativos se componen de procesos y dichos
procesos se pueden entender como las diferentes secuencias interrelacionadas de actividades
cuyo producto crea un valor intrínseco para el usuario de ese producto. Tienen una entrada
(input), una salida (output), utilizan recursos, tienen controles y límites internos y poseen un
objetivo común relacionado con la satisfacción del cliente o usuario de la salida de dicho
proceso.
La información es el elemento distintivo que forma parte de todo procedimiento
administrativo. Un procedimiento administrativo está integrado por actividades que requieren
de información o que la generan a través de la terminal de una computadora, mediante un
formulario, un documento, una nota o un registro.
 La gestión integral de los procesos conlleva a procedimientos correctos y el fin último
es lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos de la organización.
En concordancia con las funciones que un sistema administrativo eficiente debe
cumplir (citadas anteriormente), podemos decir que un procedimiento correcto es aquel que:
• Asegura que las tareas que involucra se realicen en el momento preciso para
que su producto pueda ser utilizado por quien lo necesite.
• Se desarrolla en un marco de no utilización innecesaria de recursos.
• Permite la evaluación continua y la corrección de desvíos detectados, respecto
de los resultados esperados.
• Brinda información confiable y segura al sistema contable.
Ejemplos de procedimientos en una organización: compras, ventas, pagos, cobranzas,
liquidación de haberes, control de stock, etc.
Ejemplo: Un Procedimiento de Ventas comprende una serie de actividades mediante
las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de
distribución para colocar sus productos o servicios. Esas actividades son las siguientes:
1. Recepción del pedido.
2. Aprobación del crédito.
3. Preparación del pedido.
4. Despacho.
5. Facturación.
6. Registración.
El procedimiento de ventas tiene una entrada (solicitud del cliente y recepción del
pedido), una salida (la entrega del bien o la prestación del servicio y la registración en los libros
de la empresa) y emplea una serie de recursos (instalaciones, sectores donde se realizan las
operaciones, computadoras y personas responsables de su ejecución y control). Forman parte
del procedimiento tanto empleados de la empresa como personas externas a la misma (cliente)
y existe gran cantidad de información a través de distintos documentos que se emiten, circulan,
archivan y que sirven para el control del crédito a otorgar al cliente: Nota de Pedido, Informes
bancarios y Balances del cliente, Remito, Hoja de Ruta, Ticket o Factura y Registros.

Métodos para el relevamiento y análisis de los procedimientos

Para el análisis de procesos pueden utilizarse métodos descriptivos y/o métodos
gráficos. Los mismos son conocidos como herramientas de administración o herramientas que
el administrador tiene a su disposición para el relevamiento y análisis de los procedimientos.
Mediante los métodos descriptivos se producen narraciones detalladas de los pasos
a seguir en cada proceso, o se confeccionan cuestionarios básicos especialmente destinados a
tal fin.
Existe una gran diversidad de métodos gráficos que permiten mostrar, a través de
gráficos, las actividades de un procedimiento. Los mismos son:
• Diagramas GANTT: permiten programar las tareas de un procedimiento y
controlar su ejecución en el tiempo.
• Diagramas PERT: permiten graficar la interconexión y dependencia entre
actividades de un procedimiento.
• Diagramas de bloque: brindan información sintética de un procedimiento,
describe sus partes básicas.
 • Interdependencia sectorial: permiten una percepción general del
procedimiento pero no detallan especificaciones de la ejecución de tareas.
• Cursogramas, también llamados circuitos administrativos, diagramas de flujo
o flujogramas: permiten analizar procesos o procedimientos mediante el
gráfico de las distintas operaciones que los componen.
En esta asignatura analizamos los procedimientos administrativos mediante el método
narrativo y gráfico y centramos nuestro estudio en la herramienta conocida como Cursograma
o Circuito Administrativo.

ACTO ADMINISTRATIVO
Los Actos Administrativos forman parte de los procedimientos administrativos de las
organizaciones públicas, por lo que se considera importante en esta asignatura dar una
definición del mismo.
El concepto y requisitos de los actos administrativos que seguidamente se citan, fueron
extraídos del TÍTULO III, CAPÍTULO I y II, Artículos 25, 26, 27 y 28, de la Ley N° 3.559 “Código de
Procedimientos Administrativos para la provincia de Catamarca”.
Concepto: entiéndese por acto administrativo toda declaración unilateral efectuada
en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos individuales en forma
directa (Artículo 25, primer párrafo).
El acto administrativo deberá satisfacer todos los requisitos que se establecen en la
citada Ley y producirse con arreglo a las normas que regulan el procedimiento administrativo
(Artículo 26).
Requisitos: Son requisitos esenciales del acto administrativo, los siguientes: (Artículo
27).
Competencia
a) Ser dictado por autoridad competente;
Causa
b) Deberá sustentarse en los hechos y antecedentes que le sirvan de causa y en el
derecho aplicable.
Objeto
c) El objeto debe ser cierto y física y jurídicamente posible; debe decidir todas las
peticiones formuladas; pero puede involucrar otras no propuestas, previa
audiencia del interesado y siempre que ello no afecte derechos adquiridos;

Procedimientos
d) Antes de su emisión deben cumplirse los procedimientos esenciales y sustanciales
previstos y los que resulten implícitos del ordenamiento jurídico. Sin perjuicio de
lo que establezcan otras normas especiales, considerase también esencial el
dictamen proveniente de los servicios permanentes de asesoramiento jurídico
cuando el acto pudiera afectar derechos subjetivos e intereses legítimos;
Motivación
e) Deberá ser motivado, expresándose en forma concreta las razones que inducen a
emitir el acto, consignando, además, los recaudos indicados en el inc. b) del
presente artículo;
Finalidad
 f) Habrá de cumplirse con la finalidad que resulte de las normas que otorgan las
facultades pertinentes del órgano emisor, sin poder perseguir encubiertamente
otros fines, públicos o privados, distintos de los que justifican el acto, su causa y
objeto. Las medidas que el acto involucre deben ser proporcionalmente adecuadas
a aquella finalidad.
Los contratos que celebre el Estado, los permisos y las concesiones administrativas
se regirán por sus respectivas leyes especiales, sin perjuicio de la aplicación de las
normas del presente título, si ello fuere procedente.
El acto administrativo debe manifestarse expresamente y por escrito; indicará el
lugar y fecha en que se lo dicta y contendrá la firma de la autoridad que lo emite;
sólo por excepción y si las circunstancias lo permitieren podrá realizarse una forma
distinta (Artículo 28).

Ejemplo: son actos administrativos: un Decreto, una Resolución, una Disposición.

ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS DE TRABAJO - CIRCUITOS

ADMINISTRATIVOS
Estandarización de los procesos de trabajo
En toda organización se contraponen dos aspectos: por un lado, la necesaria
prescripción de tareas para mantener el funcionamiento de la organización y, por el otro, la
legitima libertad de acción de todo ser humano.
La estandarización de procesos de trabajo significa establecer normas tendientes a la
regulación y programación de las actividades de la organización.
La formalización, normalización o estandarización de los procesos de trabajo, en una
organización, se realiza a través de la implementación expresa y por escrito (en forma narrativa
y/o gráfica) de procedimientos administrativos, de manera tal que los mismos permitan lograr
uniformidad en los resultados.
Sea cual sea el medio de formalización las repercusiones sobre el individuo son
idénticas ya que produce un control de su comportamiento organizativo. Las organizaciones, en
términos generales, estandarizan el comportamiento para reducir su variabilidad y asegurar un
cierto de capacidad predictiva del mismo. Los motivos, por tanto, son:
a) La necesidad de coordinación. Para asegurar la coordinación, nada mejor que cada
individuo conozca cuáles son sus tareas y responsabilidades y como tiene que
reaccionar ante determinado suceso.
b) Aumento de la precisión organizativa. El aumento de la estandarización conlleva
una mayor precisión en la ejecución de las tareas organizativas.
c) Garantiza el funcionamiento mecánico de la organización que puede aumentar los
niveles de rendimiento en la misma.
d) Garantiza la imparcialidad y los procedimientos de control impersonales.
Circuitos Administrativos
Concepto: el cursograma, también denominado circuito administrativo, diagrama de
flujo o flujograma, es la representación gráfica de un procedimiento o rutina.
Siendo un proceso de naturaleza intangible y en consecuencia no visible, fue necesario
encontrar una herramienta que, mediante una representación gráfica simple y amigable,
permita definir y mostrar un proceso. Esta función es cumplida por el cursograma. Un
cursograma no es el proceso propiamente dicho, sino una representación analógica de éste.
Comparación del cursograma con el diagrama en bloque: existe una variante en la
representación gráfica de procedimientos: el diagrama en bloque, que se diferencia
perfectamente del cursograma.
El diagrama en bloque:
• Brinda información sintética de un procedimiento, describe sus partes básicas.
• Representa gráficamente sólo los más importantes movimientos de
información y destacadas acciones que se producen en un procedimiento.
• No analiza a fondo cada etapa del proceso y utiliza pocos símbolos, por lo que
ubica rápidamente al lector sobre el objetivo perseguido por el procedimiento.
• Por lo expuesto, se puede deducir que la comunicación con empleados o
directivos de un proceso se realiza con mejores resultados a través del
diagrama en bloque.
El cursograma:
• Brinda información detallada de un procedimiento, describe todas las
actividades que forman parte del mismo.
• Representa gráficamente todas las operaciones del proceso, ilustra la
trayectoria de todos los documentos que participan en la operación, con cada
uno de sus correspondientes ejemplares.
• Analiza a fondo cada etapa del proceso, utilizando gran variedad de símbolos
para la representación gráfica de la totalidad de operaciones.
• Por lo expuesto, se puede deducir que el cursograma es la herramienta más
adecuada para la normalización de los procedimientos administrativos.
Objetivos: se puede deducir fácilmente que los circuitos administrativos se utilizan a
los efectos de:
1. Confeccionar el recorrido de rutinas.
2. Preparar las normas de los procedimientos que se graficarán (normalización
de procedimientos administrativos). El conjunto de procedimientos
conformará el manual de procedimientos y contemplará todas las áreas de la
organización.
3. Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
4. Cotejar los distintos procesos en vigencia dentro de la empresa para estudiar
su interrelación.
5. Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean mayores
ventajas.
Es decir, son herramientas útiles para comunicación y análisis.
Ventajas de todo circuito administrativo:
1. Resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso gráficamente que leer toda
la norma.
 2. Posee un poder de síntesis que ubica a cualquier lector en el tema sin mayor
dificultad.
Por lo tanto: el cursograma debe ser claro para facilitar su interpretación.
Información necesaria para realizar un cursograma
El cursograma representa gráficamente la secuencia de actividades que se realizan en
el proceso que se describe; los sectores y personas que participan y los documentos utilizados
en el mismo (su origen, cantidad, uso y destino).
Por lo tanto, para poder realizar un cursograma es necesario determinar previamente:
• Sectores o personas que participan del proceso: pueden ser sectores internos
a la organización (sector Tesorería, en un proceso de pago) o externos a la
misma (Banco, en un proceso de cobranza). Personal de la empresa (Cajero,
en un proceso de venta al contado) o personas externas (Cliente, en un
proceso de venta; Proveedor, en un proceso de compra).
• Tareas en las que es posible descomponer el procedimiento: se identifican
todas las tareas que forman parte del proceso y se las ordena en forma
secuencial (la primera tarea con que se inicia, la segunda, tercera, etc. con la
que continúa, hasta la última tarea con que termina el proceso).
• Responsables de cada tarea: no se indican nombres, sólo los cargos (Ej.: el
Gerente coloca la primera firma al cheque, en un procedimiento de pago).
• Controles establecidos para cada tarea (Ej.: control de cantidad y calidad de
los productos adquiridos, en una Compra).
• Responsables de cada control: no se indican nombres, sólo los cargos (Ej.: el
Supervisor controla la cantidad y calidad de productos adquiridos, en una
Compra).
Recabada la información anterior, luego se hace una descripción escrita del
procedimiento en forma sintética, para luego proceder a su graficación o realización del
cursograma correspondiente.
Normalización de cursogramas:
Las técnicas administrativas y la terminología correspondiente, cuando no están
establecidas con precisión, dependen del criterio, conocimiento y conciencia de quienes las
aplican. Por lo tanto, si pretendemos un lenguaje común, preciso y simple en materia de
cursogramas, se requiere una adecuada normalización que defina y fije claramente los términos
empleados (símbolos) y la metodología de representación que se utilizará.
En el sentido expuesto, el Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM),
entidad civil reconocida como organismo centralizador para el estudio y normalización de
técnicas y terminología administrativa, ha dictado una serie de normas sobre cursogramas, para
lo cual sugerimos su lectura:
1. Símbolos para la representación gráfica (Norma IRAM Nº 34.501).
2. Técnicas para la confección (Norma IRAM Nº 34.502).
3. Formato de los cursogramas (Norma IRAM Nº 34.503).
Simbología
La Norma IRAM Nº 34.501, con el fin de unificar, ha establecido los símbolos a utilizar
en la representación gráfica de procedimientos administrativos. En este sentido, fijó las
siguientes pautas:
• Se utilizan figuras geométricas para representar las actividades que forman
parte de un proceso.
 • Se han definido una serie de actividades que se pueden desarrollar en los
distintos procesos de una empresa. Estas se detallan seguidamente. Para esas
actividades se consagró una serie de símbolos para representarlas
gráficamente.
• Cada símbolo tendrá un solo significado, o sea, poseerá un contenido
perfectamente limitado y su uso debe circunscribirse al mismo.
Actividades

1. OPERACION

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: se representan con este símbolo:

a) Todas las actividades o situaciones que dan nacimiento a un documento.

Ejemplo: Venta–Compra (factura); Pagos-Cobros (recibo); Recepción de mercadería
(remito); cotización de precios (formulario “solicitud de cotización”); solicitud de
compra (formulario “solicitud de compra”) o
b) Incorporan elementos de información al mismo. Ejemplo: Numerar correlativamente,
firmar, sellar, llenar (un formulario/comprobante) registrar una operación en un libro.
c) Toda actividad, tarea u operación no caracterizada en otro símbolo. Ejemplo: análisis de
información, emisión de un documento.

2. TRASLADO

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: se representan con este símbolo dos situaciones perfectamente

diferenciadas:
a) La unión entre los símbolos.
b) El movimiento o desplazamiento físico de un documento (*)
(*) Un documento es un elemento portador de información. Puede ser:

- 1 formulario
- 1 comprobante
- 1 registro
- 1 expediente
- 1 legajo
- 1 libro, etc.
Ejemplo: Si enviamos al Sector B un documento que emite el Sector A. El Sector Compras
confecciona una Orden de Compra por duplicado y remite el original al Proveedor.

La norma IRAM otorga la posibilidad de utilizar el siguiente símbolo para el desplazamiento de

información, sin movimiento de elementos físicos. En este caso, se podrá diferenciar este hecho
dibujando el símbolo en línea de trazos:
Ejemplo: Suministro interno de información en forma verbal. Información sobre existencias de
un producto que proporciona o suministra el Sector X al Sector Y.

Aclaración: en los tres casos, la punta de flecha señala el curso del transporte.

3. FORMULARIO U OTRO ELEMENTO DE INFORMACION

Símbolo asociado:

Representa a un elemento portador de información que puede (*) o no circular (**)

(*) Elementos que contienen información y que circulan habitualmente en los distintos sectores
de la organización: Ej.:
- Formularios:
o Orden de Compra.
o Solicitud de cotización de precios.
- Comprobantes:
o Factura.
o Recibo.
o Remito.
- Notas.

(**) Elementos que no circulan habitualmente: Ej.:

- Fichas: Ficha de stock de mercadería.

- Libros o registros contables: libro diario, libro mayor.
- Expedientes: carpetas de proveedores.
- Legajos de los empleados.
Oportunidad de uso: este símbolo es usado:

a) Para dibujar todos los ejemplares de un documento que se han emitido.

b) Al separar los distintos ejemplares del formulario emitido dentro de un mismo o en
varios sectores (Ejemplo: es válido el mismo ejemplo de la actividad de Traslado).

4. CONTROL

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: con este símbolo graficamos toda actividad que represente: inspección,
verificación, examen, o comparación efectuada sobre los elementos de información
(documentos).

Ejemplos:
1. Control de cantidad y calidad de un producto adquirido, con el Formulario de Pedido de
Materiales y Solicitud de compra.
 2. Examen practicado por el Sector Compras de que todas las solicitudes (formularios de
pedido de materiales y solicitud de compra) se encuentren aprobadas por los
responsables asignados.
3. La verificación de un asiento contable con el comprobante respectivo.

5. DESGLOSE
Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: Empleamos este símbolo para representar la distribución de distintos

ejemplares de un mismo documento o bien, de diferentes documentos. Dicha distribución se
realiza para que esa información sea empleada en otros sectores o para que dentro de un mismo
sector sea analizada.

Diferencia con el símbolo de traslado: se representa la distribución de documentos, no en el

momento de origen, cuando se crea o emite el documento, sino la distribución entre sectores,
de documentos que ya fueron emitidos y se encuentran en determinada área. Su pase a otra
área se representa con el símbolo Desglose, indicando el documento que se remite. La flecha
indica el sector hacia dónde va.
Ejemplos:
1. El Sector Caja entrega el original de la Factura al Cliente y envía el duplicado al Sector
Contabilidad, para el asiento de la operación en el libro diario.
2. El Sector Almacenes devuelve el duplicado del Informe de Recepción, firmado, al Sector
Recepción.
3. Sector Cuentas Corrientes envía el duplicado de la Factura al Sector Registro para su
asiento y archiva provisoriamente el original para estudiar montos, proveedor y emitir
el cheque.

6. ARCHIVO TRANSITORIO

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: mediante el archivo transitorio representamos el archivo efectuado en

forma temporal (o transitoria) y sistemática (periódica o repetitiva) de elementos que
transportan información (comprobante, formulario).

Características del archivo transitorio:

- archivo temporal y sistemático.

- uso posterior de la información.
- consulta periódica y sistemática.

Ejemplo: El original de una Factura se archiva transitoriamente en el Sector Pagos para su

análisis o control (monto, proveedor, forma de pago) y posterior pago, si está todo bien. Luego
de analizar y pagar, se envía al Sector Contabilidad para su registro.
 7. ARCHIVO DEFINITIVO

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: aquí representamos el archivo realizado permanente y sistemáticamente

(periódicamente) de elementos que transportan información. En este caso, la documentación
archivada no será empleada nuevamente, salvo para posteriores exámenes o controles de
auditorías internas, inspecciones de organismos externos, etc.

Características del archivo definitivo:

- Archivo permanente y sistemático.
- El documento archivado no se usa posteriormente, excepto para control interno o
externo.

Ejemplo: El Sector Contabilidad registra la operación de compra y archiva definitivamente la

Factura.

8. DEMORA
Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: con este símbolo representamos la detención momentánea de un proceso

en espera de un acontecimiento determinado.
Ejemplo: Acontecimiento: un nuevo requisito exigido por un Proveedor que trabaja por primera
vez con la empresa. Este hecho hace que, antes de emitir la Orden de Compra, se deba efectuar
una consulta por parte del Jefe del Sector Compras al Gerente de Compras. El proceso (Compra)
se detiene momentáneamente hasta que se despeje esa duda o se obtenga información y luego
continúa (se efectúa la compra con la emisión de la Orden de Compra).

9. DESTRUCCIÓN

Símbolo asociado: X
Oportunidad de uso: se usa a los efectos de representar la eliminación física de elementos
transportadores de información (comprobantes, registros, formularios, documentos). El
término eliminación es bastante amplio pues incluye no sólo la

- Destrucción física del documento, sino también la

- Inutilización del documento (no se destruye físicamente, pero no se utiliza más).

Ejemplo: Destrucción de un formulario mal confeccionado.

Inutilización:

- Anulación de un cheque.
- Anulación de un talonario por haber sido utilizadas /emitidas todas las facturas.
- Legajo de un empleado dado de baja.
 10. ALTERNATIVA

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos
cursos de acción o distintas alternativas. Vale decir, que a partir de un momento determinado
del proceso, se presenta una situación (disyuntiva) que origina la necesidad de optar por dos o
más caminos de acción.

Ejemplos:
1) Control:
Situación: se controla los productos adquiridos con la Solicitud de Compra.
Disyuntiva: pueden existir productos defectuosos /no defectuosos.
Cursos de acción (alternativas)
1. Si son defectuosos: se reclama al Proveedor y se devuelve la mercadería.
2. Si no son defectuosos: se envían al sector que los solicitó.
2) Análisis:
Situación: el Sector Compras analiza la posible compra con el formulario de Solicitud de
Compra.
Disyuntiva: aprobar/rechazar el requerimiento
Cursos de acción (alternativas):
1. Si rechaza, archiva definitivamente la Solicitud de Compra.
2. Si aprueba, estudia los posibles proveedores y pide cotización de precios.

11. CONECTOR

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: representa el vínculo entre procesos que se hallan en otro circuito.
También se usa para aclarar que el cursograma sigue en otra hoja. Nexo entre procedimientos
distintos y entre páginas en un mismo procedimiento.
Ejemplos:

1) Vínculo entre el circuito de “Compras de Mercaderías” con el de “Pagos a Proveedores”.

“Ventas” y “Cobranzas”. Al finalizar el circuito de Compras se usa el símbolo conector y
al comenzar el de Pagos, también.
2) Nexo entre distintas páginas del circuito de “Ventas”. Al finalizar la página 1 (conector)
y al comenzar la página 2 (conector).

12. PROCESO NO REPRESENTADO

Símbolo asociado:

Oportunidad de uso: se usa para representar operaciones o al cursograma que no importa su

graficación o no interesa representar. Y aquellas operaciones o circuito que se desconoce. Puede
abarcar operaciones de la empresa o ajenas a ella.
Ejemplos:
 1) Para representar el inicio de una serie de operaciones que son producto de un proceso
ajeno a la empresa y que desconocemos.
Circuito Compras: etapa del pago a proveedores: se paga al proveedor y se registra. El
proceso que se inicia después del pago en “proveedores” no nos interesa representar o
desconocemos.
2) Dos procesos de la misma empresa que deben ser graficados en dos circuitos distintos
para mayor claridad.
Circuito Compras y Circuito Control de Stock. Al graficar el cursograma de Compras todas
las acciones que tienen que ver con control de stock en el Sector Almacenes, no nos
interesa graficar en este circuito. En este caso se debe graficar el Circuito
correspondiente “Control de Stock”.

Técnicas para la representación gráfica

Se establecen en detalle en la Norma IRAM 34.502, para lo cual sugerimos su lectura.

Se han considerado aspectos relativos al diseño, símbolos y líneas. En general, se destacan los
siguientes:
1. Aspectos relativos al Diseño
a) Graficación
Existen distintas formas de graficar, pero la más usada por resultar de mayor
claridad (más fácil lectura e interpretación) es la siguiente:
Las actividades se presentan en forma conjunta y cronológica en un gráfico de
columnas que representan, cada una, una unidad o sector organizacional, o bien,
una persona que participa en el procedimiento. De esta forma se da una visión más
clara de las secciones que emiten o reciben documentación y, a la vez, facilita el
análisis del destino de los formularios.
b) Ubicación de símbolos
Se ubican dentro de las columnas y se vinculan mediante flechas o símbolo de
transporte.
La punta de la flecha indica la dirección del transporte
Se deben considerar las actividades que forman parte del proceso para
representarlas con el símbolo apropiado, el símbolo que corresponda.
c) Dirección del diseño/Orientación del dibujo
En General: El dibujo del proceso deberá efectuarse en sentido descendente. De
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, a medida que hay movimientos hacia
otros sectores. Es decir, que la primera operación del procedimiento debe graficarse
en la primera columna del lado izquierdo. Se podrá usar el sentido lateral
(horizontal) cuando se produce un cambio de sector.
Posibilidad que da la Norma: se puede usar el sentido ascendente para indicar
retrocesos en el procedimiento y, también, para otros pases cuando lo motive la
economía de espacio en el diseño.
d) Distancia entre los símbolos y entre éstos y las líneas
Por razones de claridad en el formulario para la representación gráfica, es
conveniente que entre los símbolos y entre éstos y las líneas haya la mayor distancia
posible. La Norma estableció el empleo de una distancia mínima de 5 mm. La
excepción es el caso de los símbolos de ejemplares superpuestos.
 Ejemplares Superpuestos

e) Aspectos relativos al diagrama

Se puede optar entre diagramas con columna de descripción o sin columna de
descripción (a criterio de la persona que grafica).
En general, la ventaja más evidente de la inclusión de un texto de “referencias” o
“descripciones” en el diagrama consiste en facilitar la interpretación de las etapas
del cursograma. No obstante esta ventaja, no es conveniente introducir una
cantidad elevada de frases o incluso palabras pues el circuito puede perder claridad,
requisito indispensable para que un cursograma pueda resultar útil.
Diagramas con columna de descripción: cuando el formulario que contiene la
representación gráfica posea una columna de descripción y se desee colocar un
texto para aclarar el tipo de acción, se suele incluir dentro del símbolo un número
cardinal (1, 2, 3). A tal efecto, se describirá el tipo de operación, archivo, control,
etc., en la columna de descripción correspondiente, haciendo referencia a ese
número.

Sector Compras Descripción

1- Analiza información de proveedores
1 2- Selecciona un proveedor

Diagramas sin columna de descripción: en este caso, la descripción correspondiente

se hará al lado al lado del símbolo (del lado derecho), en forma sintética. Según se
indica:
Símbolo de operación: se escribe al costado del símbolo el nombre de la acción
correspondiente.

Registra Factura

Símbolo de control: se indica el tipo de control: inspección, verificación, examen,

control, etc.

Verificación de Solicitud de Compra (S.C.)

Símbolo de demora: se indica el acontecimiento que condiciona la continuación del
proceso. Formulario de que se trata si la demora se refiere a un documento en
particular. Ej.: si esperamos que el proveedor nos mande la factura para registrar la
compra.

Envío de factura Consulta

Símbolo de proceso no representado: si se debe hacer referencia a un proceso no

representado, se escribe la denominación del proceso en cuestión. Ej.: en un
Circuito de Compra de materiales el proceso que no representamos es el de Control
de Stock ya que se grafica como otro Circuito, por separado. En el proceso de
Compras, dentro del Sector Almacenes se lleva a cabo el control de stock, pero como
éste abarca, a su vez, muchas operaciones, no lo representamos gráficamente
dentro del Circuito Compras.
Control de Stock

Símbolo de conector: cuando se trata de una conexión, si ésta está vinculada con
otra hoja se indicará: “de hoja” o “a hoja”, según el caso. Si la vinculación es de dos
procesos o dos Circuitos, debe aclararse el nombre del proceso correspondiente.
Ej. 1): Circuito Compras (si este proceso se grafica en dos hojas: 1 y 2): se usa símbolo
de conector al finalizar la hoja 1, en el extremo inferior derecho de la hoja del
diagrama y se describe: “A Hoja 2”. Y se usa, también, símbolo conector al comenzar
la hoja 2, en el extremo superior izquierdo de esta hoja y se describe: “De Hoja 1”.

A Hoja 2 De Hoja 1

Ej. 2) Relación: Circuito Ventas y Circuito Cobranzas

Al finalizar la Hoja del diagrama del Circuito de Ventas, en el extremo inferior
derecho se grafica un conector que indica que se relaciona con otro circuito, el de
Cobranzas y se describe: “Circuito Cobranzas”. Al comenzar la Hoja del Circuito de
Cobranzas, en el extremo superior izquierdo se grafica un conector que indica:
“Circuito Ventas”.

Circuito Ventas Circuito Cobranzas

Circuito Cobranzas Circuito Ventas

Símbolo de archivo transitorio y definitivo: se indicará su forma de ordenamiento,

que puede ser: por orden cronológico, numérico, alfabético. Es conveniente colocar,
también, el nombre o abreviatura del Formulario que se archiva. Ej.: Nota de Venta
original (NV1).
 NV1 numéricamente

Símbolo de desglose: se indica el nombre o abreviatura del Formulario que se

distribuye.

Factura

Remito

Símbolo de destrucción: indicar el tipo de destrucción: destrucción física o

inutilización, o el nombre del Formulario que se destruye.

X Inutilización del
Legajo 1
X Destrucción de un
comprobante

Símbolo de alternativa: al costado del símbolo se indican las diferentes alternativas

y los diferentes cursos de acción, de acuerdo con cada una de ellas. Los diferentes
cursos de acción salen de los vértices inferior y laterales del rombo a través de las
flechas de transporte; es decir, que se pueden graficar hasta tres opciones. Para más
de tres opciones, existe otra forma de graficar.
Ej: del gráfico hasta 3 opciones. En un circuito de compra, las alternativas pueden
ser 3:
- Que el precio ofrecido por el proveedor sea igual a $5.000,00.
- Que sea menor que $5.000,00.
- Que sea superior a $5.000,00.
Y los cursos de acción, los siguientes:
- Si el precio es igual a $5.000,00 = compramos.
- Si el precio es menor que $5.000,00 = compramos.
- Si el precio es superior a $5.000,00 = no compramos, elegimos otro
proveedor.
Gráficamente, hasta tres opciones:
 Compra
Menor a Menor a Compra
5000 5000

Menor a
5000

Elige otro proveedor

Si son más de tres opciones: se traza una sola línea desde el símbolo que se ubica
en forma horizontal o vertical, con el número de líneas necesarias dependiendo de
la cantidad de opciones.
Gráfica para cinco opciones:

Símbolo de Formulario u otro elemento de información: se coloca al lado del

símbolo, en forma sintética, la denominación o abreviatura del Formulario o
documento que corresponda (Ej.: Orden de Compra – OC).

Orden de Compra OC

Si se opta, en el gráfico del proceso, por indicar al costado del símbolo la abreviatura
del nombre del Formulario, se debe agregar, en forma separada a la hoja del
diagrama, un apartado de “Referencias” para la documentación usada en ese
proceso, donde se precise la abreviatura (OC) y su significado (Orden de Compra).
f) Numeración de las operaciones o actividades
Es costumbre numerar en forma correlativa las operaciones para referenciación e
identificación. Se le asigna un número cardinal a cada operación, siguiendo el orden
en que se diagraman. Esta práctica permite agilizar la referenciación cuando el
 detalle del procedimiento se realiza en hoja separada; en este caso se coloca el
número al costado izquierdo de cada símbolo.

Registra
1

2
Coteja Remito

3
Analiza informe

2. Aspectos relativos a los símbolos

a) Ubicación- Líneas de entrada y salida de los símbolos
Todas las operaciones que corresponden a un determinado sector del
procedimiento, se grafican mediante símbolos que se ubican dentro de la columna
que representa a dicho sector. Los desplazamientos de documentación o
vinculaciones de operaciones con otro sector se grafican a través de flechas
(símbolo de transporte) que llegan hasta ese otro sector. Cada operación se describe
sintéticamente con un número (hacia la izquierda) y con una breve descripción a la
derecha, como se indicó en todo lo anteriormente expuesto.
Todos los símbolos se conectan entre sí a través de líneas de entrada y de salida.
Líneas de entrada: son aquellas que conectan a los símbolos por el lado superior o
lateral izquierdo del mismo.

Entrada
Líneas de salida: son aquellas que conectan a los símbolos por el lado inferior o
lateral derecho del mismo.
Salida

Las líneas de entrada y salida que tienen los símbolos nos permiten clasificarlos
como símbolos de ubicación inicial, intermedia y final.
Un símbolo es inicial cuando indica el nacimiento de una operación. Constituye el
punto de partida de un circuito. De ellos salen una o varias líneas de dirección, pero
no entra ninguna.

Símbolo inicial, nacimiento de una operación en un procedimiento:

 Los símbolos de ubicación intermedia son los que tienen líneas de entrada y de
salida. Indican que intervienen en un proceso ya iniciado y que debe ser continuado.

Un símbolo es de ubicación final si en él termina una parte del proceso. Es un

símbolo al que llegan líneas de entrada, sin que de él salga ninguna.

Símbolos de ubicación inicial, media y final

• Operación.
• Archivo transitorio y definitivo.
• Proceso no representado.
Símbolos de ubicación inicial y final
• Conector.
Símbolos sólo de ubicación media
• Traslado.
• Formulario.
• Control.
• Desglose.
• Demora.
• Alternativa.
Símbolos sólo de ubicación final
• Destrucción.
b) Representación de la emisión de Formularios
Formulario único: se representará con el símbolo de operación y, a continuación, el
símbolo de formulario. Emisión Formulario único con un solo ejemplar.
 Emite

Nota de Venta

Emisión simultánea de dos o más formularios diferentes (1 solo ejemplar): se

grafican de la siguiente forma:

Emite

Nota de Venta

Remito

Diseño de varios ejemplares (original y copias) de un mismo Formulario. Se

dibujarán superpuestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la acción. La superposición se realizará preferentemente hacia abajo y hacia la
derecha, identificando cada uno de los ejemplares emitidos con un código, en el
ángulo inferior derecho del ejemplar, que puede ser numérico (1, 2, 3), alfabético
(a, b, c) u otro (colores diferentes, por ej.). Generalmente se usa el código numérico,
identificando con el número 1 al original, número 2 al duplicado (o primera copia),
número 3 al triplicado (o segunda copia) y así sucesivamente.
Opción: original: 0; primera copia: 1; segunda copia: 2, etc.
Ejemplo de emisión de un documento con 3 ejemplares: original y 2 copias
(duplicado y triplicado).
 Emisión Orden de Compra

c) Distribución de ejemplares emitidos

Se dibujarán las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares o de cada
grupo de ellos, en el caso de que varios ejemplares vayan a un mismo sector. En éste
último caso, se unen los vértices de los ejemplares y se dibuja una sola línea de
traslado que parte del medio de la línea que une los vértices. En la flecha se indica
en forma abreviada el ejemplar que se manda a otro sector, para mayor claridad de
la circulación de los documentos (cuál documento se envía a otro sector).
Ej.: Emisión de dos ejemplares que van a sectores distintos

Emisión Orden de Compra

F1

Ej.: Emisión de dos ejemplares que van al mismo sector

Emisión Remito (R)

R 1, 2

2
 d) Acciones simultáneas de operación y control
Cuando en forma simultánea, o en el mismo momento, se producen dos acciones:
de operación y control, por razones de espacio, se puede realizar la siguiente gráfica
resumen de las mismas.
Ejemplo: Se controla la mercadería recibida con el Pedido de Materiales (control);
se firma y sella el duplicado de recepción y se envía la mercadería al sector
solicitante (operación).
Símbolo de operación y control

Controla mercadería
Firma y sella R2
Remite mercadería

3. Aspectos relativos a las líneas

a) Uniones de líneas de secuencia
Las líneas horizontales y verticales no deben entrecruzarse y deben unirse formando
un ángulo recto.

b) Cruce de líneas
La representación gráfica del procedimiento se realizará evitando en lo posible que
las líneas de secuencia, horizontales y verticales, se entrecrucen. En este caso, si es
posible, se reubican las columnas, símbolos o formularios.
Cuando sea imprescindible un cruce de líneas, se utilizarán puentes de media
circunferencia. Los puentes deberán trazarse de forma que la concavidad tenga el
mismo sentido de la línea a la que corta.
Ejemplo
Formato de los cursogramas

La Norma IRAM 34.503 establece los lineamientos generales para el diseño de Formularios para
la representación gráfica de procedimientos administrativos, para lo cual sugerimos su lectura.

En general, los aspectos que se desarrollan en dicha Norma, son:

- Formato de los Formularios. Dimensiones.
- Márgenes. Márgenes de sujeción (superior, inferior) y laterales dentro de las columnas.
- Plegado de formularios.
- Elementos que configuran el formulario.
- Aspectos sobre la columna de descripciones del gráfico, que es opcional.
- Datos complementarios que puede tener el diagrama, que es opcional.
Dentro de esos elementos, se indica cómo debe ser la identificación del procedimiento. En este
sentido, establece que el diagrama deberá tener un encabezamiento como medio de
identificación.

Para ello, se pondrá un título en la parte superior derecha de la hoja del diagrama. Los datos que
se indican habitualmente, son:

- Denominación de la entidad (organización).

- Denominación del circuito (el procedimiento que se grafica).
- Código de identificación del circuito (se puede asignar un número: 1, 2, 3).
- Fecha del diagrama (en que se realiza el gráfico).
- Identificación del responsable (la persona que realizó el gráfico).
De acuerdo a lo señalado, el diseño que se sugiere como título en la hoja del diagrama, es el
siguiente Recuadro:

Empresa Mirasoles
Procedimiento de Compras Código: 1
Fecha: 03/10/2022 Realizado por: Juan González

Trabajo de autoevaluación y consolidación de aprendizajes Unidad N° 03:

a) Defina el concepto de Sistema Administrativo, distinguiendo sus elementos y funciones.

b) Defina el concepto de Procedimiento.
c) ¿A que nos referimos con la estandarización de los procesos de trabajo?
d) Defina el concepto de Cursograma.
e) ¿Qué información resulta necesaria para realizar un cursograma?
f) ¿Por qué es importante la normalización de los Cursogramas?

1. RESUMEN
Nos ubicamos en la segunda etapa del proceso administrativo, donde se debe trabajar
en la manera en que se va a coordinar los elementos que conforman la organización y alcanzar
los objetivos propuestos.
 Ahí aparece el concepto de Sistema Administrativos, los cuales se encuentran
integrados por una red de procedimientos. A su vez, los procedimientos están compuestos por
los procesos. Y, a los procesos, se los puede ver como una secuencia de actividades.
Es de resaltar la importancia de la estandarización de los procesos de trabajo, como
forma de garantizar que las actividades sean realizadas de una manera similar y permitan lograr
uniformidad en los resultados.
Luego pasamos a trabajar sobre los cursogramas, que es la graficación de los
procedimientos. Para la realización de los cursogramas recurrimos a las Normas IRAM vigentes
en Argentina, que apuntan a su normalización, definiendo los símbolos y las formas en que se
han de graficar.

Bibliografía obligatoria:

Klein, Miguel Jorge. Cursogramas. Técnicas y Casos. Sexta Edición. Librería Editorial Osmar D.
Buyatti. Año 2010.

MURA, Raúl; JULIANI, Darwin Agustín (2014). Manual de Estudios a Distancia de la Asignatura
Administración General. Catamarca: Universidad Nacional de Catamarca.
Norma IRAM N° 34.501. Símbolos para la Representación Gráfica de Procedimientos
Administrativos.
Norma IRAM N° 34.502. Técnicas Para La Representación Gráfica de Procedimientos
Administrativos.
Norma IRAM N° 34.503. Formato de los Cursogramas.

Bibliografía utilizada:

Gilli, Juan José. Sistemas Administrativos – Técnicas y Aplicaciones. Tercera Edición. Editorial
Docencia. Año 1998.
Vázquez, Jorge y Caniggia, Norberto. La Empresa – Procedimientos Básicos, Cursogramas y
Control Interno. Segunda Edición. Ediciones Macchi. Año 2006.