UNIDAD IV Aplicación del Procesamiento Electrónico de Datos en los Sistemas Administrativos.

- Conocer los sistemas administrativos.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados recibe el

nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administración (el acto
de administrar: organizar o gestionar recursos).

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya
finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a
que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.

Clasificación según el tipo

Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los siguientes:

* abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas filosóficas, números o
idiomas;

* concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de máquinas, equipos
o cualquier componente tangible;

* operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el procesamiento de

la información, la cual suele ser reiterativa;

* directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son modificados de
ninguna forma;

* informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar decisiones que
sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se
encarga del procesamiento de datos y de la producción de reportes
- La organización vista como un sistema.

Podemos entonces señalar que la organización es un sistema abierto, en constante intercambio

con el entorno y compuesto por diferentes subsistemas interrelacionados entre sí, de tal forma
que si uno de ellos es transformado, afecta el funcionamiento de la organización en su conjunto.

Al mismo tiempo, la organización es un sistema social creado por el hombre de manera

intencional, con posibilidad de ser modificado, lo cual hace su estudio relevante. Los componentes
sociopsicológicos de las organizaciones son los que aseguran su existencia como sistema, más allá
de la vida de cada uno de sus elementos concretos.

- Aplicación del Procesamiento de datos en el ámbito administrativos.

. El Procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de supervisión,

planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las
instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.

El Procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de supervisión,

planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las
instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos. Las
operaciones de una supervisión nos ayuda a identificar las transacciones diaria de una empresa y
el resultado de dicha operación nos mostrará si podemos seguir realizando una actividad en
común. y si los resultados fueron positivo la empresa seguirá disfrutando de su planificación,
siempre aplicando la seguridad del proyecto y su operatividad para mejorar la parte financiera y
humana.

Si queremos que el procesamiento de dato en la administración sea mas eficiente y eficaz

debemos colocar personas con conocimientos, y así cumplir con las normas establecidas, y esto es
también para el sistema operativo. El sistema operativo se mejora a través de que el usuario
selecciona, instala para mantener el sistema en función, y si se presenta una necesidad se realiza
una gestión para su desarrollo de dicho sistema, con el propósito de facilitar el trabajo al usuario o
usuarios.

- Relación entre la informática y la administración.

La informática en administración, al igual que en muchas otras áreas, facilita las tareas de muchos
empleados y el crecimiento de las empresas.

Los avances de la tecnología han conllevado a que el administrador pueda ejecutar su trabajo en
forma eficaz, a la vez que disminuye costos y optimiza recursos
- Sistemas de información (SI), características, tipos, ventajas y desventajas

¿Qué es un sistema de información?

Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado de

mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que
puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en

interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado, como
puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivos, etc. Estos
recursos pueden ser:

Recursos humanos. Personal de variada índole y destrezas.

Datos. Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.

Actividades. Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.

Recursos informáticos. Aquellos determinados por la tecnología.

Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema informático, si

bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de un SI. Pero existen muchos
otros métodos para los sistemas de información, que no necesariamente pasan por la informática.

Puede servirte: Base de datos

Tipos de sistemas de información

Desde un punto de vista empresarial u organizativo, los sistemas de información pueden

clasificarse en:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS). También conocidos como sistemas de gestión

operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones de la organización, es decir, de
su funcionamiento.

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS). Monitoriza las variables gerenciales de un área específica
de la organización, a partir de la información interna y externa de la misma.

Sistemas de Información Gerencial (MIS). Contemplan la información general de la organización y

la comprenden como un todo.
Sistemas de soporte de decisiones (DSS). Orientados al procesamiento de información intra y extra
organizacional, para el apoyo en la conducción de la empresa.

Características de un sistema de información

Las principales características de un sistema de información son:

Se utiliza para recolectar, almacenar e incorporar datos.

Puede ser un sistema formal, cuando utiliza medios basados en ordenadores o estructuras sólidas
para alcanzar la meta o el objetivo, o un sistema informal, cuando utiliza estructuras más
elementales o artesanales como, por ejemplo, un lápiz y un papel.

Almacena información cualitativa (información no numérica) e información cuantitativa (variables

numéricas).

Está formado por datos que son introducidos manual o automáticamente para crear una base de
datos.

Utiliza encuestas, cuestionarios, observaciones de campo, censos o investigaciones para obtener

datos.

Debe ser evaluado y medido para ser actualizado o para corregir posibles errores.

Debe ser seguro para evitar que la información recopilada sea extraviada o robada.

Requiere de algún tipo de retroalimentación, esto quiere decir que la información sale del sistema
y vuelve a ingresar con mayor elaboración o con más información

VENTAJAS DE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMACION

Control efectivo de las actividades de la organización.

Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.

Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.

Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.

Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y
control.

DESVENTAJAS DE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMACION

El tiempo que pueda tomar su implementación.

La resistencia al cambio de los usuarios.

Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o

funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

- Sistemas de información (SI) para la resolución de problemas administrativos,

Aunque se superó la barrera, a medida que los

sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo

obstáculo aún más complicado. El Directivo

se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal

podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de

carácter ejecutivo que requerían una

agregación de datos procedentes de fuentes existentes

La tecnología no es siempre la solución a

un problema. Si bien en ocasiones permite que los procedimientos

administrativos se desarrollen de manera más expedita,

efectiva y eficiente, también puede resultar costosa y

situarse por debajo de las expectativas cifradas en

ella.

- Tipos y usos, casos de estudio analítico-técnico de los Sistemas de información (SI) existentes
en el mercado como: KOHA, SIGES, CRM, SAP, SAINT, ERP, puntos de venta.

Koha es un sistema integrado de gestión de bibliotecas, el primero de código fuente abierto,1

liberado bajo la GNU General Public License. Koha fue creado en 1999 por Katipo Communications
para la Horowhenua Library Trust en Nueva Zelanda. La primera instalación se logró en enero del
2000. Koha proviene del maorí, y quiere decir 'obsequio' o 'donación'.
Características

Koha tiene todas las características previstas en un programa integrado de gestión de bibliotecas,
incluyendo:

Interfaz simple, clara para bibliotecarios y usuarios.

Búsqueda configurable.

Listados de lectura de los usuarios.

Sistema completo de adquisiciones, inclusive presupuestos e información de tasación.

Sistema de adquisiciones más simple, para bibliotecas pequeñas.

Capacidad de hacer frente a cualquier número de sedes, de categorías del artículo, de artículos y
de otros datos.

Sistema de seriales para diarios y revistas.

Koha está basado en la Web, por lo que puede utilizarse en terminales tontas (terminales sin disco
duro ni hardware especializado) para las consultas y el manejo de la biblioteca.

El bibliotecario puede administrar la biblioteca remotamente, utilizando un teléfono móvil o un

asistente personal.

Koha maneja un vasto repertorio de informes, reportes y estadísticas favorecidas por el uso de
una base de datos relacional.

¿Qué hace un CRM?

El CRM almacena información de clientes actuales y potenciales (como nombre, dirección, número
de teléfono, etc) e identifica sus actividades y puntos de contacto con la empresa. Esto incluye
visitas de los clientes al sitio, llamadas telefónicas realizadas, intercambios por correo electrónico y
varias otras interacciones.

Es importante destacar que el sistema CRM no es solo una lista de contactos elaborada, ya que
sobre todo, recopila e integra datos valiosos para preparar y actualizar a tus equipos con
información personal de los clientes, sus historiales de compra y sus preferencias.

¿Para qué se usa el software de SAP?

Los modelos de negocio tradicionales a menudo descentralizan la gestión de datos, y cada función
de negocio almacena sus propios datos operativos en una base de datos separada. Esto dificulta el
acceso de los empleados de diferentes funciones de negocios a la información de los demás.
Además, la duplicación de datos entre múltiples departamentos aumenta los costos de
almacenamiento de TI y el riesgo de errores en los datos.

Al centralizar la gestión de datos, el software de SAP brinda múltiples funciones de negocio con
una única visión de la verdad. Esto ayuda a las empresas a gestionar mejor los procesos de negocio
complejos dándoles a los empleados de diferentes departamentos un acceso fácil a información
en tiempo real en toda la empresa. Como resultado, las empresas pueden acelerar los flujos de
trabajo, mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, mejorar las experiencias de
cliente y, en última instancia, aumentar los beneficios.

Mujer usando software de ERP en una tablet

¿Qué es el software de ERP?

ERP representa a las siglas en inglés "enterprise resource planning" que se traduce como
"planificación de recursos empresariales". El software de ERP incluye programas para todas las
áreas de negocio centrales, tales como compras, producción, gestión de materiales, ventas,
marketing, finanzas y recursos humanos (RR. HH.).

SAP fue una de las primeras empresas en desarrollar software estándar para soluciones de negocio
y sigue ofreciendo soluciones de ERP líderes en la industria.

Los sistemas Saint están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de las
pequeñas y medianas empresas, además, tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades
particulares de cada negocio y mejorar los procedimientos de trabajo.

Si su empresa desea organizarse mejor los sistemas Saint son un aliado excelente, ya que le
permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable.

- Leyes en el área tecnológica existentes en Venezuela.

Tiene por objeto dirigir la generación de una ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones, con
base en el ejercicio pleno de la soberanía nacional, la democracia participativa y protagónica, la
justicia y la igualdad social, el respeto al ambiente y la diversidad cultural, mediante la aplicación
de conocimientos populares y académicos. A tales fines, el Estado Venezolano, formulará, a través
de la autoridad nacional con competencia en materia de ciencia, tecnología, innovación y sus
aplicaciones, enmarcado en el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación, las
políticas públicas dirigidas a la solución de problemas concretos de la sociedad, por medio de la
articulación e integración de los sujetos que realizan actividades de ciencia, tecnología, innovación
y sus aplicaciones como condición necesaria para el fortalecimiento del Poder Popular.

- Determinación de problemas de manejo de información dentro de la organización.

Para poder determinar si la información que se ha obtenido es difusa se debe plantear las
siguientes preguntas: ¿es adecuada a las necesidades del negocio de las empresas?, ¿es precisa y
está completa?, ¿es confiable?, ¿es accesible para los miembros de la organización?

- Técnicas para análisis y diseños de sistemas.

La técnica de análisis y diseño estructurado (SADT) es en ingeniería de sistemas y proceso para el

desarrollo de software para la descripción de sistemas como una jerarquía de funciones.

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas es un proceso que consiste en

estudiar su situación de manera que, al observar cómo se trabaja se pueda detectar si es necesario
realizar alguna mejora. El encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas: antes de
comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se realiza un estudio de sistemas para detectar
todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio
sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué
estrategia puede seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada
vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo
de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente
recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros
sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos; sin
embargo, los propósitos o metas se alcanzan solo cuando se mantiene el control.