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Procedimientos de compras
y evaluación de proveedores Vigente desde Abril 2020

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compras y
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Procedimiento de compras y evaluación de proveedores

María José Pimienta María del Pilar Sánchez María del Pilar
Sánchez
Jefe de calidad Coordinadora del
laboratorio Coordinadora del
laboratorio
Elaboró Revisó Aprobó
Cargo Cargo Cargo

Fecha: mayo de 2020

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CONTENIDO
Objetivo ............................................................................................................................. 4
Alcance ............................................................................................................................. 4
Responsabilidad y autoridad............................................................................................... 4
Documento de referencia ................................................................................................... 4
Glosario ............................................................................................................................. 5
Descripción general de actividades ..................................................................................... 6
Método de evaluación ........................................................................................................ 6
Anexos ............................................................................................................................. 9
Actualización del documento ............................................................................................13
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Objetivo
Diseñar, desarrollar e implementar un procedimiento de compras y evaluación de
proveedores en el laboratorio de microbiología MVZ de la universidad Cooperativa de
Colombia, sede Ibagué que permita aumentar la calidad de este, obteniendo productos que
cumplan con las normas nacionales e internacionales de los laboratorios.

Alcance
El presente procedimiento se aplicará en la ejecución de actividades relacionadas con la
compra y evaluación de proveedores del laboratorio de microbiología MVZ de la
Universidad Cooperativa de Colombia, sede Ibagué.

Responsabilidad y autoridades
El presente procedimiento se dará a conocer estrictamente al personal que está relacionado
directamente con el proceso de compras y evaluación de proveedores del laboratorio de
microbiología MVZ. Es responsabilidad del Coordinador de calidad distribuir, almacenar y
realizar cualquier cambio al original de este procedimiento.
El Coordinador de sistemas es responsable de velar por la administración y actualización de
este documento en medio electrónico, el cual se encontrará en la red interna de la Universidad
Cooperativa de Colombia, sede Ibagué.

Documento de referencia
NTC ISO 17025 versión 2017 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios
de Ensayo y Calibración.

NTC ISO 9001 versión 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad requisitos.

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Glosario
Calidad: grado en el que un conjunto de características cumple con los requisitos.

Certificación: actividad mediante la cual un organismo reconocido, independiente de las

partes interesadas, proporciona una garantía escrita de que un producto, un proceso o un
servicio es conforme a las exigencias especificadas.

Cliente: organización o persona que recibe un producto.

Control: evaluación de la conformidad mediante observación y juicio acompañados si

necesario de medidas, pruebas o calibración.

Gestión de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización

con el objetivo de satisfacer sus propias necesidades y las del cliente.

Proveedor: organismo o persona que proporciona un producto.

Descripción general de actividades

El presente documento establece el procedimiento mediante la cual el laboratorio selecciona,

evalúa a sus proveedores y realiza el proceso de compra.

Los criterios que se tendrán en cuenta para realizar este procedimiento se encontrarán en la
tabla n°1.

Actividad Responsable Fecha

elaborar una ficha técnica de Coordinador de laboratorio 01 de junio de 2020
producto o servicio, donde y jefe de calidad.
se estipulen tanto los
criterios a evaluar, como los
requisitos mínimos que
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deben cumplir dichos

proveedores
Realizar registro de Coordinador de laboratorio 08 de junio de 2020
proveedores seleccionados. y jefe de calidad.
Establecer criterios a los Coordinador de laboratorio 09 de junio 2020
proveedores y se les dará y jefe de calidad.
una puntuación del 1-5
Calificar al proveedor con Coordinador de laboratorio 10 de junio 2020
un rango del 1-100% y jefe de calidad.

Métodos de evaluación

los métodos empleados para desarrollar el procedimiento de compras y evaluación de

proveedores en el laboratorio de microbiología MVZ son los siguientes:

se tendrá una escala de calificación para evaluar a los proveedores según los criterios de
selección estipulados en la ficha técnica (tiempo de respuesta, implementación de un

sistema de calidad, calidad del producto, calidad del servicio y precio) el cual es
una base continua de 0-100%.

Calificación Plan de Acción Condición

de Desempeño
(%)
Mayor o Igual a Mantener como proveedor Excelente o
96 % “CALIFICADO”.

Mayor o Igual a Se aconseja condicionar su permanencia en el Aceptable o

60% y Menor que Registro de proveedores, a la espera de las “CALIFICADO CON
95% mejoras en su desempeño en un periodo no RESERVA”.
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mayor a 6 meses (Debe presentar plan de

mejora)

Menor que 59 % Se aconseja que no sea Considerado como Deficiente o

proveedor; lo anterior no excluye la posibilidad “DESCALIFICADO”.
de poder utilizar sus servicios posteriormente.
(Debe presentar plan de mejora, para
reevaluación).

El laboratorio notificara a los proveedores para darle su resultado según la

escala que se explicó anteriormente:

 Los proveedores con un desempeño superior a 96%, serán notificados de su condición

de “CALIFICADO”.
 Los proveedores con un desempeño menor a 95% y Mayor o igual a 60%, serán

notificados de su condición de “CALIFICADO CON RESERVA”, y deberán

presentar un plan de acción de mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el
cual deberá presentar dentro de los 10 días hábiles, posteriores a la solicitud. El Plan
se deberá desarrollar en los tres meses posteriores de su entrega, este proveedor podrá
seguir prestando servicio o productos a el laboratorio y entrará al siguiente proceso
de evaluación de proveedores.
 Los proveedores con un desempeño menor a 59%, serán notificados de su condición

de “DESCALIFICADO” y no podrán continuar brindando servicios o productos, por

el tiempo de suspensión o plazo de eliminación indicado en el reglamento de
Proveedores o en su defecto el acordado por el Comité de Evaluación de Proveedores.
Al término de la suspensión o plazo de eliminación el proveedor podrá seguir
prestando servicios o productos a el laboratorio, previa incorporación al sistema,
según el proceso de selección del laboratorio.
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Se hará proceso de selección de proveedores ANUALMENTE se ejecutará el proceso

que permitirá obtener la evaluación general del proveedor, que considerará todas las
evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los contratos u órdenes de
servicio, los documentos de compra, peticiones de oferta y documentos de recepción
registrados durante el período. La evaluación es realizada según año vencido, y con inicio
del proceso el Primer trimestre de cada año.

El procedimiento que se aplicara para las compras es el siguiente:

Material

 Detección de necesidades
 Comunicación al responsable de suministrar el material al laboratorio,
especificando cantidad y referencia a pedir.
 Elaboración del pedido, se genera la hoja de pedido según el formato que se tiene
estipulado para este procedimiento.
 Aprobación del pedido
 Envió del pedido vía email

Equipos/ servicios

 detección de necesidades
 solicitud de presupuesto, se debe pasar por lo menos tres ofertas de proveedores
aprobados con las especificaciones del servicio/ equipo por email.
 Aprobación del presupuesto, se debe reunir el coordinador del laboratorio con el de
calidad para definir cuál proveedor escogen según la relación calidad-precio.
 Comunicación al proveedor, esta se hace por medio de un documento firmado por el
coordinador de calidad notificando la decisión.
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Verificación de los materiales/ equipos en recepción del servicio

prestado y equipo en recepción.

 Recepción material/equipo/ servicio, se procede a verificar si los parámetros

establecidos en el pedido coinciden con el producto/ servicio recibido. Si se
encuentra una anomalía se procede a notificarle al responsable de las compras
para que este se comunique con el proveedor.
 Evaluación y seguimiento a proveedores se hacen según las anomalías
encontradas en los productos o servicios entregados por este.
 Aceptación o rechazo del proveedor si las no conformidades son leves o poco
importantes el proveedor es aprobado para próximas compras, es rechazado
cuando tenga abierta 10 no conformidades.
 La comunicación del rechazo la debe hacer el coordinador de calidad explicándole
los motivos y este debe hacer un plan de acciones correctivas, para poder seguir
prestándole el servicio al laboratorio.

Anexos
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Este documento se actualizará el 21 de junio del 2021