CÓDIGO SN-PR-OP-001

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FECHA 28/02/2018

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PROCEDIMIENTO DE REVISION DE LOS REQUISITOS DEL SERVICIO

N° de
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ELABORADO POR: Leonardo Rosales REVISADO POR: Dennis Yunior Martínez APROBADO POR: Félix González
CARGO: Gerente de Operaciones CARGO: Gerente General CARGO: Director General
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1. PROPÓSITO
Asegurar que los requisitos del cliente se determinan y revisan para poder prestar el servicio de Agenciamiento Naviero,
determinando la capacidad de la organización para cumplir con los mismos.

2. ALCANCE
Abarca desde determinación y revisión de los requisitos establecidos en el Nomination Instructions enviado por el cliente,
hasta la aceptación del servicio una vez que se determina la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos
del cliente indicados.

3. DEFINICIONES
3.1. Proforma: Es el documento en el cual se le indica al cliente un estimado de los gastos que incurrirá durante la
estadía del buque en el puerto, incluyendo: Pagos de gobierno, pagos al Operador del terminal, costo de los servicios
prestados y la tarifa de Agenciamiento.

3.2. Nominación: Es el documento mediante el cual el cliente nos informa su decisión de emplear nuestros servicios de
Agenciamiento Naviero y solicita la cotización del mismo (Proforma).

3.3.Nomination Instructions: Es considerado el elemento de entrada que alimenta y activa los procesos operativos, en
tal sentido, es la herramienta y base fundamental que determina y establece las actividades de las Unidades Operativas,
hay Clientes que utilizan el Nominación Instrucción en sus nominaciones el cual también es tomado como Elemento de
entrada para activar el Proceso Operativo

3.4.Instrucciones Administrativas: Es considerado el elemento de entrada que alimenta y activa los procesos
administrativos y financieros, en tal sentido, es la herramienta y base fundamental que determina y establece las
actividades de Facturación.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos
 Procedimiento de Atención a Tripulante SN-PR-OP-004
 Instrucción de trabajo de la etapa de pre-arribo y recepción del buque- Asistente de la Gerencia de Operaciones
SN-IT-OP-001
 Instrucción de trabajo de la etapa de pre-arribo y recepción del buque supervisor de operaciones - Jefe de Sucursal.
SN-IT-OP-002
 Instrucción de Trabajo de la Etapa de Pre-Arribo y Recepción del Buque - Agente Naviero. SN-IT-OP-003
 Instrucciones de Trabajo Etapa de Atención del buque - Agente Naviero. SN-IT-OP-004
 Instrucciones de Trabajo Etapa de Atención del buque - Supervisor de Operaciones/jefe de Sucursal. SN-IT-OP-005
 Instrucciones de Trabajo Etapa de Despacho del Buque - Agente Naviero SN-IT-OP-006
 Instrucciones de Trabajo Etapa de Despacho Supervisor de Operaciones - Jefe de Sucursal SN-IT-OP-007
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5. NORMATIVAS, GENERALIDADES Y/O PUNTOS DE ATENCION

5.1. Con la finalidad de establecer las reglas entre los Requisitos Establecidos en el Acuerdo y los declarados en la Oferta,
El cliente debe enviar por Escrito la solicitud de los Requerimientos adicionales y acuerdos ya previamente revisados.

5.2. En los casos que el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la Gerencia de
Operaciones procederá a confirmar los mismos con el cliente antes de la aceptación.

5.3. Si por algún motivo existiesen cambios de los requisitos del servicio, la Gerencia de Operaciones le solicitará al
cliente una revisión del Nomination Instructions e informará oportunamente al personal correspondiente con el fin de
que sean consciente de los requisitos modificados.

6. RESPONSABILIDADES
6.1. Del Gerente de Operaciones,
 Determinar mediante el análisis del Nomination Instructions SN-RG-OP-001 los requisitos del cliente
 Revisar los requisitos del cliente establecidos en el Nomination Instructions SN-RG-OP-001 y definir la
capacidad para prestar el servicio

6.2. Del Asistente a la Gerencia de Operaciones.

 Revisar conjuntamente con el Gerente de Operaciones los requisitos del cliente establecidos en el Nomination
Instructions SN-RG-OP-001 contribuyendo con la definición de la capacidad para prestar el servicio

6.3. Del Jefe de Sucursal.

 Revisar conjuntamente con el Asistente a la Gerencia de Operaciones y el Gerente de Operaciones los
requisitos del cliente establecidos en el Nomination Instructions SN-RG-OP-001 contribuyendo con la definición
de la capacidad para prestar el servicio

7. PROCEDIMIENTO
7.1. El Gerente de Operaciones, Asistente a la Gerencia de Operaciones, Jefe de Sucursal según sea el caso, recibe del
Cliente vía Sysportlog Web una alerta notificando una nueva Nominación (Nomination Instructions SN-RG-OP-001), se
procede a revisar los requerimientos detalladamente para su cumplimiento y aceptación.

7.2. El Gerente de Operaciones, Asistente a la Gerencia de Operaciones y/o Jefe de Sucursal según sea el caso, mediante
el análisis de la Nominación (Nomination Instructions SN-RG-OP-001) ya incluido los datos en sistema Sysportlog
Web determinan:

a) Los requisitos especificados por el cliente, asociados con el servicio Agenciamiento Naviero, incluyendo los
requisitos para las actividades de entrega de suministros y las posteriores a la misma, como por ejemplo, el envío
de la documentación relacionada,

b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la prestación del servicio.
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c) los requisitos legales y reglamentarios aplicables al proceso de Agenciamiento Naviero, los cuales, la
organización ya conoce con antelación a la prestación del servicio, debido a que son leyes o normas impuestas
por las autoridades competentes

d) Los requisitos adicionales que SERVICIOS NAVIERAMAR. C.A., considere necesario para la eficaz prestación
del servicio.

7.3. El Gerente de Operaciones, Asistente a la Gerencia de Operaciones, Jefe de Sucursal según sea el caso, revisan los
requisitos del cliente establecidos en el Nomination Instructions SN-RG-OP-001 del sistema Sisportlog Web y se
aseguran de que están lo suficientemente definidos como para la prestación del servicio, que estén resueltas todas las
diferencias existentes, si las hubiera y que la organización está en capacidad de cumplir con los requisitos definidos.
Esta revisión la efectúa antes de que la empresa se comprometa a proporcionarle un servicio al cliente.

7.4. Una vez que se ha definido la capacidad de la empresa para prestar el servicio, el Gerente de Operaciones, Asistente
a la Gerencia de Operaciones, Jefe de Sucursal según sea el caso, da respuesta vía Sysportlog Web al Cliente de la
aceptación del servicio, lo cual es la evidencia de que Servicios Navieramar ha determinado y revisado los requisitos
del cliente y está en capacidad de prestar el servicio en las condiciones establecidas en el Nomination Instructions SN-
RG-OP-001 del sistema Sisportlog Web.

7.5. La Gerencia Administrativa, Coordinador de Facturación, Coordinador de Tesorería y la Administradora de la Sucursal

reciben un correo electrónico del cliente comunicando que las Instrucciones Administrativas para la atención del
Buque ya pueden ser consultadas en el Siadna Web.

8. REGISTROS
RESPONSABLE ARCHIVO ARCHIVO
REGISTROS UBICACIÓN UBICACIÓN
DE RETENCIÓN ACTIVO INACTIVO
Nomination Instructions
Gerente de Operaciones Físico: Dos meses
SN-RG-OP-001 Sucursal Físico: un año Sucursal
Jefe de Sucursal Digital: un año

Correo de Aceptación del Gerente de Operaciones Físico: dos meses

Sucursal Físico: un año Sucursal
servicio Jefe de Sucursal Digital: un año

9. ANEXOS

Nomination Instructions SN-RG-OP-001