SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN CODIGO:

EL TRABAJO VERSIÓN: 01
FECHA: 26/03/2020
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SELECCIÓN
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IGUAL QUE EN LOS OTROS, PONER PORTADA, REDACTAR Y CAMBIAR

ESTRUCTURA ETC…. DISEÑO

1. OBJETIVO:

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos, equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores y
contratistas críticos en la empresa _____________.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios,

materiales, insumos y equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación
de proveedores y contratistas críticos destinados a las actividades de la empresa.
.

3. DEFINICIONES:

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto (ej,

productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, prestador de un
servicio o información).

 Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien

o servicio, con potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de
seguridad, calidad y medio ambiente.

 Selección: Elección de los proveedores que sean valorados como aceptables

para proporcionar productos o servicios.

 Evaluación: Valoración de la capacidad de los proveedores para cumplir los

requisitos especificados de la empresa.

 Producto: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas

o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas.

4. RESPONSABLE:

El responsable del desarrollo de este procedimiento será el Coordinador SST y la

aprobación de las solicitudes estará a cargo de la Gerencia.

5. GENERALIDADES

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra

de algún servicio o producto que inciden en el proceso productivo de la empresa, para
lo cual se aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza
una evaluación de proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que
obtengan el mayor puntaje.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SELECCIÓN
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Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren
bienes y/o servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los
bienes, productos y/o servicios comprados.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de

realizar la compra de algún producto o servicio.

6. ACTIVIDADES

6.1Necesidad de Productos/Servicios: La persona que requiera un

producto/servicio para lograr conformidad con el SG-SST, deberá diligenciar la
orden de compra, y tramitarla ante la coordinación, para su aprobación. Una vez
aprobada la orden, se dará inicio al proceso de compra.

6.2 Selección y Evaluación previa de Contratistas/proveedores: El encargado

de realizar las compras evalúa proveedores de manera previa a la selección; esto
con el fin de contar con una base de datos de proveedores calificados de manera
oportuna. En este paso se solicitan como mínimo tres cotizaciones de tres
proveedores para ser evaluadas mediante llamada telefónica, correo electrónico, o
de forma presencial.

6.3 Revisión y aprobación de la selección: las tres cotizaciones son

presentadas ante la gerencia para realizar la selección aprobación del
contratista/proveedor.

6.4 Selección de Contratistas/Proveedores: Los Contratistas/Proveedores se

seleccionan teniendo en cuenta los requisitos legales establecidos y
requerimientos especificados para el cumplimiento de los productos o servicios
solicitados de acuerdo a las especificaciones técnicas relacionadas en la orden de
compra.

6.5 Compra de producto/servicios:Una vez seleccionado el proveedor o

contratista, se procede a adquirir los productos/servicios contratados para
satisfacer las necesidades de la empresa en SST.

6.6 Evaluación de desempeño de los proveedores/contratistas: La

evaluación de los Contratistas/Proveedores se registra en los formatos
establecidos para tal fin; Los Contratistas/ Proveedores a los cuales se les realice
compras de productos o servicios periódicamente, se evalúan semestralmente; los
no frecuentes se evalúan inmediatamente recibido el Producto/Servicio.El
coordinadorSST procede a evaluar a los Contratistas/Proveedores contando para
ello con el apoyo de las personas involucradas en las compra.

6.7 Reevaluación de contratistas/proveedores: La reevaluación se realizará

con los mismos criterios de evaluación de proveedores que se mencionan en el
numeral anterior, y se aplicará anualmente luego de la primera evaluación
realizada.
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6.8 Requisitos adicionales para los contratistas: Para el personal de

contratistas que llevará a cabo actividades dentro de las instalaciones de la
organización, se requiere lo siguiente:

 Afiliaciones a seguridad social integral

 Elementos de Protección personal.
 Evidencias mínimas del Plan Básico Legal en SST.
 Hojas de vida del personal con soportes de Competencias y documentación
personal.
 Para el control y seguimiento de las actividades de los Contratistas, el
coordinador, será el encargado de su verificación

7 REGISTROS

Formato de evaluación de proveedores

Manual de contratistas
Formato de inscripción de proveedores

8 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9 APROBACIONES

ELABORÓ REVISO APROBÓ

ING. ADRIANA ING. GIOVANY ING. GIOVANY

BUITRAGO MARTINEZ MARTINEZ