MANUAL DE PROVEEDORES

CENTRAL ABARROTES

RECEPCIÓN CENTRAL –
SANTA ANITA

Lima
Tabla de contenido
1. Aspectos Generales ............................................................................................. 1
2. Política de Ética .................................................................................................... 1
3. Verificación de la Orden de Compra ................................................................... 1
3. Flujograma de citas .............................................................................................. 2
4. Asignación de Turnos para Recepción ............................................................... 3
5. Ingreso de Proveedores al Centro de Distribución ............................................. 4
6. Descarga y Presentación de la Mercadería ........................................................ 7
7. Implementos de seguridad................................................................................. 11
8. Requisitos Calidad ............................................................................................ 11
9. Informe de marcaje ............................................................................................ 13
10. Recojo de Devoluciones .................................................................................. 13
11. Recojo de Unidades Logísticas ....................................................................... 13
12. ANEXO 1. “NORMAS DE SEGURIDAD” ........................................................ 15
 Manual de Proveedores
1. Aspectos Generales

El presente documento tiene como objetivo presentar la información necesaria para la

recepción de mercadería y establecer las bases mínimas de entendimiento entre el
proveedor y el Centro de Distribución de CENCOSUD.

Consideraciones a priorizar:

 El proveedor debe generar una Factura o Guía de Remisión por cada pedido
tramitado (Orden de Compra).
 El proveedor debe cumplir la fecha y hora de su cita para la entrega de su
mercadería. Es importante que el proveedor llegue 30 minutos antes de la cita para
realizar los trámites documentarios.
 Si se le presenta algún inconveniente en llegar para la hora de la cita establecida
debe comunicarse por lo menos tres horas antes para reprogramación de la cita
según disponibilidad.
 El proveedor deberá delegar a un encargado por cada unidad de transporte, el cual
cuente con experiencia previa. El encargado asignado deberá tener la experiencia
previa y conocimiento del proceso de recepción de mercadería en el Centro de
Distribución.
 El proveedor asignará por cada unidad de transporte el número adecuado de
estibadores (el detalle se presentará más adelante), dependiendo del tipo de
descarga y volumen a despachar. La descarga total de cada vehículo en el muelle
deberá realizarse en menos de 1 hora.
 El proveedor deberá de cumplir con todas las exigencias presente en este
documento para ser recibido en el Centro de Distribución. Si el proveedor no
cumpliese con alguna de estas condiciones, se procederá a rechazar la
mercadería.

2. Política de Ética

CENCOSUD prohíbe solicitar o aceptar cualquier tipo de regalos, obsequios e incentivos

por parte de proveedores, representantes de proveedores o representantes de potenciales
proveedores. Además, ningún colaborador puede recibir comisiones ni pagos provenientes
de proveedores bajo ningún concepto.

3. Verificación de la Orden de Compra

Los proveedores que tengan acceso al portal B2B de CENCOSUD podrán visualizar el
detalle de sus órdenes de compra en paralelo al CEN. A diferencia de la segunda fuente
mencionada, estas órdenes de compra viajan y se publican en línea en el portal.

Los proveedores con agendamiento B2B deberán seleccionar las órdenes de compra a
despachar y realizar la solicitud de cita a través del portal.

Los estados de órdenes de compra para el despacho son 5:

 Liberada: Cuando se carga nueva OC.

 Aceptada: Cuando el proveedor visualiza la OC.
 Modificada: Cuando se elimina una posición de la OC.
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  Vencida: > Plazo de entrega.
 Cerrada: Cuando se eliminan todas las posiciones de la OC.

Los horarios de corte para la generación de órdenes de compra son: a las 16:00 hrs. para
órdenes de compra a 48 hrs. y a las 12:00 hrs. para órdenes de compra a 24 hrs, si el
plazo de entrega de la orden es mayor a 3 días entonces la orden se puede generar en
cualquier horario. De realizarse alguna anulación total o parcial de las órdenes de compra,
deberán ser efectuadas antes del horario de corte de los pedidos para no afectar el
agendamiento.

Las reglas para que las órdenes de compra aparezcan en el portal B2B son las siguientes:

 Fecha de emisión menor a la fecha de entrega.

 Pedidos con local de entrega especificado.
 Producto informado solo una vez en la orden.
 Código EAN del producto cargado en sistema (debe tener al menos el EAN de la
unidad de medida en la que se generó esa posición del pedido).

Toda mercadería recibida debe respetar la fecha de entrega de las órdenes de compra, no
se puede recibir o modificar la fecha de órdenes pasadas. En caso se requiera despachar
mercadería de órdenes de compra vencidas, se debe solicitar al área de abastecimiento
generar nuevas órdenes de compra.

3. Flujograma de citas

Los proveedores con agendamiento deberán seguir el flujo de generación de citas

utilizando como medio el portal B2B de CENCOSUD.

Los pasos a seguir son:

 Visualización de órdenes de compra en el portal:

El proveedor podrá visualizar el detalle de sus órdenes de compra en línea.
 Realizar la solicitud de cita:
El proveedor seleccionará las órdenes de compra a despachar y las consolidará
para solicitar la(s) cita(s) para despacho al Centro de Distribución. Deberán
completar los datos básicos del despacho en la plantilla de solicitud de cita.
 Ajuste de cantidades (opcional).
En caso el proveedor no cuente con disponibilidad del producto(s) al momento de
solicitar la cita, podrá realizar un ajuste de cantidades para el despacho.
 Configurar parámetros de viaje
En esta parte del proceso se agregarán los datos de vehículos (Placa, tipo de
vehículo, color y marca), además del personal que asistirá a la cita (DNI, Nombre,
Apellido, Nacionalidad y rol).
Es importante que todo el personal y vehículos que accedan al CD estén correcta
y completamente registrados en el portal antes de llegar a la garita. Para ello,
podrán agregar y/o editar los datos ingresados en cualquier momento previo al
despacho.
 Cargar Packing List:
El proveedor deberá completar y cargar al portal un archivo Excel con el formato
definido por CENCOSUD, dicho archivo significará una confirmación de la
mercadería que el proveedor va a despachar.
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Figura 1. Flujograma agendamiento

*Para mayor detalle sobre el agendamiento revisar el manual “B2B Logístico Proveedores”.

4. Asignación de Turnos para Recepción

Todos los proveedores deberán cumplir con su fecha, turno y horario de cita agendada
para la entrega de su mercadería. En caso el proveedor no cumpliese con lo mencionado
se deberá seguir con los siguientes pasos:

 Si el proveedor no llega a cumplir la entrega en la fecha asignada se deberá

coordinar con el gestor responsable para una nueva emisión de orden de compra.
 Si el proveedor no llega a cumplir con su ventana horaria asignada o cita
asignada (B2B), se deberá comunicar con el asistente de agendamiento y/o pedir
autorización al Jefe de logística de entrada para la asignación de una nueva cita.

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5. Ingreso de Proveedores al Centro de Distribución

Punto de control Nro.1 (Carretera Central): El ingreso por este punto de control es
exclusivo para proveedores con camiones con carga mayor a 10 toneladas.

Todo el personal que ingresa debe estar previamente informado en la cita, y debe
presentar:

 Documento Nacional de Identidad (DNI) vigente (Todos)

 Licencia de conducir Vigente (Chofer)
 Tarjeta de propiedad del vehículo
 SCTR vigente (Todos)
 Copia SUNAT de la guía de remisión y/o guía electrónica

Para el caso de personal extranjero debe presentar lo siguiente:

 Carnet extranjería, PTP, carnet de refugiado y autorización de trabajo

 Licencia internacional de conducir

Si el personal del proveedor no presenta los documentos indicados no podrá ingresar.

Todo el personal que ingrese al Centro de Distribución debe contar con Mascarilla facial, la
cual es de uso obligatorio en todo momento (el no uso es una falta a los protocolos de
bioseguridad dentro del CD), al momento del ingreso se le tomará la temperatura (de no
tener la temperatura adecuada no se le permite el ingreso al CD), además se les aplicará
alcohol en gel.

Si la concurrencia de personas en el siguiente punto de control (counter) excede la

capacidad permitida solo ingresará el encargado con guías para el registro. Los auxiliares
ingresarán en el momento en que la unidad pase al muelle de descarga, para ello deberán
pasar por los pediluvios desinfectantes y manteniendo la distancia de seguridad que es de
un metro en todo momento.

NOTA: Sólo el chofer ingresa por la puerta vehicular, el encargado y los estibadores
deberán ingresar por la puerta peatonal portando su documento de identidad físico.

4
Figura 2. Documentos de identidad

Nacional Extranjero

Punto de control Nro. 2 (Estrada Marthey)

El ingreso por este punto de control es exclusivo para proveedores con camiones menor
igual a 10 toneladas.

En este punto de control los proveedores deben presentar los mismos documentos y
respetar los protocolos de bioseguridad descritos en el Punto de control Nro. 1.

NOTA: Sólo el chofer ingresa por la puerta vehicular, el encargado y los estibadores
deberán ingresar por la puerta peatonal portando su documento de identidad físico.

Punto de control Nro. 3 (Counter – Patio de Maniobras)

Previo al ingreso al counter del patio de maniobras todo el personal deberá lavarse las
manos por un espacio de veinte segundos en el lavadero ubicado en la parte externa del
mismo..

En este punto de control se deben presentar los siguientes documentos:

Guía de Remisión (copia Sunat), Factura (copia Control Administrativo o Transportista) o

copia de guía electrónica; los cuales deben consignar los siguientes datos importantes:

 Nombre razón social

 R.U.C.

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  Correlativo de guía o factura
 Códigos, descripción y cantidades de productos
 Dirección
 Teléfono
 Número de orden de compra
 Placa y marca de la unidad

Al momento de entregar los documentos se debe especificar los documentos dirigidos al

centro CD01 (Mercadería Regular), separados de los documentos dirigidos al centro CD23
(Mercadería Promocional).

Circuito ingreso a los puntos de control 1, 2 y 3

Figura 3. Layout ingreso al Centro de Distribución

6
Circuito ingreso rampas

Luego de presentar sus documentos en los puntos de control 1, 2 y 3 y obtengan la

conformidad, el camión debe seguir este circuito y estacionarse en el Nro. de rampa
designado.

Figura 4. Layout del Centro de Distribución

6. Descarga y Presentación de la Mercadería

Al pasar a la rampa de descarga todo el personal debe pasar por el pediluvio y lavarse las
manos en el lavadero ubicado en la puerta N° 2 de rampa.

Para la descarga de la mercadería el proveedor debe considerar lo siguiente:

 La parihuela debe ser del tipo estándar EAN (1 x 1.2).

 La mercadería destinada al CD01 y CD23, debe estar correctamente separada
desde origen, así como también debe estar separada por tipo de mercadería
(comestible y no comestible)
 Los productos químicos no pueden juntarse con los productos comestibles.
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  El proveedor asignará por cada unidad de transporte el número adecuado de
estibadores (el detalle se presentará más adelante), dependiendo del volumen a
despachar y tipo de descarga. La descarga total de cada vehículo en el muelle
deberá realizarse en menos de 1 hora.
 En caso el proveedor tenga una cita para el recojo de devoluciones y/o UULL en
el mismo día del despacho, deberá informarlo en el punto de control 1, 2, 3 y al
responsable del muelle de descarga.
 Solo el supervisor o representante de la empresa debe permanecer en el Centro
de Distribución para la revisión del marcaje, los estibadores deben retirarse
culminado la descarga y presentación de la mercadería.

Armado de Mercadería Palletizada y a Granel

Para la presentación de la Mercadería se deberá cumplir con lo siguiente:

 La mercadería a granel deberá llegar ordenada por Centro de Distribución y

SKUS para que el tiempo de armado sea menor.
 En las entregas a granel el Centro de Distribución le proporcionará las
parihuelas, el armado de los mismos se realiza en el muelle de descarga. Cada
parihuela armada se debe presentar con máximo 6 skus y con stretch film.
 La mercadería palletizada debe venir con parihuela estándar EAN (1x1.2)
 La mercadería no debe sobresalir de la base de las paletas.
 Al término del proceso de descarga se deberá mantener el orden y limpieza en
la zona de descarga.
 Debe maximizarse la utilización del espacio cúbico dentro de las dimensiones
de la paleta y debe evitarse inconsistencias como: desbordamientos,
inclinaciones o cualquier otro tipo de conformación irregular, como se muestra
en la siguiente imagen.

Figura 5. Inconsistencias en el armado de la paleta

 La mercadería palletizada luego de su descarga se debe presentar con máximo

6 skus y con stretch film en cada pallet.
 Altura máxima 1.80 m (Considerando pallet), Peso máximo 1 Tn (Considerando
el pallet).
 Es de carácter obligatorio que una orden de compra completa se despache en
un mismo horario.

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  Para un mayor orden y rapidez de recepción de mercadería, el proveedor debe
venir con el armado de parihuelas con camas desde el almacén de origen

Figura 3. Vistas de la paleta

Vista lateral:

Vista superior

Opcional:

Para una recepción más rápida, la mercadería puede venir presentada desde el origen con
6 skus por paleta y puede ser presentada de la siguiente manera:

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Cantidad de estibadores

La cantidad de estibadores varía de acuerdo al tipo de descarga, volumen y cantidad de

skus por parihuelas.

 Descarga de mercadería palletizada desde origen: Dentro de la cantidad de

estibadores definidos se considera el tiempo óptimo correspondiente a 1 hora para
descarga, traslados y presentación de mercadería

Palletizado

Tipo de Vehículo Tipo de Vehículo

Furgón (descarga trasera) Plataforma (descarga lateral)

#Parihuelas Estibas # Parihuelas Estibas

Grande 16 a más 3 Full 41 a más 5
Mediano 6 a 15 2 Grande 31 a 40 4
Pequeño Hasta 5 1 Mediano 21 a 30 3
Pequeño 20 a menos 2

 Descarga de mercadería a granel desde origen: Dentro de la cantidad de

estibadores definidos se considera el tiempo óptimo correspondiente a 1 hora para
descarga, presentación y traslados de la mercadería.

Granel

Granel General Granel Pañal y Papel

Volumen (M3) Estibas Volumen (M3) Estibas

Full 31 a más 5 Full 51 a más 6

Grande 16 a 30 4 Grande 31 – 50 5
Mediano 11 a 15 3 Mediano 11 a 30 4
Pequeño Hasta 10 2 Pequeño Hasta 10 3

Ubicación e Inspección de las Paletas Armadas

 Si la presentación del armado en parihuelas estándar es la aceptada entonces

se deberá trasladar la mercadería hacia la ubicación asignada por el personal
de CENCOSUD.
 El proveedor deberá solicitar autorización, de manera verbal al encargado de
recepción, para el uso de parihuelas y estocas. Al término del uso de las
estocas se deberán colocar en su ubicación inicial.
 Se deberá trasladar, respetando las vías peatonales, en compañía con un
auxiliar de Recepción de Mercadería (RM).

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  Una vez presentada la mercadería, el proveedor deberá dirigirse hacia la zona
de espera. Posteriormente, será llamado por el auxiliar o el jefe de Recepción
de Mercadería (RM) con la finalidad que ambos puedan revisar y contabilizar la
mercadería entregada.
 El proveedor debe respetar el orden de llegada para la revisión de la
mercadería.

Rotulación e identificación de la Mercadería

Toda presentación de los productos debe contar con su código de barras correspondientes
de manera legible.

 EAN 13: Debe estar impreso en forma clara y legible en el packaging del
producto
 EAN 14: Debe estar impreso en forma clara y legible en el CA (Caja Máster) del
producto.

7. Implementos de seguridad

Para el ingreso al Centro de Distribución es importante contar con los siguientes EPP´s:

 Botas con punta de acero.

 Chaleco de color naranja sin bolsillos o uniforme que lo identifique como
estibador de la empresa que representa.
 Casco de Seguridad.
 Guantes de seguridad
 Mascarilla.

Figura 7. Implementos de Seguridad

8. Requisitos Calidad

Los proveedores deberán cumplir con los requisitos de calidad sanitaria establecidos por la
Reglamentación Sanitaria Vigente y por la corporación.

Los proveedores son responsables de:

 La inocuidad y calidad de sus productos.

 La autenticidad de las marcas, y leyendas que exhiben los productos.
 La veracidad de la propaganda comercial de los productos.
 El contenido y la vida útil del producto indicado en el envase.

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  Mantener vigentes sus registros sanitarios, certificados orgánicos y Certificación
HACCP o PGH.

La revisión de productos se podrá realizar durante la recepción de la mercadería, así como

también una vez ingresada, para ello se realizarán muestreos de los mismos.
Además del estado de los productos e integridad de los envases se revisará lo siguiente:

 Rotulado del producto

 Razón social y RUC del fabricante/importador.
 Registro Sanitario
 Fecha de vencimiento, cuando el producto lo requiera
 Código o lote
 Octógonos de advertencia

Luego de revisar los puntos mencionados, se podrán realizar muestras destructivas

cuando lo amerite (apertura de unidades).

Otras consideraciones para el despacho:

 Las cajas (unidad de almacenamiento) también deben estar correctamente

rotuladas y deben incluir las observaciones de manipulación especial.
 Los envases de los productos deben cumplir con el D.S. vigente y deberán
respetar el control de metales pesados del envase. El envase debe ser
fabricado con material inocuo y de forma que mantenga la calidad sanitaria y
composición del producto durante su vida útil.
 Los vehículos que distribuyan la mercadería deberán estar limpios, fumigados y
libres de plagas.
 Los productos frescos que no requieran refrigeración deberán transportarse en
camión cerrado.
 La entrega de mercadería debe realizarse sobre parihuelas, por ningún motivo
se permitirá el colocado de los productos, jabas o cajas directamente sobre el
piso. Además, la mercadería debe estar correctamente apilada, no sobresalir de
la base, los productos de mayor peso deben estar en la parte inferior y los
productos más livianos deben estar en la parte superior de la parihuela.
 Los productos serán recibidos siempre y cuando superen los tiempos mínimos
señalados en las normas de vida útil establecidos por Cencosud Retail Perú.
 El personal del proveedor que se encarga del despacho debe estar
correctamente aseado, uniformado y con sus EPP´s. No utilizar aretes, joyas ni
relojes. Asimismo, debe contar con carnet sanitario vigente.
 Si durante la recepción se encuentra mercadería que no cumpla con alguno de
los requisitos establecidos en los puntos anteriores esta mercadería será
devuelta al proveedor.
 La revisión del producto durante la recepción de mercadería tanto en las tiendas
como en las centrales se realiza por muestreo, por lo que si se encontrara
durante la exhibición en tienda mercadería que no cumple con los requisitos de
presentación, fechado, características sensoriales adecuadas u otras
características que imposibilitan la venta del producto, sin que éstas se hayan

12
 generado por una mala manipulación de la tienda o de la central, el producto
podrá ser automáticamente devuelto al proveedor.

9. Informe de marcaje

Posterior a la recepción de mercadería del proveedor, se imprimen los partes de ingreso

que corresponden a cada pedido registrado, por tratarse de un comprobante que certifica
la entrada de mercadería al sistema, el proveedor debe validarlo con sus guías o facturas
para que todo esté conforme y posterior a ello solicitar el sello y firma del encargado de
recepción de mercadería.

Al reingresar al counter el encargado debe de lavarse las manos en el lavadero de la parte

externa

10. Recojo de Devoluciones

El proveedor puede recoger sus devoluciones luego del término de la entrega de su

mercadería en el Centro de Distribución, o podría asistir exclusivamente para el recojo de
su devolución

Para el recojo de su devolución deberá coordinar previamente con el Centro de

Distribución de Devoluciones, el cual le indicará el día y horario de recojo.

Luego de que el proveedor realice la revisión respectiva de lo que está recibiendo, se

generarán guías de remisión manuales o guías de remisión mecanizadas por la
mercadería de devolución.

11. Recojo de Unidades Logísticas

El proveedor puede recoger sus unidades logísticas luego del término de la entrega de su
mercadería en el Centro de Distribución, o podría asistir exclusivamente para el recojo de
sus unidades logísticas.

Consideraciones a tomar en cuenta:

 Traer una guía de remisión como constancia de la entrega de las parihuelas y

dejar solo la copia de la SUNAT.
 La guía de remisión se entregará al encargado que se encuentra en el muelle
de descarga, dicha persona se encargará de recibir la guía de remisión y
corroborar físico vs guía.
 Luego de terminar la descarga de mercadería se debe dirigir al patio de
maniobras para esperar la autorización del encargado del Centro de Distribución
de Logística Inversa (Unidades Logísticas).
 La primera autorización es para la estiba del proveedor, quien debe realizar la
separación de las parihuelas que se le devolverá.
 Luego de ser separadas las parihuelas se autoriza el ingreso del transporte.
 La entrega de las parihuelas se realiza junto con el marcaje de salida.
 De no realizarse la devolución de las parihuelas se deberá solicitar la constancia
de deuda con sello y firma del encargado de recepción de mercadería; de la
persona asignada a la gestión de parihuelas y también debe contener la firma
del proveedor.

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 El recojo de parihuelas se deberá coordinar previamente con el Centro de
Distribución de Logística Inversa (Unidades Logísticas), el cual le indicará el día
y horario de recojo.
 Si el proveedor entrega parihuelas no estándar junto con la mercadería, estas
se consignaran automáticamente como parte de la operación de CENCOSUD.

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12. ANEXO 1. “NORMAS DE SEGURIDAD”

1. Respetar las señaléticas del CD. (Zona rígida, cruce peatonal, límites de velocidad, avisos
preventivos, etc.) y las instrucciones de nuestro personal de seguridad de control interno.
2. La velocidad máxima en las instalaciones es de 10 km/h, tener en cuenta que debe
detenerse por 5 segundos en cada cruce peatonal.
3. El ingreso de todo activo (carretilla hidráulica, mercadería en tránsito, parihuelas, coches,
etc.) deberá ser declarado al personal de seguridad de la nave y del área donde dejará
mercadería.
4. No está permitido el ingreso de:
a) Personal usando sandalias, short o bermudas, aretes, polos.
b) Supervisores de los proveedores sin previa autorización.
c) Cámaras filmadoras o fotográficas y hacer uso de ellas sin contar con la debida
autorización para ello.
d) Personas con signos de haber ingerido estupefacientes o licor.
e) Armamento (pistola, revolver, armas punzo cortantes, etc.).
f) Mascotas al interior del CD.
g) El ingreso de menores de edad para realizar labores de estiba.
5. Todo activo que sea dañado o deteriorado deberá ser reparado o repuesto por los
CONFIDE NCIAL

infractores.
6. No está permitido:
a) El consumo de alimentos en el área de operaciones.
b) Estacionar cerca de los extintores, ni redes húmedas.
c) Formar grupos o reuniones dentro del CD sin autorización.
d) Realizar trabajos de reparación o mantenimiento en el CD.
e) La salida de choferes y auxiliares sin confirmación previa.
f) Dar obsequios y presentes a los colaboradores del CD.
g) Fumar en el interior del CD.
h) El retiro de cualquier producto o activo sin documento de salida.
i) Ingresar sin los equipos de protección personal (EPP).
j) Ingresar con mochila.
7. Está prohibido:
a) Hacer fuego.
b) Circular con el torso desnudo.
c) Sentarse o tenderse en el suelo de los pasillos, muelles y jardines.
d) Botar papeles o basura en los muelles, pasillos y jardines.
e) Pisar el césped.
f) Incomodar al personal femenino con palabras o silbidos.
 g) Faltar el respeto al personal que labora en el CD.
h) Utilizar los ambientes del CD como servicios higiénicos.
i) Utilizar teléfonos o audífonos en la zona de operaciones.
8. Cualquier problema o incidente reportar al personal de seguridad.
9. De no cumplir con estas normas serán sancionados y retirados del CENTRO DE
DISTRIBUCIÓN.

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