ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA

PROCESO: Auditoria Interna DEPENDENCIA AUDITADA: Área de bodega

FECHA: 27/05/2022 HORA DE INICIO: 13:00
LUGAR: Guayaquil HORA DE TERMINACIÓN: 16:40
ASISTENCIA
La reunión de apertura contó con los siguientes servidores:

Por parte del proceso o dependencia auditada: Bodega

Por parte de la Unidad de Auditoria: Ing. Alexis Zambrano

PRESENTACIÓN
A la hora señalada se inició la reunión de apertura de la auditoria al proceso o dependencia
procediendo a hacer la presentación formal del Equipo Auditor indicando las funciones de cada uno.
De igual forma se llevó a cabo la presentación de cada uno de los servidores que participarán o
atenderán como designados las visitas de auditoría, como facilitadores y articuladores de la
información requerida para su desarrollo. Designando a Alexis Zambrano como enlace entre el equipo
auditor y el equipo auditado.

Luego se explicó por parte del equipo auditor el contenido del plan de auditoría, en cuanto a
metodología de seguimiento y el término previsto para la ejecución.

Se dieron a conocer los objetivos, el alcance, los criterios y el cronograma de auditoría plasmados en
el plan de auditoría que se entregó a Georgina Andrade

Se dio a conocer la programación de la ejecución de las actividades de auditoría, se confirma la fecha

y hora del cierre de la auditoría.

Se confirmaron los canales de comunicación a ser empleados durante el proceso auditor.

Se confirmaron asuntos relacionados con la confidencialidad y reserva de la información.

Se confirmó las personas que eventualmente atenderán la auditoría, acorde a las actividades del
proceso que desarrolle cada uno.

Se aclaró que la labor de auditoría en ningún momento afecta o entorpece el normal desarrollo de las
actividades propias del proceso auditado.

Se aclaró que es responsabilidad de la dependencia o proceso auditado el contenido en calidad y

cantidad de la información suministrada, así como con el cumplimiento de las normas que le son
aplicables a sus actividades en relación con el asunto auditado; señalando que es obligación de la
Unidad de Auditoría expresar con independencia una conclusión sobre el cumplimiento de las
disposiciones aplicables en el asunto auditado, la cual estará fundamentada en los resultados

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 1|6
 ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA
obtenidos en la auditoría realizada.
PROPÓSITO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
El equipo auditor explicó a los asistentes el propósito general de la auditoria a realizar consistente en
el procedimiento de bodega , que involucra los siguientes objetivos específicos: Recepcion,
Inspeccion, Inventario, Despacho y Requerimiento de Productos, Materiales y Consumibles.

CONTROL DE REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE APERTURA

Nombres y Apellidos Dependencia Cargo Firma
Alexis Zambrano AUDITOR Sup. Mecánica AZ
Georgina Andrade Auditada Bodeguera GA
Wendy Briones Delegada de la dirección R - Dirección WB

TEMAS CONSULTADOS POR EL AUDITOR

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 2|6
 ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA
N° PREGUNTAS RESPUESTAS (FABORABLES O NO FABORABLE)

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 3|6
 ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA
1 ¿Puede describir sus procesos en Ingreso, inspección, inventario, despacho y
bodega? requerimientos de productos y materiales.

2 ¿Conoce usted la misión y visión Si

de la empresa?

3 ¿Conoce usted la política de la Si

empresa?

4 ¿Me puede describir los Si / Demostrable

indicadores de su área?

5 ¿Me puede mostrar el manual de No / No posee procedimiento de bodega actualizado.

procemiento de bodega Observación: Punto de Mejora
actualizado?

6 Describa como solicitan los Los consumibles son despachados por medio de
materiales para su despacho estimados, los cuales indican la cantidad de material y
productos a despachar / Norma 3.1.1 Procedimiento de
bodega / Demostrable.

7 7.1.3) Infraestrucutura Es necesario aumentar el número de perchas para

colocacion de productos.

8 7.1.4) Ambiente para la operación El área de bodega no cumple la norma 7.1.4 literal c,
de los procesos por motivo que se evidencia calor, humedad, falta de
circulación de aire e iluminación.

9 7.1.5.2) Trazabilidad de las No aplica

mediciones

10 7.3) Toma de Conciencia Aprobado, conoce sobre los beneficios que otorga a la
empresa aplicando la politica de calidad. Observacion:
Punto de mejora, Tener la politica de calidad de la
empresa en un lugar visible.

11 7.5.3) Control de información Se evidencia incumplimento de la norma 7.5.3.1 literal b,

documenta y 7.5.3.2 literal b y d, por motivo de falta de orden,
clasificación, almacenamiento y conservación de
documentos. Observacion: No conformidad.

12 8.4.3) Información para los Se evidencia cumplimiento de la norma 8.4.3 literal a y

proveedores externos b, el área de bodega envía requerimiento semanal al
área de compras con los productos faltantes para stock /
Norma 3.1.2 Procedimiento de bodega / Observacion:
literal c,d,e y f no aplica

13 ¿Aplica usted la norma 3.1.3 Si / Se evidencia requerimiento de producto semanal al

según el procedimiento de área de compras por medio de correo Observacion:

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 4|6
 ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA
bodega? Punto de mejora: Poseer un listado de stock minimo
para todos los productos.

14 ¿Aplica usted la norma 3.2.1 Si / Se evidencia despacho de productos por parte de

según el procedimiento de proveedores junto con documentos de soporte.
bodega?

15 ¿Aplica usted la norma 3.3.1 No / No se evidencia la inspección de los productos, no

según el procedimiento de existe cooncordancia en los formatos de algunas
bodega? inspecciones con la fecha de inspección del producto
con la fecha de revsión del documento. Observacion: No
conformidad, incumplimiento de la norma ISO
9001:2015, artículo 8.4.1

16 ¿Aplica usted la norma 3.3.3 Si / Es demostrable / Observacion: Punto de mejora:

según el procedimiento de Evitar retraso en el ingreso y actualizacion de productos
bodega? en el sistema

17 ¿Aplica usted la norma 3.3.4 Si / Es demostrable / Observación: Punto de mejora:

según el procedimiento de Recibir solicitud de repuestos por medio de correo.
bodega?

18 ¿Aplica usted la norma 3.3.5 Si / Es demostrable.

según el procedimiento de
bodega?

19 ¿Aplica usted la norma 3.3.6 Si / Observacion: Actualizar identificación de productos

según el procedimiento de en perchas
bodega?

20 ¿Aplica usted la norma 3.3.7 No / No se evidencia cumplimiento de la norma por

según el procedimiento de motivo que las fichas tecnicas de los productos no se
bodega? encuentran en un lugar visible / Observacion: No
conformidad.

21 ¿Aplica usted la norma 4.3 según Si / Es demostrable

el procedimiento de bodega?

22 ¿Aplica usted la norma 4.4 según Si / Es demostrable

el procedimiento de bodega?

23 ¿Aplica usted la norma 4.5 según Si / Observacion: No demostrable, Se notifica al área

el procedimiento de bodega? de compras por medio del llamada telefonica.

24 ¿Aplica usted la norma 4.6 según Si / Es demostrable

el procedimiento de bodega?

25 ¿Aplica usted la norma 4.7 según Si / Observacion: No se encuentra actualizado .

el procedimiento de bodega?

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 5|6
 ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORÍA
26 ¿Aplica usted la norma 4.8 según Si / No demostrable, No existe sustento de autorización,
el procedimiento de bodega? Observación: No conformidad

27 ¿Aplica usted la norma 4.9 según Si / Es demostrable

el procedimiento de bodega?

28 ¿Aplica usted la norma 4.10 Si / No demostrable, no existe sutento.

según el procedimiento de
bodega?

CÓDIGO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

F-EVAI-07 Líder del Proceso CENDOJ-SIGCMA Comité Nacional del SIGCMA
VERSIÓN FECHA FECHA FECHA
1.0 01/02/2019 26/03/2019 22/05/2019
Pág. 6|6