Informe sobre la identificación de la dificultad organizacional y solución a la luz de las

teorías de administración de operaciones

PRESENTADO POR:
Samir Danilo Nuñez Lobo

TUTORA

MARIA BARBARA FARFAN

UNIMINUTO VIRTUAL Y A DISTANCIA - UVD

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MADRID - CUNDINAMARCA
2020
 Introducción

La logística hace parte fundamental de todas las actividades que se desarrollan

dentro de los procesos de la organización como: el almacenamiento, la distribución, la
gestión de inventarios y el control de calidad de los productos, todo con un fin llegar a
satisfacer de manera efectiva al cliente final. Sin embargo, para poder llegar a ofrecer
un buen servicio a nuestros clientes finales hay procesos que se deben cumplir, si bien
es cierto que somos clientes de nuestros proveedores debemos brindarles un buen
servicio y trabajar mutuamente con ellos para mejorar en la logística que manejamos.

Aunque contamos con una nueva herramienta como lo es DLX, la cual nos hace
ahorrar tiempos y tener una trazabilidad de la mercancía que es entregada diariamente
aún hace falta implementar el manejo de tiempos que se demoran los transportadores
descargando y el personal encargado en recibir la mercancía. Es necesario elaborar y
tener un formato de asignación de citas el cual contenga día y hora de la cita, los
embalajes, pesos, unidades que cada proveedor entrega en el almacén, para poder
hacer el seguimiento respectivo a estos, ya que a veces llegan sin citas
congestionando el recibo o entregan varias veces a la semana saltándose el
procedimiento donde se les recalca que solo pueden ingresar una vez por semana.
 Presentación Del Problema

Descripción y magnitud del problema

Alkosto S.A es una cadena de almacenes colombiana, comercializadora de

electrodomésticos, mercado, llantas, motos y productos del hogar. Actualmente cuenta
con cuatro establecimientos en Bogotá.

La empresa cuenta con bodegas propias en cada almacén y centros de

distribución, las cuales están siendo insuficientes para el volumen de productos
almacenados; además de presentar demoras en los cargues y descargues y por ende
se ve afectado los tiempos de entrega y la satisfacción de los proveedores, lo anterior a
causa de falta de estrategias en el manejo de inventarios, mínimo seguimiento a los
procesos de logística y el no uso de indicadores para medir las tareas y tiempos
utilizados en el cumplimiento de las funciones que actualmente tiene la empresa.

Alkosto no cuenta con manejo de indicadores ni estrategias en el área de

logística que contengan información verídica para el mejoramiento de la cadena de
abastecimiento, lo cual, sin duda, ayudaría a disminuir los tiempos de entrega de la
mercancía por parte de los proveedores, posibilidades de un recibo calificado y tiempos
de respuesta oportunos.

A pesar que contamos con WMS, un sistema de gestión de almacenes, parte

clave de la cadena de suministro y que apunta principalmente a controlar el movimiento
y almacenamiento de los productos dentro de cada bodega y el proceso de las
transacciones asociadas, incluyendo el envío, recepción, entradas y salidas de
productos, no genera la información necesaria del ingreso y salida de proveedores en
tiempo real, tampoco cuenta con datos verídicos de todos los proveedores que pueden
ingresar a entregar sus productos en el área de recibo, no lleva un control de las veces
que son solicitadas y asignadas las citas.

También falta un control de los proveedores de Frescos y Perecederos, ya que

estos no solicitan cita para sus entregas, no hay dato alguno de las cantidades en
unidades y cajas que el Recibidor recibe, haciendo notable la inexistencia de control al
personal encargado de esta función. Cabe resaltar que estos proveedores a pesar de
tener prioridad en sus entregas en un Horario de 6:00 am – 11:00 am, a veces no
cumplen y por ser productos agotados se deben recibir generando represamientos y
estancamientos en los procesos logísticos.

Plan de acción

 Definir herramientas de información que faciliten el monitoreo y control de las

operaciones del área, a través de indicadores de gestión y manejo de tiempos.
 Implementar el formato de Asignación y cumplimiento de citas para tener
información completa y veraz al momento de hacer una trazabilidad al
proveedor.
 Desarrollar un proceso para lograr el control de la gestión, coordinando las
actividades realizadas por el personal de logística a través de una metodología
eficiente, eficaz y efectiva, recopilando información referente a citas,
cumplimientos e incumplimientos de proveedores y desempeño del personal de
acuerdo a sus funciones.
 Concientizar a las directivas de la compañía acerca de la importancia de la
logística como un pilar estratégico para el cumplimiento de los objetivos.
 Generar valor agregado para el proveedor creando una mayor confianza en la
agilidad del cargue y descargue de sus productos, minimizando los tiempos de
estadía en el área de Recibo.
 Proponer alternativas y recomendaciones para el mejoramiento de la operación.

Propuestas y recursos necesarios para el logro del fortalecimiento

organizacional del área.

Área: Gerencial - Administrativa

 Es necesario que la gerencia este pendiente del área de logística, esta es una
parte importante de la organización y no se le está colocando la suficiente
atención que debería tener. Es importante que se pueda crear un indicador mida
tiempos de cargue y descargue de los proveedores que ingresan mes a mes.
 Mensualmente programar una reunión entre el área administrativa y el área de
logística, donde se revise el total de proveedores recibidos diariamente, los días
en que hay más recibo y la comparación entre meses, donde podamos destacar
las labores que el personal está efectuando y las mejores que se pueden
realizar.
 Hacer seguimiento constante al área del muelle, en este están ubicados los
recibidores; quienes a través de la herramienta DLX (para productos de carga
seca) y PeopleSoft reciben la información de los proveedores que están
habilitados para descargue para verificar los tiempos en promedio que utilizan a
la hora de recibir y cuáles son las estrategias que manejan para hacer eficiente
su trabajo.
 Creación del indicador de cumplimiento de proveedores: Cita asignada vs cita
cumplida.
 Creación del formato de asignación de citas, donde se pueda verificar
diariamente las veces en que el proveedor solicita y poder realizar la trazabilidad
a estos; ya que hay semanas en que un proveedor solicita hasta 3 veces
autorización para entrega de sus productos, cuando realmente esto debe ser
una vez a la semana según el procedimiento.
 Estandarizar los procedimientos para lograr una correcta recepción de los
proveedores con sus productos y aceptación de los mismos bajo un previo
control de conformidad (a través de capacitaciones y reuniones con anterioridad,
o atraves de correos con la información), así como establecer un sistema de
organización de la zona del muelle y el almacén.
 Capacitar adecuadamente al personal nuevo que ingresa a la compañía sobre
los sistemas que manejamos (DLX y PeopleSoft), ya que esta información
adquirida debe ser veraz y no debe ser transmitida voz a voz o adquirida por
personal con conocimientos básicos
 Conclusión

El plan estratégico desarrollado busca simplificar el proceso logístico, para

generar un desempeño del área de logística más ágil, fácil y económico, mediante el
empleo de un mínimo número de recursos materiales y humanos. El diagnóstico
estratégico refleja los factores claves de éxito para la empresa y a partir de los mismos,
se generan el desarrollo de las estrategias para la propuesta para el área de logística.

El principal aporte que hará la implementación de los indicadores en la compañía

generados del diagnóstico estratégico, será una retroalimentación continua de los
objetivos, con base en los resultados obtenidos por parte los colaboradores de la
organización a través de la medición, y la evaluación del plan estratégico, A partir de lo
cual, les permitirá tomar decisiones de manera eficiente.

A través de la implementación de la estrategia del desarrollo de una cultura

empresarial que busque la medición, evaluación y control de los procesos de la
compañía, se infiere que se logrará Incrementar el involucramiento y compromiso de
los proveedores, y colaboradores de la compañía en más del 50%. Logrando a su vez,
una mejora constante principalmente en el área de logística y a futuro en toda la
compañía. Al tener control sobre los procesos a través del desarrollo de indicadores de
gestión se pueden detectar fallas a tiempo y proponer soluciones que ayuden a la
mejora continúa.

Referencias

Alkosto. (S.F). Alkosto Quienes Somos. Recuperado el 13 de Octubre de 2020, de

https://www.alkosto.com/quienes-somos
Mystra marketing digita. (2020). celsur. Recuperado el 13 de Octubre de 2020, de
http://celsur.com.ar/servicios/