Está en la página 1de 25

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

SIMON RODRIGUEZ

ADMINISTRACIN MENCION MERCADEO

NCLEO EL VIGIA

Facilitador; Licdo. Flix Molina

El Vigia, diciembre 2016


PROPUESTA O ANALISIS DE LA SITUACIN

Contextualizacin Del Proyecto Tecnolgico

Un proyecto tecnolgico es un Conjunto de avances cientficos y


tcnicos puestos al servicio del hombre con el fin de mejorar su calidad de
vida. En esta oportunidad detectamos en la Empresa Mangueras y Correas
El Viga la oportunidad de proponer el uso de un sistema automatizado para
el control del inventario de dicha empresa el cual dar como resultado
mejorar y facilitar las actividades de ventas de esta. Todos los proyectos
tecnolgicos surgen despus de analizar otros proyectos, una vez detentado
el problema se trata de dar solucin, para de una manera eficiente atender a
los clientes.

Organizacin
La organizacin sobre la cual se va a realizar el estudio esta
representada por una empresa, comercializadora, denominada Ferretera
Los Andes , ubicada en av. 15 en la ciudad de El Viga, estado Mrida, esta
empresa familiar conformada con 10 empleados , dedicada a la distribucin
y comercializacin al mayor y detal de materiales de construccin y ferretera
en general .

VISIN: Ser la empresa lder en comercializacin de materiales de


construccin y ferretera a nivel nacional, dispuesta y dedicada a satisfacer
las necesidades de los clientes, ofrecindoles productos y servicios de
calidad.
MISIN: Ser lderes y un proveedor preferido en cada uno de los mercados
en donde estemos presentes. Ser el mejor equipo y sentir la satisfaccin de
serlo.

2
VALORES: Integridad. Veracidad. Competitividad. Rentabilidad.
Comunicacin. Respeto por las personas, leyes, contratos y el medio
ambiente.

Departamento de Administracin
El administrador realiza; Compras, ordenes de pedido, pago a
proveedores, cuadre de caja chica y caja general, depsitos diarios, organiza
la nomina de pago para el personal, supervisa al departamento de ventas
con su respectiva cartera de clientes, las cuales por cobrar y los cancelados,
chequea la mercanca que entra y sale de la empresa.

Vendedor al Detal
La atencin al cliente en el mostrador, nota de crdito servir como
mensajero de la empresa, mantener la existencia de mercanca de detal al
da.

Personal de Mantenimiento
Es el encargado de realizar la limpieza general de la empresa; y
tambin colabora con el personal de la misma.

El Administrador
Es una persona con conocimientos administrativos, capaz de realizar
y ejecutar las operaciones normales de la empresa (compras, pago a
proveedores, caja general, control de bancos, entre otros), tiene dominio del
sistema informtico que gestiona la empresa

Diagnostico FODA

3
FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Ubicacin del punto comercial Venta de productos nacionales e


estratgico importados al mayor en fecha
Comercializacin del producto de prxima.
gran demanda. Abrir sucursal en Santa Brbara
del Zulia
DEBILIDADES AMENAZAS

Personal de ventas y servicios no La existencias en el mercado de


mantienen una buena varias empresas competidoras.
comunicacin. Situacin econmica y poltica del
Falta de motivacin de parte del pas.
personal de servicio para brindar Altos ndices de inflacin que
atencin al cliente. influyen negativamente en la
Falta de tecnologa para el fijacin de los precios.
control de inventario La inexisten de un sistema de
administrativo. automatizacin para el control de
inventario.

PRESENTACIN DEL PROBLEMA O ANLISIS DE LA PROBLEMTICA


QUE GENERA LA PROPUESTA TECNOLGICA.

4
EL PROBLEMA:
Las empresas constituyen una de las ms complejas organizaciones
sociales que la creatividad y el ingenio humano hayan construido, las cuales
se planifican y se producen para conseguir determinados objetivos y se
reestructuran cuando se descubren mejores medios para alcanzarlos. Las
empresas buscan reunir e integral recursos humanos y no humanos
(recursos financieros), fsico, tecnolgico, mercadolgico, etc.), para alcanzar
los objetivos de comercializacin de bienes o servicios.

Las empresas cualquiera que sean sus fines, tienen una serie de
principios, mtodos y polticas que son utilizados con el propsito de
alcanzar los objetivos propuestos; sin duda, el xito de una empresa
depender de la eficiencia y eficacia con que se administren los recursos que
se encuentran a su disposicin. La informacin que se maneja dentro de las
operaciones administrativas es muy importante porque siempre est en
continuo movimiento. Entre ellos se encuentra la descripcin de inventario
que rige de una atencin cuidadosa pues se trata de uno de los bienes mas
importantes de la empresa que compone en partida de activos (stock de
artculos), destinados a la venta en el curso normal de los negocios.

No obstante, en la actualidad la empresa Ferretera Los Andes no


presta el servicio adecuado debido que al momento de la venta a sus clientes
y la compra a proveedores , no posee la informacin de la cantidad exacta
de sus productos en existencia para poder satisfacer al cliente al realizar su
respectiva compra o adquirir sus productos a proveedores .

La causa que da origen a este problema obedece a la falta que existe


en el control de las operaciones que se efectan, debido a que el proceso no
ha sido utilizado de una manera adecuada, por falta de colocar en practica

5
un mtodo para satisfacer las necesidades del cliente, esto trae como
consecuencia, que en la empresa de estudio se presente una deficiente
atencin al pblico debido a que no se facilita una repuesta rpida al cliente
por ser lento al proceso de facturacin, lo que ocasiona prdida de tiempo
que conduce a una escasa productividad a nivel monetario y humano, retraso
en el proceso administrativo por no tener la informacin de inventario de
mercanca en el momento requerido. A razn de esta problemtica nace la
necesidad de implementar un control de inventario interno para conocer en el
momento del pedido si existen las cantidades o disposiciones necesarias de
mercanca. De no solucionar el problema con el Programa Saint, en el control
de inventario, no se lograr calidad en el servicio, debido a que continuara
con el retardo en la atencin.

1. Objetivos del Proyecto

Objetivo general
Proponer el programa del Saint administrativo, con el fin de llevar un
mejor control del inventario de mercanca.
Objetivo especficos
Revisar el proceso de control de entrada y salida de la
mercanca para detectar las fallas existentes.
Demostrar las necesidades que tiene la empresa de
implementar un sistema de inventario interno.
Establecer que tipo de sistema de inventario se adopta a las
necesidades de la empresa Ferretera Los Andes ..
Formular una alternativa para mejorar el control de inventario
interno.

FACTIBILIDAD DEL PROYETO

6
El proyecto sobre el diseo de un sistema de control de inventario
interno para Ferretera Los Andes , se trazar como un plan de trabajo, el
cual ser detallado para establecer el movimiento de entradas y salidas de
mercanca, valindose de la aplicacin del programa del Saint administrativo,
en su sistema computarizado, el cual le proporcionar la informacin
necesaria para actuar con eficacia. La factibilidad del proyecto viene medida
en dos aspectos importantes:

a. Factibilidad tcnico-operativa

Factibilidad tcnica: este tipo de factibilidad se fundamenta en equipos


tcnicos y material de imprenta empleando para ello el computador de la
empresa donde se adaptar al programa, el formato de registro de existencia
de mercanca que permita recopilar, asentar distribuir detalladamente la
existencia de mercanca que tienen en exhibicin y depsito.

Factibilidad operativa: este tipo de factibilidad se enfoca en el personal


responsable de poner en funcionamiento el proyecto. El departamento de
ventas para el encargado de llevar el control de inventario computarizado y
manual, conjuntamente con sus vendedores al mayor y detal.

b. Factibilidad Econmica: la empresa establecer una partida de


gastos de su presupuesto semestral, para invertir en la implantacin del
nuevo programa computarizado y en la elaboracin de Sistema
Administrativo Saint, ya que es aceptado por el Presidente, quien
determina las partidas del Presupuesto

PROPUESTA

7
FORMULAR UNA ALTERNATIVA PARA MEJORAR EL CONTROL
DE INVENTARIO INTERNO.

PROYECTO A REALIZAR

Proceso: el proceso del sistema de control de inventario interno para la


empresa Ferretera Los Andes para mejorar la calidad del Servicio al Cliente,
ser realizado con el Mtodo de Inventario Real, para conocer la Mercanca
existente en el almacn.

Equipos: para el desarrollo del Proyecto se requiere que el equipo de


Computacin sea programado para adaptarle el formato de registro de
existencia de Mercanca.

Personal: La empresa cuenta con personal capacitado para poner en


funcionamiento este Proyecto, ya que el mismo es muy sencillo de
manejarlo.

Finanzas: La salida de dinero son reflejadas nicamente en la programacin


del computador y la adquisicin.
Modelos de la Gestin Tecnolgico
Estrategias de tecnologa.
Metas de tecnologa
Crear un sistema computarizado.
Mejorar un procedimiento.
Aumentar las ventas y satisfacer el cliente.

8
Anlisis de la investigacin y desarrollo:
Es un proyecto factible para lograr un procedimiento ordenado en el
control de la Mercanca.

Anlisis de la industria:
Crear una estrategia para alcanzar las metas del negocio.

Anlisis competitivo:
Aceptacin de cambios en la tecnologa para lograr mayor productividad.

Ventajas Competitivas: mejorar el proceso de compra y venta para ofrecer


a los clientes un buen servicio que beneficie a la empresa.

Creatividad e Innovacin:
Rescatar una tecnologa y descartar el mtodo manual.

Anlisis del riesgo:


Una oportunidad de obtener mayor rentabilidad con poca inversin.

9
ARQUITECTURA DE LA GESTIN TECNOLGICA

Estrategia de Tecnologa
Crear un Sistema Saint
Mejorar un Procedimiento

Estrategia de Negocios
Metas del Negocio
aumentar las ventas y a su vez
sastifacer al cliente

Analizar la investigacin y desarrollo Analizar la industria


Es un proyecto factible para lograr: Un La creacin de una estrategia para
procedimiento ordenado en el control de alcanzar las metas del negocio
la mercanca

Anlisis competitivo Ventajas Competitivas


Aceptacin de cambios en la Tecnologa Mejorar el proceso de compra venta
para lograr mayor productividad para ofrecer a los clientes un buen
Servicio, que beneficie a la empresa

Creatividad e innovacin Anlisis de riesgo


Rescatar una tecnologa manual Una oportunidad de obtener mayor
descartada rentabilidad con poca inversin

10
Investigacin de Tecnologa Tecnologa que puedan resolver El problema
a profundizar en innovacin. Procedimiento acorde a las exigencias Del
cliente para el logro de los Objetivos de la empresa.

Requerimiento de los Clientes Obtener atencin rpida y veraz

Transferencia de Tecnologa El uso de Saint en forma manual El uso de


Saint en forma manual Y tecnologa

Financiacin de Nmeros Otorgamiento por la Presidente de la empresa.


Proceso de adquisicin. .
Ideal: Inquietud del personal en la perdida de tiempo
Desarrollo: Internamente
Implantar: Proceso manual.

El financiamiento solo como Una partida de caja chica Un presupuesto


aproximado de Bs. 350.000 Bs.

11
MARCO REFERENCIAL

Mercadeo

Se dice que es un puente entre produccin y consumo, al abarcar


todas las actividades destinadas a situar los productos y servicios en
manos del consumidor.

Comercializacin:

Proceso mediante el cual se dispone un producto de modo que pueda


estar alcance del consumidor. Es una fase necesaria para que pueda
realizarse el fin ltimo de la produccin de bienes, que es la compraventa de
productos. Se divide, en general, en las siguientes fases:

Estudio de mercado
Planificacin de la accin
Distribucin del producto
Ventas y Comunicacin.
Para determinar las necesidades del cliente se debe buscar constantemente
la retroalimentacin del cliente en formas variada para poder adaptar los
enfoques el mercado en continuo cambio. Por lo tanto, como la definicin
bsica de calidad es satisfacer las necesidades de los clientes, se debe
saber cuales son esas principales necesidades y como se estn evaluando.
El marco referencial es lo relacionado con toda la documentacin terica
para recopilar la informacin necesaria, que sirve de complemento en el
proyecto a desarrollar.

12
Inventarios:

Segn Mina (1993) Son activos corrientes y deben reflejar la


existencia de mercanca que pertenezca a la compaa en forma plena y total
y sin ninguna clase de restriccin como lo son la mercanca en almacn, la
mercanca en transito, mercanca en manos de vendedores, mercanca en
agencias, sucursales, filiales, mercanca en consignacin (p.232).
De acuerdo a esa definicin, los inventarios representan un activo
indispensable para llevar un control de las actividades normales de compra-
venta de la empresa. Dependiendo de la actividad econmica desarrollada
por la empresa, los inventarios segn Gmez (1993) se dividen en: inventario
de mercanca, producto en proceso, materia prima, productos terminados y
de suministros.

Inventario de Mercanca:

"La existencias de mercancas se registran en la cuenta de "Inventario


de Mercanca" con anotacin del monto total que arroja el conteo fsico de las
mercancas en el almacn de la empresa".
A la empresa REDOVICA, C.A., le corresponde manejar el inventario
de Mercanca, en donde debe hacer la anotacin de las cantidades de
productos por categora, que se compra y se vende para determinar la
cantidad de mercanca existente en el almacn.

13
Control Interno:

Son mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin


para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin. Al igual
que en el control de inventario habla de un sistema global de control
en el cual los pedidos, entregas y ventas se identifican en el
momento de ocurrir y se anota en la cuenta de inventario de
mercanca.

El control de inventario comienza cuando se hace la solicitud de la


mercanca conocindose que cantidad es requerida en la empresa.
Estimado cuantos son los tipos de mayor demanda y reponerlos en
el menor tiempo posible.

Saint
Es un sistema administrativo dirigido a microempresas que desean
controlar sus ventas, su inventario, cuentas por cobrar, compras, cuentas por
pagar, comisiones de vendedores, facturacin de productos y servicios,
clientes y proveedores, impuestos sobre las ventas, entre otros.
Administrativo:
Amplio manejo de campos en los archivos de Clientes, proveedores,
vendedores, servicios, instrumentos de pago e inventario (productos).
Control de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y anlisis de
vencimientos.
Manejo de retencin de impuestos.
Planificacin de cobranzas (por cobrador o por zona o rea geogrfica
configurable).

Contabilidad.
El sistema cuenta con un sistema de Ayuda en lnea intuitivo y
eficiente.

14
Reimpresin de documentos de CxC / CxP
Nueva interfaz grfica de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar

Ventas:
La facturacin ms rpida y configurable que sistema alguno tenga,
para facilitar su comprensin y manejo, con informacin ubicada en
los lugares precisos, para hacer su bsqueda ms rpida y
comprensible.
Manejo de vendedores, y prestadores de servicios, con el clculo de
comisiones de diversas formas (por precio, por utilidad, por
departamento, por cobranza, etc.).
Manejo de ofertas de productos por tiempo determinado (por rango de
fechas y horas).
Manejo de convenios con clientes donde se puede establecer con
parmetros de precios o descuentos relacionados con productos o
servicios por tiempo de terminado, con preferencia a ofertas o no.
Estados de cuentas por pantalla al momento de realizar las
transacciones con grficos que facilitan su alcance.
Emisin de presupuestos, notas de entrega, ordenes de compra.
Control de cierres de caja.
Manejo de facturacin en lotes, ideal para colegios, clubes, etc.
Posibilidad de cargar los depsitos de inventario, en todas las
opciones de este modulo (ODC/NE/DEVOLUCIONES).
Mejorar en el procedimiento de carga de documentos
(ODC/NE/PEDIDOS), que implique cambio de depsito del documento
original

15
Compras:

emisin de rdenes de compra


recepcin de compras
integrado con cuentas por pagar
controla el IVA en compras
libro de compras
control de orden de compra emitida
recepcin de orden de compra
conversin de ordenes de compra/notas de entrega en compras
bsquedas por cdigo y descripcin
manejo de histricos de compras
formatos de compras configurables
reimpresin de documentos de Compras
estadsticas de compras (graficables)
cargar pedidos de clientes en rdenes de compra
Clculo y llenado de planillas de retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) (Forma 13)
Devoluciones de Notas de entrega de proveedores
Inclusin del formato retencin I.S.L.R. en la opcin de cuentas por
pagar.
Posibilidad de cargar los depsitos de inventario, en todas las
opciones de este modulo (ODC/NE/DEVOLUCIONES).
Mejora en el procedimiento de carga de documentos
(ODC/NE/PEDIDOS), que implique cambio de deposito del
documento original

Inventario:

Control y manejo de inventarios completo

16
Control de lotes, vencimientos y medicinas reguladas por la ley
(adaptable para farmacias).
Configuracin y uso de familias (instancias) para la categorizacin
de los productos de forma ilimitada.
Clculo de mximos y mnimos de inventario.
Facilidades para el ajuste de precios por incremento o factor
cambiario (manejo de precios en moneda extranjera con
conversin a moneda nacional)
Ajuste de inventario
Ajuste de precios
Ajuste de IVA por producto
Manejo de tres niveles de precios
Costeo promedio ponderado
Clculo del margen de utilidad
Bsquedas avanzadas por cdigo, descripcin, caracteres
alfanumricos, *, ?, entre otros.
Agrupa productos por linea (Departamentos)
Estadsticas (graficable) de productos
Control referencial de productos en moneda extranjera
Manejo de imagen de productos
Reimpresin de documentos de movimientos de inventario (cargos,
descargos y ajustes)
Impresin de etiquetas y cdigo de barras
Mejoramiento de la bsqueda de productos (por las 3 lneas de
descripcin).
Mejor control sobre los depsitos de inventario
Carga automtica del proveedor en la tabla de inventario, al
momento de realizar una compra

Normativa fiscal:

17
Configuracin para el uso de retencin del IVA (contribuyentes
especiales), reportes y generacin de declaracin informativa.
Manejo de impresora fiscal modelo EPSON
mas informacin

Reportes:
Generador de reportes propio, que permite configurar reportes y
formatos, que le economiza la compra de otros productos para el
aprovechamiento de la informacin de su base de datos.
Dos modalidades de generador de reporte, uno programable para
usuarios expertos y otros a travs de un asistente que le permite
construir los reportes que usted desee en muy poco tiempo y sin la
intervencin de otro personal.
La ms variada cantidad de reportes predefinidos por expertos en
la administracin de empresas y en sistemas tributarios.
Reportes configurables de: clientes, proveedores, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras, inventario libro de
ventas IVA, libro de compras IVA, Plan de Cuentas, Beneficiarios,
Servidores, Movimiento Servidores.
Salida de reportes a pantalla, impresora, herramientas de Microsoft
Office (Word, excel, archivo texto, HTML, XML) y Lotus.
Es totalmente auto instalable tanto la aplicacin, como el MSDE
(Microsoft Database Engine)
Posibilidad de imprimir los documentos de ventas (facturas,
presupuestos) y compras (ODC, compras, etc) en moneda
extranjera, adicional a la moneda base, cumpliendo estrictamente
con la normativa contable y fiscal.
Inclusin de grficos en el reporte de resumen gerencial de
operaciones

18
Posibilidad de imprimir etiquetas y cdigos de barras del archivo de
productos.
Mejora en la funcin (monto en letras) en todos los formatos
(facturas, compras, cheques, etc.)
Optimizacin de los siguientes reportes:
Ventas
- Transacciones de ventas
- Cierre de ventas diario
- Relacin de Ventas
- Cierre de caja
- Transacciones procesadas
- Relacin de ventas crdito
Inventario
- Productos de inventario
- Movimiento en unidades
Resumen gerencial
- Impuestos
- IVA. cobrado
- Libro de ventas IVA.
- IVA. pagado
- Libro de compras IVA.
- Resumen de IVA.
- Retencin de IVA.

19
IMPLANTACIN Y EVALUACIN DEL PROYECTO

1.- Implantacin:

La implantacin del proyecto tendr estipulado un perodo para su

aprobacin comprendido entre el 03- 12-16 hasta 30-01- 17 (Cuadro N1)

2.- Evaluacin:
La evaluacin del proyecto se realizar a travs de una tcnica que

mida su factibilidad. Esta tcnica se basar en la entrevista formal a los

clientes y empleados, por medio del instrumento de la encuesta.

La encuesta ser estructurada con preguntas cerradas, dirigidas a

una poblacin de 10 empleados y 50 clientes. Esta consta de 4 preguntas

cerradas, clasificadas en dos tipos: 2 preguntas al personal de la empresa y

2 preguntas a los clientes.

20
Encuesta a Empleados.

TEM N. 1. Est usted de acuerdo con fa implementacin de un control de

inventarios internos a travs de programa Saint?

Si _______

No ______

TEM N. 2.

El tiempo de atencin al cliente con el Programa Saint es ms rpido?

Si _____

No _____

Encuesta a Clientes.

ITEM N. 1.

Est usted de acuerdo con la implementacin del Programa Saint en el

control de inventario por la empresa y as agilizar el proceso de atencin al

cliente?

Si _____

No _____

21
ITEM N. 2. Esta usted satisfecho con el tiempo de atencin que se emplea

en la solicitud de su pedido al trabajar con el Programa Saint?

SI ______

NO ______

CUADRO N. 1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES TIEMPO
Entrenamiento al personal por parte 03-12-16 al 18-12-09

de la gerencia.
Periodo de prueba del manejo de 19-12-16 al 28-12-16

Programa Saint por el personal


Prueba de comprobacin de la 02 -01-17 al 15-01-17

factibilidad del proyecto


Aprobacin del proyecto con el 16-01-17 al 30-01-17

estudio de los resultados

22
RECOMENDACIONES

Para que el nuevo sistema de trabajo de la mejor manera posible se sugiere

lo siguiente:

Realizar un respaldo de toda la informacin almacenada, en Cd, en

caso de presentar una falla el sistema o la maquina que pueda daar

la informacin almacenada, como medida de seguridad de la misma.

Capacitar y adiestrar a los usuarios para que puedan manejar

libremente el sistema.

Realizar mantenimiento a los equipos para obtener un mejor

funcionamiento del mismo.

23
Saint

24
25