PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE LAS
COMPRAS

GERENTE GENERAL

GERENTE OPERATIVO AUDITOR CONTABLE

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INDICE

OBJETIVO 3

ALCANCE 3

CONTROL DE CAMBIOS 3

DIAGRAMA DE FLUJO 4

MARCO JURÍDICO 6

DEFINICIONES 6

AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES 6

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7

INDICADORES DE PROCESO 10

FORMATOS REFERENCIADOS 10
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I.-OBJETIVO
Describir todas las responsabilidades y actividades necesarias para la realización de las compras de
las estaciones de servicio de GAS STATION, su registro en el sistema E-GAS y la forma de pago a los
proveedores.

II.- ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye las actividades desde que el Gerente de Estación solicita la
Requisición de Compra hasta que el proveedor recibe el pago por sus productos o servicios.

III.- CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Enero / 2010 Emisión del documento

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IV.- DIAGRAMA DE FLUJO

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V.- MARCO JURÍDICO

No Aplica

VI.- DEFINICIONES
Compra: Adquisición de bienes o servicios a cambio de un bien monetario.

Compra ordinaria: Compra realizada al inicio de cada mes donde generalmente se abastecen los
productos de consumo diario como papelería, artículos de limpieza, etc cuya atención lleva la duración
normal del proceso.

Compra extraordinaria: Compras realizadas en cualquier día del mes donde se abastecen productos que
no son de papelería o limpieza y están relacionados con alguna descompostura o reparación de un
equipo de la estación de servicio o atención de una auditoría de tercerías de PEMEX Refinación cuya
atención debe ser inmediata.

Requisición de compra: Documento donde se registran los bienes o servicios que se desean adquirir que
están supeditados a una autorización por parte del Gerente General.

Orden de compra: Documento donde se registran los bienes o servicios que están autorizados a
adquirir.

VII.- AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades del Gerente de Estación son:

 Genera las Requisiciones de Compra ordinarias durante los tres primeros días naturales del mes.
 Realiza tres cotizaciones con proveedores diferentes cuando la reparación de algún equipo o
adquisición de un bien o servicio extraordinario tenga un costo total menor a los $2,000.00 pesos
mensuales.
 Revisa que los insumos recibidos se encuentren libres de defectos o daños.
 Registra la entrada de los insumos adquiridos que llegan a su estación de servicio.

Las responsabilidades del Gerente Operativo son:

 Genera las requisiciones de compra extraordinarias con costos superiores a los $2,000.00 pesos.
 Realiza tres cotizaciones con proveedores diferentes cuando la adquisición de un bien o servicio
extraordinario tenga un costo total mayor a los $2,000.00 pesos.
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 Verifica que el proveedor realice su trabajo en tiempo y forma.

Las responsabilidades de la Asistente de Gerente General son:

 Imprime las Requisiciones de Compra de los Gerentes de Estación o Gerente Operativo.

 Envía al Jefe de Compras las Requisiciones de Compra autorizadas por el Gerente General.
 Resguarda las Requisiciones de Compra en la carpeta electrónica para que el Jefe de Compras
realice la consulta de los artículos.

Las responsabilidades del Gerente General son:

 Autoriza las Requisiciones de Compra conforme a las necesidades de cada estación.

 Verifica que los gastos de cada estación de servicio no pongan en riesgo sus actividades normales
de operación.
 Verifica que los proveedores cobren su trabajo conforme a las cotizaciones realizadas.

VIII.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1. El Jefe de Compras cotiza o solicita la actualización de los precios de los artículos consumidos en
el formato Requisición de Compra código F-GAS-10 durante los 3 últimos días hábiles del mes
para que los Gerentes realicen sus Requisiciones de Compra.

2. El Gerente de Estación revisa sus existencias y genera su solicitud utilizando el formato

Requisición de Compra código F-GAS-10 la cual envía a la Asistente de Gerencia durante los 3
primeros días naturales del mes continuando el proceso en la actividad número 4. Si durante el
transcurso del mes, el Gerente de Estación requiere una compra extraordinaria aplica la
metodología descrita en la actividad número 3.

3. Cuando al Gerente de Estación necesite de un insumo no ordinario, en cualquier día del mes,
elabora la Requisición de Compra con el formato código F-GAS-10, si el insumo tiene un costo
menor a los $ 2,000 pesos, el Gerente de Estación realiza la compra directamente y resguarda la
factura para futuras consultas. Si el insumo tiene un costo mayor a 2,000.00 pesos, entonces el
Gerente de Estación envía al Gerente Operativo la Requisición de Compra en el formato
F-GAS-10 para que solicite tres cotizaciones y seleccione un proveedor continuando el proceso
en la actividad número 4, en caso que la adquisición del bien o servicio sea urgente, el Gerente
Operativo solicita la autorización de la adquisición del servicio o artículo al Gerente General vía
telefónica comunicando los precios del servicio o artículo de manera verbal y enviando un correo
electrónico, continuando el proceso en la actividad número 10. La duración de esta actividad no
debe superar los 2 días hábiles.
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4. La Asistente de Gerencia recibe las Requisiciones de Compra de todas las estaciones de servicio
en el formato F-GAS-10, las cuales imprime y envía al Gerente General para su autorización.

5. El Gerente General recibe las Requisiciones de Compra las cuales modifica eliminando aquellos
artículos que no son aprobados para su compra y sellando las requisiciones como evidencia de
revisión, las cuales entrega a su Asistente.

6. La Asistente de Gerencia recibe las Requisiciones de Compra en el formato F-GAS-10 ya

autorizadas y sube los documentos a la carpeta electrónica correspondiente y entrega las
Requisiciones al Jefe de Compras. Las actividades números 4, 5 y 6 no deben superar los 2 días
hábiles de duración como máximo.

7. El Jefe de Compras solicita al Departamento de Contabilidad las Órdenes de Compra de las

Requisiciones de Compra autorizadas, una vez impresas entrega las órdenes al Gerente General
para su revisión. Esta actividad no debe de tardar más de 2 días hábiles.

8. El Gerente General revisa las Órdenes de Compra y plasma el sello de autorizado en cada una de
ellas las cuales entrega a su Asistente quien entrega al Jefe de Compras, Gerente de Estación o
Gerente Operativo según aplique. Si la adquisición del bien o servicio es ordinario el proceso
continúa en la siguiente actividad, en caso que la adquisición haya sido extraordinaria el proceso
continúa en la actividad número 12. Esta actividad no tarda más de 1 día hábil.

9. El Jefe de Compras, Gerente de Estación o Gerente Operativo según aplique, realiza el pedido
conforme la Orden de Compra autorizada por el Gerente General al(los) proveedor(es)
autorizado(s) por cualquier medio, ya sea vía fax o correo electrónico. Esta actividad se realiza en
2 días hábiles como máximo.

10. El Gerente de Estación recibe los productos antes o durante el día 15 de cada mes si es una
compra ordinaria o si es extraordinaria cuando el Gerente de Estación lo solicite, y verifica que
los productos adquiridos concuerden con los descritos en la factura, si los productos o artículos
recibidos se entregan completos, el Gerente de Estación registra sello y firma en la parte
posterior de la factura continuando el proceso en la actividad siguiente. En caso que el producto
presente defectos como roturas o rasgaduras que impida su venta en anaquel, la cantidad no se
encuentre completa, o el servicio realizado por el proveedor no sea efectivo entonces el Gerente
de Estación registra los productos, servicios o artículos defectuosos encontrados durante la
revisión utilizando la metodología descrita en el Procedimiento para el Control de Producto No
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Conforme código PR-SGC-01 así como el formato de Reporte de No Conformidad código

F-GAS-05, y resguarda el registro conforme al tiempo estipulado en el Listado de Control de
Registros código F-SGC-03, no sellando ni firmando la parte posterior de la factura, hasta que se
hayan corregido las diferencias o estos hayan sido recibidos de conformidad por el Gerente
Operativo.

11. Cuando el Gerente de Estación reciba un producto, registra el código así como la cantidad de
insumos recibidos físicamente en el sistema E-GAS para lo cual imprime ya sea en la parte
posterior de la factura o en una hoja blanca, la entrada de cada uno de los insumos al sistema
E-GAS y verifica que las cantidades capturadas sean las mismas que las facturadas para no
generar diferencias en el inventario. Cuando el Gerente de Estación recibe un servicio de un
proveedor, entonces sella u firma en la parte posterior de la factura. Cuando la compra ha sido
ordinaria entonces el proceso continúa en la siguiente actividad, cuando sea extraordinaria, el
proceso se regresa a la actividad número 4 de este procedimiento ya que es necesario integrar
las cotizaciones.

12. El Departamento de Contabilidad recibe la factura original sellada y firmada por los Gerentes de
Estación y entrega contra recibo por las facturas recibidas, informándole al proveedor la fecha de
su pago conforme a los plazos de crédito estipulados.

13. El Departamento de Contabilidad realiza el cheque por el monto total de la factura sellando cada
cheque con la leyenda “Para abono a cuenta del beneficiario” junto con la póliza de cheque la
cual entregan al Director General para la firma de autorización.

14. El Gerente General revisa las pólizas de los cheques y sella de autorizado en cada una de ellas,
entregándolas a su Asistente.

15. El Director General recibe de la Asistente de Gerencia General los cheques junto con las pólizas,
firma los cheques cuya póliza tenga el sello de autorización del Gerente General, y los entrega al
Departamento de Contabilidad.

16. El Departamento de Contabilidad realiza los pagos a los proveedores una vez cumplido el plazo
de su crédito los días martes de cada semana, entregando cheque por el servicio realizado o
producto entregado a las estaciones de servicio, y al momento de la entrega recaba firma de
entregado en la póliza de cheque terminando el proceso.
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17. La Asistente de Gerencia realiza la evaluación de los proveedores tanto para la selección (que se
realiza cada vez que se selecciona un nuevo proveedor), así como la evaluación y reevaluación
semestral en el formato Evaluación de Proveedores código F-GAS-09 de acuerdo a los siguientes
criterios:
 Precio.
 Tiempo de entrega y respuesta.
 Crédito y plazos de pago.
 Calidad de su servicio (solo en caso de proveedor aprobado).

Para cada uno de estos conceptos, la Asistente de Gerencia califica al proveedor de acuerdo a la
siguiente escala:

 10 Excelente.
 9 Bueno.
 8 Aceptable
 7 Regular
 6 Malo
 5 Pésimo.

IX.- INDICADORES DE PROCESO

(Órdenes de compra surtidas en el mes / Órdenes de compra autorizadas en el mes) * 100

X.- FORMATOS REFERENCIADOS

Listado de Control de Registros código F-SGC-03
Reporte de No Conformidad F-GAS-05
Evaluación de proveedores F-GAS-09
Requisición de Compra F-GAS-10
Orden de Compra Sin código
Póliza de cheque Sin código