2.

4 Manual de funciones
Organización de una Estación de Servicio tipo
La estructura básica de organización de una Estación de Servicio, dependerá en gran medida del tipo de franquiciatario y los servicios complementarios que ofrezcan a los clientes, en general la estructura es simple y definida en cuanto a autoridad y responsabilidad. Una manera de representarla es la siguiente:

La estructura de organización es plana, al existir una proporción mínima de puestos intermedios con relación a los empleados de línea para atender a los clientes, que tienen funciones bien definidas y aplican procedimientos altamente estandarizados para la recepción de pedido, despacho y pago del producto.

Gerente de Estación de Servicio Objetivo:
Dirigir las actividades de la Estación de Servicio de acuerdo con las políticas generales de la Franquicia, para asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la Franquicia Pemex:

Funciones:
1. Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios. Supervisar el control de los inventarios de productos marca Pemex y demás productos supeditándolos al comportamiento de ventas, para mantener existencias suficientes y ofrecer el servicio al cliente en el momento que se requiera.

2.

. Atender las visitas comerciales de supervisión técnica.3. Controlar las tarjetas o listas de asistencia del personal y elaborar la nómina. 7. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizar simulacros. 7. depósitos bancarios y en general. Asegurarse que al recibir el combustible. Proponer el plan de vacaciones del personal. Auxiliar administrativo Objetivo: Realizar el control administrativo. Funciones: 1. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a clientes. Realizar el pago de la nómina y demás obligaciones laborales y fiscales. INFONAVIT y SAR. 6. 5. 9. 14. Realizar depósitos y verificar estado de cuenta bancaria. 10. verificando con el Contador Externo su cálculo y determinando los pagos correspondientes. Efectuar el pago de los productos marca Pemex y otros servicios a Pemex. 4. autorización y firma correspondiente. Supervisar que se realice completa la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. maquinaria y equipos de la Estación de Servicio. toda la documentación comprobatoria antes de ser enviada al Contador. cheques. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes. Elaborar las facturas de venta que requieran los clientes. 4. verificando que los reportes coincidan contra el efectivo recontado y elaborar el depósito correspondiente. Supervisar la atención a los clientes. las pólizas. turnárselos al Gerente para su revisión. adjuntándola a las pólizas contables correspondientes. Elaborar los contratos de trabajo de los trabajadores y reportarlo al Contador Externo para la elaboración de aviso de alta ante el IMSS. . reportes de venta diaria. 9. Asistir al Gerente al recibir las cuentas de los despachadores. Administrar y evaluar el desempeño del personal. ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio.Refinación y a los proveedores. 17. Validar los registros de ventas de los cortes de turno. Efectuar el corte de cuentas en forma individual con cada Oficial Gasolinero / Jefe de Turno. 6. Contratar empresas para el mantenimiento y abastecimientos de productos diferentes a la marca Pemex a la Estación de Servicio. 15. Verificar que se realiza la transferencia de recursos para el pago de facturas a Pemex Refinación. 16. Revisar que se cumpla con el procedimiento de Recolección de Valores. se haga la descarga en tanques predeterminados sin causar molestias a los clientes y demora al operador del autotanque. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores. Validar los cortes de turno de los despachadores. aplicando el procedimiento establecido por Pemex Refinación para la recepción y descarga de producto. 8. 3. de conformidad con el programa de pagos establecido. 10. 13. 8. Recabar. reembolsos de caja chica. 11. Controlar el estado de operación de las instalaciones. 5. 2. 12. 11. contable y de personal para la Estación de Servicio y preparar la información y documentación para cumplir con el proceso contable y fiscal. Supervisar y coordinar los trabajos para atender observaciones y situaciones de riesgo que se identifiquen en las visitas comerciales de supervisión técnica.

Funciones 1. 2. Verificar el correcto funcionamiento de los equipos para el suministro de aire y agua. así como de los proveedores. 3. Asistir al Gerente en el control de inventarios de los combustibles y productos de acuerdo a los niveles e inventarios determinados. Ofrecerles la verificación de niveles de aceites y fluidos. Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos en los programas respectivos. así como verificar físicamente al recibir su turno. Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta y un exhibidor de lubricantes. en caso de existir queja o inconformidad de los clientes. Atender y notificar al Gerente. Atender los requerimientos de las autoridades locales. Despachador Objetivo Atender al cliente con amabilidad y respeto. 4. así como la atención y calidad en el servicio que se ofrece a los clientes. etc. tanto en el almacén como en los exhibidores. de aquellos con los que se tienen convenios. estatales o federales. Participar en la selección del personal. Oficial gasolinero / jefe de turno Objetivo: Asegurar el adecuado funcionamiento de todos los equipos existentes en la Estación de Servicio. . venta y cobranza. 3. para brindar un óptimo servicio a los clientes. teléfono. Realizar y verificar la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. 2. Elaborar el recuento de las existencias y liquidación de aceites y demás productos. haciendo un recuento físico de existencias. 9. 7. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero. 12. 13. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o factura. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero/Jefe de turno. Recibir las entregas programadas de abasto de combustibles de acuerdo al procedimiento de recepción y descarga de producto. aditivos. el punto de venta que tiene asignado. 6. Controlar y actualizar la información y estados de cuenta de los clientes a los que se les otorga crédito. 15. Supervisar que el despachador ofrezca al cliente. 11. y otros productos o servicios que ofrece la Estación de Servicio. líquido de frenos para el automóvil. Efectuar el cierre de cuentas individuales de los despachadores. anticongelantes y demás productos. Distribuir a los despachadores para atender el punto de venta y apoyar el despacho en "horas pico". Mantener al corriente los pagos de derechos y servicios tales como luz.. Funciones: 1. agua. los exhibidores de lubricantes. dándole un servicio con valor agregado. Efectuar un chequeo a la(s) planta(s) de luz de emergencia. 16.12. 10. atendiendo su funcionamiento. aditivos. 8. 14. 13. aditivos. tomar lectura de los contadores de litros de los dispensarios al entregar su turno. 5. permisos o licencias locales y todos los impuestos requeridos. Efectuar la verificación de inventarios al inicio de su turno. Supervisar el trabajo de los despachadores. anticongelantes. líquidos de frenos. Verificar el funcionamiento de los equipos y alarmas al inicio del turno. haciendo el corte de cifras contenido en el contador de litros.

se busca contar con personal comprometido con su trabajo. la liquidación de la cuenta del turno y hacer el recuento físico del dinero que se encuentra depositado en los compartimentos correspondientes. Efectuar funciones de mensajería. Efectuar en presencia del Auxiliar Administrativo. verificando contra el formato de corte y depósito en la caja de seguridad prevista. líquido de frenos. anticongelantes. papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios. 7. aditivos. vales y notas de ventas-crédito producto de la venta. 4. canceles y despachadores de papel sanitario o jabón.5 Perfil de puestos Hallar y contratar al personal indicado (hombre o mujer) es un desafío permanente para los empresarios gasolineros. 11. reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones. de acuerdo al procedimiento autorizado. factura. especialmente para los que se han comprometido a prestar constantemente un servicio excepcional. 7. para que la imagen de la Estación de Servicio se apegue a los valores/objetivos básicos de la Franquicia Pemex y con ello ofrecer un mejor servicio a los clientes. Funciones: 1. Realizar la limpieza asignada en la Estación de Servicio. Ofrecer invariablemente al cliente.4. 5. la venta realizada. de dichos servicios. así como presión de los neumáticos y limpieza de cristales. Ofrecer invariablemente al cliente. Reportar al Jefe de Turno. Depositar el dinero. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control del inventario y abasto de los congeladores de hielo y máquinas expendedoras de productos que se ofrecen a los clientes. Auxiliar a los despachadores en la atención a los clientes. 2. 6. los servicios de medición de niveles de líquidos. Colaborar con los despachadores en los servicios de limpieza de cristales. en horarios de mayor afluencia de vehículos. 10. 8. interesados en su puesto y con la Estación de Servicio. cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera durante su jornada de trabajo. verificación de presión de aire a neumáticos y revisión de niveles que se ofrecen a los clientes. mantenimiento o cualquier otra que eventualmente sea necesaria para el correcto funcionamiento de la Estación de Servicio. Cubrir las ausencias de los despachadores efectuando las funciones propias de ese puesto. 2. Mantener limpias las zonas de despacho que se le asignen. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control de la bodega de productos como aceites. así como pisos. muros. 5. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o 6. 9. 9. 3. Ejecutar de acuerdo a un programa el aseo. cotejando contra el corte de cifras arrojado por el contador del dispensario y del exhibidor de lubricantes. 8. reportando en cada corte de turno. Mantener en perfecto estado de uso y de limpieza su área de trabajo y el equipo del cual es responsable. Auxiliar general (empleado de limpieza) Objetivo: Mantener perfectamente limpias las áreas asignadas. que le surta los lubricantes y demás productos complementarios que haya vendido. Vigilar permanentemente el suministro de agua. la limpieza de todos los muebles de baño instalados en los sanitarios de hombres y mujeres. con una actitud positiva frente al trabajo y dotados de las habilidades necesarias . Solicitar al Auxiliar General o a quien corresponda.

Habilidades: Administración. Atributos recomendados para cada puesto. En la descripción de un puesto. fecha de aprobación. Se describen las condiciones en que se deberá desempeñar Condiciones Laborales: las actividades del puesto (ruido. se dividen en requerimientos mínimos y requisitos indispensables. temperatura ambiente etc. De mando: Dirigir y Controlar con energía al personal a su cargo para atender a los clientes y al debido cumplimiento de las funciones encomendadas a cada uno de los integrantes de la Estación de Servicio. Describe sus principales funciones y actividades. Es la descripción de lo que se desea alcanzar en ese puesto. fecha de elaboración. que de manera enunciativa más no limitativa. medir y evaluar resultados. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de Auxiliar Administrativo Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. se sugiere tomar en cuenta lo siguiente: Identificación del Puesto: Resumen del Puesto: Responsabilidades y Obligaciones: Autoridad del Titular: Estándares de Desempeño: La identificación del puesto contiene diversos tipos de información como: título del puesto. Indicar el alcance de responsabilidad y autoridad. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. Se deberá relacionar cada una por separado. elaborado por. Informa a. condiciones peligrosas. Se debe definir los límites de funciones y facultades de la persona que ocupará el puesto. . Características recomendadas para el que ocupe el puesto de Gerente Requerimientos mínimos Edad: Sexo: 25 años en adelante Masculino/Femenino Estudios: Bachillerato o Vocacional o Carrera Técnica Contable.para cumplir con su labor y hacerlo bien. aprobado por. ser breve y que se pueda revisar. ser específico. Manejo del equipo: Máquinas y equipo de oficina y de despacho y suministros. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. ubicación del puesto. Capacidad: Para comunicar y enseñar a su personal. control y orden. Los atributos recomendados para quienes atiendan las diversas posiciones en la Estación de Servicio. Atributos que se recomiendan para cada puesto. se sugiere tomar en cuenta. Presentación formal: De acuerdo con el puesto y con las costumbres y características climatológicas de la región.) Especificaciones del Puesto: Que sea claro.

Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Ser ordenado. Dominar el uso de máquinas de oficina. Disposición. gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Estudios: Primaria. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de oficial gasolinero Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. Capacidad y habilidad para aprender y entender el trabajo de los otros. Mando en el manejo -con control y energía. Fácil acceso para transmitir sus conocimientos. Requerimientos mínimos . Excelente presentación. Control y energía en el manejo de personal a su cargo. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de auxiliar general (empleado de limpieza). cortés y respeto. Trato amable. Entender y tener gusto por la mecánica general y automotriz. Disposición. Excelente presentación. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. Trato amable.del personal a su cargo. Conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento de los equipos que utiliza o supervisa. Excelente presentación. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de despachador Requerimientos mínimos Edad: 18 Años en adelante. Sexo: Masculino/Femenino.Habilidades: Facilidad para las operaciones aritméticas básicas y conocimientos de contabilidad y de administración. cortés y respetuoso. Tener conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento. Entender y estar actualizado en cuestiones fiscales. contables y de sistemas. Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Conocimientos básicos de contabilidad y administración. gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Conocimientos elementales de computación. Facilidad por la mecánica general y automotriz.

Edad: 18 años en adelante. Habilidades: Trato amable. Estudios: Primaria. . Sexo: Masculino/Femenino. cortés y respetuoso. Excelente presentación. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable.

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