2.

4 Manual de funciones
Organización de una Estación de Servicio tipo
La estructura básica de organización de una Estación de Servicio, dependerá en gran medida del tipo de franquiciatario y los servicios complementarios que ofrezcan a los clientes, en general la estructura es simple y definida en cuanto a autoridad y responsabilidad. Una manera de representarla es la siguiente:

La estructura de organización es plana, al existir una proporción mínima de puestos intermedios con relación a los empleados de línea para atender a los clientes, que tienen funciones bien definidas y aplican procedimientos altamente estandarizados para la recepción de pedido, despacho y pago del producto.

Gerente de Estación de Servicio Objetivo:
Dirigir las actividades de la Estación de Servicio de acuerdo con las políticas generales de la Franquicia, para asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la Franquicia Pemex:

Funciones:
1. Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios. Supervisar el control de los inventarios de productos marca Pemex y demás productos supeditándolos al comportamiento de ventas, para mantener existencias suficientes y ofrecer el servicio al cliente en el momento que se requiera.

2.

Efectuar el corte de cuentas en forma individual con cada Oficial Gasolinero / Jefe de Turno. reportes de venta diaria. Verificar que se realiza la transferencia de recursos para el pago de facturas a Pemex Refinación. 3. Administrar y evaluar el desempeño del personal. Efectuar el pago de los productos marca Pemex y otros servicios a Pemex. Asegurarse que al recibir el combustible. Elaborar las facturas de venta que requieran los clientes. 10. 10. autorización y firma correspondiente. Controlar las tarjetas o listas de asistencia del personal y elaborar la nómina. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a clientes. 4. depósitos bancarios y en general. reembolsos de caja chica. maquinaria y equipos de la Estación de Servicio. de conformidad con el programa de pagos establecido. cheques. Supervisar y coordinar los trabajos para atender observaciones y situaciones de riesgo que se identifiquen en las visitas comerciales de supervisión técnica. Elaborar los contratos de trabajo de los trabajadores y reportarlo al Contador Externo para la elaboración de aviso de alta ante el IMSS. 7. 11. verificando con el Contador Externo su cálculo y determinando los pagos correspondientes. 14. contable y de personal para la Estación de Servicio y preparar la información y documentación para cumplir con el proceso contable y fiscal. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes. verificando que los reportes coincidan contra el efectivo recontado y elaborar el depósito correspondiente. Controlar el estado de operación de las instalaciones. adjuntándola a las pólizas contables correspondientes. Recabar. Validar los registros de ventas de los cortes de turno. 6. INFONAVIT y SAR. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizar simulacros. 17. 8. 5.. Asistir al Gerente al recibir las cuentas de los despachadores. 15. 9. 2. Auxiliar administrativo Objetivo: Realizar el control administrativo. turnárselos al Gerente para su revisión.3. 4. 16. Supervisar que se realice completa la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio. 7. 11. 8. se haga la descarga en tanques predeterminados sin causar molestias a los clientes y demora al operador del autotanque. 9. 13.Refinación y a los proveedores. Funciones: 1. . 5. Supervisar la atención a los clientes. 6. aplicando el procedimiento establecido por Pemex Refinación para la recepción y descarga de producto. Realizar el pago de la nómina y demás obligaciones laborales y fiscales. Contratar empresas para el mantenimiento y abastecimientos de productos diferentes a la marca Pemex a la Estación de Servicio. Revisar que se cumpla con el procedimiento de Recolección de Valores. Proponer el plan de vacaciones del personal. toda la documentación comprobatoria antes de ser enviada al Contador. Validar los cortes de turno de los despachadores. Realizar depósitos y verificar estado de cuenta bancaria. Atender las visitas comerciales de supervisión técnica. 12. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores. las pólizas.

Mantener al corriente los pagos de derechos y servicios tales como luz. así como la atención y calidad en el servicio que se ofrece a los clientes.12. venta y cobranza. 2. 14. Funciones: 1. aditivos. Supervisar que el despachador ofrezca al cliente. Ofrecerles la verificación de niveles de aceites y fluidos. anticongelantes. aditivos. anticongelantes y demás productos. Participar en la selección del personal. Distribuir a los despachadores para atender el punto de venta y apoyar el despacho en "horas pico". así como de los proveedores. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero. Realizar y verificar la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. 8. Verificar el funcionamiento de los equipos y alarmas al inicio del turno. 3. Funciones 1. de aquellos con los que se tienen convenios.. teléfono. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o factura. Efectuar el cierre de cuentas individuales de los despachadores. 16. dándole un servicio con valor agregado. así como verificar físicamente al recibir su turno. 12. 15. tanto en el almacén como en los exhibidores. . Efectuar la verificación de inventarios al inicio de su turno. 4. estatales o federales. 11. etc. Supervisar el trabajo de los despachadores. permisos o licencias locales y todos los impuestos requeridos. y otros productos o servicios que ofrece la Estación de Servicio. el punto de venta que tiene asignado. para brindar un óptimo servicio a los clientes. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero/Jefe de turno. Efectuar un chequeo a la(s) planta(s) de luz de emergencia. 9. Controlar y actualizar la información y estados de cuenta de los clientes a los que se les otorga crédito. Verificar el correcto funcionamiento de los equipos para el suministro de aire y agua. 6. 13. Elaborar el recuento de las existencias y liquidación de aceites y demás productos. líquido de frenos para el automóvil. Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta y un exhibidor de lubricantes. Atender los requerimientos de las autoridades locales. haciendo un recuento físico de existencias. 5. agua. 13. haciendo el corte de cifras contenido en el contador de litros. líquidos de frenos. tomar lectura de los contadores de litros de los dispensarios al entregar su turno. Atender y notificar al Gerente. 3. Oficial gasolinero / jefe de turno Objetivo: Asegurar el adecuado funcionamiento de todos los equipos existentes en la Estación de Servicio. 10. Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos en los programas respectivos. aditivos. Despachador Objetivo Atender al cliente con amabilidad y respeto. 7. Recibir las entregas programadas de abasto de combustibles de acuerdo al procedimiento de recepción y descarga de producto. atendiendo su funcionamiento. Asistir al Gerente en el control de inventarios de los combustibles y productos de acuerdo a los niveles e inventarios determinados. en caso de existir queja o inconformidad de los clientes. 2. los exhibidores de lubricantes.

verificación de presión de aire a neumáticos y revisión de niveles que se ofrecen a los clientes. papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios. para que la imagen de la Estación de Servicio se apegue a los valores/objetivos básicos de la Franquicia Pemex y con ello ofrecer un mejor servicio a los clientes. que le surta los lubricantes y demás productos complementarios que haya vendido. Funciones: 1. de dichos servicios. anticongelantes. 4. la limpieza de todos los muebles de baño instalados en los sanitarios de hombres y mujeres. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o 6.5 Perfil de puestos Hallar y contratar al personal indicado (hombre o mujer) es un desafío permanente para los empresarios gasolineros. 8. 8. vales y notas de ventas-crédito producto de la venta. 11. Depositar el dinero. Vigilar permanentemente el suministro de agua. 7. se busca contar con personal comprometido con su trabajo. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control del inventario y abasto de los congeladores de hielo y máquinas expendedoras de productos que se ofrecen a los clientes. muros. así como presión de los neumáticos y limpieza de cristales. 2. 5. Reportar al Jefe de Turno. 10. Ofrecer invariablemente al cliente. Efectuar en presencia del Auxiliar Administrativo. Auxiliar general (empleado de limpieza) Objetivo: Mantener perfectamente limpias las áreas asignadas. 9. factura. con una actitud positiva frente al trabajo y dotados de las habilidades necesarias . Efectuar funciones de mensajería. así como pisos. interesados en su puesto y con la Estación de Servicio. 2. 6. 5. canceles y despachadores de papel sanitario o jabón. la venta realizada. 7. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control de la bodega de productos como aceites. Cubrir las ausencias de los despachadores efectuando las funciones propias de ese puesto. mantenimiento o cualquier otra que eventualmente sea necesaria para el correcto funcionamiento de la Estación de Servicio.4. cotejando contra el corte de cifras arrojado por el contador del dispensario y del exhibidor de lubricantes. Ejecutar de acuerdo a un programa el aseo. reportando en cada corte de turno. Realizar la limpieza asignada en la Estación de Servicio. Colaborar con los despachadores en los servicios de limpieza de cristales. aditivos. líquido de frenos. Ofrecer invariablemente al cliente. en horarios de mayor afluencia de vehículos. Mantener en perfecto estado de uso y de limpieza su área de trabajo y el equipo del cual es responsable. Mantener limpias las zonas de despacho que se le asignen. 3. Auxiliar a los despachadores en la atención a los clientes. 9. la liquidación de la cuenta del turno y hacer el recuento físico del dinero que se encuentra depositado en los compartimentos correspondientes. especialmente para los que se han comprometido a prestar constantemente un servicio excepcional. de acuerdo al procedimiento autorizado. Solicitar al Auxiliar General o a quien corresponda. los servicios de medición de niveles de líquidos. verificando contra el formato de corte y depósito en la caja de seguridad prevista. reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones. cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera durante su jornada de trabajo.

De mando: Dirigir y Controlar con energía al personal a su cargo para atender a los clientes y al debido cumplimiento de las funciones encomendadas a cada uno de los integrantes de la Estación de Servicio. Describe sus principales funciones y actividades. medir y evaluar resultados. que de manera enunciativa más no limitativa. . Se debe definir los límites de funciones y facultades de la persona que ocupará el puesto. ser específico. En la descripción de un puesto.) Especificaciones del Puesto: Que sea claro. Atributos recomendados para cada puesto. ser breve y que se pueda revisar. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de Auxiliar Administrativo Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. Habilidades: Administración. control y orden. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. Manejo del equipo: Máquinas y equipo de oficina y de despacho y suministros. elaborado por. se sugiere tomar en cuenta lo siguiente: Identificación del Puesto: Resumen del Puesto: Responsabilidades y Obligaciones: Autoridad del Titular: Estándares de Desempeño: La identificación del puesto contiene diversos tipos de información como: título del puesto. Informa a. Indicar el alcance de responsabilidad y autoridad. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. Presentación formal: De acuerdo con el puesto y con las costumbres y características climatológicas de la región. condiciones peligrosas. aprobado por.para cumplir con su labor y hacerlo bien. Se describen las condiciones en que se deberá desempeñar Condiciones Laborales: las actividades del puesto (ruido. temperatura ambiente etc. se dividen en requerimientos mínimos y requisitos indispensables. Es la descripción de lo que se desea alcanzar en ese puesto. Se deberá relacionar cada una por separado. Los atributos recomendados para quienes atiendan las diversas posiciones en la Estación de Servicio. se sugiere tomar en cuenta. ubicación del puesto. Características recomendadas para el que ocupe el puesto de Gerente Requerimientos mínimos Edad: Sexo: 25 años en adelante Masculino/Femenino Estudios: Bachillerato o Vocacional o Carrera Técnica Contable. Capacidad: Para comunicar y enseñar a su personal. fecha de aprobación. Atributos que se recomiendan para cada puesto. fecha de elaboración.

Ser ordenado. Disposición. Entender y tener gusto por la mecánica general y automotriz. Excelente presentación. gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de oficial gasolinero Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. Sexo: Masculino/Femenino. Trato amable. Estudios: Primaria. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. Excelente presentación. Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Mando en el manejo -con control y energía. Control y energía en el manejo de personal a su cargo. Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Conocimientos básicos de contabilidad y administración. Disposición. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de auxiliar general (empleado de limpieza). Facilidad por la mecánica general y automotriz. Conocimientos elementales de computación. Tener conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento. Requerimientos mínimos . Fácil acceso para transmitir sus conocimientos. Capacidad y habilidad para aprender y entender el trabajo de los otros. cortés y respetuoso. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. Conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento de los equipos que utiliza o supervisa. Excelente presentación.del personal a su cargo.Habilidades: Facilidad para las operaciones aritméticas básicas y conocimientos de contabilidad y de administración. cortés y respeto. Entender y estar actualizado en cuestiones fiscales. Dominar el uso de máquinas de oficina. contables y de sistemas. gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Trato amable. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de despachador Requerimientos mínimos Edad: 18 Años en adelante.

Habilidades: Trato amable. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable. cortés y respetuoso. Excelente presentación.Edad: 18 años en adelante. Sexo: Masculino/Femenino. . Estudios: Primaria.

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