PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE AUDITORÍAS CONTABLES

PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE
AUDITORÍAS
CONTABLES

GERENTE GENERAL

GERENTE OPERATIVO AUDITOR CONTABLE

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INDICE

OBJETIVO 3

ALCANCE 3

CONTROL DE CAMBIOS 3

DIAGRAMA DE FLUJO 4

MARCO JURÍDICO 6

DEFINICIONES 6

AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES 6

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7

INDICADORES DE PROCESO 9

FORMATOS REFERENCIADOS 9
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I.-OBJETIVO
Describir todas las responsabilidades y actividades necesarias para la administración de las auditorías
internas contables o investigación de información que ayude a aclarar y corregir los errores de
movimientos de cuenta o deslinde de responsabilidades de los movimientos de efectivo en las
estaciones de servicio.

II.- ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye las actividades desde que el Auditor Interno elabora su
Programa Mensual de Auditorías Contables hasta que el Gerente General revisa los informes
correspondientes.

III.- CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Enero/2010 Emisión del documento

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IV.- DIAGRAMA DE FLUJO

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V.- MARCO JURÍDICO

No Aplica

VI.- DEFINICIONES
Auditoría Contable: Inspección y verificación de la documentación contable relacionada con las
entradas y salidas de efectivo de las estaciones de servicio realizada por el auditor interno.

Ingreso: Efectivo, dinero o entrada generada por las ventas de combustibles en las estaciones de
servicio.

Egreso: Efectivo, dinero o salida financiera generada por la adquisición, pago, arrendamiento de algún
bien.

VII.- AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades del Auditor Interno Contable son:

 Verifica que la información relacionada con los movimientos bancarios de las estaciones,
registrados en el software E-GAS, sea veraz.
 Reporta las diferencias existentes entre la información del sistema E-GAS y los estados de
cuenta, facturas, notas de venta, etc.
 Confirma los depósitos de la estación de servicio a las cuentas bancarias, ya sea conforme a una
muestra o el universo del periodo auditado.
 Vigila que el crédito y la cobranza de las estaciones de servicio se realicen en tiempo y forma
reportando cualquier diferencia.
 Reporta de manera inmediata al Gerente General todas las desviaciones o anomalías detectadas
en las auditorías realizadas.

Las responsabilidades del Gerente General son:

 Autoriza el Programa de Auditorías Internas Contables.

 Asigna y autoriza los viáticos necesarios del Auditor Interno Contable para la realización de su
trabajo.
 Verifica que las estaciones de servicio sean auditadas por lo menos una vez cada mes y medio.
 Reporta al Director General las desviaciones detectadas en las estaciones de servicio así como las
correcciones o acciones correctivas/preventivas realizadas.
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VIII.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1. El Auditor Interno Contable realiza el Programa de Auditorías Contables en el formato con código
F-GAS-20 y lo envía al Gerente General para su autorización. De igual manera cada vez que el
Auditor se traslade a alguna estación que se encuentre ubicada fuera de la ciudad de Puebla,
entrega al Gerente General la Solicitud de Viáticos en el formato F-GAS-21.

2. El Gerente General revisa el Programa de Auditorías Contables en el formato F-GAS-20

considerando también que todas las estaciones de servicio deben de ser auditadas por lo menos
una vez cada mes y medio. Una vez autorizado dicho Programa, el Gerente General recibe, en su
caso, la Relación de Viáticos en el formato F-GAS-21.

3. El Auditor Interno Contable se traslada a la estación de servicio o vía remota según aplique, e
inicia su auditoría verificando los reportes de los cortes de los turnos del periodo a auditar en el
sistema E-GAS, para verificar que los cierres de turno se hayan realizado de manera adecuada, en
el resultado de su análisis, registra el número de días que ha permanecido “abierto” así como el
estado actual del sistema en el Reporte de Auditoría Interna Contable formato F-GAS-28.

4. El Auditor Interno Contable verifica el reporte de movimientos de cuenta bancaria del sistema
E-GAS para definir las ventas realizadas en cada cierre de turno, conciliando el monto de las
ventas contra los estados de cuenta de la gasolinera, la documentación entregada por el
Traslado de Valores, los acuses de recibo o contra recibos de las facturas entregadas, el reporte
de pendientes a depositar en el sistema E-GAS, el Reporte de Incumplimiento de Pago, etc. Los
resultados de su análisis se reportan en el formato de reporte de Auditoría Interna Contable
código F-GAS-28 especificando los montos pendientes por aclarar y adjuntando el detalle de los
datos analizados.

5. El Auditor Interno Contable revisa los créditos de los clientes inspeccionando los montos de las
ventas pendientes por cobrar o recuperar, así como el crédito conciliado con los estados de
cuenta, el resultado de su revisión lo registra en el Reporte de Auditoría Interna Contable código
F-GAS-28 adjuntando el detalle de la información revisada.

6. El Auditor Interno Contable, verifica la cuenta de egresos extraordinarios en el sistema E-GAS,

verificando los montos o egresos generados por la administración de los recursos humanos como
pago de nómina, préstamos, aguinaldos cuando aplique, etc., coincidan con el egreso
correspondiente de los estados de cuenta de la estación de servicio, sus resultados son
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registrados en el formato de Reporte de Auditoría Interna Contable código F-GAS-28 así como el
detalle de la información revisada en el mismo reporte.

7. El Auditor Interno Contable revisa el estatus del inventario del almacén de la estación de servicio
verificando la cantidad y monto registrado en el sistema E-GAS contra las cantidades reales del
almacén, el resultado de su análisis se registra en el Reporte Interno de Auditoría Contable
código F-GAS-28 así como el detalle de la información revisada.

8. El Auditor Interno Contable registra sus observaciones o comentarios para la mejora de la

administración de la estación de servicio en su reporte el cual entrega al Gerente General y si
aplica el Reporte de Gastos de Viáticos en el formato F-GAS-30. Una vez terminada la auditoría
en sitio, el proceso de auditorías internas reinicia en la actividad número 3 cuando el auditor
realice una auditoría ya programada o inicia en la actividad número 1 cuando el Programa de
Auditorías Contables se haya ejecutado en su totalidad.

9. El Auditor del departamento de Contabilidad verifica los informes mensuales recibidos de los
Gerentes de Estación contra sus estados de cuenta y corrobora que cada uno de los movimientos
reflejados en el reporte de movimientos del sistema E-GAS se vea reflejado en los estados de
cuenta, si encuentra algún hallazgo, estos los registra en su reporte el cual entrega al Gerente
Operativo, Auditor Contable y Gerente General para su análisis y/o corrección.

10. El Gerente General revisa los informes de auditoría y expone los hallazgos en la reunión semanal
que se realiza con el Gerente Operativo, Auditor Interno Contable y personal del Departamento
de Contabilidad donde se deslindan responsabilidades y se programan correcciones a los
hallazgos detectados, a los cuales se les da seguimiento en las siguientes reuniones semanales. Si
para algún hallazgo el Gerente General decide enviar al Auditor Contable, entonces el proceso
continúa en la actividad 11, en caso que para el hallazgo no se requiera mayor información,
entonces el Gerente Operativo corrige los errores encontrados conforme a la actividad descrita
en la actividad número 12.

11. El Auditor Contable se traslada a la estación de servicio o realiza la investigación en sitio o vía
remota según aplique, y recaba toda la información relacionada con el hallazgo pudiendo ser
facturas, notas de remisión, movimientos registrados en el sistema E-GAS, etc. las cuales envía al
Gerente Operativo y Gerente General para su análisis y seguimiento.

12. El Gerente Operativo investiga los hallazgos reportados en la reunión semanal y realiza las
correcciones registrando sus actividades en el reporte de la Auditoría del departamento de
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Contabilidad el cual envía al Departamento de Contabilidad y el Gerente General junto con la

documentación que proporcione evidencia de las correcciones realizadas en caso que aplique.

13. El Departamento de Contabilidad verifica que las correcciones se hayan realizado de manera
adecuada y en caso que exista todavía alguna deficiencia, esta se expone en la reunión semanal
para deslindar responsabilidades regresando el proceso a la actividad número 10, en caso que las
correcciones se hayan realizado correctamente el proceso continúa.

14. El Auditor Interno Contable verifica durante la ejecución de su Programa de Auditorías

Contables, las correcciones realizadas por el Gerente Operativo en cada una de sus auditorías
que realiza “in situ” para corroborar que la corrección realizada fue efectiva, en caso de
encontrar deficiencias estas se exponen en la reunión semanal regresando el proceso a la
actividad número 10, en caso contrario el proceso continúa.

15. El Gerente General verifica las correcciones de los hallazgos y define si es necesario realizar una
acción correctiva considerando la gravedad y repetición de los hallazgos, en caso que proceda
esta actividad se realiza conforme al Procedimiento de Acciones Correctivas de Preventivas
código PR-SGC-03.

IX.- INDICADORES DE PROCESO

(Número de estaciones auditadas / Número de estaciones programadas a auditar) * 100

X.- FORMATOS REFERENCIADOS

Programa de Auditorías Contables F-GAS-20
Solicitud de Viáticos F-GAS-21
Reporte de Auditoría Interna Contable F-GAS-28
Reporte de Gastos de Viáticos F-GAS-30