Procedimiento N° Revisión: 02

Compras
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Revisó Jefe División Administración
y Finanzas Aprobó Gerente General

Firma Firma

Fecha 17.04.07 Fecha 17.04.07

1. OBJETIVO.
El propósito de este documento es establecer las pautas para la Adquisición de
Materiales, Equipos, Herramientas y Servicios Puntuales, para la empresa
Tecnet S.A.

2. ALCANCE.
Este procedimiento debe ser atendido por la División Administración y
Finanzas.

3. RESPONSABILIDADES.
Gerente General
Gerente Comercial y de Administración
Gerentes de División
Jefe División Administración y Finanzas
Jefes Zonales
Jefes de División
Supervisores Profesionales
Ingenieros
Encargado de Adquisiciones
Administrativo Contabilidad
Administrativo Control de Activos

4. DOCUMENTOS APLICABLES.
4.1 Instructivo Administración de Activos (IN-GA-01)
4.2 Procedimiento Pago de Proveedores (PR-GA-08)
4.3 Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores (PR
GA-06).

5. TERMINOLOGÍA.
Servicio Puntual: Es aquel servicio encargado a un Proveedor, que sea
específico y no repetitivo en el tiempo, el cual deba ser solicitado a través
de una orden de trabajo.

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
No aplicable
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7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO.

7.1 Cotizaciones.

a. Los Supervisores Profesionales o Ingenieros a cargo de un área o sucursal,

solicitan a los Jefes Zonales, la necesidad de la adquisición de algún Material,
Equipo, Herramienta o Servicio Puntual. Los Jefes Zonales envían al
Encargado de Adquisiciones un correo electrónico formalizando la solicitud
con copia al Jefe de División Administración y Finanzas y con la aprobación
del Jefe de División respectivo o Gerente de División si el Jefe de División
estuviera ausente. En esta solicitud deben indicar en forma clara, las
características, cantidades, fechas y lugar en el cual se requiere el Material,
Equipo, Herramienta o Servicio. Deberá también indicar claramente la cuenta,
el centro de costo y el establecimiento al que se imputará el gasto o el activo.
Además, podrán sugerir la marca y el o los proveedores recomendados.
Existen solicitudes que emanan directamente de los Jefes de División, ya sea
que competen directamente a su responsabilidad central o corresponden a
Divisiones Comercial o Recursos Humanos.

b. El Encargado de Adquisiciones de acuerdo y teniendo como respaldo este

correo electrónico, confecciona la Solicitud de Cotización (ver Anexo 1)
firmándola y dándole un N° único. Copia de este correo electrónico se anexa
como respaldo a la solicitud.

c. El Encargado de Adquisiciones envía a los proveedores, la Solicitud de

Cotización mediante fax o e-mail y solicita que las cotizaciones le sean
enviadas de la misma forma. Es importante que éstas sean claras y
específicas en cuanto a las características de lo que se está cotizando,
además de indicar la oferta definitiva y el plazo en que se entrega lo
solicitado. Además el proveedor debe indicar la forma de pago y lugar de
entrega.

d. Los proveedores consultados pueden ser aquellos registrados en la base de

datos que posea el Encargado de Adquisiciones, nuevos proveedores que
resulten de la búsqueda a través de los medios que se dispongan (guía
telefónica, Internet, etc.) o aquellos que sean recomendados por los
solicitantes.

e. Se deben solicitar como máximo tres cotizaciones, sin embargo en forma

excepcional se puede solicitar sólo una, en este caso se debe indicar el
motivo en la Solicitud de Cotización.

f. El Encargado de Adquisiciones informa al Jefe Zonal solicitante las

cotizaciones recibidas junto con la Solicitud de Cotización y el correo
electrónico de respaldo, en un plazo máximo de siete días hábiles. En caso
que el monto de la compra no supere las UF 30, es el Jefe Zonal y el de
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División solicitantes quienes aprueban la compra. En el caso que el monto de

la compra sea mayor a UF 30 y menor a UF120, quien aprueba la compra es
el Gerente de División respectivo, y si el monto de la compra supera las
UF120, la decisión recae en el Gerente General con aprobación previa del
Gerente Comercial y de Administración.

g. En caso que la compra corresponda a una inversión, la Solicitud de Cotización

es reemplazada por la Solicitud de Inversión (ver Anexo 2), la que es emitida
por el Jefe Zonal y/o División respectivo. Esta solicitud debe ser aprobada en
forma secuencial por el Gerente de División, Gerente Comercial y de
Administración, y el Gerente General. Posteriormente, se procede a gestionar
las cotizaciones correspondientes bajo el mismo esquema anteriormente
definido.

7.2 Emisión de las Ordenes de Compra o de Trabajo.

a. La decisión de qué y a quién se compra queda registrada en la Orden de

Compra o Trabajo que se emita, a través de la firma o de un mail de la
persona responsable, en todo caso, cuando la aprobación se realice vía mail
será el jefe de División Administración y Finanzas quien firmará la Orden de
Compra, teniendo como respaldo el respectivo mail del Jefe Zonal y de
División respectivo, y siempre dentro de las atribuciones indicadas en el
punto 7.1 de este procedimiento. Sobre la base de esta aprobación, el
Encargado de Adquisiciones procede a la confección de la Orden de Compra u
Orden de Trabajo.

b. El Encargado de Adquisiciones emite una Orden de Compra (ver Anexo 3) si

se trata de Materiales, Herramientas o Equipos, o una Orden de Trabajo (ver
anexo 4) si se trata de Servicios Puntuales, en ambos casos debe
confeccionar tres ejemplares en los cuales debe quedar estipulado en forma
precisa, las características, cantidad, marca, descripción de lo solicitado, la
fecha de entrega con la que el proveedor se compromete, y el acuerdo de
multa o garantía (si existiera) en caso de no cumplir con lo pactado, la forma
de pago y el lugar en que debe ser entregado o realizado el servicio. Además
de todos los antecedentes que identifiquen al Proveedor

c. Confeccionada la Orden de Compra o Trabajo, el Encargado de Adquisiciones

debe solicitar las aprobaciones respectivas y enviar la orden mediante fax o
e-mail al Proveedor y cerciorarse que éste la haya recibido. El original y la
copia archivo serán archivados en forma correlativa, junto con la solicitud y
las cotizaciones.

d. Los Proveedores que se adjudiquen compras de materiales y/o servicios son

evaluados y reevaluados de acuerdo a las pautas descritas en el
Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores (PR-GA-
06).
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7.3 Emisión de las Solicitudes de Servicios

a. La Solicitud de Servicios (Anexo 5) se utiliza para compras o servicios

puntuales realizadas en los establecimientos o en terreno, como
mantenciones, colaciones, alojamientos, etc., además se hace extensivo para
la compra de materiales referentes a servicios. La emisión de estas
Solicitudes pueden ser efectuadas por personal designado por el Jefe Zonal.
La solicitud de servicio debe incluir las cuentas, centro de costo y
establecimiento a los que se debe imputar el gasto. Toda solicitud de servicio
deberá ser firmada por el Jefe Zonal con lo cual se entenderá aprobada la
factura accesoria a dicha solicitud. En caso de que la solicitud de servicio no
cuente con la firma del Jefe Zonal, esta podrá ser reemplazada por un correo
electrónico del mismo. Se exceptúa de la obligación de la emisión de la
Solicitud de Servicios sólo a los Gerentes.

b. Una vez recibido el servicio en conformidad, se debe enviar al Administrativo

Contabilidad encargado de Proveedores, la Factura respaldada con la Solicitud
de Servicios, quien la revisará y seguirá lo indicado en el procedimiento Pago
de Proveedores (PR-GA-08). En caso de recepcionarse una factura sin la
correspondiente solicitud de servicio o con la solicitud de servicio, sin la
aprobación correspondiente, se despachará al Jefe Zonal para la aprobación
correspondiente, quien tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles para
devolver la factura al Administrativo Contabilidad encargado de Proveedores
quien continuará con el proceso de pago.

7.4 Recepción de Materiales, Herramientas o Equipos

a. Es responsabilidad del Encargado de Adquisiciones, una vez recibida la Orden

de Compra por el Proveedor, hacer un seguimiento para asegurarse que se
cumpla con el plazo de entrega acordado.

b. En caso que lo adquirido sea entregado en la oficina central de Santiago, el

Encargado de Adquisiciones es el responsable de revisar que esté en total
concordancia con lo estipulado en la Orden de Compra. Posteriormente, éste
hace la entrega de lo comprado a la persona solicitante, ya sea directamente
en la oficina central o despachándolo a la sucursal correspondiente. En ambos
casos, la persona solicitante debe confirmar que lo recibido esté de acuerdo
con lo solicitado.

c. En caso que lo comprado sea entregado directamente en el establecimiento,

quien lo recepcione debe comunicarse con el Encargado de Adquisiciones y
comunicar su aceptación.

d. En caso que lo recibido no cumpla con lo solicitado, la persona responsable de

rechazarlo es quien solicitó la compra. Esta persona debe ponerse en
contacto con el Encargado de Adquisiciones, quien comienza de inmediato los
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contactos con el Proveedor para fijar la fecha de la nueva entrega. Además,

se debe coordinar con el Encargado de Adquisiciones para efectuar la
devolución de la mercadería correspondiente, comenzando nuevamente el
proceso indicado en los puntos 7.4.a, b, c.

e. En caso que el producto comprado presente una falla durante su utilización,

la persona solicitante debe ponerse en contacto con el Encargado de
Adquisiciones, con el fin de evaluar la aplicación de multas o garantías
existentes. Este debe Registrar este hecho en el Formulario Registro de
Solicitud de Adquisiciones ( Anexo 6).

f. En caso que lo solicitado corresponda a una inversión, además de seguir los

pasos antes señalados, se hace entrega de la información al Administrativo
Control de Activos, quien sigue con el Instructivo Administración de Activos
(IN-GA-01)

7.5 Recepción de Servicios Puntuales con Orden de Trabajo

a. Confeccionada la Orden de Trabajo, el Encargado de Adquisiciones le envía

una copia al Proveedor, la copia original contabilidad se archiva para
entregarla posteriormente al Administrativo Contabilidad encargado de
Proveedores junto con la factura y la tercera la deja en un archivo correlativo
con los documentos de respaldo

b. Estos servicios son revisados una vez terminada su ejecución. El responsable

por velar por la conformidad de lo solicitado es el Jefe Zonal y/o División
solicitante o quien éste designe.

c. En caso que el servicio prestado no cumpla con lo solicitado en la Orden de

Trabajo, la persona solicitante debe ponerse en contacto con el Encargado de
Adquisiciones, con el fin de evaluar la aplicación de multas o garantías si es
que existieran.

d. En caso que el proveedor hubiese incurrido en omisiones, faltas o

incumplimientos, el solicitante del servicio puntual se debe comunicar con el
Encargado de Adquisiciones, detallando estos hechos, quien los registra en el
Formulario Registro de Solicitud de Adquisiciones ( ver Anexo 6).

7.6 Recepción de Facturas

a. Quien reciba la Factura, debe corroborar que los datos de nuestra empresa
estén correctos, de no ser así, debe solicitar una Nota de Crédito o devolverla
para su rectificación. Si está bien emitida, debe ser enviada al Administrativo
Contabilidad encargado de Proveedores, quien vuelve a revisarla y de haber
un error debe solicitar una Nota de Crédito o devolverla para su rectificación.
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b. Si la factura se encuentra bien emitida el Encargado de Adquisiciones debe

llenar en el Registro de Solicitud de Adquisiciones (ver Anexo 6) los campos
referentes a la Factura y la entrega al Administrativo Contabilidad encargado
de Proveedores con la documentación soportante, el que revisa y chequea
que los documentos de respaldo con respecto a la factura sean los correctos,
y sigue lo estipulado en el Procedimiento Pago de Proveedores (PR-GA-08).
Se entenderá aprobada la factura cuando esta cuente con la Orden de
Compra y Orden de Trabajo emitida según lo indicado en el punto 7.2 y 7.5
de este procedimiento.

7.7 Seguimiento del Proceso.

a. Para llevar un seguimiento de todo el proceso de compra, el Encargado de

Adquisiciones debe llevar actualizado el Registro de Solicitudes de
Adquisiciones, en el cual incorpora los diferentes pasos que sigue una
Adquisición.

b. Este Registro sirve de base para la evaluación de los Proveedores. Además,

se utiliza como un ordenamiento para el Encargado de Adquisiciones, para la
atención de los requerimientos solicitados.

c. Para controlar la recepción de materiales correspondiente a una orden de

compra que lleguen en forma parcial, el Encargado de Adquisiciones llenará la
planilla de Pago Parcial de Facturas (Anexo 7) y la adjuntará a la
correspondiente factura al momento de entregarla al Administrativo de
Facturación y Cobranza, con una fotocopia de la orden de compra
correspondiente y sus respaldos. Luego de ser autorizado el pago, el
Administrativo de Facturación y Cobranzas devolverá al Encargado de
Adquisiciones la planilla de Pago Parcial de Facturas, dejando una copia de
esta como respaldo en el comprobante de egreso.

8. REGISTROS

8.1 Correo Electrónico con solicitud de adquisición

8.2 Solicitud de Cotización
8.3 Solicitud de Inversión
8.4 Orden de Compra
8.5 Orden de Trabajo
8.6 Solicitud de Servicio
8.7 Registro de Solicitud de Adquisiciones.
8.8 Planilla de Pago Parcial de Facturas.
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9. ANEXOS

9.1 Anexo 1: Formato Solicitud de Cotización

9.2 Anexo 2: Formato Solicitud de Inversión
9.3 Anexo 3: Formato Orden de Compra
9.4 Anexo 4: Formato Orden de Trabajo
9.5 Anexo 5: Formato Solicitud de Servicio
9.6 Anexo 6: Formato Registro de Solicitud de Adquisiciones.
9.7 Anexo 7: Planilla de Pago Parcial de Facturas.

10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.

Fecha Nº Revisión Modificaciones Realizadas

21/03/07 03 Este procedimiento debe ser atendido por la División de
Administración y Finanzas, esto a causa de una
reestructuración que significó una dependencia directa de
la División para con la Gerencia General.
Responsabilidades: se cambia “Administrativo
Facturación y Cobranza” por “Administrativo
Contabilidad”.
Se cambia para todo el procedimiento “Administrativo de
Facturación y Cobranza” por “Administrativo Contabilidad
encargado de Proveedores”.
7.1 a Se agrega “Deberá también indicar claramente la
cuenta, el centro de costo y el establecimiento al que se
imputará el gasto o el activo”.
7.2 c Se cambia “La segunda y tercera copia” por “El
original y la copia archivo serán archivados en forma
correlativa”. Se elimina “deben ser archivadas.”.
7.3 a Se cambia “ocupa” por “utiliza”. Se elimina “El Jefe
Zonal deberá dar la aprobación final de la factura
respectiva con el respaldo de la Solicitud
correspondiente. En caso de gastos de viaje y estadía, la
solicitud deberá ser aprobada por el Jefe Zonal y de
División respectivo” Se agrega “Toda solicitud de servicio
deberá ser firmada por el Jefe Zonal con lo cual se
entenderá aprobada la factura accesoria a dicha solicitud.
En caso de que la solicitud de servicio no cuente con la
firma del Jefe Zonal, esta podrá ser reemplazada por un
correo electrónico del mismo.”.
7.3 b Se cambia “entregará al Jefe de División
Administración y Finanzas para la aprobación del pago
según” por “revisará y seguirá”.
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7.5 Se cambia “segunda” por “copia original

contabilidad”. Se cambia “y los documentos de respaldo
y la tercera la deja en un archivo correlativo.” Por “y la
tercera la deja en un archivo correlativo con los
documentos de respaldo”.
7.6 a Se elimina “De estar correcta, la incorpora al
Registro de Recepción de Documentos en el sistema
contable proporcionado por Tusan que se indica en el
Procedimiento Compras.”.
7.6 b Se elimina “El Administrativo de Facturación y
Cobranza entrega la Factura al Encargado de
Adquisiciones quien adjunta a la Factura los otros
documentos ya archivados (Solicitud de Cotización,
Cotizaciones y Orden de Compra o Trabajo) y”. Se
cambia “posteriormente devuelve al Administrativo de
Facturación y Cobranza la Factura” por “y la entrega al
Administrativo Contabilidad encargado de Proveedores”.
Se cambia “posteriormente entrega al Jefe de División
Administración y Finanzas la factura y su documentación
para seguir con” por “y sigue lo estipulado en”. Se
agrega “Se entenderá aprobada la factura cuando esta
cuente con la Orden de Compra y Orden de Trabajo
emitida según lo indicado en el punto 7.2 y 7.5 de este
procedimiento.”.
Se cambia formato de Orden de Compra y Orden de
Trabajo.
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ANEXO 1: FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Nº

FECHA SOLICITUD DIVISION

RUT CENTRO DE COSTO
ZONA REQUERIMIENTO ESTABLECIMIENTO
TELEFONO FECHA REQUERIMIENTO

SOLICITUD DE COTIZACION

ITEM CANT. UNIDAD DETALLE PROVEEDOR RECOMENDADO LUGAR DE DESPACHO

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Observaciones :

Solicitado Por Nombre

Cargo
Firma

Autorizado Por Nombre

Cargo
Firma
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ANEXO 2: FORMATO SOLICITUD DE INVERSIÓN

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ANEXO 3: FORMATO ORDEN DE COMPRA

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ANEXO 4: FORMATO ORDEN DE TRABAJO

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ANEXO 5: FORMATO SOLICITUD DE SERVICIO

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ANEXO 6: FORMATO REGISTRO DE SOLICITUD DE ADQUISICIONES

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ANEXO 7: PLANILLA DE PAGO PARCIAL DE FACTURAS