AUDITORIA DE LAS CUENTAS POR PAGAR

AUDITORIA A LAS
CUENTAS POR
PAGAR
• El objetivo general de la auditoría del ciclo de adquisición y
pago es evaluar si las cuentas afectadas por las adquisiciones
de productos y servicios y los desembolsos de efectivo para
esas adquisiciones se presentaron de manera imparcial de
acuerdo con las normas de información financiera.
• Existen tres clases de operaciones incluidas en el ciclo:
1. Adquisiciones de bienes y servicios.
2. Desembolsos de efectivo.
3. Devoluciones de compras y descuentos y
bonificaciones sobre compras.
AUDITORIA A LAS
CUENTAS POR
PAGAR
• El ciclo de adquisición y pago incluye las decisiones y
procesos necesarios en la obtención de los productos y
servicios para la operación de un negocio. Por lo general, el
ciclo comienza con la iniciación de una solicitud de compra por
parte de un empleado autorizado que necesita los productos o
servicios, y termina con el pago de los beneficios recibidos. A
pesar de que el análisis que se presenta a continuación
describe a una pequeña compañía manufacturera que elabora
productos tangibles para su venta a terceros, los mismos
principios aplican a una compañía de servicios, una unidad
gubernamental, o a cualquier otro tipo de organización.
CICLO DE
ADQUISICIÓN Y PAGO
• Requisición de compra : Una requisición de compra es una
solicitud de productos y servicios que presenta un empleado
autorizado para ello. Puede tratarse de requisiciones de
adquisiciones, como materiales por parte de un capataz o
supervisor de almacén, reparaciones externas por parte del
personal de una oficina o fábrica, o seguros por parte del
vicepresidente a cargo de la propiedad y el equipo. Las
compañías también dependen de puntos de nuevos pedidos
que arroja la computadora para iniciar de manera automática
las requisiciones de compras.
CICLO DE
ADQUISICIÓN Y PAGO
• Orden de compra : Una orden de compra es un documento en
el que se expresa la descripción, cantidad e información
relacionada con los bienes y servicios que la compañía piensa
comprar. Este documento a menudo se utiliza para indicar la
autorización para adquirir productos y servicios. Con
frecuencia, las compañías presentan órdenes de compra en
forma electrónica a proveedores que han realizado los
arreglos precisos para el intercambio de datos electrónicos
(IDE).
CICLO DE
ADQUISICIÓN Y PAGO
• La recepción de productos o servicios del proveedor : es un
punto crítico en el ciclo, debido a que es el momento en el que
la mayoría de las compañías reconocen por primera vez la
adquisición y pasivo financiero relacionado en sus registros.
Cuando se reciben los productos, el control adecuado exige
una revisión de la descripción, cantidad, llegada oportuna y
condición. Un informe de recepción es un documento de papel
o electrónico que se prepara al momento en que se reciben
los bienes tangibles. El informe de recepción incluye una
descripción de los bienes, la cantidad recibida, la fecha de
recepción y otros datos importantes. La recepción de los
bienes y servicios en el curso normal del negocio representa
normalmente la fecha en que las compañías reconocen el
pasivo financiero por una adquisición.
CICLO DE
ADQUISICIÓN Y PAGO
• El reconocimiento adecuado del pasivo financiero : originado
por la recepción de los bienes y servicios requiere un registro
pronto y preciso. El registro inicial tiene un efecto importante
en los estados financieros registrados y el desembolso real de
efectivo; por lo tanto, se debe tener gran cuidado para incluir
sólo las adquisiciones existentes de la compañía en las
cantidades correctas.
METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PRUEBAS DE
CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE
OPERACIONES PARA EL CICLO DE ADQUISICIÓN Y
PAGO

Comprender el control interno —adquisiciones

y desembolsos de efectivo

Evaluar el riesgo de control planeado —

adquisiciones y desembolsos de efectivo

Determinar el alcance de
las pruebas de controles

Procedimientos de
Diseñar las pruebas de controles auditoría
y pruebas sustantivas de
operaciones para las Tamaño de la muestra
adquisiciones y desembolsos de
efectivo a fin de cumplir con los Partidas a seleccionar
objetivos de auditoría
relacionados con las operaciones Tiempo propicio
AUDITORIA A LAS
CUENTAS POR
PAGAR
• En una auditoría común, las cuentas cuya verificación mediante las
pruebas sustantivas de detalles de saldos consume más tiempo
son las cuentas por cobrar, el inventario, los activos fijos, las
cuentas por pagar y las cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro
se relacionan directamente con el ciclo de adquisición y pago. El
tiempo neto que se ahorra puede ser impresionante si es posible
que el auditor reduzca las pruebas de detalles de saldos de
cuentas mediante la utilización de pruebas de controles y pruebas
sustantivas de operaciones a fin de verificar la efectividad de los
controles internos para las adquisiciones y desembolsos en
efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de
controles y las pruebas sustantivas de operaciones para el ciclo de
adquisición y pago reciban tanta atención en las auditorías bien
realizadas, en especial cuando el cliente tiene controles internos
efectivos. .
AUDITORIA A LAS
CUENTAS POR
PAGAR
• Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de
operaciones para el ciclo de adquisición y pago se dividen en
dos amplias áreas: pruebas de adquisiciones y pruebas de
pagos. Las pruebas de adquisiciones se refieren a tres de las
cuatro funciones de negocios analizadas con anterioridad: el
procesamiento de las órdenes de compra, la recepción de los
bienes y servicios, y el reconocimiento del pasivo financiero.
Las pruebas de los pagos implican la cuarta función:
procesamiento y registro de desembolsos de efectivo.
COMPRENDER EL
CONTROL INTERNO
• El auditor logra entender el control interno para el ciclo de
adquisición y pago mediante el estudio de los diagramas de
flujo del cliente, la preparación de cuestionarios de control
interno y la realización de las pruebas de ensayo para las
adquisiciones y desembolsos de efectivo.
• Los procedimientos para comprender el control interno en el
ciclo de adquisición y pago son similares a los procedimientos
realizados en otros ciclos de operaciones. Existen controles
internos clave para cada una de las funciones de negocios.
Los controles internos clave se ejercen en la autorización de
compras, la custodia de los bienes recibidos separada de
otras funciones, el registro oportuno y revisión independiente
de operaciones, y la autorización de pagos a proveedores.
Ahora revisaremos cada uno de estos controles clave.
AUTORIZACION DE
COMPRAS
• Una autorización adecuada para las adquisiciones es esencial, debido
a que asegura que los bienes y servicios adquiridos se utilizarán para
fines autorizados de la compañía y evita la adquisición excesiva o
innecesaria de artículos. La mayoría de las compañías permiten una
autorización general para la adquisición de productos de rutina para la
operación, como inventario a un nivel y adquisiciones de bienes de
capital o conceptos similares a otro nivel. Por ejemplo, las
adquisiciones de activos fijos que excedan un límite de dólares
específico pueden requerir la aprobación del consejo directivo; ciertos
funcionarios deciden la aprobación de la compra de artículos adquiridos
con relativa poca frecuencia, como pólizas de seguro y contratos de
servicios a largo plazo; los suministros y servicios cuyo costo está por
debajo de una cantidad designada deben ser aprobados por los
supervisores y directores de los departamentos; y ciertos tipos de
materias primas y suministros se vuelven a ordenar automáticamente
cuando su cantidad disminuye hasta un nivel predeterminado, a
menudo mediante la comunicación directa con las computadoras del
proveedor.
CUSTODIA DE ACTIVOS
• La custodia de activos debe estar separada de otras funciones: La
mayoría de las compañías hacen que el departamento de recepción
inicie un informe de recepción como evidencia de la recepción y
revisión de los bienes. Por lo general, se envía una copia al almacén
de materia prima y otra al departamento de cuentas por pagar para
sus necesidades de información. A fin de evitar el robo y uso
indebido, es importante que los productos se controlen de forma
física desde el momento de su recepción hasta su uso o desecho. El
personal del departamento de recepción debe ser independiente del
personal del almacén y del departamento de contabilidad. Por último,
los registros contables deben transferir la responsabilidad de los
bienes conforme éstos se transfieren de la recepción al almacenaje y
del almacenaje a la fabricación
REGISTRO OPORTUNO DE
OPERACIONES
• En algunas compañías, el registro del pasivo financiero por las adquisiciones
se realiza con base en la recepción de los bienes y servicios, y en otras
compañías, se posterga hasta que se recibe la factura del proveedor. En
cualquier caso, por lo general, el departamento de cuentas por pagar tiene la
responsabilidad de verificar la propiedad de las adquisiciones. Esto se realiza
mediante la comparación de los detalles en la orden de compra, el informe de
recepción y la factura del proveedor para determinar que las descripciones,
precios, cantidades, términos y flete en la factura del proveedor sean
correctos. Por lo general, también se verifican las extensiones, totalizaciones y
distribuciones de la cuenta. En algunos casos, la comparación de los
documentos y verificación de la precisión de la factura se realizan de forma
automática mediante la computadora. Un control importante en los
departamentos de cuentas por pagar y de tecnología de información es
requerir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al
efectivo, valores comerciables y otros activos. Los documentos y registros
correctos, los procedimientos contables adecuados y las revisiones
independientes del desempeño también son controles necesarios en la
función de las cuentas por pagar.
AUTORIZACION DE PAGOS
• Los controles más importantes sobre los desembolsos de
efectivo son: la firma de los cheques por parte de la persona
autorizada, la separación de la responsabilidad de firma de
cheques de la función de cuentas por pagar, y la revisión
cuidadosa por parte del librador del cheque de los documentos
de respaldo al momento de firmarlo. Los cheques se deben
prenumerar e imprimir en un papel especial que dificulta la
alteración del nombre del portador o la cantidad. Se debe ser
cuidadoso en el control físico de cheques en blanco, anulados y
firmados. También es importante tener un método para cancelar
los documentos de apoyo para impedir su nuevo uso como
apoyo para otro cheque en un futuro. Un método común es
escribir el número de cheque en los documentos de apoyo.
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS

PROCEDIMIENTO POSIBLE ERROR

ANALÍTICOS
Comparar los saldos de gastos relativos a Error de las cuentas y gastos por pagar
la adquisición con años anteriores
Revisar la lista de cuentas por pagar en Error de clasificación para los pasivos
busca de cuentas por pagar inusuales, financieros no comerciables
que no son de los proveedores y que
generan intereses
Comparar las cuentas por pagar Cuentas no registradas o inexistentes, o
individuales con las de años anteriores errores.
Calcular las razones, como compras Cuentas no registradas o inexistentes, o
divididas entre las cuentas por pagar, y errores.
cuentas por pagar divididas entre los
pasivos financieros actuales