EJERCICIO 3.

CONTROL FISCAL EN EL SECTOR PÚBLICO

Primera parte De acuerdo con la credencial suministrada por la Unidad de

Auditoría Interna del Instituto Autónomo ABC, usted ha sido designado para
realizar la auditoría sobre el área de mantenimiento de vehículos y camiones, para
el período comprendido entre el 1º de febrero de 2013 al 31 de agosto de 2013.

Procedimiento para el servicio de reparación y mantenimiento a los vehículos y

camiones.

Cuando un vehículo o camión requiere los servicios de reparación y/o

mantenimiento, la Gerencia de Servicios Generales emite una "Solicitud de
Servicios", renumerada, con la descripción del bien y el servicio solicitado. Esta
orden es autorizada por el Gerente de Servicios Generales.

Al llegar el vehículo o camión al taller, el chofer entrega al jefe del taller, la

"Solicitud de Servicios" quien asigna a un mecánico para su revisión. El vehículo' o
camión es revisado, tomando en cuenta lo indicado en la solicitud. Este mecánico
llena una "Orden de Servicios", renumerada, indicando los problemas detectados
o encontrados y los datos del vehículo o camión. El supervisor del taller, revisa el
vehículo y verifica lo anotado en la "Orden de Servicios" y procede a autorizar la
reparación y/o mantenimiento.

Si la reparación o mantenimiento requiere algún repuesto, se solicita al depósito a

través de un formato "Requisición de Repuestos", prenumerada, la cual es
autorizada por el jefe del taller. Si hay el repuesto en existencia, se entrega al
taller a través del formato "Salida de Repuestos", prenumerado, el cual es
aprobado por el jefe del depósito y se actualiza el Kárdex. Si no hay el repuesto en
existencia, se solicita al departamento de compras a través del formato "Solicitud
de Bienes" el cual es aprobado por el jefe del Almacén.

Los repuestos adquiridos por el Departamento de Compras, son recibidos por el

almacén y se verifica si corresponden con lo solicitado en la "Solicitud de Bienes".
Si corresponden, se almacenan, se elabora el formato "Entrada de Repuestos" y
se actualiza el Kárdex.
Los repuestos instalados al vehículo o camión son anotados en la "Orden de
Servicios" por el mecánico encargado de la reparación o mantenimiento y los
repuestos sustituidos son botados.

Con base a la evaluación preliminar del procedimiento antes mencionado, llenado

del cuestionario de control interno, entrevistas realizadas y recorrido por el
almacén, usted observa los siguientes aspectos:

1. Explique brevemente para cada uno de los tres (3) puntos, dos procedimientos
de auditoría que usted haría, para verificar si lo observado es real o evaluar el
control interno.

1. Las tarjetas por órdenes de servicios, indican que los camiones y vehículos
averiados tienen de dos a tres meses en el taller, en espera de repuestos.

Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe

cumplir una actividad, informe o documento, seleccionándose así parte de
las operaciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución.

Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos,

situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la
indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y
comprobación.

2. Los empleados del depósito de existencia no han podido encontrar los

repuestos, aun cuando el sistema de inventario (Kárdex) indica que hay en
existencia.
Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: permite medir
la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y
efectividad de los bienes producidos o de los servicios prestados o el grado
de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios.

Relevamiento: conjunto de actividades que permiten documentar la forma

en la que se ejecuta un procedimiento
 3. Muchos de los repuestos adquiridos para los vehículos de la institución, se
pueden usar para vehículos, tales como jeep, rústicos, camionetas, pick-up.
(carros de pasajeros).

Se pide:

Observación: Verificación ocular de operaciones y procedimientos durante

la ejecución de las actividades (evidencias físicas).

Revisión de cálculos matemáticos: Verificación de la exactitud aritmética de

las operaciones contenidas en documentos.

2. Explique brevemente si el control interno es adecuado, y si no lo es, justifique

su respuesta.

el control interno es adecuado porque ayuda conjuntamente la organización de la

empresa por lo tanto el gerente, jefe de taller entre otros deben rendir un informe
para tener controles que ayuden a que los objetivos se cumplan , el control no es
fácil pero ayuda a entregar un mejor servicio a los clientes y mejora la reputación
de la compañía.
EJERCICIO 3. CONTROL FISCAL EN EL SECTOR PÚBLICO

Segunda parte Usted ha sido asignado para realizar la auditoría en el

Departamento de Recepción o Almacén del Instituto Autónomo ABC. El alcance
del trabajo es evaluar las líneas organizacionales de autoridad.

De acuerdo con el cuestionario de control interno y entrevistas realizadas,

observó que el personal del Departamento de Recepción o Almacén estaba bajo la
dirección del Departamento de Compras. Los empleados del Departamento de
Cuentas por Pagar (Contabilidad) también habían sido instruidos para aceptar
memorandos informales del jefe de compras como evidencias de recibo de
mercancías y de lo apropiado de las facturas.

Debido a la deficiencia en el control interno, usted realizó un examen muy

completo de las facturas de compras para el período comprendido entre el 1º de
marzo y 31 de agosto de 2013 y encontró bastantes facturas del mes de agosto
provenientes de un mismo proveedor y con memos informales emitidos por el
departamento de compras como evidencia de su recepción.

La investigación de esta transacción reveló que la mercancía aún no había sido

entregada por el proveedor, pero las facturas habían sido pagadas.

Se requiere:

1. Determine que otras debilidades en el sistema pueden presentarse del caso

antes mencionado. Explique brevemente.

La debilidad que se presentaría en el sistema sería la faya por parte del

control interno el cual no esta haciendo su debido trabajo de control interno,
el cual puede poner en riesgo la toma de decisiones para la empresa, y
puede haber errores en los informes a sus socios, lo ideal sería tener todos
los procedimientos bajo control.
 2. Qué consecuencias puede traer para la institución, si no se corrige el
procedimiento antes mencionado.

Si no se corrige el procedimiento antes mencionado podría traer consecuencia

para la empresa ya que se está presentado una situación que se presta para
fraude si la mercancía no se a entregado, pero aparentemente la factura ya está
paga.

3. Qué recomendaciones daría usted, para solucionar el procedimiento

mencionado en los párrafos anteriores.
La solución seria verificar que paso con el proveedor el cual se le pago el
producto y dicho producto aun no esta en inventario, y mirar si hay o no
hay algún fraude para la toma de decisiones.