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Politica de Compras

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POLITICA DE COMPRAS

PROPOSITO Establecer una política a fin de asegurar que la asignación de recursos de una operación están adecuadamente autorizados y controlados . ALCANCE Esta política aplica a todas las divisiones, subsidiarias y acuerdos de operación en condiciones de cooperación o consolidación, de aquí en adelante denominadas “Operación”. DECLARACION de POLITICA Es política de la Operación que el aprovisionamiento debe efectuarse en las mejores condiciones, sin favoritismos. Mejores Condiciones debe entenderse como la mejor oferta disponible en condiciones competitivas de mercado tomando en cuenta: Calidad, Cumplimiento de Especificaciones, Entrega, Precio, Transporte, Costo, Ejecución y Condiciones de Pago . Por lo anterior, una Política formal de Compras debe ser desarrollada por cada Operación a fin de conducir nuestra actividad de compras en las condiciones más ventajosas. 1.0 DEFINICIONES REQUISICION: Autorización para la adquisición de bienes o servicios. REQUERIR: Identificar los ítems, materiales, mercancías y servicios que se necesitan. COMPRAR: Adquisición de los bienes y servicios solicitados en una requisición. 2.0 OBJETIVOS La Política de Compras tiene tres objetivos mayores:

Hacer Hacer posible posible la la más más ventajosa ventajosa o o conveniente conveniente decisión decisión de de compra. compra. Para cumplir este objetivo, la Política de Compras debe contemplar Para cumplir este objetivo, la Política de Compras debe contemplar procedimientos procedimientos de: de: Desarrollo, revisión Desarrollo, revisión y y uso uso de de una una Lista Lista de de Proveedores Proveedores Calificados Calificados;; Uso Uso de de Procedimientos Procedimientos Competitivos Competitivos de de Cotización Cotización;; Uso de Diferentes Métodos de Aprovisionamiento Uso de Diferentes Métodos de Aprovisionamiento..

El Comité de Compras debe conformarse por representantes de todas las Áreas relevantes de la Operación. materiales de empaque y otros bienes o servicios.0 PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRACION Cada Operación u Oficina Regional deberá asignar a un individuo como cabeza funcional del Procedimiento de Compras .HH. El Comité de Compras deberá tener la responsabilidad y autoridad para supervisar la Función de Compras. Producción. procedimientos (Gerente de Compras) y ejecución de la función de compras (Gerente de Operaciones). podría ser necesario el establecimiento de un Comité de Compras. ejemplo: Finanzas. 3. el gerente de compras será el único individuo funcional con el poder de comprometer a la Operación para la adquisición de materias primas. En Operaciones de menor tamaño. . 2 Aprobación del Plan Anual de Compras (Gerente de Operaciones y Gerente General). inventarios. el gerente de compras podría necesitar el apoyo adicional de personal calificado que tendrá la misma autoridad de efectuar compromisos de compras.Proveer Proveer efectivos efectivos Mecanismos Mecanismos de de Control Control sobre sobre el el Proceso Proceso de de Aprovisionamiento Aprovisionamiento estableciendo estableciendo líneas líneas separadas separadas de de autoridad autoridad para para Requerir Requerir Comprar Comprar Recepción Recepción Custodia Custodia de de activos activos e e inventarios. Este gerente tendrá total responsabilidad y autoridad para administrar y controlar los procedimientos de compras de todos los bienes y servicios necesarios para la Operación.. En Operaciones de tamaño mayor. Proveer Proveer información información adicional adicional para para la la planeación planeación de de futuros futuros requerimientos de compras e identificar métodos que puedan requerimientos de compras e identificar métodos que puedan ser ser empleados empleados por por la la Operación Operación a a fin fin de de cumplir cumplir con con sus sus necesidades necesidades de de compras compras a a los los precios precios más más favorables. Las responsabilidades del Comité de Compras incluyen: 1 Revisión de políticas (Contralor) . RR. COMITE DE COMPRAS Dependiendo del tamaño de la operación y de sus necesidades particulares. etc. conforme a las previsiones de esta Política . Ventas. favorables.

competencia tecnológica. Es responsabilidad del Departamento de Compras la aprobación de las Ordenes de Compra en concordancia con las políticas. y 4 Revisión y aprobación del procedimiento de cotización (Gerente de Compras. y por conducir periódicamente auditorías y verificación física de inventarios para comprobación con registros. Individuos distintos deben tener a su cargo las siguientes funciones: 1 Facultad de comprometer a la Operación en acuerdos de compra y preparación de las Ordenes de Compra (Función de Compras). calidad y confiabilidad. el Gerente General o el Gerente de Operaciones deberá asumir las responsabilidades en ausencia del Comité de Compras con asistencia de Finanzas (Contralor) en el desarrollo y aseguramiento del cumplimiento de esta Política. se requiere adicionalmente una aprobación del desembolso en concordancia con las políticas y procedimientos de utilización de fondos de la Operación (el Cajero no debe ser parte del Departamento de Cuentas por Pagar). competitividad. El plan identificará todos los más importantes bienes y servicios a ser provistos durante el siguiente año así como estimar los volúmenes y costos de cada uno. 2 Recepción de materiales y verificación de volúmenes y especificaciones contra documentos de despacho (Control de Calidad y Bodegas). 4 Desembolsos: luego que se ha autorizado el pago de una factura. el Gerente de Compras debe preparar y el Comité de Compras debe revisar un Plan Anual de Compras (APP) . alineación con objetivos. desembolsos de gastos y capital. SEPARACION DE FUNCIONES (Ver OBJETIVOS POLITICA – Objetivo2) Adecuadas evaluaciones y revisiones deben establecerse para controlar las transacciones de compra y el mantenimiento de activos e inventarios . cuentas por pagar y pagos. . Donde una Operación ha determinado que no se justifica la existencia de un Comité de Compras (ej. incluyendo revisión de la documentación relativa a las cotizaciones). 3 Aprobación de facturas de proveedores: el departamento de Cuentas por Pagar debe recibir un documento de recepción firmado previo a que se autorice el pago de facturas.3 Revisión y aprobación de los Límites de Autorización (juntamente Contralor y Gerente de Compras). impráctico debido al tamaño de la Operación). PLAN ANUAL DE COMPRAS (Ver OBJETIVOS POLITICA – Objetivo 3) Para hacer posible el objetivo de planificación de los futuros requerimientos de compras y el mejoramiento de los métodos para satisfacer las necesidades de compras de la Operación en las más favorables condiciones de precios. 5 Auditoría Interna: el área contable es responsable por el mantenimiento de registros adecuados de inventarios.

Información sobre normas y garantías... Firma y cargo del representante: Compras de bienes y servicios superiores a US $.0 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Todas las compras (mayores a US $------------) deben iniciarse con una requisición aprobada.6 Mantenimiento de inventarios: el solicitante tiene la responsabilidad por la custodia de los materiales o bienes recibidos y por la certificación en la recepción de los servicios..0 SOLICITUD DE OFERTAS Y EVALUCION (Uso de Procedimientos Competitivos de Cotización .. una propuesta oral debe confirmarse de manera escrita. Condiciones y fecha de entrega. 4.. Código del material. Todas las empresas que respondan a una solicitud de ofertas deben enviar su mejor propuesta. es preferible que al menos tres pero no menos de dos ofertas competitivas se reciban de proveedores. 5.. Condiciones de pago. La información que deben incluir estas ofertas es la siguiente: 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre y dirección del vendedor. Especificaciones detalladas de los materiales o servicios pedidos deben facilitarse oportunamente a fin de que el Gerente de Compras pueda solicitar y evaluar cotizaciones competitivas de los proveedores.Ver OBJETIVOS POLITICA – 1 Numeral 2) Para asegurar que las compras se hacen en los mejores precios y condiciones.. cantidad y precio... (dependiendo de la Operación) requieren un mínimo de 3 ofertas de proveedores. 2 Envío de la solicitud a proveedores. Particularidades especiales de los materiales.. Fecha de expiración de la oferta (fecha validez). Todas las ofertas deben recibirse por escrito. SOLICITUD DE OFERTAS La solicitud de ofertas debe realizarse de la manera siguiente: 1 Preparación de una solicitud de ofertas y su autorización en base al pedido de compra o requisición.. seleccionar uno y emitir la Orden de Compra. .. Los jefes de departamento tienen la autoridad para emitir una requisición para su función dentro de los límites establecidos por la Operación. Un formulario adecuado de requisición debe utilizarse para proveer de una notificación escrita a la función de compras sobre los bienes y servicios requeridos.

El Gerente de Compras debe documentar las razones para la selección de una oferta particular. precio etc. confiabilidad del proveedor. 5 Elaboración del formato de cotización incluyendo todas las ofertas recibidas con un comentario sobre las condiciones financieras y otros términos. 4 Tabulación de las ofertas recibidas de proveedores. teniendo en consideración factores como la calidad del producto. CONTROL DE LAS OFERTAS 1 Nadie puede descubrir una propuesta a otros proveedores . SELECCIÓN DEL PROVEEDOR (PROPUESTA) La selección de un proveedor (propuesta) debe basarse en las mejores condiciones y precio consistentes con la calidad del material o producto y la habilidad del proveedor para ejecutar el compromiso de acuerdo a las . entregando ésta y las otras propuestas al comité de Compras para su revisión. El Gerente de Compras debe seleccionar una de las propuestas. El Comité de Compras debe revisar y aprobar la selección efectuada así como le proceso de solicitud de propuestas en su totalidad.3 Seguimiento de la respuesta de proveedores. Preparación Preparación de de Solicitud Solicitud de de Ofertas Ofertas Envío Envío de de Solicitud Solicitud de de Ofertas Ofertas Requisición Requisición Seguimiento Seguimiento Respuesta Respuesta de de Proveedores Proveedores Elaboración Elaboración de de Formato Formato de de Cotización Cotización Tabulación Tabulación de de Ofertas Ofertas Recibidas Recibidas Las ofertas deben ser obtenidas por el Departamento de Compras. 2 Una fecha límite debe establecerse para la recepción de propuestas a los proveedores.

de apalancamiento). Relaciones estratégicas y a largo plazo. Habilidad para cumplir con los requerimientos de servicio entrega. Habilidad para simplificar ampliar la base de competencia con otras compañías Habilidad para simplificar yy ampliar la base de competencia con otras compañías (Outsourcing). Necesidad de productos y materiales específicos. Otros factores a considerar aparte del precio en la selección de una propuesta son: Mantenimientode deun unnúmero númeroadecuado adecuadode defuentes fuentesde deaprovisionamiento aprovisionamiento(efecto (efecto Mantenimiento de apalancamiento). Estabilidad financiera del proveedor. . relaciones con otros proveedores calificados.necesidades de la Operación. Todos los pasos para la selección de una propuesta diferente a la menor oferta debe ser adecuadamente justificada por escrito y mantenida en los archivos de compra. Surgirán situaciones en que una Operación para su funcionamiento o por su localización se convierta en dependiente de un proveedor particular de un bien o servicio por razones como: 1 El proveedor tiene un largo y positivo historial de asociación con la Operación. Estabilidad financiera del proveedor. (Outsourcing). Altos estándares de calidad yy confiabilidad. Necesidad de productos y materiales específicos. Condiciones de pago. Efecto en la relación con clientes dentro de la comunidad de negocios. 3 El proveedor está adecuadamente localizado cerca de la Operación. Condiciones de pago. En estas condiciones el Ejecutivo de Compras asignado debe revisar la compra más racional y evaluar las necesidades frente a las barreras para el ingreso de otros proveedores. Habilidad para cumplir con los requerimientos de servicio yy entrega. Altos estándares de calidad confiabilidad. Propuestas dentro de un margen del 5% sobre la menor propuesta se considerarán como igualmente competitivas. Deberán Deberán tomarse tomarse todas todas las las acciones acciones para para eliminar eliminar la la dependencia dependencia de de un un proveedor proveedor y y promover promover el el desarrollo desarrollo de de relaciones con otros proveedores calificados. 2 El proveedor tiene un amplio conocimiento de las especificaciones y condiciones de funcionamiento de la maquinaria y equipos. Relaciones estratégicas y a largo plazo. Efecto en la relación con clientes dentro de la comunidad de negocios.

arrendamientos. Una revisión anual para todos los proveedores específicos debe conducirse por el Gerente de Compras para evaluar estas relaciones y desarrollar un programa para identificar fuentes alternativas. Auditorías externas. suscripciones. se puede preferir un solo proveedor por sus mejores términos. El Gerente de Compras tiene la responsabilidad de asegurar que ese solo proveedor constituye la mejor alternativa para la Operación. que el precio actual no es excesivo en comparación con otros proveedores. incluidas: Servicios legales. 2 Cuando ciertas materias primas pueden comprarse directamente en el mercado. El Gerente de Operaciones y el Jefe de Producción podrían suspender la solicitud de ofertas en los siguientes casos: 1 Cuando es claro que un material se obtiene de un proveedor específico o particular. Aunque existan fuentes alternativas de aprovisionamiento. y que las transacciones de compra se encuentran en el control absoluto de la Operación. PROVEEDORES PARTICULARES Una Operación puede preferir a un proveedor especial para ciertos materiales. Ejemplo de estas situaciones son las siguientes: 1 2 3 4 5 6 Compras especializadas. servicio. mensajería. . considerando todos los beneficios adicionales derivados de la relación con el proveedor particular. Contribuciones de Caridad. PROVEEDORES UNICOS Ciertos materiales podrían ser obtenidos de un proveedor específico.Referirse a los párrafos siguientes para el caso de que la evaluación de un solo proveedor resulte en beneficio de la Operación. EXCEPCIONES A LAS LICITACIONES Podrían surgir situaciones en que la solicitud de ofertas no sea factible o práctica. Adquisición de Muebles. condiciones de entrega o especial experiencia. Es importante que la función regional de compras haga su evaluación para asegurar que un proveedor regional no pueda constituir una alternativa. Impuestos. las compras de un Proveedor Particular deben ser revisadas por el Gerente de Compras a fin de asegurar lo siguiente: que no existe otra alternativa aceptable que ofrezca similares beneficios a un menor o igual precio. Servicios. Al menos anualmente.

Se requieren contratos para la adquisición de propiedades. 3 Costo de la adquisición. (requerimientos de urgencia no deberían ocurrir en un entorno planificado. 2 Nombre y dirección del vendedor. Se asignará al Gerente de Compras una cantidad pre numerada de Órdenes de Compra y será responsable por la recepción y emisión de estos formularios. acuerdos a largo plazo u órdenes de compra amplias para bienes y servicios. El Gerente de Compras. podrá delegar a diferentes personas la autoridad para aprobar Ordenes de Compra y Contratos. 2 En caso de requerimiento urgente de un material o servicio . Ordenes de Compra Amplias pueden negociarse con proveedores calificados para compras a largo plazo. La Orden de Compra documenta un acuerdo entre la Operación y un vendedor para la adquisición de un bien o servicio a un precio y condiciones especificadas. la delegación está sujeta a las condiciones definidas en la tabla de Límites de Autorización.El personal de operaciones podría con autorización previa ignorar el requisito de obtener cotizaciones en las siguientes situaciones: 1 La compra de un mismo material para el que se han recibido propuestas idénticas en los últimos seis meses . Para inversiones de capital referirse al Manual CAPEX y de contabilización de Propiedades. construcción de edificios. Copia de todas las órdenes emitidas y de los formularios cancelados deben mantenerse en archivo. y 4 Razones por las que no se cumplió el proceso de licitación. las solicitudes de urgencia deben ser monitoreadas por el Gerente de compras para asegurar que no existe un abuso de este recurso). Planta y Equipo. solamente cuando la . 6. compras no regulares. Todas las compras de activos de capital o su arrendamiento deben estar amparadas por una Aplicación Autorizada de Inversión de Capital.0 METODOS DE APROVISIONAMIENTO Objetivo 1 . Cuando no se haya cumplido con el requisito de licitación.Numeral 3) (Ver OBJETIVOS POLITICA – Todas las compras deben hacerse por medio de un adecuadamente preparado y aprobado formulario de Orden de Compra o por medio de un contrato escrito. el comprador deberá documentar por escrito la siguiente información y mantenerla con los archivos de compras: 1 Nombre y firma del comprador. con la aprobación del Gerente General.

Artículos de gran valor (ej. Estas órdenes de compra establecen un precio de la empresa pero permite al comprador emplear fechas de entrega diferidas. 7. proyectos de ampliación de planta) pueden requerir la participación de ingenieros consultores. Papelería. Todas las Órdenes de Compra Amplias deben ser aprobadas por el Gerente General y no pueden emitirse por períodos mayores a un año y por volúmenes que excedan los límites especificados. tomando en cuenta el precio. Los Límites de Autoridad para solicitar y aprobar Órdenes de Compra deben ser establecidos por el Gerente de Compras. con poca implicación cotidiana del departamento de compras. calidad y otros términos.centralización de un alto volumen de compra u otras ventajas modifiquen el precio negociado . Los cambios o modificaciones requieren el mismo nivel de control y aprobación que la O/C original. suministros de oficina o limpieza) pueden abastecerse generalmente bajo una Orden de Compra Abierta. Cualquier cambio en una Orden de compra debe ejecutarse a través de la emisión de un Orden de Compra Revisada. negociación. Artículos de bajo valor(ej. La Orden de Compra original no debe alterarse. ejecución. Estas negociaciones deben ser revisadas al menos semestralmente por el Gerente de Compras. Los lineamientos para la Licitación o Solicitud de Ofertas también se aplican para las Órdenes de Compra Amplias. La aprobación de contratos multi anuales debe obtenerse de la Región. Las Operaciones deberán establecer procedimientos de revisión para asegurar que los límites de autorización de Órdenes de Compra no están siendo excedido por la colocación recurrente para el mismo material o servicio de O/C por debajo del límite establecido. Órdenes de Compra Abiertas y Contratos de Consultoría. servicio.0 COMPENSACIONES . Bajo Bajo ninguna ninguna circunstancia circunstancia se se aceptará aceptará la la emisión emisión de de un un Orden de Compra posteriormente a la ejecución de una Orden de Compra posteriormente a la ejecución de una negociación. Generadores de turbina. Estos Límites de Autoridad deben ser aprobados por el Comité de compras o su equivalente y el Contralor de la Operación. el valor total será el valor de la O/C original más el valor de la revisión.

Ejecución. Innovación.0 LISTA DE PROVEEDORES CALIFICADOS (Ver OBJETIVOS POLITICA – Objetivo 1 . La amplitud de la evaluación de un proveedor debe mantener una relación directa con el volumen y naturaleza de la compra . objetivos. Profesionalismo. El Gerente de Compras es responsable por conducir la evaluación y mantenimiento de la necesaria documentación de la selección de proveedores. Conveniencia. Capacidad Capacidad Tecnológica. Estabilidad Estabilidad Financiera. 8.Todas las transacciones de aprovisionamiento que contemplen compensaciones de proveedores deben ser formalmente documentadas en un Acuerdo de compensación que especifique el monto de la compensación. Todos los proveedores activos con un significativo volumen de negocios con la Operación y todos los proveedores de materiales o componentes estratégicos deben ser evaluados al menos anualmente por el Comité de Compras para mantener su condición de Proveedor Calificado .Numeral 1) El Comité de Compras establecerá los criterios para la evaluación de proveedores: estos criterios deben ser documentados en el Manual de Compras de la Operación. Tecnológica. relacionados. Es responsabilidad del Contralor de la Operación asegurar que todas las compensaciones se han recuperado dentro del plazo acordado. Aspectos Aspectos relacionados. El Gerente de compras vigilará que la emisión de Órdenes de Compra se efectúe de acuerdo con la Lista de Proveedores Calificados. Reputación Reputación y y Profesionalismo. Productividad. el tiempo de pago y la entidad de pago. . Innovación. Historial de Historial de Ejecución. Financiera. La decisión para la selección de un proveedor debe basarse en el equilibrio de los siguientes factores: Precio Precio y y Condiciones. Servicio. Alineamiento Alineamiento con con objetivos. Calidad y Calidad y Servicio. El Comité también definirá los procedimientos para conducir y documentar la evaluación así como la aprobación de un proveedor. Antes de que un vendedor pueda ser incorporado a la Lista de Proveedores Calificados. el Comité de Compras debe revisar los registros y aprobar la recomendación. Productividad. Condiciones. Conveniencia.

4 Documentación de proveedores específicos y exoneración de licitaciones. Información Información Financiera Financiera (Bancaria). Confirmación escrita de las normas de calidad serán entregadas por los proveedores.mail. cuando sea necesario. 9. teléfono teléfono y y fax fax del del proveedor. proveedor. si si aplica. Esta Lista debe indicar lo siguiente: Nombre Nombre del del Gerente Gerente de de Compras. Nombre Nombre del del Gerente Gerente General General y y persona persona de de contacto contacto con con el el Proveedor. Razón social.mail. Compras. proveedor. actualizada. e. Referencia Referencia de de aprobación aprobación por por Control Control de de Calidad. General. los registros de compra deben incluir como mínimo la siguiente documentación: 1 Requisición y especificaciones. aplica. proveedor. Registro Único de Contribuyentes y Patente Registro Único de Contribuyentes y Patente de de Operación Operación del del proveedor. La Operación establecerá procedimientos para monitorear la ejecución de cada proveedor y la calidad del material o servicio recibidos . . Razón social. dirección. Proveedor. Estados Estados Financieros. (Bancaria). Firma Firma del del Gerente Gerente de de Compras Compras y y del del Gerente Gerente General. Estos registros deben conservarse a disposición por un mínimo de dos años. Fecha Fecha en en que que la la Lista Lista fue fue actualizada. Financieros. Circunstancias de incumplimiento deben reportarse al Comité de Compras. 2 Cotizaciones competitivas y precios de mercado. dirección. Para cada transacción. El Código de Cuentas por El Código de Cuentas por Pagar Pagar asignado asignado al al proveedor. proveedor.La Lista de Proveedores Calificados debe actualizarse cada vez que se produzca una eliminación o adición. e. 3 Ordenes de Compras emitidas y canceladas. y y Lista Lista de de referencias referencias de de negocios negocios del del proveedor.0 REGISTROS DE COMPRAS El personal de compras es responsable por organizar y mantener archivos para soportar y justificar los criterios relevantes por los que se tomó una decisión de compra. Calidad.

3 Archivo de Órdenes de Compra. el Gerente de Compras debe efectuar y el Comité de Compras supervisar una auditoria de compras. 2 La auditoria debe incluir una evaluación de las compras efectuadas hasta la fecha en relación al Plan Anual de Compras. 1 La auditoria debe contemplar la revisión de los registros para asegurar que la documentación está completa y se conserva y que o se han excedido los Límites de Autoridad.0 AUDITORIA DE COMPRAS Trimestralmente. .También debe incluir lo siguiente: 1 Límites de Autoridad. 2 Evaluación de proveedores. 10.

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