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MANUAL “PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS

IVAN REYNEL SALGADO MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

GESTION LOGISTICA

BOGOTA

2020
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CONTENIDO

1. Introducción.

2. Objetivos.

3. A desarrollar En esta evidencia debe elaborar un manual de procesos y procedimientos que

involucre la estructuración de los procesos logísticos, variables y recursos asociados con

actividades de operación de la empresa

Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1:

Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo

subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o

distribución).

 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las

técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas

en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el

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material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su

preferencia.

 Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera

estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos

y externos y tecnologías de la información involucrados.

 Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de

acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación

mencionado.

Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la

información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al

igual que la documentación de soporte requerida.

4. Conclusiones.

5. Bibliografía.
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INTRODUCCION

Dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y el plan organizacional, se debe

tener en cuenta las dependencias y áreas que son fundamentales para llevar acabo de manera

organizada las tareas asignadas, con un grupo humano capacitado en cada área y que al final del

ejercicio se ve el resultado final, cumpliendo cada uno con su rol y desempeñando su tarea dentro

de la compañía. Los procesos y procedimientos, conforman uno de los elementos principales de

los sistemas de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno por lo cual, deben

ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente por

parte de todos los funcionarios.

Este a su vez debe ser revisado y aprobado por la gerencia y coordinación periódicamente y si la

organización se centra en sus procesos permitirá el mejor desenvolvimiento de los mismos, así

como la posibilidad de centrarse en sus clientes internos y externos

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PRESENTACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

En este sentido se presenta el manual de procesos y procedimientos como un documento técnico

normativo que contiene en forma ordenada los procedimientos a seguir para lograr el trabajo a

detalle de acuerdo a métodos previstos desarrollándose en base a la estructura orgánica aprobada

En este contexto, el manual de procedimientos ha sido desarrollado con las técnicas de

organización y métodos constituyéndose un documento normativo muy importante para el

mejoramiento de la atención a clientes internos y externos y gestión del sistema de logística.

La elaboración del Manual se dio con la participación activa de los funcionarios de todas las

áreas y ha permitido la racionalización y simplificación de las actividades administrativas y

operativas que permiten el cumplimiento de los objetivos institucionales, de los procesos y por

consiguiente de la Misión y el fin social de la organización con eficiencia y eficacia.

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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer métodos estandarizados para ejecutar las actividades de los diferentes procesos y

adoptar sistemas apropiados a las necesidades y modalidades operativas y administrativas, que

faciliten la prestación eficaz y eficiente de los servicios.

Agilizar la toma de decisiones, buscando que cada unidad orgánica pueda tomar decisiones sin la

intermediación de las unidades orgánicas superiores y buscar así la eficacia en los resultados y la

eficiencia en lograr la reducción de los costos.

IDENTIFICACION DEL PROCESO

Encargada al servicio de intermediación (forwarder), almacenamiento, prestación de servicios de

adecuaciones y organización de cedis, control, manejo y distribución de mercancía comprende

los servicios de administración sistematizada de inventarios con WMS, picking y packing,

reportes e indicadores de gestión personalizados, controles de rotación FIFO, FEFO, LIFO y

otros, logística inversa, equipos móviles para tracking de mercancías, operación en las

instalaciones del cliente o en las de la organización.

Planeación y coordinación de la operación con los clientes asegurando entregas certificadas y

personalizadas, transporte de carga internacional, nacional y urbana, paqueteo, grandes

superficies, distribución en transporte de mercancía.

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En este caso nos enfocamos en el área de aprovisionamiento donde se involucran principalmente

las áreas de compras, logística Su función principal es crear valor para los clientes, proveedores y

accionistas de la empresa, traducido en términos de tiempo, lugar y costos

Clave fundamental para desarrollar una estrategia competitiva en el proceso logístico son servicio

al cliente – gestión de inventario – compras – almacenamiento y transporte.

RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de la máxima autoridad de la Empresa, la aplicación y actualización del

presente manual, así como de asegurar que se identifican e implementan las acciones para
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garantizar el cumplimiento de la Misión los objetivos estratégicos y los objetivos de los procesos,

por tanto, la aplicación y cumplimiento de las directrices de este documento es responsabilidad de

todos los funcionarios de la Empresa.

GERENTE: Mediante correo electrónico, comunicación interna o memorando, citar con

anticipación a Revisión por la Dirección del SGC (sistema gestión de calidad) a los responsables

de proceso. La revisión debe llevarse a cabo por lo menos una vez al año.

RESPONSABLE DE PROCESOS: Preparar la información para la Revisión por la Dirección

de acuerdo a las actividades bajo su responsabilidad y que se relacionan con la información de

entrada

COORDINADOR DE CALIDAD: Elaborar el acta de revisión por la dirección y realizar

seguimiento al cumplimiento de los compromisos establecidos durante la revisión.

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PROCESOS ESTRATEGICOS

GESTION DE
GESTION DE LA CLIENTES
CLIENTES
RECURSOS HUMANOS
CALIDAD

GESTIONAR ENTREGAR GESTION DE

REQUERIMIENTOS SERVICIOS RESULTADOS

Procesos Clave

GESTION GESTION GESTION

ADMINISTRATIVA Y MANTENIMIENTO LOGISTICA Y

FINANCIERA Y CALIBRACION ALMACENMIENTO

PROCESOS DE APOYO

PROCESO: Aprovisionamiento

CODIGO

PROCEDIMIENTO: adquisición bienes y suministros

S/A PLC-1
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OBJETIVO: Lograr que el proceso de recepción se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a

las normas legales vigentes.

CARGO TIEMPO DESCRIPCION

Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a
AREA USUARIA Almacén a través de la nota de pedido.

ASISTENTE DE ALMACEN consulta de stock del almacén, si hay stock atiende a usuario con nota
  de pedido
requerimiento atendido con V°B° a la nota de pedido Si no hay stock,
elabora términos de referencia y adjunta
AREA USUARIA BODEGA
nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control
  Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.
asigna partida presupuestal y da V°B° a la nota de pedido Devuelve al
ANALISTA DE COSTOS Y Área Usuaria expediente con Nota de
CONTROL Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia
  para su trámite a Logística

Recepcióna nota de pedidos y termino de referencia Registra y tramita

AUXILIAR DE LOGISTICA
a Jefatura.
 

Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según

Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal.
Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de
JEFE OFICINA LOGISTICA nombramiento de Comité Especial y aprobación de
expediente, de las Jefaturas de Logística,
Subgerente de Asesoría Jurídica y Gerente de
  Administración y Finanzas.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO: gestión de apoyo logístico

PROCEDIMIENTO: administración de vehículos CODIGO

SO-GALO-
OBJETIVO: Cumplir con las especificaciones y tareas para las cuales fueron designados cumpliendo con el
PCAV-O4
cuidado, mantenimiento y documentación reglamentaria
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V°B° MAYO DE 2020

ADMINISTRACION DEL RIESGO

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Para realizar una adecuada identificación, análisis, valoración y tratamiento del riesgo en la

Empresa, se han establecido las siguientes etapas que permitirán un llevar una objetiva, oportuna

y eficaz administración de los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia y que puedan afectar

el logro de los objetivos de la administración.

CONCLUCIONES

Se estableció un manual de procesos y procedimientos de cada dependencia para obtener los

mejores resultados de operatividad con el cumplimiento diario de las tareas asignadas conforme a

las políticas de misión de la compañía

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 AREAS INVOLUCRADAS:

Compras, logística, sistema y operaciones

 OBJETIVOS GENERALES:

Capacidad de almacenaje, distribución e información de existencias de productos para hacer

enviados a los puntos de ventas

 RESULTADOS ESPERADOS DE OPERACIÓN:

La entrega en el tiempo, el manejo adecuado de la información y que el cliente esté satisfecho

con el resultado

 RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION:

Correo corporativo, internet corporativa, teléfonos y servicio al cliente en línea.

 SOPORTES DE EVALUACION Y CUMPLIMIENTO

Revisión del presupuesto, gastos adicionales y facturación guías de despachos, fletes y peajes de

camiones

RIESGOS OPERATIVOS

Fallas en el proceso de información, Stock de mercancías Sobre costos de envíos

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BIBLIOGRAFIA

 Material de apoyo

 Consultas páginas web, manual de procesos y procedimientos logísticos