Código

Fecha Emisión

PROCEDIMIENTO
Pág.
Nro. Emisión 1/12
COMPRAS NACIONALES
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COMPRAS NACIONALES

REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA: FIRMA:

CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA:
OBJETO

Establecer la normativa a seguir para la ejecución de las compras de bienes y servicios a ser
utilizados en la empresa.

1. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de los Gerentes, Coordinadores y Supervisores cumplir con el procedimiento

descrito.

Es responsabilidad del Gerente Administrativo velar por el cumplimiento del procedimiento.

2. IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

No aplica

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores “PR-CO-02“

Formulario de Requisición (Codigos de los formularios.)

Formulario de Recepción de Bienes y Servicios

Formulario de Orden de Salida

4. DEFINICIONES
4.1 TIPOS DE COMPRAS
4.1.1 MATERIA PRIMA:

Son aquellos materiales requeridos básicamente durante la fabricación de un producto; los

cuales pueden ser asociados al costo directo del mismo (Esto se conoce en la empresa?). Y
son transformados en procesos productivos, hasta llegar a tener la presentación del producto
final, para ser comercializado.

4.1.2 COMPRA CORRIENTE:

Adquisición de bien o servicio, con base en las especificaciones de la requisición del solicitante.
Siendo este la guía para realizar la Compra, y poder solicitar cotizaciones a los proveedores.

4.1.3 COMPRA URGENTE

Adquisición de un bien o servicio, de manera urgente, para suplir deficiencias en el proceso

productivo, tendentes a la parada de las maquinas productivas.
4.1.4 COMPRA TECNICA DE PLANTA

Compra de un bien o servicio, que su complejidad debe ser adquirido bajo el seguimiento del
personal técnico interno de la empresa.

4.1.5 COMPRA INUSUAL

Compra de bienes o servicios realizados directamente por los directivos de la empresa, sin
ningún tipo de requisición un orden de servicio.

4.1.6 COMPRA DE ACTIVOS FIJO

Compra corriente, técnica u inusual de bienes muebles, cuya vida útil es mayor a 10 diez años,
no está destinada a la venta, se usa como mobiliario, bien sea, en las instalaciones productivas
de la planta o en las dependencias administrativas de la empresa.

4.2 COTIZACION O PRESUPUESTO

Documento emitido por un proveedor, el cual indica precios, condiciones de pago y

características de un bien, producto o servicio solicitado por el cliente.

4.3 SERVICIO CONTRATADO

Proveedor externo contratado para la prestación de un servicio de reparación, mantenimiento

de un equipo, maquina o instrumento, necesario en el proceso de productivo.

4.4 SISTEMA A2

Sistema de registro automatizado de las operaciones realizadas por la empresa, integrado por
los módulos Administrativo, Nomina y Contabilidad.

5. PROCEDIMIENTOS
5.1 COMPRAS DE MATERIA PRIMA
5.1.1 Dentro de los primeros quince (15) días de cada mes, el Departamento de Compras
elabora orden de compra de materia prima para el mes siguiente, asegurándose de que
la orden no exceda el límite de crédito convenido con el proveedor.
5.1.2 La orden de compra se elabora conforme al correo electrónico recibido del proveedor
todos los meses, indicando la asignación de cupo disponible, en cuanto a la cantidad de
material a despachar.
5.1.3 La orden de compra se envía al proveedor por correo electrónico de igual manera a la
Gerencia de Administración.
5.1.4 Se contacta a la empresa prestadora de servicio de transporte, se le envía información
correspondiente de cantidad asignada para el mes correspondiente para su
planificación carga y despacho.
5.1.5 Al llegar la materia prima, vigilancia informa al Almacén de Materia Prima y Despacho.
5.1.6 El Almacén de Materia Prima y Despacho recibe la carga y entrega los documentos
siguientes: Factura Original y Nota de Despacho original al Departamento de Compras.
5.1.7 Compras, registra la factura en el libro de compras por el sistema de A2, y emite los
comprobantes de retención de IVA.
5.1.8 Compras entrega la factura con los comprobantes de retención de IVA, a cuentas por
pagar quien registra la factura (Libro de Cuentas por Pagar); y planifica el pago hasta
un máximo de 60 días (según convenio de pago).
5.1.9 Compras envía por correo electrónico al proveedor el comprobante de IVA y
posteriormente por agencia de envío, el físico de las mismas, este al recibirla firma y
sella una la devuelve para nuestro control fiscal.

5.2 COMPRAS CORRIENTES:

5.2.1 Toda solicitud de un bien, la realiza el departamento solicitante, a través del formulario
“Solicitud Interna FR-CO-01”, en el caso de solicitud de servicios se utilizara el mismo
formulario.
5.2.2 El Coordinador o Supervisor de área, revisa y aprueba la “Solicitud Interna FR-CO-01”,
luego esta debe ser entregada a la persona designada para gestión administrativa de
mantenimiento, o en su defecto al Almacenista de Repuestos y Suministros.
5.2.3 El Almacenista recibe y elabora la Requisición de Compras a través del formulario
“Orden de Requisición”, el cual debe ser aprobado por el Gerente del Área solicitante,
con adjunto de la solicitud interna FR-CO-01.
5.2.4 Ya aprobada la requisición esta es entregada en el Departamento de Compras, la
persona a cargo debe revisar que los datos estén completos, claros y precisos, firma y
entrega copia de la orden al solicitante.
5.2.5 El Departamento de Compras, procede a solicitar cotización o presupuestos a los
proveedores distribuidores o fabricantes del bien a comprar según características
solicitadas.
5.2.6 En lo posible se procuran solicitar como mínimo Tres (3) cotizaciones para evaluar
precio, calidad y atención de los proveedores de acuerdo a evaluaciones previamente
realizadas.
5.2.7 El Departamento de Compras entrega el análisis comparativo de las cotizaciones
evaluadas, al Gerente de Compras, quien las revisa, de haber elección y aprobación de
alguna de las opciones coloca su Sello de “Condiciones Aprobadas” firma y devuelve al
Departamento para gestionar la compra.
5.2.8 De ser un proveedor nuevo, se debe solicitar por correo electrónico los datos fiscales
para crear código por el Sistema administrativo A2, de ser un proveedor ya registrado,
se procede a realizar Orden de Compra.
5.2.9 La orden de compra se emite y se entrega al Gerente Administrativo o Gerente de
Compras para que esta sea firmada y sellada, así como debe llevar firma de la persona
que la procesa (Analista Administrativo o de Compras).
5.2.10 La orden de compra se envía por correo electrónico al proveedor para dar inicio al
proceso de comercialización del bien o servicio solicitado.La Analista de compras pasa
la información al Departamento de Almacén para que haga espacio.
5.2.11 Al llegar el proveedor a realizar la entrega, debe anunciarse en la Vigilancia, dando
información de sus datos personales y de la empresa que representa, luego mostrar
documentos formales que son el garante de la entrega, como son Notas de Entrega o
Factura.
5.2.12 Luego que el vigilante verifica la información y anuncia al proveedor con el
Almacenista, se le permite el acceso , este siguiendo las indicaciones del personal de
vigilancia en cuanto a donde estacionarse y zonas permitida para carga y descarga de
material o productos a entregar.
5.2.13 El Almacenista recibe y verifica la compra comparando la información de los
documentos (factura, nota de entrega u orden de compra) del proveedor, luego de
verificado que todo este correcto, Se debe emitir un formulario de “Recepción de
Mercancía” FR-CO-04, este formulario debe ser llenado por la persona encargada del
almacén. Debe ser sellada y firmada señalando “condiciones de calidad”
5.2.14 El Almacenista informa al Departamento solicitante, la recepción de la compra y hace
entrega de los documentos asociados a la misma. Este (el solicitante) revisa el
producto, repuesto o bien adquirido en la compra, verifica especificaciones técnicas,
calidad y cantidad, para ello se apoya en la orden de compra y otros documentos.

5.2.15 De estar todo en correcto orden se entrega toda la documentación al departamento de

compras (factura, nota de entrega u orden de compra), la analista de compra recibe la
documentación.

5.2.16 El analista de compra registra la factura por el sistema administrativo A2, emite
comprobantes de retención de IVA, ISLR e ISAE de ser necesarios, se prepara la
documentación y se entrega en el departamento de Cuentas por Pagar.

5.2.17 Administración procede a realizar realizar el pago de la compra, con base en las
condiciones acordadas con el proveedor; y siguiendo la normativa de Cuentas por
Pagar.

5.3 COMPRAS URGENTES:

5.3.1 Cuando existe la necesidad de una compra urgente, el Coordinador del área de
producción; o el Coordinador de Mantenimiento y Servicios; gestiona la compra; bajo la
orientación del Gerente de Planta, en caso de ser necesario.
5.3.2 El Coordinador del área, realiza directamente el contacto con el proveedor, para la
realización de la compra. Llena la Solicitud Interna, mediante el formulario FR-CO-01.
Marcando con una equis (X) “Compra Urgente”.
5.3.3 Siendo el coordinador del área la persona directamente responsable de realizar la
compra, es quien evalúa la mejor manera de hacerla: Contactando a un proveedor
directo o realizando la compra en un establecimiento o comercio específico.
5.3.4 En ambas situaciones el proceso de compra debe ser soportado por la documentación
necesaria (Nota de entrega, Factura y Formularios)
5.3.5 El procedimiento administrativo se realiza de la misma manera que una compra
corriente, luego que ya se ha realizado la búsqueda del producto, repuesto o bien
requerido, el coordinador entrega al almacenista dicha documentación a la cual este
agrega el formulario “Recepción de Mercancía”
5.3.6 La documentación es entregada al analista de Compras quien realiza los
procedimientos pertinentes para formalizar la compra ( puntos 6.2.16-6.2.17)

5.4 COMPRAS TECNICAS:

5.4.1 La necesidad de una compra técnica es detectada por los Coordinadores, el
Gerente de planta o el Gerente de Ventas. En el primer caso el Responsable de
área comunica al Gerente, quien autoriza la realización de la compra técnica. En el
segundo y tercer caso, el Gerente comunica al responsable del área, para que
proceda con la ejecución de la compra técnica.

5.4.2 El Responsable de área, presenta la cotización seleccionada y aprobada con su

firma, y le hace entrega a la persona designada para la gestión administrativa de
mantenimiento, acompañada de la Solicitud Interna, mediante el formulario FR-
CO-01. Marcando con una (X) “Compra Técnica”.

5.4.3 El Almacenista elabora la requisición de la compra, a través del formulario “Orden

de Requisición”, indicando “Compra Técnica”.

5.4.4 La Orden de Requisición, es aprobada por el Gerente de planta, acompañada de la

cotización seleccionada y el Almacenista, posteriormente la entrega al
Departamento de compras.

5.4.5 El Departamento de compras elabora la orden de compra, cotejando los soportes

recibidos. Esta es autorizada por el y Gerente General y supervisada por el
Gerente de Planta. En ausencia del Gerente General, la firma el Gerente de Ventas,
autorizando la compra y una copia es enviada al proveedor.

5.4.6 Los Coordinadores y Supervisores de área, son corresponsables del seguimiento,

de la compra del bien o servicio contratado; hasta concretarse efectivamente
 dentro de la planta. Por lo que deben mantener contacto permanente con
Compras y el Proveedor del bien o servicio.
5.4.7 Puntos ( 6.2.13 al 6.2.17) Estos puntos no existen en este procedimiento…

5.5 COMPRA INUSUAL Y DE ACTIVOS FIJOS:

5.6
5.6.1 De estas compras son responsables los directivos de la empresa, son realizadas de
manera individual y a criterio personal, pueden que sean urgentes, técnicas o
recurrentes, se puede tratar de un servicio, repuesto bien o activo para incluir en el
inventario.
5.6.2 Por ser una compra realizada por los directivos se hace sin predeterminación, sin
formulario ni orden, el formalismo se ejecuta luego de realizada la compra.
5.6.3 Al momento de recibir la factura por ser una compra de Activo fijo o Técnica, se emite
una Orden de Requisición, con la misma fecha de la factura o con fecha del día anterior
a esta.
5.6.4 Esta Orden de Requisición debe llevar firma del Director que realizo la compra, o del
Gerente, para ser formalizada la compra.
5.6.5 Se emite una “Orden de Compra” tomando los datos (Condiciones y precio) de la
factura, ya en nuestro poder, esta debe ser firmada, por el Director o Gerente de
Planta.
5.6.6 Se entrega al departamento administrativo toda la documentación (Orden de
Requisición, Orden de Compra y Factura) para su respectivo “Reintegro de Gasto”.

5.7 REPARACION EXTERNA O CONTRATACION DE SERVICIO:

5.7.1 Ante la necesidad de una reparación externa o contratación de servicio. El Coordinador

de área elabora la orden de reparación o contratación a través del Formulario “Orden
de Reparación”.
5.7.2 La persona designada, para la gestión administrativa de mantenimiento, elabora la
solicitud interna FR-C0-01, soportándola con la “Orden de Reparación”, más otros
documentos que justifiquen la compra, como cotizaciones o presupuestos y
comunicaciones que haya realizado el solicitante, dentro y fuera de la empresa, a
efectos de perfeccionar la contratación del servicio adecuadamente.
5.7.3 Cuando se ordena una reparación externa, La persona designada para la gestión
administrativa de mantenimiento, comunica al Almacenista para que elabore la orden
de salida; de la pieza o equipo a reparar y se comunica con el proveedor, para su
retiro.

5.7.4 Al llegar la(s) pieza(s) o equipo (s), bien sea, por reparación o fabricación; igualmente si
un proveedor, viene a realizar un mantenimiento; vigilancia informa al Almacenista de
 Repuestos y Suministros; y en su ausencia, se comunica con el Coordinador de
Mantenimiento y Servicios; quien hace la recepción.

5.7.5 Vigilancia realiza un chequeo de los bienes o del servicio recibido, y deja evidencia de la
revisión, sellando la factura original del proveedor; o cualquier documento asociado
con la entrega, en forma conjunta con el almacenista o con el Coordinador de planta
que recibe. Posteriormente, el almacenista coloca, en el formulario de recepción de
bienes y servicios, el sello “condiciones de calidad” si aplica.

5.7.6 En los casos de contratación necesaria de servicios de mantenimiento, bastante

habituales; el Coordinador de Mantenimiento y Servicios; entrega la factura generada
por el servicio prestado; a Compras, acompañada del Informe de Recepción del Servicio
Terminado.
5.7.7 Compras realiza el registro de la factura en el sistema administrativo A2, emite
comprobantes de impuestos y entrega a Cuentas por Pagar toda la documentación
(Factura, Informe de Recepción de Servicio y Comprobantes de Retención), para que
sea procesado el pago.

6. FORMULARIOS:
Solicitud Interna FR-CO-01
Solicitud de Cotización FR-CO-02
Orden de Compra FR-CO-03
Recepción de Mercancía FR-CO-04