SISTEMA

DE
CONTROL INTERNO

OPERACIONES BÁSICAS
  La Auditoría interna realiza el relevamiento de las
operaciones que se desarrollan en el ente.
SISTEMA DE  El servicio es prestado por el departamento de auditoría
CONTROL interna, que se encuentra como staff, en el organigrama
del ente; o bien se contrata el servicio a profesionales
INTERNO independientes, estos no tienen relación de
dependencia, fijan honorarios por sus servicios.
 El personal de auditoría interna posee conocimientos del ente,
sus documentos internos tales como el Manual de
organización, el Organigrama, el Manual de procedimientos y
los Cursogramas, (este tema se halla desarrollado en las
primeras unidades de la asignatura).
 Estos documentos internos del ente hacen a su normativa y
son herramientas de diseño, definen su estructura
organizacional.
CONTENIDOS DE LAS HERRAMIENTAS

 El MANUAL DE ORGANIZACIÓN del ente en el cual se

describe en grado de detalle el diseño de su estructura .

 El ORGANIGRAMA que presenta gráficamente la estructura del

ente.
 El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS que detalla cada una de
las tareas que se realizan en cada departamento.

 El CURSOGRAMA que presenta gráficamente el procedimiento

de cada tarea.
 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

 Se encuentra diseñado en el Manual de procedimiento, el cual

contiene para cada una de las tareas desde el inicio de ellas hasta
su finalización, el departamento que la contiene, los distintos
departamentos que intervienen, las autorizaciones, la
documentación interna y externa utilizada y los controles
aplicables.
 La representación gráfica de los circuitos de operaciones es el
Cursograma. Este se elabora con simbología ofrecida por el
IRAM - Instituto Argentino de Normalización y Certificación.
 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

 Cuando se lleva a cabo la AUDITORÍA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO, se utilizan estas herramientas para
contrastar lo diseñado con las evidencias que se obtienen del
relevamiento de las distintas tareas.
 La teoría ofrece principios para relevar cada una de las
operaciones que realiza el ente, son los principios del sistema de
control interno, narrados en el manual de procedimientos y
graficados en el CURSOGRAMA.
 SISTEMA DE CONTROL DE LAS
OPERACIONES BASICAS

 Las organizaciones realizan además de las cuatro

operaciones básicas mencionadas otro tipo de
actividades importantes, tales como las financieras,
la administración de pólizas, las contables, las
impositivas, y el sistema presupuestario.
 SISTEMA DE CONTROL DE LAS
OPERACIONES BASICAS

 Recordar que los errores son involuntarios y las

irregularidades son intencionales y estos últimos afectan el
patrimonio del ente.
 Los procedimientos que están presentes en el SCI
implementado por el ente deben ser auditados, la auditoría es
el censor de este control, la que detecta errores e
irregularidades, ofrece información sobre ellos, reúne
información de las partes involucradas y ofrece una solución
para mejorar el procedimiento. Insiste sobre el hecho tantas
veces como lo detecte a efectos de poder lograr la
modificación del procedimiento.
 SISTEMA DE CONTROL DE LAS
OPERACIONES BASICAS

 1 – Compras de Bienes de Cambio

 2 – Pagos a proveedores de Bienes de Cambio –

Cuentas a pagar

 3 – Ventas

 4 – Cobranzas por ventas

 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO

 -Las operaciones de compras deben estar centralizadas y depender

de un nivel jerárquico adecuado. La gerencia de Finanzas y control
autoriza las operaciones de compras fuera de lo planificado para el
ejercicio operativo siguiente. La operación de compras se realiza
dentro del departamento de Producción, es una de sus tareas, en caso
de tratarse de un ente comercial, entonces se realiza la tarea de
compras en el departamento de Comercialización.
 -Las funciones de compras deben estar debidamente separadas de
las funciones de recepción, depósito, caja, contaduría.
 -Debe crearse, diseñarse el control por oposición de intereses de las
distintas partes que intervienen en la operación.
 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO

 -Utilizar técnicas que permitan determinar si las compras presentan

la mejor relación entre costo y utilidad. A tal efecto se selecciona
entre tres proveedores, analizar ofertas, nuevos bienes en plaza,
condiciones más ventajosas, seguridad en las entregas, etc.
 -Para la compra de todo tipo de elemento es necesaria una solicitud
de compra, ya sea que se trate de bienes de cambio, materia prima,
insumos, bienes de uso, etc. Previamente a la emisión de la orden de
compra, se solicita cotización a por lo menos tres proveedores.
 -Debe mantenerse actualizado el listado de precios para comprar en
el momento oportuno, junto con el listado de los proveedores
actuales y potenciales, condiciones de pago, bonificaciones
especiales, etc.
 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO

 -Pactarse la forma de transporte de los bienes adquiridos, es muy

importante la política de seguros de mercadería en tránsito.
 -Se deben preparar órdenes de compra para todas las adquisiciones,
con detalle de artículo, calidad , precio, cantidad, plazo de entrega,
condiciones de pago, descuentos, etc. También las órdenes de
compra deben estar selladas, pre numeradas, autorizadas por quien
corresponda, etc. Deben recibir copias contaduría, producción,
recepción, el solicitante y compras
 -Deben existir normas sobre autorizaciones de compras basadas en
el monto y límite de la misma. Finanzas podrá autorizar montos
pactados anticipadamente.
 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO

 -Los precios de las compras deben ser revisados por funcionarios ajenos al
sector que solicita bienes, para evaluar si éstas fueron hechas al precio más
conveniente para la empresa. Ej. Gerente financiero controla al gerente de
compras.
 -Debe tenerse un archivo adecuado de antecedentes de proveedores,
pedidos realizados, órdenes de compra emitidas, informes de recepción,
informes de control de calidad, cotizaciones recibidas, lista de precios
recibidos, etc
 -La documentación externa (Cotización, Remito, Factura del proveedor) y
la interna (Solicitud cotización, Orden de compra, informe de recepción),
debe quedar como integrante de la operación de compra en la carpeta del
proveedor, para luego ser enviada al vencimiento por Contaduría a la
tesorería para que emita el cheque y luego finanzas coloque la segunda
firma.
 COMPRAS DE BIENES DE CAMBIO

 La operación de Compras parte del requerimiento de Almacenes,

o bien Depósito para mantener stocks mínimos y abastecer a la
producción, o los depósitos de bienes de cambio.
 POTENCIALES IRREGULARIDADES
DE LA OPERACION

 -Que existan diferencias con presupuesto de compras respecto del

presupuesto operativo.
 -Que no se controles compras con términos especiales, sin autorización
de la gerencia financiera.
 -Adquisición de bienes valiosos sin autorizaciones de compras.
 -Enviar orden de compra al proveedor y que éste presente dificultades
económicas o gremiales, porque puede generar un desabastecimiento.
 -Que se reciban bienes de menor calidad y se facture por mayor precio.
 -Que se seleccione al proveedor por los beneficios que pudiere obtener
el jefe de compras.
 -Alto grado de rechazos de bienes recibidos por distinta calidad al
solicitado en la orden de compra y cotización del proveedor.
PAGO A PROVEEDORES DE BIENES DE CAMBIO
CUENTAS A PAGAR

 -Las operaciones deben estar centralizadas y depender de un nivel

jerárquico adecuado. La gerencia de Finanzas y control autoriza las
operaciones de pagos a proveedores. Dentro del departamento de
finanzas y control se halla Contaduría y Cuentas a Pagar, entre
otras. Contaduría emitirá la orden de pago que remite a Tesorería
para que emita el cheque y coloque la primera firma.
 -Deben existir normas y procedimientos para el sistema de cuentas a
pagar, ser estos procedimientos claros, precisos, adecuados, estar
por escrito y actualizados. Deben asignar responsabilidades para la
imputación de comprobantes, asegurar que toda factura aprobada
sea contabilizada de inmediato.
PAGO A PROVEEDORES DE BIENES DE CAMBIO
CUENTAS A PAGAR

 -El sector debe estar separado de recepción, caja y tesorería.

 -El sector debe recibir la carpeta del proveedor con copia de orden
de compra, informe de recepción y factura del proveedor.
 -Las facturas no deben ser retenidas por este sector sino enviarlas al
sector responsable del pedido para su aprobación.
 -Las facturas deben ser comparadas con órdenes de compra,
cantidades, precios, condiciones de pago, remitos del proveedor,
ingresos de recepción, informes de control de calidad, etc.
PAGO A PROVEEDORES DE BIENES DE CAMBIO
CUENTAS A PAGAR

 -Debe existir un sistema de control y registro de entregas parciales

de órdenes de compra.
 -También un método para efectuar pagos a cuenta o adelantos a los
proveedores y ser aprobados por finanzas y control.
 -En caso de adquisiciones que se envían directamente al cliente
deben realizarse controles entre la factura del proveedor y la del
cliente.
 -Las devoluciones de productos deben relacionarse con las notas de
crédito.
PAGO A PROVEEDORES DE BIENES DE CAMBIO
CUENTAS A PAGAR

 -Deben prepararse un balance de saldos de proveedores por lo

menos por períodos mensuales.
 -Los resúmenes de cuenta enviados a los proveedores deben ser
conciliados previo envío.
 La operación de Pago a proveedores parte de Contaduría, quién
emite la orden de pago con la información que le proporciona el
sector de pagos a proveedores, Tesorería quien emite el cheque y
coloca la primera firma y la Gerencia financiera que coloca la
segunda firma como medida de control.
 POTENCIALES IRREGULARIDADES
DE LA OPERACION

 -Que existan Pasivos por compras ficticias.

 -Cancelar Pasivos y distraer los fondos para luego asignación al
pago en un período posterior.
 -Anticipar a proveedores fondos sin orden de compra.
 -Falsificar firma del responsable de finanzas.
 -Entregar cheque al proveedor con solo la firma de tesorería, o
bien falsificando la segunda firma de finanzas.
 -Entregar cheque al proveedor sin fondos suficientes en el banco.
 -Pagos duplicados al mismo proveedor por la misma factura.
 VENTAS

 -El departamento responsable de la tarea es Comercialización.

 -El sector ventas debe ser independiente al del sector créditos.
 -Debe existir una clara definición de funciones y asignación de
responsabilidades.
 -Existir un control adecuado de pedidos, previamente al envío de la
mercadería al cliente, remitir la nota de pedido al sector créditos
para actualizar el estado de la cuenta corriente del cliente e
intervenir la nota de pedido por el sector. Conocer los antecedentes
del cliente, su comportamiento financiero.
 -Debe utilizarse para facturar listas de precios debidamente
autorizadas y actualizadas.
 VENTAS

 -Las notas de pedido se elaboraran con la información de stocks

disponibles, también el vendedor debe conocer los bienes
disponibles que pueden sustituir al solicitado por el cliente.
 -Deben existir normas referidas a las condiciones de venta,
establecidas por finanzas.
 -Debe exigirse una orden de despacho para la salida de mercaderías.
 .Tanto las órdenes de despacho como las facturas y remitos deben
tener numeración correlativa y pre impresa.
 -Las facturas emitidas deben cumplir con los requisitos legales.
 -Las facturas con precios especiales deben ser autorizadas
especialmente.
 VENTAS
 -Los envíos de mercaderías deberán ser cubiertos con pólizas de
seguros por mercadería en tránsito.
 -Deben existir normas y procedimientos para el sistema de ventas,
ser estos procedimientos claros, precisos, adecuados, estar por
escrito y actualizados.
 -Deben asignar responsabilidades para la imputación de
comprobantes, asegurar que toda factura aprobada sea contabilizada
de inmediato.
 -Las facturas deben ser comparadas con órdenes de pedidos,
cantidades, precios, condiciones de pago, remitos , salidas de
expedición, informes de control de calidad, etc.
 -Debe existir un sistema de control y registro de entregas parciales.
 VENTAS

 -También un método para recibir cobranzas a cuenta o adelantos de

los clientes y ser aprobados por finanzas y control.
 -Las devoluciones de productos deben relacionarse con las notas de
crédito.
 La operación de Ventas nace en el departamento de
Comercialización, interviene Créditos por ventas para verificar el
estado de cuenta del cliente antes de proceder al despacho de la
mercadería, Depósito que la separa de su stocks y Expedición que
procede al despacho.
 POTENCIALES IRREGULARIDADES
DE LA OPERACION

 -Confeccionar Notas de pedidos por bienes faltantes en stock o

discontinuados.
 -Entregar bienes por mayor calidad que los facturados.
 -Desviar los bienes a destino distinto al consignado por el
cliente.
 -Entregar mayor cantidad que la facturada.
 -Enviar bienes con Remitos y demorar la facturación.
 -Emitir Notas de créditos que no se ajustan a la realidad. Notas
de créditos ficticias.
 POTENCIALES IRREGULARIDADES
DE LA OPERACION

 -No crear oposición de intereses entre el sector depósito y el de

expedición.
 -Salidas de productos sin remitos o facturas.
 -Confeccionar la factura por precio menor que el correspondiente
al bien entregado.
 -Ventas a clientes morosos o incobrables.
 -Entregas que exceden lo acordado entre el cliente y la gerencia
financiera.
 COBRANZAS POR VENTAS

 -Los sectores involucrados son Créditos y Cobranzas, Contaduría,

Tesorería, Finanzas.
 -El acceso a los valores es restringido a los responsables de
ingresarlos.
 -Créditos es el responsable del control de los vencimientos.
 -Tesorería recibe los valores o bien depositados por transferencia
bancaria.
 -Los valores deben solicitarse a la orden del ente.
 COBRANZAS POR VENTAS

 -Se debe confeccionar la planilla diaria de Caja y la emisión de la

boleta de depósito.
 -Tesorería tendrá auditorías sorpresivas.
 -Los valores se guardarán en caja fuerte hasta su depósito.
 -Realizarán conciliaciones bancarias.
 -La oposición de intereses debe crearse entre los distintos
responsables que intervienen, créditos, tesorería, finanzas.
 COBRANZAS POR VENTAS

 -Emitirán Recibos oficiales por los valores recibidos, con los

datos de la correspondiente Factura.
 -Tesorería notifica diariamente a Contaduría los valores
recibidos y depositados, según listado de caja.
 La operación comienza cuando el sector Cuentas a cobrar
informa el vencimiento y se contacta con el cliente, luego
Tesorería recibe los valores.
 POTENCIALES IRREGULARIDADES
DE LA OPERACION

 -Retención de valores para ingresarlos demorados.

 -Adulterar registros de cobranzas.
 -Desviar fondos recibidos a otros destinos no autorizados.
 -Emisión de Notas de crédito ficticias.
 -Reemplazo de cheques en condiciones de ser depositados por
otros diferidos.
 -No rendimiento de pagos por parte de cobradores.
 SISTEMA CONTROL INTERNO
OPERACIONES BASICAS

 En todas las operaciones básicas presentadas, el sector que

interviene siempre es Contaduría, porque debe proceder al registro
de las operaciones, la recepción de originales o copias de la
documentación respaldatoria, la que quedará archivada de manera
transitoria o definitiva.
 Todas las operaciones mencionadas integran el sistema
presupuestario operativo integral del ente, las tareas se realizan en
función a la planificación detallada, con las metas propias de cada
departamento, las cuales deben ajustarse a la Planificación del
ejercicio económico. Recordar que la Planificación se plasma en el
Presupuesto económico y financiero, que permite ejecutarla.
 REFERENCIA BIBLIOGRAFIA

Rusenas, Rubén O. “Manual de control interno”;

Miguel J. Klein “Cursogramas técnicas y casos”