PRACTICO Nº13

Todomaquina S.A. (Riesgos. Programa de Trabajo)

Ud. es el auditor externo por primera vez de la empresa “TODOMAQUINA S.A.”, empresa
dedicada a la fabricación de maquinarias e implementos agrícolas. En estos momentos se
encuentra desarrollando las distintas tareas planificadas para auditar los diferentes rubros que
componen el balance que cierra en fecha 31/07/2012.

Con respecto al rubro BIENES DE USO, se ha relevado la siguiente información relativa al control
interno de la sociedad.

Anualmente, el Gerente Financiero elabora un Presupuesto para las distintas adquisiciones de

los Bienes de Uso en base a las necesidades de las distintas áreas de la empresa y a los recursos
disponibles estableciendo un orden de prioridad en las compras. Dicho presupuesto es aprobado
por el Directorio, quien define al comienzo del ejercicio los montos máximos a invertir en los
distintos bienes de uso. Todas las compras están a cargo de la Gerencia General, el Directorio
interviene sólo cuando se debe modificar el Presupuesto Anual.

El procedimiento de compra de los bienes de uso lo inicia el Jefe de cada Departamento con la
presentación del Formulario “Solicitud de Adquisición de Bienes de Uso” que debe indicar:
características del bien que se solicita, fundamento de la compra, destino, si se reemplaza a otro
bien debe indicarse y dar el motivo; valor probable y otros datos complementarios. Este
formulario es presentado a la Gerencia General, quien decide la compra previa consulta al
Gerente Financiero para determinar si el bien estaba incluido en el Presupuesto Anual y si se
cuenta con los recursos necesarios en ese momento.

Autorizada la operación, la Solicitud de Adquisición se envía al Departamento Compras, en

donde se solicitan presupuestos a distintos proveedores. Una vez recibidos los mismos, se
confecciona la “Planilla de Comparación de Ofertas” que se envía a la Gerencia General. Si los
precios se encuentran dentro de los límites autorizados, se resuelve la adquisición. Durante los
últimos años se efectuaron compras que superaban los montos autorizados sin justificación
alguna y Ud. ha detectado que en el último año no siempre se ha elegido al proveedor que haya
presupuestado el mejor precio o condiciones de financiación.

Emitida la Orden de Compra por el Departamento Compras (original al proveedor y duplicado a

Recepción), cuando el bien es recibido debe ser supervisado por personal de Recepción o en su
caso personal técnico y debe confeccionarse un Informe de Recepción (original a Contabilidad,
duplicado a Recepción) detallando cualquier anormalidad observada.

La Orden de Compra Duplicado e Informe de Recepción Original se envían a Compras para que
controle la correlación entre estos formularios y la Solicitud de Adquisición. Hecho este control,
todo el legajo de la compra se envía a Contabilidad. En este Departamento, cuando se recibe la
Factura del Proveedor se compara con el resto de la documentación obrante en el legajo. Si no
hay ningún inconveniente, se procede a la registración de la adquisición. El valor de ingreso es
el que figura en la factura de compra y en el caso de los Inmuebles el que figura en el Boleto de
compraventa o en la escritura.

No hay una política definida en cuanto a cuando un gasto debe considerarse una reparación o
una mejora, por lo que queda a criterio del encargado de las registraciones el tratamiento a darle
a cada erogación. Estos gastos deben ser aprobados por el jefe de cada área y sólo si superan
el monto de $10.000 deben ser aprobados por algún superior.

Las tasas de amortización son determinadas por el Gerente General con la consulta a personal
técnico adecuado de tratarse de máquinas especializadas. Las minutas con el cálculo de las
amortizaciones anuales son aprobadas por el Gerente Administrativo, previo a su registro
contable.
En Contabilidad, uno de los empleados confecciona una ficha por cada bien incorporado al
patrimonio, en donde se registra el alta con la información del legajo y luego se van incorporando
las reparaciones, mejoras y la baja. Estas fichas son conciliadas con el mayor general de cada
cuenta una vez al año por la misma persona que las confecciona. Si encuentra alguna diferencia,
hace el ajuste respectivo sin determinar la causa.

Los Rodados están controlados por el encargado de los mismos quien lleva una planilla para el
uso de cada uno. En ella debe detallar diariamente el kilometraje a la iniciación y al término de
la actividad laboral. Asimismo, debe dejar constancia del combustible y lubricante utilizado, de
los repuestos adquiridos y de las reparaciones efectuadas. Estas planillas semanalmente se las
envían al Gerente de Comercialización para aprobar los gastos relacionados con los rodados y
que no se superen los límites establecidos. Luego, es enviada a Contabilidad para su
registración.

Además, hay designado un responsable de cada área para controlar los movimientos de los
bienes asignados a su sector dentro y fuera de la empresa y controlar que se respeten las
condiciones de funcionamiento de las máquinas especificadas en los manuales de uso.
Igualmente se han detectado faltantes de algunos bienes de uso menores debido a que no hay
un formulario formal en el cual asentar las salidas o traslados.

Sólo los bienes de uso del sector Producción están asegurados contra robo e incendio.

Desde hace algunos años no se realiza un inventario de los bienes de uso existentes de la
empresa. Ud. ha hecho una inspección ocular y ha detectado que varios bienes se encuentran
muy deteriorados y hasta obsoletos.

Las bajas de los bienes de uso ya sea por venta, obsolescencia o rotura, deben ser aprobadas
por el Gerente General. Si el bien se destina a la venta, el encargado de efectuar la operación
es el Gerente de Comercialización quien informa a Contabilidad para proceder a su registración
y reconocer el resultado correspondiente. Si el bien queda en desuso, se registra la baja como
una pérdida y el bien es almacenado en un depósito. Ud. ha podido observar que varios bienes
en desuso han sido vendidos y no se han efectuado las registraciones contables
correspondientes.

Por otra parte, Ud. ha tomado conocimiento que la gerencia está evaluando la posibilidad de
tercerizar toda la distribución de las mercaderías de la empresa, lo que conllevaría a que no se
necesiten más los utilitarios en existencia. Además, actualmente en otras empresas del ramo se
está implementando un nuevo proceso productivo que permite una mayor producción a un menor
costo por lo que las maquinarias que posee la empresa quedarían totalmente obsoletas.

TAREA A REALIZAR

1. Detectar factores de Riesgo Inherentes y de Control y las implicancias de cada uno de

ellos en los procedimientos de auditoria
2. Indicar puntos fuertes del sistema de control interno de la empresa. Identificar los que
resultan claves para su auditoria.
3. En base a los 2 puntos anteriores, definir el enfoque de auditoría a aplicar.
4. Armar el programa de trabajo del rubro Bienes de Uso, en base al enfoque propuesto