PERFÍL DE

CARGO
GRT-Fgth01-Vr1 Junio 05 de 2017

DATOS DEL CARGO

Nombre Cargo Director compras y facturación Nivel
III
Cargo al que Reporta Cargos que le Reportan
Gerencia UEN N/A

MISIÓN DEL CARGO

Gestionar las actividades necesarias para el cumplimiento eficaz de los procesos de cartera, almacén, compras y recaudo, con el
fin de garantizar un mejoramiento continuo del proceso financiero de la empresa. Al tiempo que se garantiza el inventario y
suministro de los productos e insumos necesarios para la operación y prestación de los servicios de nuestra empresa.

AUTORIDAD
 Facturar a Clientes.
 Comprar a Proveedores según autorización de la Gerencia General.
 Entregar Dinero de Caja Menor a las personas autorizadas por la Gerencia de UEN y que cumpla con los requisitos establecidos
en la organización.
 No entregar dineros de caja menor que incumpla con los requisitos establecidos del procedimiento de caja menor.

COMPETENCIAS
Experiencia 1 Año en cargos similares o afines.
Educación Técnico o Tecnólogo, en áreas administrativas y/o financieras.
Formación Conocimientos Básicos en Contabilidad, Conocimientos en facturación y compras.
Habilidades Manejo de herramientas ofimáticas, Recursividad, Capacidad De Análisis, Capacidad De Negociación, planeación y
organización.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO

Responsabilidades.
 Establecer políticas, lineamientos y procedimientos que permiten la administración efectiva de los recursos económicos de la
Compañía.
 Realizar el seguimiento a la aplicación de las políticas y directrices de cada una de las áreas, definiendo acciones correctivas y
preventivas, gestionado los riesgos y apoyando su ejecución.
 Es responsable de la información que suscribe y digita.
 Prioridad en la facturación.
 Uso adecuado de materiales asignado para el desarrollo de sus actividades.
 Tratamiento de información confidencial de los clientes y proveedores.
 Custodia de Registros, archivos, documentos y correspondencia del área.
 Cumplir con las funciones extracontractuales que le asigne el superior.
 Participar activamente de todas las capacitaciones que la empresa realice y en las cuales se cite.
 Poner en práctica los procedimientos, controles y normatividad que aplique a la empresa.
 Solicitar a los clientes todos los requisitos establecidos en el procedimiento de compras tales como, Cámara de comercio, Rut,
verificación en las centrales de riesgos, procuraduría, contraloría, Policía y declaración y/o certificado de ingresos.
 Custodiar la información de los clientes internos y externos.
 Evaluar, los proveedores antes de ingresar a la empresa para verificar que cumplen con los requisitos legales y directrices
establecidos en la empresa, de igual manera debe establecer criterios de evaluación de desempeño anualmente.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.
Facturación:
 Revisar registro de venta a nivel nacional.
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 contrato bien diligenciado estado de cartera del cliente, información confidencial bien diligenciada, revisar que si ingrese el
anticipo, tratamiento de datos y pagarés firmados.
 Garantizar el control del consecutivo de la facturación a nivel Nacional.
 Coordinar y gestionar con tesorería el descargue oportuno de la facturación.
 Generación de facturas a clientes.
 Reactivación, retiros, suspensiones, cambios de razón social y tarifas en el módulo de facturación.
 Elaborar los informes periódicos para el área financiera del estado de la facturación.
 Atención al cliente para explicación y cambio de facturas.
 Elaborar plantilla control de ingresos con periodicidad mensual.
 Aplicar tasa máxima de usura establecida por la superintendencia financiera a los proyectos que superen los 12 meses de
financiación.
 Realizar conciliaciones entre monitoreo y facturación.
 Revisar y ejecutar las estimaciones de los ingresos.
 Registrar suspensiones en Seven para facturación y cierre de flujo de trabajo en Synergy.
 Registrar retiros en Seven para facturación y cierre de flujo de trabajo en Synergy.
 Registrar reactivaciones en Seven para facturación y cierre de flujo de trabajo en Synergy.
 Realizar cambios de razón social en Seven para facturación y cierre de flujo de trabajo en Synergy.
 Crear referencia en los módulos Seven para las empresas sólo si se requiere para la precotización.
 Crear las ofertas como llega la referencia y el producto.
 Enviar relación de facturación a las sucursales para su impresión y radicación.
 Hacer seguimiento a la radicación de toda la facturación a nivel nacional.
 Conciliar acta de entrega y CRM para generación de facturación equipos.
 Apoyar área de cartera en conciliación estados de cuenta con clientes y generación de reemplazos facturas según el caso.
 Entregar informes de proyección de facturación semanal a la Gerencia Financiera.
 Preparar informes para comité administrativo cada mes.
 Enviar de planillas NIIF de anticipos cada mes.
 Conciliar facturación Caven vs Centurión.
 Imprimir y revisar consecutivo de facturación mensualmente para entrega a revisoría fiscal.
 Imprimir e informar mensualmente las notas crédito para entregar a la revisoría fiscal Cruzar anticipos en Seven.
 Realizar acuerdo de pagos en Seven facturación financiada.
 Registrar reactivaciones en Seven para facturación y cierre de flujos de trabajo en Synergy.
 Responder a los requerimientos de la gerencia general, gerencia financiera y gerencia administrativa
 Asistir a los comités y capacitaciones citadas por la empresa.
 Solicitud de anulación de facturas previamente soportadas.
 Realizar la facturación oportunamente para generar el recaudo.
 Atender y dar respuesta oportuna a las inquietudes y flujos de trabajo de las Sedes.
 Realizar las demás actividades que le asigne el jefe inmediato que sean congruentes con el propósito del cargo, con el fin de
dar cumplimiento a los objetivos Corporativos, del área y puesto de trabajo
 Dar estricto cumplimiento a los procedimientos actuales y los que se llegaren a señalar para realizar cualquier actividad
específica inherente al cargo.
Compras:
 Elaborar, con base en las necesidades de las diferentes áreas de la empresa, el plan anual de compras de los elementos de
consumo.
 Actualizar anualmente la base de datos de los proveedores, llevar el registro de proveedores, verificar la solvencia económica,
la estabilidad y el registro ante la Cámara de Comercio, con el fin de asegurar la calidad y garantía de los bienes que se
adquieran.
 Llevar carpeta física o electrónica con toda la documentación requerida en la afiliación como proveedor de Sogercol, según el
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procedimiento de compras establecido.

 Realizar todas las compras de bienes y servicios tanto logísticos como administrativos (Suministros, papelería y cafetería) a
nivel nacional, eligiendo la mejor oferta con calidad, servicio, condiciones de pago, precio y garantías.
 Conseguir proveedores competitivos y confiables a nuestras políticas de calidad y seguridad con el fin de poder hacer
comparativos en precios y marcas antes de realizar la compra.
 Revisar en conjunto con el área del almacén el informe mensual del stock.
 Realizar informes de compras efectuadas, asegurando que no se presenten sobrecostos.
 Las facturas que se entregarán a contabilidad deben estar firmadas y selladas por el área de compras.
 Realizar gestión para el pago de anticipos y facturas de contado para el despacho de la mercancía.
 Registrar las solicitudes de las áreas, verificar la disponibilidad presupuestal, realizar las correspondientes cotizaciones,
seleccionar los proveedores y elaborar las respectivas órdenes de compra, de acuerdo con las cuantías fijadas por la Gerencia
y/o la presidencia y obtener el visto bueno de la presidencia cuando la cuantía lo amerite.
 Anexar los soportes establecidos para realizar oportunamente los pagos de los bienes adquiridos.
 Coordinar la provisión del servicio de reparación y mantenimiento de los equipos de oficina, medios audiovisuales y de
seguridad, de acuerdo con las necesidades de las áreas.
 Revisar las cotizaciones recibidas por los diferentes proveedores que cumplan con los requerimientos establecidos en el
procedimiento de Compras para proceder a la adjudicación.
 Atender a los proveedores por las diferentes vías de comunicación.
 Prestar atención y colaboración a funcionarios de la empresa con relación a las compras insumos y servicios.
 Definir los proveedores que requieren programas o convenios de compra.
 Supervisar el control y seguimiento de las garantías y devoluciones con los proveedores.
 Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos proveedores definiendo que productos pueden comprarse con ellos.
 Supervisar y realizar seguimiento a la documentación legal de cada proveedor de acuerdo al procedimiento de compras.
 Ampliar la capacidad de negociación y tener tres alternativas para crecer el catálogo de productos, no dependiendo de un
proveedor.
 Realizar orden de compra a toda adquisición de bienes o servicios y dejar evidencia física.
 Cotizar y adjudicar los servicios de mantenimiento de la infraestructura Física.
 Realizar acciones de mejora del área, identificar proveedores críticos y elaborar el plan de mejoramiento.
 Presentar informes al jefe inmediato, sobre la ejecución del plan de compras, señalando los logros con los indicadores del
procesos como resultados de la gestión.
 Mantener al día los flujos de trabajo en el aplicativo de gestión Synergy.
 Asistir oportunamente a las actividades de formación, inducción y entrenamiento programadas por la organización.
 Las demás que correspondan a la naturaleza del área y las que le asigne el superior inmediato.
 Dar estricto cumplimiento a los procedimientos actuales y los que se llegaren a señalar para realizar cualquier actividad
específica inherente al cargo.
 Evaluar y reevaluar los convenios que se adelanten con los proveedores, según los criterios generales de calidad.
 Realizar Órdenes de compra en Seven y hacer el pedido a proveedores.
 Ampliar el portafolio de proveedores de acuerdo a las necesidades de la empresa.
 Realizar la facturación a clientes en Seven, bajo las indicaciones de la gerencia .k
 Realizar el monto de los pagos al banco de acuerdo a las indicaciones de la Gerencia General con la debida contabilización en
Seven de cada factura.
 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada por la Gerencia.
Caja Menor.
 Verificar que la Factura este denominada expresamente como factura de venta, previamente impresa a través de medios
litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
 Verificar que la factura contenga, Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, debe
estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
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 Revisar que la factura lleve un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta, debe
estar previamente impreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
 Verificar que la factura contenga la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados y el valor
total a pagar.
 Revisar que el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Verificar que Indique la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
 Revisar que contenga dirección y teléfono de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
 Revisar el Concepto y descripción del artículo o servicio prestado.
 En el momento que el funcionario que requiere el desembolso de caja menor debe diligenciar todos los campos del vale
provisional y se lo entrega al funcionario encargado de autorizarlo para que apruebe el gasto.
 En caso que el gasto exceda el valor aprobado se debe realizar un vale adicional por el excedente del gasto y éste deberá
cumplir con el proceso aquí descrito.
 Controlar que si se requiere realizar un gasto por un concepto diferente al inicialmente aprobado, se debe hacer otro vale por
el nuevo concepto y al momento de ser aprobado se destruirá el inicial.
 Asegurar que si se realiza la entrega de un valor para diversos gastos, deberán discriminarse por concepto y valor en el
respectivo vale.
 Verificar que el funcionario solicitante le remite el vale provisional a la persona encargada de la caja menor para que ésta le
entregue el dinero, la cual archiva el vale provisional en la caja menor.
 Controlar que el funcionario realiza el gasto y procede a entregar el soporte (factura o recibo definitivo) del mismo al
responsable de la caja junto con el saldo del gasto si aplica.
 Debe proceder a cobrarle el excedente del gasto o a reintegrarle el dinero según corresponda.
 Debe entrega el vale provisional al funcionario para que lo destruya. Si aplica.
 efectuar el reporte de gastos para su correspondiente reembolso, cuando éstos alcancen un monto igual o superior al 70% del
fondo fijo establecido por la Compañía.
 Para entregar dinero previo al pago del gasto se elaborará un vale provisional.
 Los vales provisionales una vez legalizados deben ser destruidos en presencia del funcionario que realiza la legalización.
 Para el Reembolso debe hacer relación de todos los gastos realizados hasta el momento y su estado, anotando también el
saldo de la caja en el informe.
 El responsable de Solicitar el Reembolso” junto con todos los vales aprobados y sus documentos soporte, para que éste
apruebe y verifique la legalización de los gastos.
 Una vez aprobada la solicitud de reembolso, debe entregarle a Contabilidad junto con todos los documentos soporte para su
respectiva causación y paso a Tesorería.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADO

SGI
 Cumplir con el sistema de gestión integral de acuerdo a sus procedimientos, cargo y herramientas informáticas asignadas a su
área.
 Generar acciones de mejora.
 Medir los indicadores de gestión de su proceso y cumplir las metas.
 Atender las auditorias tanto internas como externas de los diferentes entes de control.

Seguridad.
 Mantener el carácter confidencial de la información sensible, se entiende por confidencialidad cualquier información que no
se divulgue públicamente y que sea de interés exclusivo de la Organización, los usuarios y los empleados.
 Guardar con discreción y confidencialidad la información a la que se tenga lugar debido al desarrollo de las actividades y
funciones propias de su cargo.
 Comprobar antes de dar cumplimiento a una orden telefónica la identidad de la persona que la esta asignando.
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 Conocer muy bien los puntos críticos que existen en los puestos de trabajo.
 Evitar bajo cualquier circunstancia iniciar sus labores, bajo los efectos del alcohol o sustancias psicoactivas.
 Evitar el establecimiento de vínculos o familiaridad con usuarios, vendedores ambulantes o empleados.
 Mantener en reserva información acerca de los clientes.
 Comprometerse con la política integrada y de seguridad para garantizar su cumplimiento.
 Reportar cualquier tipo de actividad sospechosa al Gerente de Operaciones quien tratará la información de manera
confidencial.
 Desplegar todas las acciones a su alcance para evitar que sus actividades sean utilizadas para operaciones de dinero
fraudulento, lavado de activos, narcotráfico, terrorismo y otros ilícitos que atenten contra la legitimidad y transparencia del
comercio de bienes y servicios

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST) Y MEDIO AMBIENTE

SG-SST.
 Solicitar al proveedor toda la documentación legal requerida para la compra de sustancias químicas (Hoja de Seguridad), y
para la compra de elementos y equipos de protección personal (Ficha Técnica y Hoja de Vida).
 Validar con el área de SST, la compra de insumos de mantenimiento, equipos de oficina y EPP necesarios para el desempeño
de la labores de los empleados
 Garantizar la compra de los EPP de acuerdo a los riesgos y las características de estos para su adecuado uso y protección de la
salud del trabajador
 Informar oportunamente al área de SST, acerca de los peligros y riesgos latentes en su lugar de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en SST
 Suministrar información veraz, clara y completa sobre su estado de salud.
 Cumplir las normas, reglamentos, políticas e instrucciones del SG - SST de la Organización.
 Apoyar proceso de investigación e intervención de accidentes laborales graves y mortales en caso de ser necesario.
 Reportar accidentes e incidentes laborales a su jefe inmediato y al área SST.
 Participar en todas las actividades de SST establecidas o convocadas por la organización.
 Participar en la prevención de riesgos a través de los grupos de apoyo (comités de seguridad y salud en el trabajo COPASST,
convivencia laboral y emergencias).
 Usar y mantener adecuadamente los dispositivos de control de riesgos y equipos de protección personal.
 Conservar las instalaciones y puesto de trabajo en perfecto orden y aseo, teniendo en cuenta lo establecido por la
organización.

Gestión Ambiental.
 Procurar el cuidado del medio ambiente.
 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión Ambiental de la organización.
 Informar oportunamente al área de Gestión Ambiental acerca de los incidentes ambientales que se puedan generar.
 Participar en las actividades de capacitación en Gestión ambiental definido en el plan de capacitación de la empresa.
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Gestión Ambiental.

Rendición de cuentas en seguridad y salud en el trabajo.

 Interacción del proceso de compras con el SG-SST, relacionados con la salud de los trabajadores
 Conoce los objetivos de SST y aporta al logro de aquellos que son de su responsabilidad y competencia.
 Es responsable con las actividades del SST y contribuye a la eficacia y mejora de este.
 Conoce los riesgos a los que se encuentra expuesto en su lugar de trabajo.
 Sabe cómo identificar, notificar y controlar los riesgos de su puesto de trabajo y los de sus compañeros
 Reporta de manera oportuna las condiciones inseguras, accidentes e incidentes de trabajo.
 Cuida la integridad de su salud realizando pausas activas, cumpliendo con las recomendaciones y restricciones médicas
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identificadas de los conceptos de aptitud médicos.

 Sabe y entiende cual es el plan de emergencias de su puesto de trabajo.
 Conoce y coloca en práctica las recomendaciones para mejorar la seguridad de las instalaciones donde labora y la
confidencialidad de la información.
 Sabe y aplica el autocuidado dentro y fuera de la empresa.
 Coloca en práctica medidas que le permitan proteger su información personal, la empresa, clientes internos y externos, con
el fin de que los delincuentes no tengan acceso a la misma.
 Se capacita y se forma para mejorar su desempeño continuamente.
 Asiste a las actividades de capacitación y formación programadas por la organización.

Rendición de cuentas en gestión ambiental

 Rinde cuentas a su jefe inmediato y al área de Gestión Ambiental en caso de que se presenten incumplimiento a los
procedimientos y normas establecidas para el control, prevención y mitigación de los aspectos e impactos ambientales

MATRIZ DE RIESGOS
CONDICIONES DE TRABAJO, PELIGROS Y RIESGOS (EFECTOS
CONTROLES EXISTENTES
RIESGOS POSIBLES PARA LA
CLASIFICACION DESCRIPCION SALUD) FUENTE MEDIO PERSONA
Fatiga visual,
pérdida progresiva Iluminación Poner en práctica el
FISICO Iluminación de la visión, posible adecuada en el Iluminación natural autocuidado en todo
accedente de lugar de trabajo momento
trabajo.
Atentados, Robo, circuitos cerrados de
Shock, muerte, Control de ingreso
Terrorismo, Agresión televisión, Puertas Capacitacion en riesgo público.
PUBLICO heridas en múltiples de personal desde
clientes o personal controladas con Poner en práctica el auto cuido
partes del cuerpo portería
externo dispositivos electrónicos

Golpes, heridas,
Escaleras con
Desplazamientos a contusiones,
MECANICO pasamanos y Iluminación adecuada Capacitacion en autocuidado
deferentes lugares fracturas, esguinces,
antideslizante
luxaciones, muerte

Estanterías
MECANICO caída de objetos Golpes adecuadas para el No observados capacitación en autocuidado
almacenaje

Carga postural
Sillas ergomicas,
estática y dinámica Fatiga, dolores
reposa pies,
(Fijación permanente musculares, Capacitación de higiene
ERGONOMICO mause pad, No observados
de los sentidos y lumbalgia, perdida postural
espacios
posiciones visual
adecuados
prolongadas sentado)
Sprinkler, sistemas de
Quemaduras,
Equipo de alarma, alarma sonora
lesiones
detención y lumínica, detectores de Capacitación en el plan de
FISICOQUIMICO Incendio o explosión permanentes, no
extinción de humo, puertas anti emergencias
permanentes,
fuegos pánico, lámparas de
incluso la muerte.
emergencia
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Capacitaciones arrojadas en el
programa de vigilancia
Dominio demanda de Estrés, epidemiológica de riesgo
PSICOSOCIAL No observados No observados
trabajo desmotivación. psicosocial. Implementación
del SVE para el riesgo
psicosocial.
Capacitaciones arrojadas en el
programa de vigilancia
Estrés, epidemiológica de riesgo
PSICOSOCIAL Dominio de control No observados No observados
desmotivación. psicosocial. Implementación
del SVE para el riesgo
psicosocial.
Capacitaciones arrojadas en el
programa de vigilancia
Dominio liderazgo y
Estrés, epidemiológica de riesgo
PSICOSOCIAL relaciones sociales en No observados No observados
desmotivación. psicosocial. Implementación
el trabajo
del SVE para el riesgo
psicosocial.

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES GENERADOS CONTROLES

 Generación de residuos ordinarios, peligrosos y de manejos especiales.  Implementación Del PMIRS.
 Agotamiento del recurso natural.  Campañas de sensibilización del personal.
 Vertimiento de aguas residuales domésticas.  Programa de ahorro y uso eficiente del agua.
 Consumo de agua.  Programa de ahorro y uso eficiente de la energía.
 Consumo de productos (papel, lapicero, otros elementos).  Capacitación del personal.
 Consumo de energía eléctrica.  Plan se Seguridad vial.
 Contaminación del agua.
 Consumo de combustible e hidrocarburo.
 Emisiones atmosféricas (Sustancias, polvo, partículas, humos).

COMPROMISOS DEL EMPLEADO

Me comprometo a Cumplir como empleado de Sogercol de buena fe las funciones y responsabilidades del cargo, el Sistema de Gestión Integral con
el que cuenta la empresa y las Normas establecidas por la organización y el Gobierno.

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FIRMA GERENTE GENERAL NOMBRE DEL TRABAJADOR
CC ________________________________