PARALELO CLASE DE DOCUMENTOS

DIANA MAYERLY AVILA ORTUA

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
Desarrollo actividad 2:
Paralelo clases de documentos
Curso. Administración documental en el entorno laboral

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que
ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos
que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos
textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos
no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información
concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y
administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de
todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación
entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde
que se producen en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que son
depositados en los archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente
primaria para la investigación y conforman el patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y

Conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su
soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y
difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases
de documentos.

Documento de Archivo: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE DE DOCUMENTO DEFINICION USO DIFERENCIA SIMILITUDES

DOCUMENTO DE ARCHIVO Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como documento de Son el conjunto de documentos Pueden hacer parte de ellos los documentos Comparten los mismos objetivos, los
archivo, el registro de información producida o recibida por una que se usan de manera frecuente electrónicos, pero también hacen parte los cuales son el mantener y preservar la
DOCUMENTO organización pública o privada, en razón de sus funciones y/o actividades. por documentos textuales que se trasmiten a información de
ELECTRÓNICO También podemos decir que el documento de archivo se refiere al la organización emisora y/o través de Medios magnéticos o Evidencias manera organizada y preservada.
resultado de una acción y es definido por distintos autores como aquel que receptora y por las entidades físicas. El valor documental se determina de
el producido y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria de públicas, privadas y/o personas acuerdo a su autenticidad y el contenido de
su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y naturales interesadas. los documentos debe
conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es cumplir permanecer con sus
con alguna gestión. soportes, esto permite que se mantenga la
Los Documentos de Archivo nacen debido a los procesos administrativos. integridad dela información que reposa en el
Esto ocurre porque los autores de dichos procesos han de justificar documento.
documentalmente sus decisiones, Expresando el cumplimiento de la ley, la En ambos casos se debe contar con el
oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia del Puede ser que no todo documento personal idóneo para
procedimiento seguido. electrónico se convierta en un documento de su manipulación al igual que con los
Parte importante de los documentos de archivo son sus valores archivo, además que no son físicos, si no equipos para su mantenimiento.
documentales mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del que se hacen visibles u oídos a través de
ciclo vital, estos valores denominados primarios y secundarios se deben herramientas como pantallas (computadores,
identificar durante una valoración documental que se da en el archivo de Tablet, iPhone, tv) o de audio (grabadoras,
concentración. celulares, computadores, entre otros).
Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la información Su diseño y creación se Su contenido solo puede ser El proceso de clasificación documental se
generada, enviada, recibida, almacenada o acumulado por una realiza, en la mayoría de los leído mediante un dispositivo desarrolla de igual forma para ambos
organización pública o privada, por medio magnético, los cuales pueden casos para ser interpretados electrónico, ya sea iPad, ordenador o móvil. tipos
hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo central o archivo visual, auditiva e incluso Su autenticidad depende del hardware o
histórico. Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, manualmente y como reflejo y/o software utilizado para su creación, además
recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, prueba de lo plasmado de manera que solo se podrá mantener si se conserva
natural y espontáneo En el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la escrita. en su estructura original
que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y Se deben realizar archivos para su
transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de clasificación
conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la
identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y
de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su
modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y
cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.