Evidencia 3

Documento “Paralelo Clases de Documentos”

Aprendiz
Carlos Alirio Duarte Duarte Duarte

Docente
Ingeniero Carlos Alfonso Hernández Potes

Administración Documental en el Entorno Laboral

SENA Boyacá Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento
Empresarial - Tunja

El Yopal (Casanare), 30 de julio 2019

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir
y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar
y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico
 Diferencia entre documento de archivo y documento electrónico

Documento Archivo Documento Electrónico Similitud Diferencia

Lugar donde se encuentra toda Se entiende como toda la Similitud en la En el documento de
la información producida en información generada, organización delos archivo:
cualquier fecha, lenguaje, enviada y recibida y documentos. Tiene el El registro se encuentra
forma o soporte, por una almacenadas por medios mismo objetivo el cuales en un medio cuya
entidad pública o privada. electrónicos. mantener la información información
organizada y protegida, a es accesible a través
Es una expresión testimonial fin de que sea fácil su de la escritura manual
de carácter objetivo e Estas se conservan y localización en el y se mantiene en papel.
imparcial, es independiente ya transmiten mediante medios momento de que sea El contenido no se puede
que esta condicionando a los electrónicos luego de efectuar requerida la información. separar de su soporte, por
demás y siendo condicionado. algunas series con medida de Se debe disponer de los lo cual se garantiza la
autenticación. elementos necesarios de integridad de la
En cumplimiento de sus equipo información en el
funciones jurídicas y/o Énfasis en la naturaleza de los espacio y personal para el documento. El valor
administrativas, conservando documentos, creados, desarrollo de la función documental se puede
como prueba de información y utilizados conservados en archivística. Igualmente determinar por su
continuidad de gestión. entornos tecnológicos. se deben crear archivos autenticidad, entre ellas
para clasificar la por la firma. Los
Función Archivística global información, tanto la que documentos se
que integra: se produce como la que se mantienen en carpetas
recepciona. Se realiza tangibles, que se archivan
Permite fácil acceso a la la misma clasificación en archivadores.
información. documental. En el documento
electrónico:
Controla el acceso a la La información se recibe
información por niveles de en un medio cuyos
símbolos solo puede ser
seguridad y conservación por
largo plazo.
leídos por medio de la
computadora. Su
contenido puede ser
desglosado de su texto
original, para llevarse a
otro documento, siendo
así más fáciles de
vulnerar su contenido
alterándolos o perdiendo
la información. Los
documentos se archivan
en carpetas electrónicas o
virtuales y se conservan
en formatos digitales. La
autenticidad del
documento depende del
programa en el cual se
haya creado