Curso: Administración documental en el entorno laboral

Documento “Paralelo Clases de Documentos”

DOCUMENTO:

Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho o

situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprar algo.
Por otra parte se encuentran los archivos los cuales constituyen la garantía de la
evolución jurídica y administrativa de la sociedad, ya que posibilitan mantener la
oportunidad institucional y la integración de todos los procesos que contribuyen a su
planificación y control.

CLASES DE DOCUMENTOS:
Se considera que el documento debido a su estructuración es un medio de
comunicación el cual transmite información y conocimiento, de manera que su
principal caracterización lo configuran las siguientes dimensiones:

 Su soporte físico o material.

 El mensaje o informando que conlleva.
 La facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, de manera
que a grandes rasgos se puedan identificar, y distinguir en dos clases de
documentos.
1. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra
toda la información producida o recibida por una entidad pública o
privada, esto debido a sus actividades o funciones.
2. Documento Electrónico: toda la información generada, enviada,
recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se
encuentran los documentos electrónicos de archivos que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como lo son los archivos
de gestión, central e históricos.

CLASES DE DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUD

DOCUMENTOS
 Son determinados Son un conjunto Son todos aquellos
por el lugar donde de documentos que se encuentran
se encuentra toda que se usan de de forma física, los
la información manera frecuente cuales se Ambos comparten
producida o por la encuentran los mismos
recibida por una organización, archivados dentro objetivos, los
entidad pública o emisora o de carpetas. cuales son el
privada, esto receptora y por las mantener y
debido a sus entidades perseverar la
actividades o públicas, privadas información de
Documento de funciones. o personas manera
Archivo También se puede naturales organizada y
decir que se interesadas. preservada.
refiere al resultado
de una acción y es En ambos casos se
definido por debe contar con el
distintos autores personal idóneo
como aquel para su
producido o manipulación al
recibido por igual que con los
institución o equipos para su
individuo durante mantenimiento.
la trayectoria de su
comisión o
actividad.

Es toda la Su diseño y Permiten un fácil

información creación se realiza acceso a la El proceso de
generada, enviada, en la mayoría de información, y clasificación
recibida, los casos para ser están conservados documental de
almacenada o interpretados en discos duros o desarrolla de igual
acumulada por visual, auditiva e dentro de manera para
medio electrónico. incluso computadoras ambos.
También se manualmente y protegidas con un
encuentran los como reflejo o Software de
Documento documentos prueba de lo seguridad. Se deben realizar
Electrónico electrónicos de plasmado de archivos para su
archivos que manera escrita. clasificación.
cumplen su acción
durante todo el
ciclo vital
documental, como
lo son los archivos
de gestión, central
e históricos. Se
debe entender
como el conjunto
de documentos
producidos,
recibidos o
reunidos por una
persona física o
jurídica de modo
involuntario,
natural y
espontáneo, y
como apoyo, de su
actividad,
haciendo uso de la
electrónica, que se
conservan y
transmiten
también mediante
medios
electrónicos.