ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PARALELO O CLASE DE DOCUMENTOS

TURORA

ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

APRENDIZ: RAFAEL ANTONIO ROMERO PAYARES

SENA

LORICA- CORDOBA

2020
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o
escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al
escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la
anterior definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des
grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales, los cuales son los
realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que
son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información
concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución
jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad
institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y
control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es
convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina ,
como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los archivos
históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la
investigación y conforman el patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva
y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o
funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de
archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE
DE DEFIN U DIFERENCI SIMILITU
DOCU ICIÓN S A DES
MENTO O
Según el artículo 3 de la ley 594
de 2000, se conoce como
documento de archivo, el registro
de información producida o
recibida por una organización
pública o privada, en razón de sus
funciones y/o actividades.
También podemos decir que el
documento de archivo se refiere
al resultado de una acción y es
definido por distintos autores
como aquel que el producido y/o Comparten
recibido por institución o los mismos
individuo durante la trayectoria objetivos, los
de su comisión o actividad para cuales son el
el cumplimiento de sus objetivos mantener y
y conservado como prueba e preservar la
información, es decir, su información
finalidad es cumplir con alguna de manera
gestión. organizada y
Los Documentos de Archivo preservada.
nacen debido a los procesos
administrativos. Esto ocurre En ambos
porque los autores de dichos casos se debe
procesos han de justificar contar con el
documentalmente sus decisiones, personal
expresando el cumplimiento de la idóneo para
ley, la oportunidad del criterio su
adoptado y la lógica, y coherencia manipulación
del procedimiento seguido. al igual que
Parte importante de los con los
documentos de archivo son sus equipos para
valores documentales mismos que su
tienen una estrecha relación con mantenimient
la teoría del ciclo vital, estos o.
valores denominados primarios y
secundarios se deben identificar
durante una
valoración documental que se da
en el archivo de concentración.

Se conoce como documento Su diseño Puede ser que no El proceso de

electrónico, el y todo clasificació
conjunto de la información creación documento n
generada, enviada, recibida, se electrónico se documental
almacenada o acumulado por una realiza, convierta en un se
organización pública o privada, en la documento de desarrolla
por medio magnético, los cuales mayoría archivo, además de igual
 pueden hacer parte a su vez del de los que no son físicos, forma para
archivo de gestión, archivo casos si no que se hacen ambos
central o archivo histórico. para ser visibles u oídos a tipos.
Debe ser entendido como el interpreta través de
conjunto de documentos dos herramientas como Se deben
DOCUM producidos, recibidos o reunidos visual, pantallas realizar
ENTO por una persona física o jurídica auditiva (computadores, archivos
ELECTR de modo involuntario, natural y e incluso Tablet, iPhone, tv) para su
ÓNICO espontáneo manualm o de audio clasificació
En el transcurso, y como apoyo, ente y (grabadoras, n.
de su actividad de la que es como celulares,
testimonio, haciendo uso de la reflejo computadores,
electrónica, que se conservan y y/o entre otros). Su
transmiten también mediante prueba contenido solo
medios electrónicos en depósitos de lo puede ser leído
de conservación permanente tras plasmado mediante un
efectuar una selección a partir de de dispositivo
la identificación y valoración de manera electrónico, ya sea
las series, con medidas de escrita. iPad, ordenador o
autentificación y de preservación móvil. Su
adecuadas y con una autenticidad
organización respetuosa con su depende del
modo de producción, con el fin hardware o
de garantizar su valor software utilizado
informativo, legal y cultural así para su creación,
como de permitir su acceso y uso además que solo se
también mediante las tecnologías podrá mantener si
de la información. se conserva en su
estructura original.