CODIGO: GDO-CAR-006

SISTEMA INTEGRADO CALIDAD MECI VERSIÓN: 03

COPIA CONTROLADA:
CARACTERIZACION PROCESO GESTION DOCUMENTAL
SI: X NO:

OBJETIVO: Establecer los criterios básicos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, actualización, cambios, organización,
conservación, custodia y disposición final de los documentos.
RESPONSABLE: Secretaría General

ALCANCE: Inicia con la creación del documento y culmina con la disposición final del mismo.

PROVEEDOR ENTRADA PHVA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Lineamientos de la Ley
Archivo General de la
General de Archivos
Nación
P
Tablas de retención
Gestión Documental
Documental
Necesidades de los
procesos
Documentos
Organigrama
Manual de Funciones
Todos los Procesos
H
Encuestas a Funcionarios
Archivo de gestión
Organizado
Formato de Inventario y
transferencia Documental
Documentos del Archivo
Central
Elaborar un cronograma de
transferencias primarias del
Cronograma
Archivo de gestión al Archivo Todos los
central de la Entidad. Procesos
Manual de Archivo
Formular Políticas de Archivo
Elaboración, identificación, Documento
revisión, aprobación, actualización
y cambios de los documentos. Archivo de gestión
Organización de los documentos Tablas de retención
aplicando los principios documental
archivísticos
Tablas de valoración Todos los
Actualización e implementación de Procesos
las tablas de retención documental Archivo
Entes de Control
Creación y aplicación de tablas de Base de datos
valoración documental Alimentada
Recibir y organizar las Hoja de control
transferencias primarias documental
Realizar la descripción documental Formato de inventario

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documental

Disposición final de los Conservación total

documentos
Acta de Eliminación
Digitalización

Direccionamiento
estratégico
Gestión Documental
Control, medición, análisis y
mejora.
Entes de control
Usuarios
Direccionamiento
estratégico
Normograma
Documentación del
sistema MECI CALIDAD
V
Expedientes contractuales
Copia expediente judicial
Auditorías internas y
externas
Análisis a las peticiones A implementadas
quejas y reclamos
Revisión por la Dirección
Acta de selección
Control, medición,
análisis y mejora.
Documentar y actualizar formatos, Formatos
procedimientos del proceso. Direccionamiento
Procedimientos estratégico
Verificar que los documentos y
registros cumplan con lo requerido Informe de evaluación Ciudadanos
por el sistema MECI CALIDAD. al sistema
Gestión
Documental
Acciones correctivas y
preventivas. Control, medición,
Implementar acciones correctivas y
análisis y mejora.
preventivas.
Soportes de acciones
Direccionamiento
Evidenciar las acciones derivadas
estratégico
de la implementación de las
Acciones de mejora y
acciones correctivas y preventivas.
correctivas Ciudadanos

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RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS INDICADORES

Tecnológico Procedimientos: Ver listado maestro de  NTC GP 1000:2009 Ver Listado de

Infraestructura  Control de documentos y registros documentos (4.1., 4.2.1., 4.2.3, Indicadores
Humanos  Guía gestión documental 4.2.4,8.2.3, 8.4, 8.5)
 Tablas de retención documental  Normograma
 MECI 1000:2005
 Tablas de valoración documental

Mapa de riesgos

IDENTIFICACION DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION FECHA

01 Emisión del Documento 28/04/2008
02 Cambios en el logotipo de la entidad 20/08/2008
03 Cambio Logotipo, ajuste nueva estructura Administrativa y ciclo PHVA según norma NTCGP 1000:2009 27/02/2015

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