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Centro de Gestión Administrativa

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO


Regional Distrito Capital GESTION DOCUMENTAL
Sistema de Gestión de la Calidad

Código: CP-12 Versión: 3 Fecha: Agosto28 de 2008

Establecer las condiciones generales para la gestión y control de la


OBJETIVO DEL documentación, tanto interna como externa, relacionada con el Sistema de
PROCESO Gestión de la Calidad, los documentos de registro, control de la
correspondencia y contractuales.
Este proceso aplica para toda la documentación generada en los procesos que
integran el Sistema de Gestión de la Calidad del Centro de Gestión
Administrativa y la documentación tanto interna como externa relacionada con
ALCANCE
los registros, control de la correspondencia y los documentos contractuales.
Comprende desde la generación o recepción hasta el archivo definitivo y
control del mismo.
Representante de la Subdirección o Coordinador del Sistema de Gestión de la
LIDER DEL
Calidad, Secretaria de Centro y/o funcionario asignado para el control de la
PROCESO
correspondencia y documentos contractuales.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente


Norma
Normas ISO Ente Definir y actualizar los
fundamental Todos los
9000 normalizador parámetros requeridos
P Procedimientos procesos del
Alcance del Proceso para el control de los
de Control S.G.C.
S.G.C. Planeación. documentos del S.G.C.
documental.
Todos los
Sector externo Recibir, registrar,
Correspondencia procesos del
y los generados controlar, archivar y
registrada, S.G.C.
por el Centro. expedir la respectiva
Comunicaciones H distribuida, Sector externo
Todos los correspondencia y los
expedida y y los
procesos del documentos
archivada generados por
S.G.C. contractuales.
el Centro.
Solicitudes de
actualización de
documentos
Lista maestra de
Norma Todos los
documentos.
fundamental. procesos. Gestionar y controlar
Lista maestra de Todos los
Procedimientos H los documentos y
registros. procesos.
de Control Comité de registros del S.G.C.
Copia controlada
documental. calidad.
de documentos.
Decisiones del
Comité de
calidad.
Solicitudes de
actualización de
documentos.
Documentación Revisar periódicamente
Todos los Informes de Comité de
vigente del V la documentación del
procesos. revisión calidad.
S.G.C. S.G.C.
documental
(Líderes de
proceso).
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Proceso
Medición
Informes de Acciones de Proceso
Análisis y Realizar seguimiento al
seguimiento, Mejora definidas Medición
Mejora, A Proceso e implementar
informes de e Análisis y
Proceso acciones de mejora.
auditorias. implementadas. Mejora.
Servicio al
Cliente.
REQUISITOS POR CUMPLIR
DEL CLIENTE LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS DE ISO 9001:2000 y
NTCGP 1000:2004
- Ley 594 de 2000, Ley general de archivos.
-Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002, del
Archivo General de la Nación, por el cual se
-Atención oportuna a desarrolla el artículo 15 de la Ley general de
archivos.
solicitudes y -Acuerdo 060 de octubre de 2001, del Archivo
4.2 Requisitos de la
Requerimientos. General de la Nación, por el cual se Documentación.
establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales. 8.0 Medición análisis y
-Acuerdo 042 de octubre de 2002, del Archivo Mejora.
General de la Nación, por el cual se
establecen criterios para la organización de
los archivos de gestión en las Entidades
Públicas y se regula el inventario único
documental y se desarrollan los artículos 21,
22,23 y 26 de la Ley general de archivos.
-Resolución 00102 de 2005 del SENA, sobre
manejo de comunicaciones oficiales.

NF12. Norma Fundamental.


P01-12 Procedimiento para el control de los Documentos del Sistema Gestión
DOCUMENTOS
de la Calidad..
DE CONTROL
P02-12.Procedimiento para el Control de los Registros.
Y/O
P03-12 Procedimiento para los registros y el control de la correspondencia y
RELACIONADOS.
los documentos contractuales.
Tablas de Retención Documental.

-Incumplimiento de las Verificación del cumplimiento


normas de archivo. de las normas de archivos en
los sitios de trabajo, por parte
del funcionario de la Unidad
de Correspondencia.

-Pérdida o Deterioro de los Verificación de la organización


Registros. y ubicación de los registros
por parte del Representante
PUNTOS DE
de la Subdirección o
CONTROL.
Coordinador de Calidad.

-No disposición de los Distribución controlada de la


documentos vigentes en los documentación del S.G.C.
sitios de trabajo.

-Extravío de Registro en el sistema de


correspondencia. información documental del
Centro.
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- Talento Humano Conformidad del Proceso de


RECURSOS Capacitado. Gestión Documental: No. de
INDICADORES
REQUERIDOS - Equipos de No Conformidades en cada
DEL
PARA EL Cómputo. ciclo de Auditoria.
PROCESO.
PROCESO. - Papelería.
- Archivadores. (Ver tabla de indicadores).