ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditoría Interna

 No. de Auditoría Fecha de auditoría No. de páginas
01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4
Equipo Auditor: Auditor Líder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutiérrez,
Carlos Pérez, Rene Serrano, Mónica Camargo.

Observadores: Zulma Rodríguez, Edwin escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Clasifi
Proceso Descripción del Hallazgo ISO 9001:2011
cación
Numeral 7.5: Información Documentada.
Se cuenta con un mecanismo 7.5.3 Control de la información
de control de documentos documentada
internos y externos “Lista de
Procesos de 7.5.3.2 Para el control de la información
Documentación del SGC”, m
dirección documentada, la organización debe
actualmente no se ha
abordar las siguientes actividades según
implementado la herramienta de corresponda:
control.
c) Control de cambios.
Se detecta que no en todos los Numeral 8.1: Planificación y control
casos se cuenta con la operacional.
identificación y formatos
estandarizados de los registros La organización debe planificar,
utilizados para el control de la implementar y controlar los procesos
operación de los procesos necesarios para cumplir los requisitos para
Procesos de (ejemplo: “inscripción de los la provisión de productos y servicio, y para
m
dirección proyectos de investigación” implementar las acciones determinadas en
algunos registro no contaban el capítulo 6 mediante:
con títulos.
d) La implementación del control de los
procesos de acuerdo con los criterios
 Clasifi
Proceso Descripción del Hallazgo ISO 9001:2011
cación
Numeral 7.5 Información documentada
7.5.3: Control de la información
documentada

Contrario al procedimiento 7.5.3.1 La información documentada

normativo “Control de requerida por el sistema de gestión de
Documentos y la calidad y por esta Norma
Registros” no se tiene definido Internacional se debe controlar para
Procesos de los criterios para la retención,
conservación y m asegurarse de que:
dirección
disposición final de los registros
(ejemplo: expedientes de a) esté disponible y sea idónea para
personal su uso, donde y cuando se necesite;

b) esté protegida adecuadamente

(por ejemplo, contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado o
pérdida de integridad).
Se detecta falta de manejo
de la documentación del
Sistema de
Gestión de la Calidad en el
personal.
Ejemplos
Ubicación del “Modelo de Numeral 7.2: Competencia.
Identificación de Procesos” e
Indicadores Clave para la La organización debe:
medición de los procesos y
Procesos de M a) Determinar la competencia
objetivos de calidad necesaria de las personas que
dirección
documentado en el manual de realizan bajo su control, un trabajo
planeación de la calidad. que afecta al desempeño y eficacia
Mecanismos para realizar del sistema de gestión de calidad.
cambios de documentos,
registro de
servicios no conformes y
aplicación de acciones
correctivas y preventivas
definidos en los Procedimientos
Normativos.
Numeral 4.4: Sistema de gestión de la
calidad y sus procesos
Se recomienda generar
evidencia de los acuerdos 4.4.2 En la medida en que sea necesario, la
organización debe:
definidos en las juntas
Procesos de
realizadas en los distintos O a) Mantener la información
dirección documentada para apoyar la
procesos, así como el
seguimiento a los mismos operación de sus procesos
Conservar la información documentada
para tener la confianza de que los procesos
se realizan según lo planificado.
 Clasifi
Proceso Descripción del Hallazgo ISO 9001:2011
cación
Numeral 9.1 Seguimiento, medición,
análisis y evaluación
Se tiene documentado en la 9.1.1: Generalidades. La organización debe
Proceso de Matriz de Competencia el determinar:
mecanismo para la medición de
Servicios la competencia de los m d) Cuando se deben analizar y evaluar los
Administrativo funcionarios de la ENEO, sin
s resultados del seguimiento y la medición.
embargo no se muestra
evidencia de su aplicación. La organización debe conservar la
información documentada apropiada como
evidencia de los resultados.

La coordinación de
investigación cuenta con un
registro de control y seguimiento
de los proyectos de Numeral 7.5: Información documentada
Proceso de Investigación “Relación de
Proyectos de Investigación 7.5.3: Control de la información
Registro, Realizados por Profesores de documentada
Aprobación y la ENEO” en el cual se
Seguimiento identifican los nombres de los m 7.5.3.2: La información documentada de
de Proyectos proyectos, integrantes, estatus, origen externo, que la organización
de fechas de inicio y término, determina como necesaria para la
este mismo no esté planificación y operación del sistema de
Investigación referenciado en el gestión de calidad, se debe identificar,
procedimiento operativo siendo según sea apropiado, y controlar.
este un registro básico de
control.

En el semestre que inició el 2 de

febrero de 2010 se identificó
que a la fecha no era impartida
la asignatura de “Proceso de
Salud y Enfermedad en el Niño”
Proceso de y el registro de “Asignación de
Servicios horario” de ésta no estaba
Academicos firmado, cuando
procedimiento gestión y control
de la operación del curso PSA
05 establece esta actividad
como previa al inicio del curso.
Proceso En el desarrollo del plan de
de Servicios estudios de “Administración de
Académicos los Servicios de Enfermería” no
se obtuvo la evidencia que
establece el procedimiento PSA
01 Rev. 0. de acuerdo a lo
siguiente:
 Falta la identificación de la
necesidad del desarrollo de
éste.
 Existe la firma de recibido en
2009 por parte de la sede, sin
haber sido aprobada la
liberación de este plan de
Numeral 8.2: Requisitos para los
productos y servicios
8.2.4: Cambios en los requisitos para los
productos y servicios
m
el La organización debe asegurarse de que,
cuando se cambien los requisitos la
información documentada pertinente sea
modificada y que las personas pertinentes
sean conscientes de los requisitos
modificados.
m
Numeral 8.3: Diseño y desarrollo de los
productos y servicios
8.3.6: Cambios del diseño y desarrollo.
La organización debe identificar, revisar y
controlar los cambios hechos durante el
desarrollo de los productos y servicios o
posteriormente en la medida necesaria
para asegurarse que no haya un impacto
adverso en la conformidad con los
requisitos.
 Clasifi
Proceso Descripción del Hallazgo ISO 9001:2011
cación
estudios.
 Falta las firmas o constancias
de la revisión hecha por el
grupo curricular.
 Falta las firmas o
constancias de la verificación
hecha por la Jefatura
correspondiente.
 Evidencia de entrega del
plan de estudios de
Administración de los Servicios
de Enfermería al H. Consejo
Técnico de la ENEO para su
validación y emisión del
dictamen correspondiente.
 Falta de identificación de
los cambios realizados al
Plan de estudios.

Numeral 8.4: Control de los procesos,

No se mostró la aplicación de la productos y servicios suministrados
Proceso de Evaluación de Proveedores de externamente
Servicios acuerdo a lo establecido en el
Administrativo Manual de Gestión de la m 8.4.1: La organización debe determinar y
s Calidad MGC 01. aplicar criterios para la evaluación, la
selección, el seguimiento del desempeño y
la reevaluación de los proveedores
externos.
El manual de Planeación de la
Calidad y el procedimiento de
Gestión y control de la
operación del curso PSA 05,
mencionan al formato de
“Checklist de Supervisión del Numeral 4.1: Sistema de gestión de la
Cumplimiento del Plan calidad y sus procesos
Proceso de Académico”, como uno de 4.4.2: En la medida en que sea necesario,
Servicios los mecanismos para m la organización debe:
Académicos evidenciar el control del
proceso de Servicios Mantener información documentada para
Académicos y de la asistencia apoyar la operación de sus procesos.
de los profesores, tanto en aula
como en los campos clínicos o
sedes, sin embargo no se
encontraron registros de éste.

Procesos de Administrativa de Julio a M Numeral 10.2: No conformidad y acción

Dirección Diciembre de 2009 “Medición y correctiva
Análisis
de Indicadores del Proceso de 10.2.2: La organización debe conservar
información documentada como evidencia
Presupuestos” se detecta una
de:
baja en los trámites aceptados
ante la Unidad de Procesos a) La naturaleza de las no
Administrativos (UPA) en el mes
 Clasifi
Proceso Descripción del Hallazgo ISO 9001:2011
cación
de noviembre por un incremento conformidades y cualquier acción
en las solicitudes incompletas. tomada posteriormente.
b) Los resultados de cualquier acción
correctiva.
 CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.

Líder Auditor: Claudia Patricia Morales

(Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos