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Código: PRC-CAL-001

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL


Versión: 11

Fecha de vigencia 31/07/2018


PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
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Rev. Apartado Modificado Descripción Fecha


010 Todas las paginas Inclusión al SGI, Modificación de 5/03/2018
control de registros con Inclusión
entrega de documento de archivo
011 Tabla de Registros Se incluyen la retención de registros 31/07/2018
y documentos necesarios por SST y
definición de los tiempos
establecidos de Retención

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MILTON LARA ANGÉLICA PARRA GIOVANNI PARRA


Coordinador HSEQ Coordinador I Gerente Administrativo
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PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO

Controlar los documentos del Sistema de Gestión Integral haciendo seguimiento a su


elaboración, revisión, aprobación, actualización, identificación y distribución de los
mismos, así como también la identificación, recuperación, ubicación almacenamiento y
tiempo de retención de los registros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos que generan documentos al sistema de
Gestión Integral.

3. RESPONSABLES

• COORDINADOR DE HSEQ

* Elabora o modifica los documentos según las disposiciones establecidas.


* Distribuye los documentos del Sistema de Gestión Integral.
* Realizar el control de los documentos obsoletos, asegurándose de que las versiones
vigentes estén en los puntos de uso.
* Identifica, controla y distribuye los documentos externos.

• REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

* Verifica el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.


* Controla los documentos del Sistema de Gestión Integral.
* Aprueba la solicitud de creación, modificación o eliminación de un documento.

• DUEÑO DE PROCESO

* Diligenciar y Tramitar el registro “Solicitud de Modificación, creación o eliminación de


Documentos”. Código FRT-CAL-005.
* Revisa la adecuación de los documentos a su cargo antes de su aprobación y
emisión.

• DUEÑOS DE PROCESOS Y/O RESPONSABLES DE ARCHIVO

Identificar, archivar, preservar los documentos y registros según lo establecido en este


documento.

• GERENTE

Aprueba los documentos elaborados para el Sistema de Gestión Integral y proporciona


recursos para la ejecución de este proceso.
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4. GENERALIDADES
• ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

La estructura de la documentación en el Sistema de Gestión Integral se presenta así:

Manual
de
Calidad

Modelo de Gestión

Procesos-Procedimientos

Perfiles- Manual de
Responsabilidades.

Formatos, Planes de Calidad

Documentos Externos

Los procedimientos del Sistema de Gestión Integral tendrán como mínimo el código del
documento, el número de versión, la fecha de vigencia y la paginación, los formatos
llevarán como mínimo el nombre del documento, versión y código.

Nota: Entiéndase por fecha de vigencia la fecha en que fue emitido el documento

Algunos documentos que hacen parte del Sistema no van codificados pero aunque no
estén codificados se hará referencia a ellos en el procedimiento que los involucre.
• Los instructivos se harán didácticos para que sean comprendidos por el personal
que los debe utilizar, lo importante es que estén codificados.

• Los documentos del Sistema deberán estar debidamente revisados y aprobados


por la persona responsable de hacerlo.

• Los documentos del Sistema se pueden llevar en forma física en los archivos de
los involucrados o electrónica, en los equipos de los encargados de manejarlos,
los electrónicos deber ser fáciles de ubicar y no presentar problemas cuando se
necesiten.

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• Encabezado
Cuando sea preciso elaborar un nuevo documento del SGI o revisar uno existente, este
deberá cumplir con los siguientes requisitos:

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Fecha de vigencia XX/XX/XXXX


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• Pie de pagina
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Nombre Nombre Nombre


Cargo Cargo cargo

• Control de cambios.
El cuadro de control de cambios estará siempre en la primera página del documento
centrado y será el único contenido de esta página, no se usará en Formatos.

Rev. Apartado Modificado Descripción Fecha


00X Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx xx/xx/xxxx

• TIPOS DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACION
Documentos, Objetivos, Misión, Visión, Reglamentos, Objetivos, Estructura
DOC-XXX-XXX
Organizacional (Organigrama)

Políticas POL-XXX-XXX

Programas – Planes PRG-XXX-XXX

Procedimientos / Protocolos PRC-XXX-XXX

Formatos FRT-XXX-XXX

Instructivos / Guías INS-XXX-XXX

Mapa de Procesos MAP-XXX-XXX

Manual de Responsabilidades MAR-XXX-XXX

Manuales MAN-XXX-XXX

Modelo de Gestión MOG-XXX-XXX

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Cuando un documento contenga los términos que se relacionan a continuación se


tendrá en cuenta:

• Objetivo: Indica el propósito del documento.


• Alcance: Indica de donde a donde aplica el documento (Limites).
• Responsables: Cargos responsables de las actividades descritas en el
documento. “Dueño de Procesos e involucrados”.
• Generalidades: Lineamientos, disposiciones o directrices para desarrollar el
procedimiento.
• Glosario: Nos da las definiciones de los términos utilizados por el Sistema de
Gestión Integral.
• Desarrollo: Es la explicación general del procedimiento, la cual presenta
información más amplia para su fácil comprensión. (Contenido del documento).
• Registros: En esta sección se presenta el listado de registros referenciados
encada documento, el código del documento, el responsable de la identificación,
la ubicación, el almacenamiento, el tiempo de retención y el destino final.

5. PROCESOS DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO DE DOCUMENTO CODIFICACION


Seguridad y Salud en el Trabajo XXX-SST-XXX
Recursos Humanos XXX-RHH-XXX
Gestión Gerencial XXX-GER-XXX
Compras XXX-COP-XXX
Gestión Comercial XXX-COM-XXX
Gestión de Calidad XXX-CAL-XXX
Planeación y Operación del servicio XXX-POP-XXX
Mantenimiento vehículos e infraestructura XXX-MTO-XXX
Servicio al cliente XXX-SCL-XXX
Externo XXX-EXT-XXX

• Anexos: Información Adicional que forma parte del documento.


➢ PARA LA ELABORACION O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS SE DEBE
TENER EN CUENTA:

• Tamaño del Papel: El tamaño de los formatos varía según la necesidad.


➢ ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA EN LA REDACCION

✓ Claridad, Precisión, coherencia en la redacción.


✓ Los verbos están en tiempo presente.
✓ Se evita el uso de abreviaturas, dado el caso de que se utilicen se coloca
el significado en el glosario.
4.2 CODIFICACION
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A cada documento se le asigna un código alfanumérico de identificación con


separación, siguiendo la siguiente manera:

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS


Tipo de Documento ABC-XXX-XXX
Proceso del Documento XXX-ABC-XXX
Número Consecutivo de Documento XXX-XXX-001

Tipo de Documento Proceso del Documento Consecutivo


(Abreviatura) (Abreviatura) Consecutivo de tres dígitos.

Ejemplo 1:

Tipo de Documento: Procedimiento


Área: Recursos Humanos
Consecutivo: 001

CODIGO: PRC-RHH-001

Nota: 1. Es valido que los códigos de los documentos vayan impresos en el mismo, se
coloquen con sello o vayan adheridos, pegados.

4.3 TRAMITE PARA LA ELABORACION DE UN DOCUMENTO

Para el trámite de creación de un documento se diligencia el registro de Solicitud de


Creación, Modificación o Eliminación de Documentos código FRT-CAL-005, se entrega
diligenciado al Coordinador de HSEQ, quien lo hace llegar al representante de Gerencia
para que sea revisado y aprobado, una vez aprobada se entrega al Coordinador de
HSEQ para que inicie la creación del documento, según lo descrito en este
procedimiento. Una vez terminado el documento solicitado deberá ser revisado y
aprobado.

Nota: La necesidad de un documento puede ser detectada por cualquier miembro de la


empresa.

La revisión y aprobación de cualquier documento del Sistema de Gestión Integral se


encuentra bajo la responsabilidad de:

REVISA APRUEBA
Dueños de Procesos/Comité de Gerente o Representante de la Gerencia
Calidad

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Nota: 1. En los casos en que el documento sea revisado por el Comité de Calidad la
persona encargada de firmar es el Representante de la Gerencia. 2. Los documentos
del Sistema de Gestión Integral deben ser entregados al dueño del proceso (1
fotocopia). 3. A los involucrados no es obligatorio entregarles copias de la
documentación, se les entregará un resumen de su tarea dentro del proceso que no va
codificado o las copias del documento si se requiere o el involucrado lo solicita y se les
hará la respectiva evaluación.

Nota: 1. El dueño de proceso debe proporcionar la información necesaria al


involucrado, debe asegurar su capacitación. 2. Las copias y resúmenes que se
distribuyen no van en el listado de distribución, solo los que se le entregan a los dueños
de procesos.

4.4. TRAMITE PARA LA MODIFICACION DE UN DOCUMENTO

Cuando un documento sufre algún cambio o modificación se diligencia el registro de


Creación, Modificación o Eliminación de documentos FRT-CAL-005, se entrega al
Coordinador de HSEQ para que posteriormente sea revisada y aprobada por el
Representante de la Gerencia.

4.5 TRAMITE PARA LA ELIMINACION DE UN DOCUMENTO

Para la eliminación de un documento se diligenciará el mismo formato de elaboración


de un documento, siguiendo el mismo procedimiento con la diferencia de que se marca
la opción de anular.

4.6. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

✓ Los documentos del Sistema de Gestión Integral pueden estar impresos, se


mantendrán en el disco duro del computador del Coordinador de HSEQ.
✓ A todos los documentos que se reciban por fax se les sacará una fotocopia y se
archivarán según corresponda.
✓ Los documentos del Sistema de Gestión Integral (S.G.I.) no pueden ser retirados
de la empresa sin previa aprobación del Gerente o Representante de la
Gerencia, para tal efecto se pide la autorización a través de una comunicación
interna y no se incluye en el listado de distribución y control, su control es la
comunicación interna.
✓ Todos los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integral se encuentran bajo
la responsabilidad del Coordinador de HSEQ y se controlan a través del “Listado
Maestro de Documentos”. Código FRT-CAL-002.
✓ Cuando un documento cambia de versión se recogen todas las copias de las
versiones anteriores, se marcan con el sello de obsoleto y pueden ser utilizadas
como papelería reciclable o se destruyen.

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✓ Documentos como el mapa de procesos, la misión, la visión, la política de


calidad, organigrama tendrán una publicación general que no será marcada con
ningún sello sino simplemente codificada como corresponde, se colocará en un
lugar visible para que sea conocida por todos.
✓ Las copias entregadas a los dueños de procesos relacionadas con los
procedimientos, modelos de Gestión, deben ser controladas, para esto se
identificarán con el enunciado de copia controlada, al igual que la información
relaciona con el sistema de gestión y que el dueño de proceso o la empresa
consideren que no debe ser conocida por todo el mundo.
✓ Copias de información como la misión, la visión, la política, el mapa de procesos,
los objetivos, resúmenes que no contienen información comprometedora y que
puede ser conocida por cualquier persona, serán marcados como copia no
controlada. Este enunciado de copia controlada y no controlada, puede ir en sello
o impreso en el mismo documento.

Nota: 1. Las copias controladas: están relacionadas con información que la empresa
o el dueño de procesos considere que debe ser reservada y que no debe ser conocida
por todo el mundo. Copias No Controladas: Son aquellas copias que la organización o
el dueño de proceso considera que puede ser conocida por cualquier persona. 2. En el
listado de Distribución ira el nombre de la persona a la que coordinación de calidad le
entrega directamente la documentación relacionada con el proceso es decir los dueños
de procesos.

Nota: 2. El cero (0) que aparece en el listado de distribución y control de documentos


significa que no hay versión anterior, puede ir un cero o una rayita. Cuando se
codifiquen los registros no es necesario colocar la palabra código, se puede colocar la
palabra código, más el número del código o simplemente el número del código. 3. la
cotización se imprime en hoja membreteada.

4.6.1 Control de Cambios del Manual de Calidad

El manual de calidad contiene una ficha de control de cambios en la cual se registran


las modificaciones o reemplazos de páginas de su contenido. No siempre se debería
modificar el número de versión de este, es aconsejable aumentar en una versión en los
casos donde los cambios son representativos o radicales.

4.7. CONTROL DE REGISTROS

▪ LEGIBILIDAD

Los documentos del Sistema de Gestión Integral se diligenciarán a lapicero, en casos


como la programación que maneja el área Operativa se aceptará que sean
diligenciados a lápiz en el momento en que se tenga que acudir a controlar el proceso
de manera manual por fallas del sistema porque la tarea así lo requiere y se pueden

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hacer anotaciones, correcciones o tachones en él. Se entrega copia de tal como ha sido
diligenciada para su archivo (Oficina y puesto de trabajo).
Nota: Las evaluaciones de las capacitaciones que sean resueltas a lápiz no tendrán
derecho a reclamos. Para garantizar la legibilidad Se podrá trazar una línea diagonal o
utilizar corrector sobre algún dato que no se entienda siendo este aclarado en una
nueva redacción, los registros importantes deberían cambiarse.

▪ ALMACENAMIENTO Y PROTECCION

Para almacenar y conservar los registros se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

✓ Se almacenan en carpetas o de forma digital en custodia del responsable del


proceso.
✓ Se almacenan en discos duros y/o extraíbles
✓ Se utilizan lugares secos y libres de humedad.
✓ Se guardan en archivadores o escritorios.
✓ Se prohíbe retirarlos de la Empresa.

El tiempo de retención en el cual va ha estar almacenado el registro de calidad y


seguridad y salud en el trabajo, se encuentra definido dentro de la tabla registros, al
final de este documento

▪ ENTREGA DE DOCUMENTO DE ARCHIVO

Si alguna persona necesita algún documento o archivo del registro de EXTURISCOL


llámese Carpeta de vehículo, Carpeta de Conductores, Carpeta de Monitoras, Hojas de
Vida, o demás información lo debe de informar a Recepción quien será Única persona
Autorizada para ingresar al archivo.

Se debe de diligenciar el formato ENTREGA DE DOCUMENTO DE ARCHIVO en donde


se registra nombre del documento o archivo que se solicita, la fecha y el nombre de
quien lo solicita. en el momento que la persona de Recepción entrega el documento a la
persona interesada se registra nuevamente en el mismo documento

▪ RECUPERACION

En cada sitio de trabajo o en el archivo general se encuentran archivados los registros


que manejan las diferentes áreas de la empresa, los cuales se archivan a medida que
se genera un documento. Los registros de las actividades relacionadas con el software
SISEXT se almacenan en el servidor. Con disponibilidad emergente a través del
encargado de los backups.

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▪ DISPOSICION DE LOS REGISTROS

En el numeral 6 de REGISTROS se define el tiempo de retención y que hacer con ellos


por lo cual se procede según la disposición ahí establecida.

Nota: se establece mantener la planilla de viaje (Extracto de Contrato, Planilla


Preimpresa) ya que se requiere para los casos en que no se pueda emitir la planilla a
través del sistema. Luego de un análisis se determinó que este documento no debe ser
codificado.

5. GLOSARIO

▪ Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los


requisitos.
▪ Documento: Información y su medio de soporte.
▪ Dueño de Proceso: Persona o grupo de personas responsables de un conjunto
de actividades.
▪ Información: Datos que poseen significado.
▪ Instructivo: Conjunto de instrucciones para la realización de determinada acción.
▪ Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.
▪ Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
▪ Modelo de Gestión: Documento que contiene información detallada de cada uno
de los procesos que hacen parte de la Empresa.
▪ Plan de Calidad: Documento que específica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse, quien
debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o
contrato especifico.
▪ Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
▪ Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entradas en resultados.
▪ Registro: Presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
▪ Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
▪ Sistema: Conjunto de elementos relacionados o que interactúan.
▪ Sistema de Gestión Integral: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una
organización.
▪ Carpeta: Se define como carpeta las diversas formas que existen en la empresa
para archivar un documento. (AZ, fólderes etc.).
▪ No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

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▪ Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad


potencial u otra situación potencialmente indeseable.
▪ Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
▪ Documento Controlado: Todo documento que hace parte del S.G.C. y se
identifica con “Documento Controlado”.
• Acción de Mejora Continua: el análisis de tendencias de indicadores, auditorías
internas, revisión de política de calidad, objetivo de calidad, el entorno (cliente,
competencia, estado, etc.), desempeño de procesos, para que la organización
mejore continuamente.

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6. REGISTROS

TABLA 1 REGISTROS

RESPONSABLE TIEMPO DE DISPOSICIÓN


NOMBRE CODIGO
DE ARCHIVO RETENCION FINAL

Solicitud de Creación, modificación y Eliminación de FRT-CAL- Coordinador


4 años Destrucción
documentos 005 de HSEQ

Según
FRT-CAL- Coordinador Destrucción
Listado Maestro de documentos Actualizaci
002 de HSEQ
ón
Según
FRT-CAL- Coordinador
Listado Maestro de documentos externos Actualizaci Destrucción
004 de HSEQ
ón
FRT-CAL- Coordinador
Listado de distribución y control de documentos 4 años Destrucción
003 de HSEQ

Entrega de documento de archivo FRT-RHH-


RHH 1 año Destrucción
016
Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los
trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de NA SST - HSEQ 20 Años Destrucción
ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de
trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y
NA SST - HSEQ 20 Años Destrucción
control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo;
SST – HSEQ
Registros de las actividades de capacitación, formación y
NA – Recursos 20 Años Destrucción
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
Humanos
SST – HSEQ
Registro del suministro de elementos y equipos de protección
– Recursos 20 Años Destrucción
personal
Humanos
Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según
se establezca el periodo de pago en el contrato).

Aportes a la administradora de cesantías


Recursos
NA 20 Años Destrucción
Aportes voluntarios a pensión Humanos

Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de


compensación, arl, etc)

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Paginas 13 de 14

Pagos de cesantías realizados directos al trabajador

Copia de consignación o transferencias realizadas al


trabajador

Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración


de ingresos y retenciones, etc)

Relación de descuentos

Horas extras
Comunicación de presentación de exámenes médicos
(ingreso, periódicos, retiro)

Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos


SST – HSEQ
NA – Recursos 20 Años Destrucción
Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
Humanos
Certificado correspondiente a examen médico de retiro

Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)


Contrato de trabajo

Reporte de accidentes de trabajo

Certificaciones de estudio

Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el


cargo)

Certificados de capacitación

Certificados de incapacidad de personal


SST – HSEQ
NA – Recursos 20 Años Destrucción
Certificados de incapacidad total o parcial
Humanos
Certificados laborales

Copia de libreta militar (cuando se requiera)

Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al


trabajador

Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)

Formato de afiliación de seguridad social

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Hoja de vida

Fotocopia del documento de identidad

Fotografía (opcional)

Documento que evidencia la aprobación de licencias


remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador

Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad

Permisos

Renuncia del trabajador y aceptación de la misma

Ascensos

Sanciones disciplinarias

Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)

Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)

7. Anexos: Ninguno.

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