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INSTRUCTIVO T.R.D. Y T.V.D. SENA

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL SUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION INS – GD – AS - 003

OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL. Proveer al SENA Regional Norte de Santander de un instrumento técnico para la clasificación, ordenación, organización, conservación y disposición final de la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias de la entidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 1. Disponer de la documentación organizada, en forma que la información del del SENA Regional Norte de Santander se convierta en una herramienta eficaz y eficiente para el uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. 2. Contribuir a la racionalización de la producción documental, así como a su control, acceso y manejo integral. 3. Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los Archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. 4. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este ultimo. 5. Determinar las actividades para la eliminación de documentos. ALCANCE: Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

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Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico 2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENA Regional Norte de Santander se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de producción, tramité, organización, y consulta de documentos permitiendo a la administración el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planes estratégicos, su misión y su portafolio de servicios. La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".

CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL • • • Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

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• • • •

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE: • • • • • • Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso del SENA Regional Norte de Santander, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

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Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para el SENA Regional Norte de Santander, en la actualidad se encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN). 4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL? El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.” 5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5.1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD). El Formato (Formato No. (1) Archivo 10 Tablas de Retención Documental), de las Tablas de Retención Documental está compuesto por los siguientes campos: Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental. Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia del SENA Regional Norte de Santander. Este código es utilizado por todos los funcionarios de la entidad y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.

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• •

Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo del SENA Regional Norte de Santander. Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, Ejemplo Dirección Regional. Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención del SENA Regional Norte de Santander. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para el SENA Regional Norte de Santander., ejemplo hoja 1 / 10 Código. Este campo está constituido por: Código de Oficina: Establecido, para cada dependencia del del SENA Regional Norte de Santander, por Resolución Nº 172 del 11 de septiembre de 2007. Código de Serie y Subserie: Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación del SENA Regional Norte de Santander. Series, Subseries y Tipos Documentales: Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de Retención Documental del SENA Regional Norte de Santander.

• •

Código de Serie y Subserie: Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotecnia (memoria) definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación. Series y Tipos Documentales:

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En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir. Ejemplos:
SERIE: TIPOS DOCUMENTALES DERECHOS DE PETICION - SOLICITUD - RESPUESTA - ANEXOS

RETENCION DOCUMENTAL Esta columna se divide en dos columnas menores: ARCHIVO GESTION y ARCHIVO CENTRAL

Folleto No.1
GUIA BASICA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD EN LOS ARCHIVOS DE GESTION Y SECCION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL SENA NORTE DE SANTANDER

DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS ORDENADAMENTE Y LA ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES EN LOS MUEBLES DE ARCHIVO

Administracion Documental SENA Regional Norte de Santader

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La organización física de las series y subseries se hace en forma alfanumerica en los muebles de archivo, comenzando desde la gaveta o estante superior hasta en la parte inferior del mueble. Las subseries se ordenan respetando la codificación que aparece en las TRD. Por su parte las unidades documentales de cada serie o subserie se organizaran cronológicamente de acuerdo con el orden natural en que fueron generadas, bajo el principio de orden original.

Preparadas de este modo se pueden organizar de acuerdo con otros criterios de ordenación (numéricos, alfabéticos o mixtos), según las características de cada serie, Nosotros utilizamos el alfanumérico. En cuanto a los documentos que no hacen parte de la producción de cada unidad de gestión pero que se consideren importantes para la función de la dependencia, también llamados documentos facilitativos, se les puede dar la disposición que mejor responde a sus necesidades, sin embargo no deben ubicarse en el mismo lugar de los archivos de gestión. Nota: Para la disposición de los documentos véase procedimiento conservación preventiva

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo.

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Ejemplo:
DEPENDENCIA PRODUCTORA : GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO

CÓDIGO SERIE 37 SUB SERIE DERECHOS DE PETICIÓN - Solicitud - Respuesta - Anexos SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN 2 CENTRAL 3 CT S M E X

Figura 1 : Períodos de retención En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años. • •
Retención en Años. Este campo está constituido, por:

Archivo de Gestión. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado en años. Archivo Central. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

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Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios externos en general.

Original / Copia. Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original o es una copia. Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está constituido por: S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial. M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar. D: Digitalización: Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o unidades documentales que resulten del análisi documental como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental de la SDDE. E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico. CT: Conservación Total. Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental de la SDDE para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica. Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, digitalización, eliminación y o conservación.

• •

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• •

En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y el muestreo. Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico. Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias; es la base para argumentar las disposiciones finales. Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades documentales de carácter representativo o especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente. SIGLAS Y CONVENCIONES: D: Código de la Dependencia.
S: Series Subseries Sb:

S-Sb: Código de las Series y Subseries. CT: Conservación Total.

M: Microfilmación. D: Digitalización. E: Eliminación S: Selección CP: Conservación Permanente en el Archivo de Gestión.

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SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA en negrilla. SUBSERIE: Mayúscula Inicial en negrilla. TIPO DOCUMENTAL: En minúscula sin negrilla. Vo. Bo. Líder de la dependencia: Firma del jefe o Director de la Dependencia. Aprobó Comité de Archivo: Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental y Archivo del SENA Regional Norte de Santander. Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Gestión Documental y Archivo del SENA Regional Norte de Santander. Fecha de Actualización: Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental. Aprobó Consejo Departamental de Archivos: Número de Acta de Aprobación por parte del Consejo Departamental de Archivos. Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación de las Tablas de retención Documental del SENA Regional Norte de Santander. 6. CLASES DE DOCUMENTOS 6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la administración, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones; ejemplo, estudios previos, notas contables, recibos de caja, calificación de objetivos, etc. 6.2 DOCUMENTOS MISIONALES: Los que se producen en relación con las funciones misionales de cada entidad; Proyectos de Inversión. Políticas de Desarrollo Económico.
Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al

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número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo. Ejemplo:
DEPENDENCIA PRODUCTORA : GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO

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RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN 2 CENTRAL 3 CT S M E X

Figura 1 : Períodos de retención En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años. 6. DISPOSICION FINAL La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente: CT S M = = = CONSERVACION TOTAL SELECCIONAR MICROFILMAR

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E

=

ELIMINAR

Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental.
CT = CONSERVACION TOTAL

La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico de la institución.
S = SELECCIONAR

Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los documentos. M
=

MICROFILMAR

A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar cualquiera otra acción indicada.
E =

ELIMINAR

Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se

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mencionarán más adelante. 7. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002 El formato se utiliza para relacionar:
7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central. 7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico. 7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes”. Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación. Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente preparar la transferencia. 8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que: - Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental. Cada carpeta tenga hasta doscientos folios. Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos

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-

-

El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser fotocopiado en papel bond de 70 gr. Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en la parte superior derecha. (Si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra). Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio. Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la siguiente información: - Nombre de la dependencia - Código de la dependencia - Serie - Subserie - Carpeta - No. de folios - No. carpeta - No. caja - Año

12 x 8 cm. ROTULO

CARPETA
Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA

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NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA SERIE SUB SERIE CARPETA No. FOLIOS No. CARPETA No. CAJA AÑO

0

-

Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho formato, como son: -Localización -Unidad de conservación -Serie -Subserie -Identificación de la unidad de almacenamiento -Fechas extremas (inicio y finalización del proceso) -Número de folios

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-Soporte -Frecuencia de consulta -Observaciones. Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado por el jefe y el responsable del archivo. Elaborar el acta de transferencia al archivo central Entregar al archivo central Revisión de la transferencia por parte del archivo central Legalización o validación de la transferencia

-

10.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y localización de los documentos: Código de la dependencia Nombre de la dependencia Código de la serie documental Nombre de la serie documental Nombre o número de la unidad de conservación Fechas extremas Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja Fecha final de conservación Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.

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En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente. 10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.” De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no aparecen en su TRD. Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos: 10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil. (5 años) 10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse. 10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse. Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo de la PGN. Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo del SENA Regional Norte de Santander, el cual toma la decisión correspondiente en cada caso.

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Las aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de Archivo y se comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste el número de acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de inventario preparados para el efecto. Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia. En la sede central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad. 11. ANTECEDENTES HISTORICOS Por mandato de las normas legales, las primeras y unicas Tablas de Retención Documental, TRD, para el SENA Regional Norte de Santander se elaboraron en el presente año y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante resolución del Director del SENA Regional Norte de Santander, que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2009. Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica del SENA Regional Norte de Santander establecida por la Ley 201 de 1995. Dentro del proyecto de modernización del SENA Regional Norte de Santander se incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se procedió a elaborar las TRD y para elaborar las Tablas de Valoración Documental. Estas fueron entregadas a mediados del presente año, y presentadas formalmente al Comité de Archivo del SENA Regional Norte de Santander el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al Director Regional para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución xxxxx de 2009.

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12. ANTECEDENTES LEGALES. A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde 1989. La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo Nacional de Colombia. La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos, establece lo siguiente en algunos de sus artículos:
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

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a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, el SENA Regional Norte de Santander llevó a cabo los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las cuales fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo mediante acto administrativo del presente año. Teniendo como base la anterior aprobación, el Director Regional del SENA Regional Norte de Santander expidió la Resolución No. xx del xx de julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD para l el SENA Regional Norte de Santander.

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

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El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL • • • • • • • Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases. Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos. Sirve de guía a la administración y al área de archivo para Realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente. Garantiza el derecho a la información Favorece una adecuada selección documental. Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico. Racionaliza recursos y espacios.

PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA • • • • • Contribuyen a la organización de los fondos acumulados. Disminuyen racionalmente el volumen documental. Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas. Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa Del ciclo vital. Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.

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• • •

Registran los criterios que se deben aplicar en la selección Documental. Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente. Promueven la protección y conservación del patrimonio Histórico documental de la institución.

FONDOS ACUMULADOS Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios. CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

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CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

PROCESOS DE VALORACIÓN De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antiguedad supere los 30 años.

VALORACIÓN DOCUMENTAL Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva: 1. La trascendencia como testimonio de la entidad. 2. La trascendencia de la actuación de la administración. 3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.

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Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: "proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo". TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia.

DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. OBJETIVO El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias. ALCANCE El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad. PLAN DE ACCIÓN

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La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento que se presenta a continuación:

PLAN DE ACCIÓN Entidad__________________ Fecha_________________________ ¿QUÉ? ¿PARA ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? QUÉ? ¿QUIÉN? ¿CON QUÉ?

Acción Objetivo Actividad F.I. F.C. F.T. Responsabilidad Recursos Resultado

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA F.I= FECHA INICIAL F.C= FECHA CONTROL F.T = FECHA TERMINACIÓN ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO AGN TRD TVD = = = Archivo General de la Nación Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental

BIBLIOGRAFIA Ley 80 de 1989 Ley 594 de 2000

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Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación

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