FECHA

NOMBRE DEL CONTROL DE

CREACIÓN: 11/10/2021
DOCUMENTO DOUMENTOS

PROCESO / SISTEMA GESTIÓN DE VERSIÓN:

SERVICIO CALIDAD 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO INSTRUCTIVO CÓDIGO: IN-SG-CD01

1. OBJETIVOS

1.1. General

Asegurar y controlar la disponibilidad de los registros y documentos del Sistema de Gestión de

Calidad de la empresa en sus diferentes versiones.

1.2. Específicos

 Establecer los procedimientos que deben seguirse en la elaboración, retención, modificación

o eliminación de la documentación interna y externa requeridos para el desarrollo normal de
los diferentes procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad.
 Permitir un control eficaz y eficiente de la información y documentación, por medio de
actividades de seguimiento, control y verificación.
 Controlar y registrar los cambios en la documentación del sistema de gestión.

2. ALCANCE

Aplica a la elaboración y control de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad,
incluyendo documentos de origen externo que se relacionen directamente con el desarrollo de la
actividad comercial de., partiendo desde su diseño, custodia hasta la eliminación de los mismos.

3. RESPONSABIDADES

3.1. Gerente

 Aprobación de elaboración y actualización de documentos del Sistema de Gestión de

Calidad.

3.2. Coordinador de calidad

 Proponer y aprobar modificaciones en la documentación

 Administrar el control de cambios en la documentación y los procesos

3.3. Coordinador de área

 El coordinador de cada área elabora y documenta los procesos y actividades que requiere
para que las operaciones se ejecuten correctamente.

4. DEFINICIONES

 APROBACIÓN: Verificar el contenido de los documentos, que correspondan a lo que se

debe hacer y vaya de acuerdo a la política de calidad.

 CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

 CÓDIGO: Representación alfanumérico de un documento.

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DOCUMENTO DOCUMENTOS

PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

 COMITÉ DE CALIDAD: Grupo de funcionarios elegidos, con el fin de controlar el buen

manejo y entendimiento de los procedimientos, en busca de generar acciones preventivas o
modificar procedimientos, en caso de ser necesario.

 COPIA: Reproducción exacta de un documento.

 COPIA CONTROLADA: Es la reproducción autorizada de un documento, por parte del

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, cuya circulación es verificada por medio
de registros para de este modo recogerla, corregirla y actualizarla cuando haya lugar a
cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede reproducirse parcial ni totalmente sin
autorización del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad.

 COPIA NO CONTROLADA: Corresponde a copias de documentos no reconocidas o

registradas, se consideran no oficiales, no requieren de firmas, y su contenido es
exclusivamente informativo.

 CRONOGRAMA: Es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un
conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado.

 DOCUMENTO: Escrito en el que consta datos fidedignos a ser empleados como tales; está
conformado por procedimientos, instructivos, registros y manuales.

 DOCUMENTO CONTROLADO: Se refiere a aquellos de uso interno de con incidencia en el

Sistema de Gestión de Calidad.

 DOCUMENTO EXTERNO: Documentos que no son creados por pero que guían y describen
requisitos que se deben cumplir.

 DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos creados por. que hacen parte integral del
Sistema de Gestión de Calidad.

 DOCUMENTO NO CONTROLADO: Es Aquel que no requiere un control de actualización y

se entrega a los clientes, proveedores o entidades que requiera alguna información de. o
del Sistema de Gestión de Calidad.

 FICHA TÉCNICA: Consigna las característica y especificaciones de un insumo, producto,

subproducto o servicio en particular.

 FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar

una actividad específica.

 IDENTIFICACIÓN: Manera única de nombrar un documento para su reconocimiento

(nombre del formato y posición del logo).

 INSTRUCTIVO: Describe en forma detallada las tareas de una actividad, los recursos que
requiere y los resultados esperados. Puede ser usado para describir las instrucciones de
como diligenciar un documento.

 MANUAL: Documentos robustos que contienen varios procedimientos o recopilan

información.

 MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad

de una organización.
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DOCUMENTO DOCUMENTOS

PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

 NORMA: Es todo aquello que es de obligatorio cumplimiento, describe el que o que no debe
hacerse.

 PROCEDIMIENTO: Es aquel que describe el cómo y quién ejecuta un proceso, operación o

actividad específica.

 PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

 PROGRAMA: Plan o proyecto organizado de las distintas actividades que se realizan en una
determinada materia.

 REGISTRO: Información diligenciada que evidencia resultados obtenidos de actividades

realizadas por un Funcionario o Dependencia.

 REVISIÓN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento

corresponde a lo que se hace.

 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Conjunto de elementos mutuamente relacionado o

que interactúan conforme a las políticas y los objetivos de la organización.

 TABLA: Forma organizada para la presentación de información interrelacionada.

 TIEMPO DE RETENCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se mantienen archivados los

registros del Sistema de Gestión de inocuidad.

5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los documentos generados por los diferentes responsables de cada proceso dentro del Sistema
Integrado de Gestión deben estar soportados en los siguientes criterios:

 Los documentos del Sistema de Gestión se deben realizar de acuerdo con las normas
establecidas

5.1. Clasificación documental

En la tabla 1 se muestra la clasificación de los documentos que hacen parte del Sistema de
Gestión de Calidad.

DOCUMENTO ABREVIATURA
Manuales MA
Programas PR
Procedimientos PC
Instructivos IN
Formatos FO
Documentos Externos DE
Tabla 1. Clasificación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en Artisano LTDA
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DOCUMENTO DOCUMENTOS

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SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

 Para la codificación de los documentos que se derivan de los anteriores, se le llamará

subdocumentos y se colocará la abreviatura según la siguiente tabla:

SUBDOCUMENTO CARÁCTER

Control de documentos CD
Limpieza y desinfección LD
Abastecimiento de agua AA
Residuos sólidos y líquidos SL
Manejo Integrado de Plagas MI
Procesos productivos PP
Mantenimiento de equipos ME
Calibración de equipos de medición CE
Capacitaciones CA
Control de Proveedores CP
Muestreo MU
Trazabilidad y Recall IT
Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y PQ
Retiro de Producto
Tabla 2. Clasificación de los subdocumentos del Sistema de Gestión de Calidad en Artisano LTDA

5.2. Clasificación de los procesos

En la tabla 1 se muestra la clasificación de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión
de Calidad.

PROCESO CARÁCTER

Producción PP
Compras CM
Control Inventario y Bodega IB
Control Calidad CC
Sistema Gestión de Calidad SG
Tabla 3. Clasificación de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad en Artisano LTDA

6. CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Para la identificación de la documentación, se utilizan caracteres alfanuméricos.

Teniendo en cuenta los caracteres de los diferentes procesos identificados, se debe realizar la
codificación de documentos de la siguiente forma:

1. Se inicia el código con dos caracteres alfabéticos correspondientes al tipo de documento

al cuál se hace referencia, seguido de un guión.
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PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

2. Seguidamente se coloca el código del proceso al que pertenece el documento, seguido

de un guión.
3. Luego se coloca el código del subdocumento al cual pertenece en la clasificación.
4. Por último, se coloca el número consecutivo para llevar el control de los documentos
iniciando desde 01, de tal manera que el código completo del documento está
conformado así:

Caso 1: Programa de limpieza y desinfección

PR-SG-LD01
Número consecutivo

Subdocumento

Proceso

Tipo de documento

7. ESTRUCTURA GENERAL

7.1. Condiciones Generales

Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben cumplir con las siguientes
condiciones generales:

 Fuente de letra: Verdana

 Tamaño letra: 9 Cuerpo del documento; 8 Encabezado y pie de página.
 Títulos en negrilla
 Interlineado: 1
 Espaciado anterior y posterior: 0
 Tipo de hoja: Carta
 Márgenes: Superior e inferior 2,5cm; Izquierdo y derecho 3 cm
 Las viñetas que se utilicen deben ser cuadrados

7.2. Encabezado de documentos

El encabezado para los documentos manejados dentro del Sistema de Gestión se aplica para
todos los documentos generados de la siguiente forma.

Para los manuales, programas, procedimientos, documentos internos e instructivos, el

encabezado tendrá:

 El logo de dimensiones: Alto: 1,64cm x Ancho: 3,68cm

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DOCUMENTO DOCUMENTOS

PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

 Seguido de un cuadro donde indique el nombre del documento, el proceso o servicio al

que pertenece, el tipo de documento, la fecha de creación, la versión y el código del
documento, todos en fuente Verdana 8, como se muestra en el siguiente ejemplo:

FECHA
NOMBRE DEL LIMPIEZA Y
CREACIÓN: 03/07/2020
DOCUMENTO DESINFECCIÓN

PROCESO / SISTEMA GESTIÓN DE VERSIÓN:

SERVICIO CALIDAD 01 (03/07/2020)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: PR-SG-LD01

7.3. Condiciones Específicas

 Los documentos se redactan en tiempo presente del verbo y en forma impersonal

 Las unidades de medición utilizadas en los documentos deben en lo posible cumplir con lo
establecido en el Sistema Internacional de Unidades (SI).
 El administrador del Sistema de Gestión de calidad debe mantener un registro de los
funcionarios que tienen copia de cada uno de los documentos para retirar los mismos
cuando sean revisados y actualizados, para tal efecto se debe diligenciar el “listado maestro
de documentos”.
 El Jefe de cada proceso es el responsable de la existencia, uso y difusión de los documentos
de su área.
 Los documentos externos serán homologados cuando se requiera y se manejarán como
guías.

8. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

El contenido de la documentación del Sistema de Gestión se encuentra establecido en el

siguiente cuadro:

DOCUMENTO CODIGO VERSION USUARIO Estado Documentos

Externos /
interno
Manual de - 01 Operarios Vigente Interno
buenas
prácticas de
manufactura
BPM
Resolución - 2013 Coordinador de Vigente Externo
2674 calidad
Resolución - 2007 Coordinador de Vigente Externo
2115 calidad
Control de IN-SG-CD01 01 Coordinador de Revisión Interno
documentos calidad
Limpieza y PR-SG-LD02 01 Operarios Revisión Interno
desinfección
Registro FR-SG-LD01 01 Coordinador de Revisión Interno
control diario calidad
de limpieza y
desinfección
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DOCUMENTO DOCUMENTOS

PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

SERVICIO 01 (11/10/2021)

TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

diaria
Liberación de FR-SG-LD02 02 Coordinador de Revisión Interno
equipos calidad
durante aseos
correctivos
Abastecimient PR-SG-AA03 01 Coordinador de Revisión Interno
o de agua Calidad y
potable empresas
externas
Registro FR-SG-AA01 02 Coordinador de Revisión Interno
control de Calidad
cloro residual
y ph
Lavado de FR-SG-AA02 01 Coordinador de Revisión Interno
tanques de Calidad y
almacenamie empresa
nto de agua externa
Control de PR-SG-MI04 01 Coordinador de Revisión Interno
plagas Calidad y
empresa
externa
Formato de FR-SG-MI01 02 Coordinador de Revisión Interno
registro Calidad y
Control de empresa
plagas externa
Manejo y PR-SG-SL05 01 Operarios Revisión Interno
disposición de
residuos
sólidos y
líquidos
Tabla 4. Listado maestro de documentos del Sistema de Gestión de Calidad

9. ESTRUCTURA PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Para la elaboración de un documento nuevo para el Sistema de Gestión, la necesidad de cambio

o definición un doc nuevo, es necesario redactar y pasar al jefe inmediato para aprobación.

9.1. Revisión y aprobación

La revisión de la parte técnica es responsabilidad del jefe inmediato y del coordinador de calidad,
con la aprobación, se ratifica la distribución y ejecución del documento. Una vez aprobado el
documento, el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad o la persona autorizada por este,
actualiza el “Listado Maestro de Documentos”.

9.2. Distribución

Una vez aprobado el documento e incluido en el “Listado Maestro de Documentos”, el

Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad o su designado realiza una copia impresa y se
procede a la implementación de los procesos allí establecidos.

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad o la persona autorizada por éste, es el

encargado del control de todos los documentos originales, generados dentro del Sistema de
gestión de Calidad.
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PROCESO / GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN:

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TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

9.3. Modificaciones, Cambios o Eliminaciones

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad, revisa que las modificaciones o cambios que
se generen en un documento no excedan el 20% del mismo, se identifican colocando en letra
cursiva y subrayada todo el texto modificado, sobre el mismo indicando el tipo de cambio. Una
vez realizadas las modificaciones se realizará o establecido en el numeral 9.1.

9.4. Control de Documentos Externos

La Organización establece, que se controlen a través del “Listado Maestro de Documentos”.

Todos los documentos que ingresen al Sistema de Gestión de Calidad son reportados al
Coordinador del Sistema de gestión quien dará su autorización si así lo considera.

El Listado Maestro de la Organización es actualizado por el Coordinador del Sistema de gestión,

o la persona que él designe.

Todos los Directores de áreas que manejen documentos, son responsables de mantener vigente
el documento revisando continuamente la vigencia de los mismos y reportando los cambios o
vencimientos al Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad, para realizar el cambio si se
requiere o la anulación al mismo.

9.5. Documentos Obsoletos

Todos aquellos documentos que son sometidos a modificaciones o creaciones de nuevas

versiones, se consideran obsoletos y son almacenados y mantenidos por el Coordinador del
Sistema de Gestión de Calidad en medio magnético; las copias físicas y las que se encuentren en
medio magnético en poder de otros procesos serán eliminadas.

10. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad se conservaran de acuerdo a la

reglamentación y legislación concerniente a cada uno de los procesos, los cuales estarán
registrados en el formato “Listado de Retención de Documentos vitales”.

Para los demás documentos y registros de los diferentes procesos, se asignará el tiempo de
retención de 2 años a partir de la inactividad del documento.

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad realizará recordatorios semestrales a los

directores de proceso para que revisen y validen la vigencia de los documentos.

11. CONTROL DE CAMBIOS

Esta tabla se debe incluir al final de cada documento de documento

CAMBIO RAZÓN FECHA NUEVA VERSIÓN

Cambio o modificación Motivo del cambio Fecha de la Versión

realizada al documento o modificación, modificación consecutiva a la
(modificación de encabezado) ejemplo: (cambio versión
norma) modificada
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TIPO DOCUMENTO PROGRAMA CÓDIGO: IN-SG-CD

Tabla 5. Control de cambios de documentos del Sistema de Gestión de Calidad